Formato de e-mail profissional para seguir em 2026

Esta era de caixas de entrada lotadas exige um formato de e-mail eficiente e bem estruturado.

Aprenda os formatos de e-mails para diversas situações profissionais e estude exemplos de templates para garantir que suas comunicações corporativas se destaquem em meio ao ruído.

Como é um formato de e-mail profissional

1. Linha de assunto
2. Saudação
3. Corpo do e-mail
4. Conclusão e chamada para ação
5. Despedida

E-mails profissionais devem ser diretos ao ponto. Cada frase prepara o terreno para a próxima, criando uma mensagem clara e concisa que facilita uma resposta rápida. Veja como estruturar um e-mail corporativo:

1. Linha de assunto

A linha de assunto é uma prévia do e-mail. Em 10 palavras ou menos, ela deve convencer os destinatários a abrir a mensagem. Dê ao seu destinatário um motivo para abrir seu e-mail, capturando a atenção com uma pergunta ou uma prévia do que está dentro. E certifique-se de evitar usar todas as letras maiúsculas, o que pode ativar filtros de spam.

Aqui estão alguns exemplos de linhas de assunto eficazes:

• "Foi ótimo conversar, João! Aqui estão as informações que prometi" para um e-mail de acompanhamento de chamada de vendas.
• "Solicitação de folga: 10 de março de 2025" para um e-mail ao gerente solicitando férias.
• "Parceria com Limited Ltda.?" para um e-mail para agendar uma ligação introdutória com um fornecedor em potencial.

2. Saudação

Você pode começar a maioria dos e-mails com "Oi" ou "Olá". Reserve "E aí" para situações casuais e "Prezado(a)" ou "Bom dia/Boa tarde/Boa noite" para situações formais.

Não tem problema se você souber o cargo do destinatário, mas não o nome. Por exemplo, começar com "Prezado Gerente de Atacado" ainda pode fazer sua mensagem chegar à pessoa certa.

Para suavizar o tom do seu e-mail, forneça uma saudação secundária, como "Espero que este e-mail o encontre bem" ou "Espero que seu verão esteja começando bem". Ao enviar e-mails para destinatários que você nunca conheceu, apresente-se e explique por que está entrando em contato. Você assistiu à palestra brilhante deles em uma conferência? Tem uma pergunta sobre o catálogo de produtos? Vocês têm uma conexão em comum? Agora é a hora de mencionar.

Por exemplo:

Oi, João,

Espero que este e-mail o encontre bem. Meu nome é Carla, e sou proprietária da marca de beleza e-commerce [nome da empresa]. Nossa amiga em comum, Linda Silva, sugeriu que eu entrasse em contato com você.

3. Corpo do e-mail

Respeite o tempo do seu destinatário comunicando-se de forma breve e clara. Inclua apenas conteúdo relevante no corpo do seu e-mail.

Considere dividir sua mensagem em dois ou três parágrafos curtos em vez de um longo, visando duas a três frases e uma mensagem por parágrafo.

Para estabelecer rapport em suas respostas de e-mail, espelhe o tom e estilo do remetente.

Por exemplo, suponha que você esteja respondendo a uma mensagem casual com linguagem como "sem problemas", contrações como "não" e abreviações como "rs". Uma saudação formal como "Escrevo para informá-lo" pode soar fria. Em vez disso, combine com o tom do remetente uma resposta amigável como "Obrigado por entrar em contato!"

4. Conclusão e chamada para ação

Uma conclusão é uma oportunidade para sugerir gentilmente os próximos passos—"Ansioso para saber mais sobre suas ofertas"—ou fazer um CTA direto, ou chamada para ação—"Me avise se você tem 15 minutos para uma ligação esta semana."

Quanto mais específico for seu CTA, maior a probabilidade de seu destinatário responder como você deseja.

5. Despedida

Uma despedida profissional de e-mail sinaliza legitimidade.

Assinaturas de e-mail profissionais incluem:

• Uma linha de fechamento como "Atenciosamente", "Cordialmente", "Abraços" ou "Obrigado"
• Seu nome completo
• Seu cargo, seguido pelo nome da empresa
• Informações de contato, como seu número de telefone ou perfil de mídia social

Dica: Automatizar sua despedida de e-mail para incluir suas informações de contato e site da empresa torna o envio de e-mails mais fácil.

