8 ferramentas de gestão de projetos para o seu negócio

O aeroporto mais movimentado do Brasil, o Aeroporto Internacional de São Paulo-Guarulhos, gerencia aproximadamente um voo a cada dois minutos durante os horários de pico, mantendo uma taxa de pontualidade de 85%. Cerca de 40 controladores de tráfego aéreo e sistemas de software especializados tornam essa façanha impressionante uma realidade concreta todos os dias.

Pense nos gerentes de projeto da sua empresa como os controladores de tráfego aéreo da sua organização. Eles maximizam a eficiência prevenindo o acúmulo de pendências, otimizando o uso de recursos e apoiando a colaboração. Garantem que cada projeto e iniciativa decole e aterrisse exatamente quando precisa.

Mas os controladores de tráfego aéreo contam com muito apoio tecnológico para manter tudo funcionando perfeitamente; e seus gerentes de projeto merecem isso também. As ferramentas podem ampliar sua capacidade e fornecer insights valiosos sobre desempenho. Vamos conversar sobre o que são softwares de gestão de projetos, como identificar qual software é ideal para sua organização e oito dos melhores sistemas de gestão de projetos para empresários.

O que são ferramentas de gestão de projetos?

Ferramentas de gestão de projetos são softwares que ajudam empresas a planejar, executar e entregar projetos com eficiência. Elas simplificam o processo de gerenciar cargas de trabalho das equipes, alocar recursos e acompanhar o status dos projetos, permitindo que gerentes de projeto administrem múltiplos projetos simultaneamente de forma eficaz.

Principais recursos das ferramentas de gestão de projetos

• Planejamento de projetos
• Acompanhamento de progresso
• Relatórios
• Opções de acesso
• Planos e preços
• Ferramentas de colaboração em equipe
• Ferramentas de gestão de recursos
• Metodologias
• Automações
• Integrações
• Usabilidade
• Armazenamento

A ferramenta de gestão de projetos ideal para sua empresa depende do seu orçamento, tamanho da equipe e necessidades específicas. Aqui estão alguns recursos importantes de gestão de projetos a considerar enquanto você pesquisa opções que se encaixem perfeitamente na sua organização:

Planejamento de projetos

O planejamento de projetos é talvez o elemento mais essencial do processo de gestão de projetos. Seus gerentes de projeto (GPs) precisam criar cronogramas de projeto, decidir quem completará cada tarefa, estimar o tempo necessário em cada fase e programar marcos e tarefas, e repetir isso para todos os projetos que vocês fazem.

É óbvio que sua equipe precisa dos recursos certos de planejamento de projetos para maximizar a eficiência. Modelos de fluxo de trabalho e projetos, visualizações de calendário, recursos avançados de gestão de tarefas como subtarefas e dependências de tarefas, e visualizações de projetos. Tudo isso simplifica esse processo para seus GPs, para que eles possam simplificar tudo para todos os outros.

Acompanhamento de progresso

Ferramentas de acompanhamento de projetos, como notificações, dashboards e relatórios de status, ajudam empresas a monitorar o progresso dos projetos, identificar obstáculos e evitar gargalos. GPs também podem usá-las para identificar projetos fora do cronograma e fazer correções de curso para evitar entregas atrasadas. Sem acompanhamento de progresso, tudo que você tem é um plano sem como ficar de olho na execução. Com ele, você pode garantir que cada iniciativa permaneça no caminho certo.

Relatórios

Ferramentas de relatórios podem ajudar empresários a planejar projetos futuros e avaliar o status de trabalhos em andamento. GPs também podem usá-las para analisar o desempenho dos projetos, identificar áreas para melhoria e aprimorar as capacidades de planejamento e previsão para seu negócio como um todo. Tipos comuns incluem relatórios de disponibilidade da equipe, status e controle de tempo.

Opções de acesso

Não é segredo que todo tipo de software está migrando para a nuvem ou já está confortavelmente instalado lá. Ferramentas de gestão de projetos fazem uso de tecnologias em nuvem para garantir que todos possam acessá-las de qualquer lugar, a qualquer momento. Membros da equipe podem fazer login de qualquer dispositivo conectado à internet.

Algumas empresas também oferecem aplicativos móveis ou desktop de gestão de projetos. Opções flexíveis de acesso são especialmente úteis se seus funcionários trabalham em horários flexíveis ou viajam durante o dia de trabalho. À medida que mais e mais empresas adotam modelos híbridos ou remotos, o acesso fácil a ferramentas de gestão de projetos se torna ainda mais essencial.

