Quanto custa emitir nota fiscal: guia completo para empreendedores

Emitir nota fiscal é uma das etapas mais importantes da formalização de um negócio. É ela que garante que suas vendas e prestações de serviço sejam registradas oficialmente, permitindo que você atenda tanto pessoas físicas quanto empresas de forma regularizada.

Mas, afinal, quanto custa emitir nota fiscal no Brasil?

Essa é uma dúvida comum entre empreendedores, especialmente quem está começando um pequeno negócio ou migrando do trabalho informal para o formal. A boa notícia é que emitir uma nota fiscal geralmente não tem um custo direto; ou seja, você não paga uma taxa por cada nota emitida.

O que existe, na prática, são custos indiretos: como o certificado digital, o sistema emissor de notas fiscais e os impostos sobre as operações. Esses valores variam de acordo com o tipo de empresa, o regime tributário, o volume de notas emitidas e até o município onde o seu negócio está registrado.

Neste guia, você vai entender quanto custa emitir nota fiscal, quais fatores influenciam esse valor, quais são os principais custos envolvidos e como se planejar para manter sua empresa em dia com o fisco — sem gastar mais do que o necessário.

Quanto custa emitir nota fiscal

Saber quanto custa emitir nota fiscal é essencial para quem está abrindo uma empresa ou já possui um negócio e quer se manter em dia com o fisco.

Por não existir um custo transparente e fixo sobre cada nota emitida, o que realmente pesa no bolso do empreendedor são os custos indiretos, como o certificado digital, o sistema emissor de notas (quando utilizado) e os impostos incidentes sobre cada operação. Esses valores variam conforme o tipo de empresa, o regime tributário e o município onde você atua.

De forma geral, você pode emitir notas fiscais gratuitamente por meio dos sistemas disponibilizados pelas prefeituras (no caso de prestação de serviços) ou pelas Secretarias da Fazenda estaduais (para venda de produtos). No entanto, conforme o seu volume de vendas aumenta, pode ser mais vantajoso investir em um software emissor que automatize o processo e integre a emissão das notas ao seu sistema de gestão ou e-commerce.

Além disso, para empresas que não são MEI, é obrigatório possuir um certificado digital — uma espécie de “assinatura eletrônica” que garante a validade jurídica da nota fiscal. O custo desse certificado varia conforme o tipo escolhido (A1 ou A3) e a validade, podendo ir de R$ 170 a R$ 600 por ano.

Outro ponto importante é lembrar que, embora a emissão da nota não tenha um custo direto, os tributos associados à operação representam o verdadeiro custo fiscal. Se você presta serviços, incide o ISS (Imposto Sobre Serviços), que costuma variar de 2% a 5%, dependendo do município. Já para quem vende produtos, há o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), cuja alíquota muda conforme o estado e o regime tributário.

Em resumo, emitir nota fiscal é um processo gratuito, mas se manter regularizado tem custos que variam de empresa para empresa.

O que influencia o custo de emitir uma nota fiscal

Como mencionado, há diversos fatores que influenciam o valor total envolvido nesse processo, então vale a pena saber em detalhes quais são eles.

1. Tipo de empresa
2. Tipo de nota fiscal
3. Regime tributário
4. Município e estado
5. Volume de emissão

1. Tipo de empresa

O primeiro fator determinante é o porte da empresa. Microempreendedores Individuais (MEIs), por exemplo, podem emitir notas fiscais gratuitamente e, em muitos casos, sem precisar de certificado digital.

Já microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) precisam de certificado digital e geralmente optam por sistemas emissores pagos, o que gera custos fixos anuais ou mensais.

Além disso, cada categoria tem obrigações tributárias diferentes. MEIs pagam seus tributos de forma simplificada pela guia DAS, enquanto empresas enquadradas no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real calculam impostos de maneira diferente — o que impacta diretamente o custo final de cada nota emitida.

2. Tipo de nota fiscal

Existem diferentes modelos de nota fiscal e cada um segue regras específicas:

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A NF-e é usada por empresas que vendem produtos físicos, tanto no atacado quanto no varejo. Ela serve para registrar a circulação de mercadorias e é obrigatória para a maioria das empresas comerciais.

