Custos do processamento de pedidos: cálculos e valores

Para a sua loja virtual, o frete e o processamento de pedidos provavelmente representam uma parte significativa do seu orçamento. Dados mostram que os comerciantes destinam, em média, 8,7% de seus gastos anuais com frete.

Seus clientes querem entregas rápidas, mas embalar e despachar produtos rapidamente tem um custo. Compreender os custos médios de processamento — e encontrar maneiras de minimizá-los — ajuda a manter seu negócio lucrativo.

O que são custos de processamento e 3PL?

Os custos de processamento e terceirização logística (3PL) incluem todas as despesas relacionadas a:

• Recebimento e armazenamento de estoque
• Embalagem de produtos quando os pedidos chegam
• Envio de pedidos para os clientes
• Gestão de sistemas de software relacionados, como plataformas de processamento de pedidos

A importância da gestão precisa de estoque

Você não pode processar pedidos sem estoque. Uma gestão de estoque eficiente garante que os itens certos estejam disponíveis no momento adequado, evitando rupturas que custam aos varejistas US$ 349 bilhões (cerca de R$ 1,8 trilhão) em vendas perdidas todos os anos.

Manter estoque é sempre um ato de equilíbrio. É preciso ter produtos suficientes para atender à demanda, mas o excesso pode elevar custos, já que a maioria dos serviços de processamento cobra mensalidades pelo armazenamento.

Um sistema de gestão de estoque permite:

• Monitorar os níveis de estoque automaticamente
• Identificar produtos encalhados que não estão gerando vendas
• Sinalizar produtos de baixa rotatividade
• Apoiar decisões mais inteligentes sobre terceirização e quantidade ideal de estoque

Entenda seus custos de processamento

• Frete de entrada
• Terceirização logística
• Mão de obra
• Taxas de separação e embalagem
• Custos adicionais

Levar os produtos do fornecedor até o cliente gera custos em cada etapa. Para manter registros precisos, é essencial que seu contador acompanhe essas despesas durante todo o processo de processamento.

Frete de entrada

Ao receber estoque de fornecedores, você pagará para transportá-lo até seu armazém ou prateleiras. Esses custos dependem do seu método de envio — seja aéreo, marítimo ou frete —, além dos possíveis impostos de importação e exportação. Considere tanto seu orçamento quanto a velocidade de entrega ao escolher um método de envio.

Terceirização logística (3PL)

Caso trabalhe com um provedor de 3PL ou serviço de processamento, você terá vários custos iniciais e contínuos. Primeiro, há a configuração inicial e a integração de software. Em seguida, há o custo de armazenamento, que varia conforme o tamanho do produto e possíveis necessidades específicas, como refrigeração. Além disso, podem ser cobradas taxas de gerenciamento de conta, que abrangem atendimento ao cliente, tarefas administrativas e outros serviços necessários ao seu negócio.

Mão de obra

Seu processo de processamento exige pessoas em todas as etapas: recebimento e registro do estoque, armazenamento adequado dos produtos, separação de itens para os pedidos, embalagem e envio. Também é necessário lidar com eventuais devoluções. Esses custos de mão de obra podem se tornar expressivos à medida que o negócio cresce e o volume de pedidos aumenta.

Taxas de separação e embalagem

Os centros de fulfillment que processam seus pedidos cobram taxas pela separação e embalagem, que incluem a localização dos produtos no estoque e o preparo do pacote para envio.

Custos adicionais

Lembre-se de contabilizar materiais como caixas de envio e envelopes, além de qualquer embalagem personalizada e inserções de pedidos ou materiais promocionais que você inclua. Você também precisará considerar os custos para processar devoluções e reabastecer itens.

Como calcular os custos de processamento

Compreender o que você gasta com processamento ajuda a cortar custos desnecessários e ajustar sua estratégia de precificação. Aqui estão três maneiras de medir seus custos de processamento:

1. Custo por pedido (CPO)

O custo por pedido é a métrica mais comum. Ele mostra quanto o gasto para processar cada pedido, ajudando você a definir preços que cubram suas despesas.

Para calcular o CPO, divida suas despesas totais de pedidos pelo número total de pedidos recebidos em um período fixo.

CPO = despesas totais de pedidos / pedidos recebidos

2. Custo por caixa (CPB)

Se você costuma enviar pedidos em caixas, o custo por caixa oferece uma visão mais detalhada dos seus gastos com processamento.

Para calcular o CPB, divida suas despesas totais de pedidos pelo número total de caixas enviadas em um período fixo.

CPB = despesas totais de pedidos / caixas enviadas

3. Custo como porcentagem das vendas

Essa métrica mostra quanto da sua receita vai para custos de processamento. Muitas empresas a utilizam para se comparar com concorrentes ou padrões do setor.

Tenha em mente que esse número varia com base no tamanho do seu negócio — empresas maiores geralmente se beneficiam de economias de escala — e no desempenho de suas vendas ao longo do tempo.