Planos e preços

Avalie opções de planos de software, custos e estruturas de preços para ver o que funciona para sua empresa. A maioria das ferramentas cobra por usuário, o que significa que os custos aumentarão conforme você expandir seu negócio. Se seu orçamento está apertado, procure ferramentas que oferecem testes gratuitos (ou até versões gratuitas). Algumas permitirão que empresários adicionem recursos avançados à la carte ou migrem para versões pagas posteriormente.

Ferramentas de colaboração em equipe

Ajude suas pessoas a trabalhar melhor juntas com ferramentas que incentivam e facilitam a comunicação. Edição colaborativa, mensagens na plataforma, ferramentas de reunião, compartilhamento de arquivos e threads de comentários podem ajudar funcionários remotos ou distribuídos a trabalhar eficientemente juntos em projetos de equipe.

Muitas aplicações organizam conversas por projeto ou tarefa. Boas ferramentas de gestão de projetos permitem comunicação, mas ótimas ferramentas de gestão de projetos a incentivam e facilitam ativamente.

Ferramentas de gestão de recursos

Algumas ferramentas podem estimar custos de projetos e monitorar capacidades tanto da equipe quanto de funcionários individuais. Elas também podem calcular custos reais para projetos concluídos e calcular lucros quando aplicável.

Recursos de gestão de recursos como esses ajudam você a gerenciar cargas de trabalho, otimizar a utilização de funcionários, fornecer insights sobre retorno sobre investimento e melhorar sua capacidade de planejamento. Essas são todas maneiras certeiras de tornar sua empresa mais lucrativa e produtiva.

Metodologias

Se sua equipe depende de uma determinada forma de método de planejamento de projetos, há muitas ferramentas para aproveitar. Por exemplo, se você usa metodologias de gestão de projetos Kanban e Agile, pode utilizar essa abordagem de forma mais eficaz em software adaptado a essas abordagens. Algumas ferramentas também oferecem modelos específicos de fluxo de trabalho para essas metodologias populares.

Automações

Libere seus GPs para focar no que realmente importa e permita que a automação cuide dos detalhes. Recursos de automação de fluxo de trabalho economizam tempo dos gerentes de projeto ao disparar automaticamente atualizações de status ou relatórios, atribuir tarefas baseadas no status de tarefas anteriores, ou até ajustar atribuições ou prazos baseados em dados de utilização dos membros da equipe.

Integrações

A maioria das ferramentas de gestão de projetos oferece integrações nativas ou de terceiros com outras ferramentas. Procure uma plataforma que ofereça integrações perfeitas com players-chave no seu stack tecnológico, incluindo sua loja online, provedor de e-mail, sistema de armazenamento de arquivos e aplicativo de calendário. Assim como você gostaria que seus funcionários trabalhassem todos juntos como uma unidade coesa, você pode alcançar o mesmo efeito com um ecossistema de software bem azeitado e efetivamente integrado.

Usabilidade

Gerenciar projetos é muito mais fácil tanto para GPs quanto para o resto da sua equipe quando todos podem entender intuitivamente o sistema. Seus funcionários passarão muito tempo na sua plataforma de gestão de projetos, então escolha uma ferramenta com interface amigável e design de recursos fácil de entender. Evitar ferramentas com curvas de aprendizado íngremes também pode facilitar a integração de novos usuários e simplificar quaisquer transições em funções de gestão de projetos.

Armazenamento

Muito trabalho acabará vivendo nas suas ferramentas de gestão de projetos. Integrar seu sistema de armazenamento de arquivos com sua ferramenta de gestão de projetos pode aumentar a eficiência e apoiar a colaboração, simplificando o controle de versões e eliminando a necessidade de membros da equipe enviarem documentos por e-mail ou localizarem assets em sistemas separados.

Principais ferramentas de gestão de projetos

• Monday.com
• ClickUp
• Miro
• Asana
• Basecamp
• Airtable
• Wrike
• Zoho Projects

Uma boa ferramenta de gestão de projetos pode aumentar a eficiência, melhorar a colaboração interna, elevar a qualidade do trabalho e ajudar você a entregar consistentemente projetos complexos no prazo. Acelere sua pesquisa com esta visão geral de oito das melhores ferramentas de gestão de projetos para empresários.

