O que é uma fatura comercial? Tudo o que você precisa saber para ser pago (2026)

Se você vende para outros países, seja pelo seu e-commerce, marketplaces internacionais ou até pelos Correios, já deve ter ouvido falar na fatura comercial. Esse documento é um dos mais importantes no comércio exterior e funciona como uma espécie de “nota fiscal internacional”, usada para comprovar a venda, liberar a encomenda na alfândega e garantir que você receba corretamente pelo produto enviado.

A fatura comercial acompanha o pedido desde o Brasil até o país de destino. Ela informa quem vendeu, quem comprou, o que está sendo enviado, qual é o valor da mercadoria, qual moeda foi usada e qual condição comercial foi acordada. Por isso, é exigida pelos Correios, pelas transportadoras internacionais, pela alfândega brasileira, pela alfândega estrangeira e até pelos bancos, caso você precise fechar câmbio.

Em outras palavras, se você está começando a vender internacionalmente ou quer expandir seu e-commerce para fora do país, precisa entender o que é a fatura comercial e como preencher esse documento corretamente, evitando retenções, atrasos, custos adicionais e até a perda da mercadoria.

O que é uma fatura comercial?

A fatura comercial é um documento obrigatório em qualquer operação de exportação. Ela funciona como uma espécie de nota fiscal internacional, reunindo todas as informações essenciais sobre a venda: 

• quem está enviando o produto;
• quem está comprando;
• o que está sendo exportado;
• o valor da mercadoria;
• a moeda usada;
• o país de destino;
• e as condições comerciais acordadas entre as partes.

Enquanto a nota fiscal brasileira serve para registrar vendas dentro do país, a fatura comercial é o documento reconhecido pelos sistemas aduaneiros do mundo inteiro. É com base nela que a alfândega libera ou retém mercadorias, calcula impostos de importação no país de destino e verifica se a operação está dentro das regras internacionais de comércio.

No Brasil, a fatura comercial é exigida em qualquer envio ao exterior, seja um grande container ou um único pacote enviado pelos Correios, DHL, FedEx, UPS ou qualquer outra transportadora internacional. Ela também é necessária quando você registra uma DU-E (Declaração Única de Exportação) no Portal Único de Comércio Exterior e quando realiza o fechamento de câmbio em operações pagas em moeda estrangeira.

Em resumo, sempre que você vende para outro país e envia um produto para fora do Brasil, a fatura comercial é o documento que oficializa a operação. Sem ela, seu pedido pode ficar parado na alfândega, gerar custos extras, atrasar a entrega ou até ser devolvido.

Fatura comercial ou fatura proforma: qual é a diferença?

É muito comum que quem está começando a vender para outros países confunda fatura comercial com fatura proforma. Embora os nomes sejam parecidos, esses dois documentos têm funções bem diferentes dentro da exportação, e usar o documento errado pode atrasar seu envio ou até impedir a liberação da mercadoria.

A fatura proforma é um documento inicial, usado durante a etapa de negociação com o comprador no exterior. Ela funciona como um orçamento formal, indicando preços, condições de venda, produtos envolvidos, moeda e prazos. É enviada antes da venda ser concluída e não tem valor legal para exportação. Serve para que o comprador aprove a proposta, organize pagamento, solicite importação no país dele ou inicie trâmites bancários.

Já a fatura comercial é o documento final. Ele comprova que a venda foi concluída e que o produto está sendo enviado ao comprador.

Em resumo:

• A proforma abre a negociação.
• A fatura comercial formaliza a venda e permite a exportação.

A confusão entre os dois documentos acontece porque, em muitos países, o termo “invoice” às vezes é usado de forma genérica. No Brasil, entretanto, a distinção é clara, especialmente para fins aduaneiros. Por isso, entender em qual etapa cada documento é usado facilita todo o processo e evita problemas no envio.

Quais informações uma fatura comercial deve conter

Para que uma fatura comercial seja aceita pela alfândega brasileira e pela alfândega do país de destino, ela precisa trazer um conjunto de informações obrigatórias.

Mesmo que você envie apenas um pacote pequeno pelo Correios ou por uma transportadora internacional, a estrutura da fatura precisa seguir esse padrão.