Para emitir esse tipo de nota, é preciso:

• Ter um CNPJ ativo;
• Estar credenciado na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado;
• Possuir um certificado digital;
• Usar um sistema emissor de notas fiscais (pode ser gratuito ou pago).

Para essa nota, a empresa precisa arcar com o certificado digital e eventualmente com o software emissor, caso queira automatizar o processo. Além disso, a operação documentada pela NF-e estará sujeita ao ICMS, imposto estadual cuja alíquota varia conforme o tipo de produto e o estado.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

A NFS-e é utilizada por quem presta serviços, como consultorias, agências, profissionais liberais e prestadores autônomos com CNPJ.

Esse modelo é emitido no âmbito municipal, o que significa que cada prefeitura tem suas próprias regras, sistemas e alíquotas. Na maioria dos municípios, é possível emitir a NFS-e gratuitamente pelo portal da prefeitura ou pelo emissor nacional unificado, disponibilizado pela Receita Federal e pela Sebrae.

No entanto, o prestador de serviços deve estar atento ao ISS (Imposto Sobre Serviços), que varia de 2% a 5% dependendo da cidade. Assim, o custo da emissão está atrelado principalmente a esse imposto e, se aplicável, ao uso de certificado digital.

NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

A NFC-e é a nota fiscal usada em vendas diretas ao consumidor, como em lojas físicas, restaurantes e supermercados.

Esse modelo substitui o antigo cupom fiscal impresso e exige:

• Credenciamento na Sefaz estadual;
• Certificado digital;
• Sistema de emissão compatível com NFC-e;
• Em alguns casos, equipamentos específicos, como impressoras fiscais.

Por ser voltada ao varejo, a NFC-e pode gerar custos com infraestrutura tecnológica, como a compra de equipamentos, internet estável e integração com o sistema de vendas. Além disso, a operação também está sujeita ao pagamento do ICMS.

💡 Dica Shopify: se você tem uma loja física e precisa emitir NFC-e, o Shopify PDV é uma ótima solução. Ele conecta o seu ponto de venda físico ao seu e-commerce, centralizando estoque, vendas e emissão de notas em um só sistema. Assim, você simplifica a gestão, evita erros manuais e mantém seu negócio 100% regularizado — online e offline.

Nota Fiscal Avulsa

A Nota Fiscal Avulsa é uma alternativa prática para quem precisa emitir notas de forma esporádica, sem manter um sistema emissor próprio. Ela pode ser emitida de forma física (NFA) ou eletrônica (NFA-e), dependendo do estado.

Alguns órgãos fazendários oferecem a emissão gratuita online, mas em outros casos é necessário pagar uma pequena taxa de serviço, que varia conforme o local. Por isso, é uma boa solução para quem está começando ou realiza poucas vendas por mês.

Dependendo da natureza do seu negócio, seja comércio, indústria ou prestação de serviços, você poderá precisar de um ou mais desses tipos de nota.

3. Regime tributário

O regime tributário é um dos principais elementos que determinam o custo efetivo da emissão de notas.

• No Simples Nacional, as alíquotas variam conforme o faturamento e o tipo de atividade, podendo ir de cerca de 4% a 33%.
• No Lucro Presumido ou Lucro Real, os cálculos são mais complexos e exigem acompanhamento contábil constante, aumentando os custos administrativos.
• Já o MEI paga apenas a taxa fixa mensal do DAS, que já inclui os tributos básicos (INSS, ICMS e/ou ISS).

4. Município e estado

Cada município e estado tem autonomia para definir regras próprias de emissão e cobrança de impostos.

• Para serviços, o ISS é definido pelo município e geralmente varia de 2% a 5%.
• Para produtos, o ICMS é estadual e pode variar de 7% a 18%, dependendo da categoria de mercadoria e do estado de origem.

Além disso, o acesso aos sistemas de emissão pode ser mais simples em algumas localidades e mais burocrático em outras, influenciando o custo de tempo e suporte técnico.

5. Volume de emissão

Por fim, o volume de notas emitidas também interfere no custo total. Pequenas empresas que emitem poucas notas mensais podem usar sistemas gratuitos da prefeitura.

Já negócios com maior volume tendem a adotar softwares emissores integrados, que oferecem relatórios, automação e integração com e-commerce.

Estes cobram uma mensalidade, que pode variar entre R$ 30 e R$ 200 por mês, conforme o plano escolhido.