Monday.com

Monday.com é uma solução de gestão de projetos que pode ajudar empresários a simplificar fluxos de trabalho, gerenciar tarefas e acompanhar progresso. Oferece modelos de automação de fluxo de trabalho personalizáveis, função de quadro branco colaborativo e interface amigável com códigos de cores e dashboard personalizável. Você também terá acesso a múltiplas visualizações de projeto, incluindo cronogramas, calendários e gráficos de Gantt (uma ferramenta de agendamento).

Recursos

• Fluxos de trabalho personalizáveis
• Múltiplas visualizações de projeto
• Mais de 200 modelos personalizáveis
• Fluxos de trabalho automatizados
• Aplicativos móveis e desktop
• Dashboard personalizável
• Quadros brancos colaborativos
• Suporte ao cliente 24/7 em planos pagos
• Mais de 200 aplicativos e integrações
• Plano gratuito oferecido

Preços

• Versão gratuita disponível
• Basic: R$ 45 por usuário mensalmente
• Standard: R$ 60 por usuário mensalmente
• Pro: R$ 95 por usuário mensalmente
• Enterprise: Entre em contato com vendas

ClickUp

A ClickUp é uma plataforma de produtividade flexível que ajuda empresas a gerenciar projetos, conhecimento, recursos, operações, desenvolvimento de produtos e relacionamentos com clientes, tudo em um pacote elegante.

Automatize fluxos de trabalho e facilite comunicação fácil com múltiplos recursos de colaboração. Recursos de gestão de relacionamento com clientes (CRM) incluem arquivos e pastas compartilháveis, atualizações de status e fluxos de trabalho de aprovação. Uma função de controle de tempo, um assistente de IA generativa e uma ferramenta de gestão de portfólio fazem esta oferta se destacar também.

Recursos

• Múltiplas visualizações de projeto
• Grupos de usuários
• Assistente de IA ClickUp Brain
• Mais de 1.000 ferramentas e integrações
• Mais de 1.000 modelos de fluxo de trabalho, design e conteúdo
• CRM
• Gravação de vídeo na plataforma
• Suporte ao cliente 24/7
• Documentos colaborativos
• Chat na plataforma
• Aplicativos móveis e desktop
• Plano gratuito oferecido

Preços

• Versão gratuita disponível
• Unlimited: R$ 35 por usuário mensalmente
• Business: R$ 60 por usuário mensalmente
• Enterprise: Entre em contato com vendas

Miro

Miro é um espaço de trabalho visual colaborativo com funcionalidade de gestão de projetos. Aproveite 1.000 modelos pré-construídos, incluindo quadros Kanban, mapas mentais, gráficos de Gantt e fluxogramas.

Usuários podem editar quadros, gerar diagramas, resumos e briefings com Miro AI, e usar ferramentas de desenvolvedor para personalizar a plataforma. Você também pode usar esta ferramenta por seus recursos focados em reuniões, como sessões de breakout, votação, cronômetro e ferramenta de gestão de agenda.

Recursos

• Mais de 100 aplicativos e integrações
• Histórico de versões
• Miro AI
• Tutoriais interativos em vídeo
• Pastas de projeto
• Ferramentas de desenvolvedor
• Cronômetro de reunião
• Mais de 1.000 modelos
• Opções de marca personalizada
• Aplicativos móveis e desktop
• Gestão de permissões
• Plano gratuito disponível

Preços

• Versão gratuita disponível
• Starter: R$ 40 por usuário mensalmente
• Business: R$ 80 por usuário mensalmente
• Enterprise: Entre em contato com vendas

Asana

A plataforma de gestão de projetos Asana oferece múltiplas visualizações de projeto, incluindo listas de tarefas, calendários, cronogramas de projeto, gráficos de Gantt e quadros. Além disso, ela permite que membros da equipe alternem entre visualizações e personalizem exibições de caixa de entrada de tarefas pessoais.

A ferramenta de IA da Asana pode criar tarefas, resumir conteúdo, sugerir melhorias de processo e responder perguntas, ajudando equipes a simplificar fluxos de trabalho e acelerar processos de planejamento. Diferentemente de muitos outros sistemas de software de gestão de projetos, a Asana também oferece armazenamento ilimitado de arquivos em todos os planos.

Recursos

• Múltiplas visualizações de projeto
• Modelos de fluxo de trabalho personalizáveis
• Caixa de entrada de tarefas personalizável
• Armazenamento ilimitado de arquivos
• Automação de fluxo de trabalho
• Asana AI
• Configurações de notificação personalizáveis
• Mais de 450 aplicativos e integrações
• Relatórios de progresso, gastos e receita
• Plano gratuito disponível

Preços

• Versão gratuita disponível
• Starter: R$ 55 por usuário mensalmente
• Advanced: R$ 125 por usuário mensalmente

Basecamp

Basecamp simplifica processos de gestão de projetos para equipes pequenas.