Veja abaixo os elementos essenciais e por que cada um deles é importante:

1. Dados do vendedor (exportador)
2. Dados do comprador (importador)
3. Descrição detalhada da mercadoria
4. Valor, moeda e condições comerciais (Incoterm)
5. Peso, dimensões e informações logísticas
6. País de origem e país de destino
7. Número da fatura, data e assinatura

1. Dados do vendedor (exportador)

A fatura deve identificar claramente quem está enviando o produto. Por isso, é obrigatório incluir:

• nome completo ou razão social,
• endereço,
• país de origem,
• CNPJ (quando aplicável),
• e informações de contato.

Esses dados são usados para validar a operação no Brasil e no exterior, além de permitir que autoridades aduaneiras entrem em contato caso haja alguma inconsistência.

2. Dados do comprador (importador)

Assim como o exportador, o comprador no exterior também deve ser identificado com nome, endereço e país de destino. Sem essas informações, a mercadoria pode ser retida e até devolvida.

É esse campo que determina para onde o produto será liberado e qual autoridade aduaneira será responsável pela cobrança de impostos no destino.

3. Descrição detalhada da mercadoria

A descrição dos produtos precisa ser precisa, completa e técnica.

Não basta escrever “roupa” ou “acessório”, por exemplo. O ideal é detalhar exatamente o que está sendo enviado, incluindo:

• tipo de produto,
• material,
• finalidade,
• modelo ou referência,
• composição, quando necessário.

Esse nível de detalhe ajuda a classificar corretamente a mercadoria e evita retenções por falta de clareza.

4. Valor, moeda e condições comerciais (Incoterm)

A fatura comercial sempre deve informar:

• o valor unitário,
• o valor total,
• a moeda utilizada (USD, EUR, GBP etc.),
• e o Incoterm acordado — como FOB, DAP, CIF ou outro.

O Incoterm define responsabilidades sobre frete, seguro e entrega, e é um dos itens mais analisados pela alfândega.

5. Peso, dimensões e informações logísticas

A fatura também deve indicar o peso bruto e o peso líquido da remessa, além de dados sobre o volume transportado.

Essas informações são usadas por transportadoras e autoridades para cálculos de frete, seguro e taxas de importação.

6. País de origem e país de destino

A indicação do país onde o produto foi fabricado e do país para onde está sendo enviado é fundamental para classificação fiscal e aplicação de tratados comerciais.

O país de origem influencia diretamente no cálculo de impostos de importação no país do comprador.

7. Número da fatura, data e assinatura

Toda fatura comercial precisa ter:

• um número único,
• a data de emissão,
• e a assinatura (digital ou física) do exportador.

A assinatura confirma que o documento representa uma venda real e que os dados declarados são verdadeiros. Sem ela, a fatura pode ser considerada inválida.

Seguem abaixo dois modelos de fatura comercial, um fornecido pelo site do SEBRAE e outro pelos Correios.

Quando sua loja precisa emitir uma fatura comercial

Você só precisa emitir uma fatura comercial quando está vendendo para fora do Brasil e enviando um produto físico ao exterior. Esse documento não é utilizado em vendas nacionais; ele existe exclusivamente para operações de exportação.

Na prática, sua loja precisa gerar uma fatura comercial sempre que um pedido internacional é preparado para envio, independentemente do tamanho da mercadoria, do valor da venda ou do porte da sua empresa. Até mesmo quem vende pouco para o exterior, como pequenos lojistas, artesãos ou criadores que realizam poucas remessas por mês, deve preencher esse documento corretamente.

A seguir, veja em quais situações a fatura comercial é obrigatória:

Envios pelos Correios

Se você vende para um cliente de outro país e envia a encomenda pelos Correios, a fatura comercial precisa acompanhar o pacote. Os Correios exigem o documento para liberar a mercadoria no despacho postal internacional e para enviá-la às autoridades aduaneiras do país de destino.

Sem a fatura, o envio pode ser recusado na agência ou retido na triagem internacional.

Envios por transportadoras internacionais (couriers)

Empresas como DHL, FedEx, UPS e TNT também exigem a fatura comercial. Nessas transportadoras, o documento é anexado tanto digitalmente quanto fisicamente, pois serve para a conferência aduaneira, cálculo de impostos no país importador e validação da operação.

Esses couriers são rigorosos: qualquer divergência na fatura pode gerar cobrança extra, retenção ou devolução ao remetente.

Vendas internacionais feitas pelo seu e-commerce (incluindo Shopify)

Se você usa a Shopify para vender globalmente, seja com compras feitas em dólar, euro ou outra moeda, qualquer pedido cujo destino seja fora do Brasil precisará de uma fatura comercial.