Para calcular o custo como porcentagem das vendas, divida seus custos totais de processamento pelas suas vendas líquidas e, em seguida, multiplique por 100.

Custo como porcentagem das vendas = (despesas totais de pedidos / vendas líquidas) x 100

Desafios relacionados aos custos de processamento

Taxas de envio flutuantes

Os custos de envio podem mudar frequentemente devido a condições climáticas, sobretaxas de combustível, feriados ou festas de fim de ano. Você pode proteger seu negócio de mudanças nas tarifas diversificando sua estratégia de frete. Se uma transportadora aumentar os preços, é possível trocar por outra opção para manter os custos sob controle.

Custos de materiais de embalagem

Mesmo quando as tarifas de envio permanecem estáveis, o aumento dos custos de embalagem pode impactar suas despesas de processamento. A inflação e a escassez de matérias-primas afetam o preço de materiais como papelão, papel e plástico bolha.

Taxas de armazenamento de estoque

Os fornecedores de processamento cobram taxas de armazenamento por manter seu estoque nos armazéns. Se a cobrança for por palete, caixa ou metro cúbico, mais espaço ocupado significa custos mais altos.

Veja algumas formas de reduzir as taxas de armazenamento:

• Tornando embalagem mais eficiente em termos de espaço
• Aplicando a gestão de estoque just-in-time (JIT) para enviar produtos aos centros de distribuição pouco antes da demanda
• Consolidando remessas de armazém para reduzir taxas de manuseio
• Terceirizando o processamento de itens de alta rotatividade enquanto você gerencia internamente o estoque mais lento

Custos de mão de obra flutuantes

A maior parte das empresas não mantém vendas constantes ao longo do ano. Mesmo que seus produtos não sejam sazonais, eventos como a Black Friday podem gerar picos de pedidos.

Nessas épocas de maior demanda, os serviços de processamento contratam funcionários temporários e costumam repassar esses custos aos varejistas por meio de sobretaxas sazonais.

Volumes de pedidos inconsistentes

Os fornecedores de processamento geralmente oferecem melhores tarifas para volumes de pedidos mais altos. Isso pode ser desafiador para negócios sazonais, como um varejista de protetor solar que é mais ativo no verão do que no inverno. Como seu uso não é consistente, os 3PLs podem hesitar em oferecer descontos por volume.

Nestes casos, considere processamento híbrido para gerenciar os custos. É possível gerenciar os pedidos fora de temporada internamente e recorrer a um provedor de processamento apenas nos períodos de alta, pagando pelos serviços somente quando houver maior demanda.

Custos de gerenciamento de devoluções

Cerca de 17% das compras online são devolvidas, e processar essas devoluções custa dinheiro, seja pelo tempo dos funcionários ou pelas taxas do fornecedor de processamento.

Para reduzir os custos de devolução:

• Reduza sua taxa de devolução utilizando embalagens protetoras e incluindo informações e fotos detalhadas do produto
• Ofereça devoluções autoatendidas para reduzir custos de mão de obra
• Avalie a possibilidade de cobrar pelas devoluções para compensar os custos de processamento
• Permita que os clientes devolvam produtos em lojas físicas próximas, evitando taxas de devolução de 3PL

Escolha um fornecedor de 3PL para reduzir custos de processamento de pedidos

1. Integração de software
2. Localização estratégica
3. Expertise do setor
4. Poder de negociação

Se você está planejando terceirizar o processamento para otimizar sua gestão de estoque e envio, considere estes quatro fatores ao selecionar um fornecedor:

1. Integração de software

Busque um 3PL que tenha um sistema de gerenciamento de armazém compatível com as necessidades do seu negócio. Os melhores fornecedores se integram às suas ferramentas já existentes, como software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ou sistemas de gestão de estoque. Certifique-se de que o software do 3PL é escalável e capaz de acompanhar o crescimento do seu negócio.

2. Localização estratégica

Ao escolher um parceiro de processamento, busque empresas com centros de distribuição estratégicos que permitam armazenar estoque mais próximo do seu público-alvo, diminuindo custos e oferecendo entregas mais rápidas.

“Ter um parceiro de processamento eficiente foi fundamental para identificarmos novas oportunidades de crescimento para a Kizik, garantindo que continuemos a surpreender nossos clientes e parceiros com uma experiência de entrega excepcional”, diz Jason Lee, COO da Kizik, que utiliza os serviços do Shopify Fulfillment Network (ainda não disponível no Brasil).

3. Expertise do setor

Escolha um 3PL que entenda as particularidades do seu negócio. Por exemplo, se você vende cosméticos de boutique, faz mais sentido optar por um provedor especializado nesse segmento do que em logística de alimentos congelados. Ter experiência no seu setor geralmente resulta em melhor serviço e maior eficiência de custos.

4. Poder de negociação

Os 3PLs mantêm contratos com transportadoras e empresas de envio. Procure fornecedores que tenham relacionamentos sólidos com transportadoras, capazes de negociar tarifas mais vantajosas e descontos por volume em seu nome.