Segundo uma pesquisa divulgada pelo portal Contadores.CNT em 2025, 29,7% das empresas brasileiras emitiram entre 21 e 100 notas fiscais por mês, enquanto 27,3% emitiram de 6 a 20 notas e 25% emitiram menos de 5.

Dicas para reduzir custos com emissão de nota fiscal

• Escolha o certificado digital certo
• Use sistemas gratuitos quando possível
• Automatize o processo com ferramentas integradas
• Organize seus impostos
• Centralize sua gestão fiscal

Manter o negócio em conformidade fiscal é essencial, mas isso não precisa pesar no orçamento. Dito isso, existem várias maneiras de reduzir os custos com a emissão de notas fiscais sem comprometer a regularidade da sua empresa.

Abaixo estão algumas estratégias práticas que ajudam a equilibrar as contas e a otimizar seu processo de emissão.

Escolha o certificado digital certo

Nem sempre é necessário investir no certificado mais caro. Para a maioria das pequenas empresas, o certificado A1 (armazenado diretamente no computador) é suficiente e costuma ter o melhor custo-benefício. Ele tem validade de um ano e facilita integrações com sistemas emissores e lojas virtuais.

O certificado A3, armazenado em token ou cartão, pode ser vantajoso apenas para quem emite notas de diferentes dispositivos ou precisa de mobilidade.

Use sistemas gratuitos quando possível

Muitos municípios e estados oferecem sistemas emissores gratuitos, tanto para NFS-e quanto para NF-e. Eles são ideais para quem está começando ou ainda emite poucas notas por mês.

Outra opção é o emissor nacional de NFS-e, desenvolvido pela Receita Federal e pelo Sebrae, que simplifica o processo e dispensa softwares pagos. Mesmo que as funcionalidades sejam mais básicas, essa é uma forma segura e gratuita de começar.

Automatize o processo com ferramentas integradas

Se o volume de notas for alto, automatizar o processo pode sair mais barato a longo prazo. Usar um sistema de gestão ou e-commerce que integre o controle de vendas, estoque e emissão de notas fiscais reduz erros e economiza tempo, o que também representa economia financeira.

Uma pesquisa realizada pela IOB Group revelou que cerca de 70% das empresas brasileiras já emitiram notas fiscais com alguma informação tributária incorreta. Esses erros podem gerar multas, retrabalho e até pagamento de impostos indevidos.

Organize seus impostos

Os tributos são inevitáveis, mas você pode evitar imprevistos. Mantenha um planejamento tributário atualizado e entenda quanto cada operação realmente custa. Se possível, conte com o apoio de um contador para definir o melhor regime tributário e reduzir a carga fiscal dentro da lei.

Empresas enquadradas no Simples Nacional, por exemplo, podem ter alíquotas menores dependendo da atividade e do faturamento, o que faz diferença direta no custo final da nota fiscal.

Centralize sua gestão fiscal

Concentrar todas as informações em um único sistema — vendas, notas, impostos e fluxo de caixa — evita falhas e multas. Além disso, facilita o acompanhamento de resultados e o envio de informações à contabilidade.

No caso de quem tem um e-commerce, integrar tudo à sua plataforma de vendas (como a Shopify) é uma das formas mais eficazes de manter o negócio organizado, reduzir custos operacionais e garantir agilidade em cada etapa da emissão.

Emitir nota fiscal não precisa ser caro, só bem planejado

Emitir nota fiscal é uma etapa indispensável para qualquer negócio formalizado e, ao contrário do que muitos imaginam, não é um processo caro ou complicado. Na maioria dos casos, não há taxa para a emissão em si, apenas custos indiretos relacionados ao certificado digital, sistemas emissores e tributos aplicáveis.

Entender quanto custa emitir nota fiscal é essencial para planejar o financeiro da sua empresa e garantir que cada venda esteja dentro das regras fiscais.

Por fim, ao escolher bons sistemas e integrar a emissão de notas ao seu ponto de venda, você reduz tarefas manuais e evita erros que podem custar caro.

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AVISO: Este guia é apenas para fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico ou profissional. Consulte um especialista, instituições e autoridades para obter informações específicas sobre seu local e circunstâncias. A Shopify não se responsabiliza pelo uso desses guias.