Sua abordagem minimalista foca em recursos essenciais de gestão de projetos e minimiza distrações com proteções de notificação e exibições únicas de projeto em página única. Ainda assim, tem todos os essenciais, como armazenamento de documentos, mensagens no aplicativo, funções de agendamento e acompanhamento, e suporte de cobrança e integração.

Recursos

• Mensagens na plataforma
• Listas de tarefas
• Dashboard de usuário em uma página
• Ferramenta de agendamento
• Chat em grupo
• Armazenamento de arquivos
• Visualização de progresso
• Menu centralizado de notificações
• Proteções de notificação
• Ferramentas de cobrança e integração
• Biblioteca de integrações de terceiros
• Aplicativos móveis e desktop
• Suporte ao cliente 24/7 com plano Pro
• Teste gratuito de 30 dias

Preços

• Basecamp: R$ 75 por usuário mensalmente
• Basecamp Pro: R$ 1.495 para usuários ilimitados mensalmente

Airtable

Airtable é uma plataforma de construção de aplicativos sem código que ajuda equipes a criar soluções personalizadas para processos críticos de negócios, incluindo desenvolvimento de produtos e gestão de fluxo de trabalho, projetos, finanças, operações e recursos humanos. Suporta visualizações de calendário, quadros Kanban, galerias e grades e oferece um assistente de IA que pode resumir notas, categorizar feedback, rotear tarefas e criar conteúdo.

Recursos

• Múltiplas visualizações de projeto
• Armazenamento de arquivos
• Designer de interface
• Desenvolvimento de aplicativos sem código
• Relatórios flexíveis
• Complemento Airtable AI
• Automações de fluxo de trabalho
• Plano gratuito disponível

Preços

• Versão gratuita disponível
• Team: R$ 100 por usuário mensalmente
• Business: R$ 225 por usuário mensalmente
• Enterprise: Entre em contato com vendas
• Complemento Airtable AI: R$ 30 por usuário mensalmente

Wrike

Wrike é uma solução de software de gestão de projetos amigável que usa uma interface estilo planilha e inclui recursos de planejamento, acompanhamento, gestão de recursos e relatórios de projetos. Oferece múltiplas visualizações de projeto e suporta metodologias Kanban e Agile.

Recursos

• Automações de fluxo de trabalho
• Aplicativos móveis e desktop
• Múltiplas visualizações de projeto
• Dashboard de projeto
• Ferramenta de IA generativa
• Armazenamento de arquivos
• Ferramenta de solicitação de cliente
• Aplicativos móveis e desktop
• Aprovação e edição na plataforma
• Ferramentas de planejamento de recursos
• Biblioteca de integrações
• Plano gratuito oferecido

Preços

• Versão gratuita disponível
• Business: R$ 49 por usuário mensalmente
• Team: R$ 124 por usuário mensalmente
• Enterprise: Entre em contato com vendas
• Pinnacle: Entre em contato com vendas

Zoho Projects

Zoho Projects é a plataforma de gestão de projetos da empresa multinacional de software empresarial Zoho. Integra-se com o conjunto completo de tecnologias de trabalho da Zoho (incluindo seu CRM, sistema de vendas, ferramenta de análise e plataforma de armazenamento de arquivos) e oferece integrações de terceiros para aplicativos Google e Microsoft e uma gama de outras tecnologias populares de trabalho.

Zoho oferece um criador de gráficos de Gantt, relatórios automatizados de projetos, planilhas de horas na plataforma e faturamento automatizado através da integração Zoho Invoice. Também é mais acessível que muitas outras ferramentas de gestão de projetos, oferecendo um plano gratuito e preços empresariais a R$ 45 por membro da equipe, por mês, cobrado anualmente.

Recursos

• Múltiplas visualizações de projeto
• Planilhas de horas
• Fóruns
• Faturamento automatizado com Zoho Invoice
• Biblioteca de integrações
• Armazenamento de arquivos
• Chat na plataforma
• Modelos de projeto
• Notificações de aprovação
• Controle de tempo em planos pagos
• Relatórios de projeto
• Aplicativo móvel e desktop
• Plano gratuito oferecido

Preços

• Versão gratuita disponível
• Premium: R$ 20 por usuário mensalmente
• Enterprise: R$ 45 por usuário mensalmente