Isso vale mesmo que:

• a venda tenha sido feita em uma moeda estrangeira;
• o cliente tenha encontrado sua loja via anúncios internacionais;
• você envie poucos pedidos internacionais por mês.

A Shopify facilita a organização dessas informações, mas a emissão da fatura em si cabe ao lojista.

MEI também precisa emitir fatura comercial?

Sim. MEIs que exportam produtos são obrigados a emitir a fatura comercial, assim como qualquer outra empresa. O porte do negócio não muda a exigência, o que importa é o destino internacional da encomenda.

O MEI só não precisa emitir fatura quando vende serviços, porque exportação de serviços não usa esse tipo de documento.

Exportações formais (DU-E)

Se sua loja exporta usando o sistema oficial do governo, por meio da DU-E (Declaração Única de Exportação), a fatura comercial é um dos documentos-base do processo. Ela deve ser anexada digitalmente no Portal Único de Comércio Exterior e precisa estar coerente com todas as informações inseridas na DU-E.

👉 Em resumo: qualquer venda internacional exige uma fatura comercial.

Como emitir uma fatura comercial na prática

Emitir uma fatura comercial não é complicado, mas exige atenção aos detalhes. Esse documento precisa ser claro, completo e coerente com todas as informações da sua remessa internacional, do valor declarado ao código de rastreio.

1. Emissão manual: o modelo mais comum para pequenos exportadores

A forma mais usada por pequenos negócios, MEIs e lojistas que estão começando a vender no exterior é preencher a fatura comercial manualmente. Você mesmo cria o documento com todos os campos obrigatórios e o imprime para acompanhar o envio.

Esse modelo pode ser feito em:

• planilhas (Excel, Google Sheets),
• editores de texto (Word, Google Docs),
• ou formulários prontos disponibilizados por despachantes e transportadoras.

O conteúdo, porém, precisa seguir o padrão internacional, como descrito anteriormente.

Esta é a opção ideal para quem envia poucas unidades por mês e não utiliza sistemas automatizados.

2. Emissão automatizada: ideal para quem exporta com frequência

Se você exporta com regularidade, pode valer a pena utilizar sistemas especializados em comércio exterior, alguns integrados ao Portal Único, outros fornecidos por couriers como DHL e FedEx. Essas ferramentas facilitam o preenchimento e já geram o documento no formato aceito internacionalmente.

Para quem vende pela Shopify, essa organização fica ainda mais prática: você tem os dados do comprador, itens do pedido e endereço reunidos em um único lugar, o que facilita o preenchimento da fatura e do restante da documentação.

3. Mantenha tudo consistente: DU-E, etiqueta de envio e packing list

Um dos maiores motivos de retenção alfandegária em exportações brasileiras é a inconsistência entre documentos. Por isso, a regra de ouro é: todas as informações devem ser exatamente iguais em todos os documentos.

Isso inclui:

• fatura comercial,
• DU-E (quando aplicável),
• etiqueta de envio (Correios ou courier),
• packing list (lista de embalagem),
• descrição no sistema da transportadora.

Se a descrição do produto, o valor declarado ou o peso variam entre um documento e outro, a alfândega pode reter a remessa para conferência, o que gera atraso e custos adicionais para seu cliente.

Ajuste sua fatura comercial e venda globalmente

A fatura comercial pode parecer apenas mais um documento no processo de exportação, mas ela é o elemento que garante que sua venda internacional aconteça sem transtornos. É esse documento que libera sua encomenda na alfândega, comprova o valor da operação, orienta transportadoras e permite que o cliente receba o pedido sem atrasos ou cobranças indevidas.

Para quem quer expandir o e-commerce além das fronteiras brasileiras, entender como emitir a fatura comercial corretamente é um passo estratégico.

E quando você usa uma plataforma preparada para vendas globais, todo esse processo fica ainda mais simples.

Na Shopify, você organiza pedidos, gerencia envios, integra transportadoras internacionais e mantém todas as informações do cliente em um só lugar, facilitando o preenchimento da fatura comercial e de toda a documentação necessária para exportação.

💡 Dê o próximo passo: crie sua loja na Shopify e venda para o mundo com a estrutura e a segurança que seu negócio merece.

AVISO: Este guia é apenas para fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico ou profissional. Consulte um especialista, instituições e autoridades para obter informações específicas sobre seu local e circunstâncias. A Shopify não se responsabiliza pelo uso desses guias.