Exemplo de formato de e-mail profissional

Aqui está um template para compor um e-mail profissional:

Oi, [nome],

Aqui é [seu nome] da [empresa]. Espero que você esteja tendo uma boa semana. Fiquei inspirado(a) pela sua palestra sobre [assunto] no [local/nome do evento] na semana passada!

Estou organizando um painel para [nome e detalhes do evento]. Você tem interesse em participar?

Se sim, por favor, me avise se algum dos horários abaixo funciona para uma ligação de 15 a 20 minutos: [liste horários disponíveis ou insira um link de agendamento de calendário].

Atenciosamente,

[seu nome]

[cargo, nome da empresa]

[número de telefone]

Tipos de e-mails profissionais, com exemplos

• E-mail frio
• E-mail de acompanhamento
• E-mail de agradecimento
• Proposta de vendas

E-mails profissionais são contextuais: você está se comunicando com um funcionário ou seu chefe? Um cliente ou um parceiro em potencial? Milhares de estranhos ou apenas um? Você está fazendo um elogio ou registrando uma reclamação? Sua mensagem e público informarão o conteúdo do seu e-mail.

Aqui estão alguns tipos comuns de e-mails profissionais:

E-mail frio

Um e-mail frio estabelece uma conexão com alguém que você não conheceu. Existem vários casos de uso para e-mails frios, desde contatar prospects de vendas até encontrar fornecedores e iniciar parcerias de marca.

Personalizar e-mails frios é essencial. A agência de marketing Woodpecker relata que a taxa de resposta para abordagem fria é apenas 7%, mas salta para 17% quando os e-mails incluem personalização avançada (ou seja, detalhes além de {{primeiro_nome}}, {{nome_empresa}}).

Se uma conexão mútua o indicou, mencione isso em sua apresentação, pois pode elevar seu status para o destinatário e encorajar uma resposta.

Seja preciso com seus e-mails frios para que seja óbvio aos leitores que a mensagem é para eles e não uma nota genérica que você está enviando para centenas de outros.

Aqui está um exemplo de e-mail frio:

Prezado(a) [nome],

Espero que este e-mail o encontre bem. Meu nome é [seu nome], e fundei a loja online de roupas [empresa] baseada em São Paulo. Estou entrando em contato sobre uma potencial colaboração de design para uma linha de camisetas com arte original de ilustradores locais.

Vi seu trabalho na revista [nome da publicação] e acho que você seria perfeito(a).

Incluí um link de calendário com horários possíveis nos próximos dias para discutir esta parceria. Se nenhum destes funcionar, por favor, sugira um horário que funcione.

Atenciosamente,

[seu nome]

[cargo, nome da empresa]

[número de telefone]

E-mail de acompanhamento

E-mails de acompanhamento impulsionam conversas ou iniciativas. Você pode enviá-los para recapitular reuniões ou conversas, responder perguntas, fornecer contexto ou lembrar as partes interessadas de prazos iminentes.

Por exemplo, talvez você tenha conhecido um atacadista em potencial que pediu informações sobre sua cadeia de suprimentos. Você pode enviar um e-mail de acompanhamento com os detalhes.

Quando você faz o acompanhamento, resuma brevemente sua última interação relevante. Marcadores ajudam você a capturar itens de ação de forma concisa. Se você está pedindo algo, inclua uma chamada para ação clara.

Oi [nome],

Aqui está um resumo dos itens de ação de hoje:

• Vou compartilhar os cinco novos padrões para nossa coleção de primavera com você até sexta-feira.
• Você compartilhará uma lista de seus tecidos disponíveis e um cronograma de produção até segunda-feira.

Como discutido, também anexei detalhes sobre nossa cadeia de suprimentos.

Estou ansioso(a) para falar novamente na sexta-feira, 13 de março.

Atenciosamente,

[seu nome]

[cargo, nome da empresa]

[número de telefone]

E-mail de agradecimento

E-mails de agradecimento podem deixar uma impressão positiva duradoura quando genuínos, então seja sincero e específico. Você também pode usar um e-mail de agradecimento para fornecer informações de acompanhamento. Suponha que você esteja demonstrando gratidão por uma doação—o e-mail de agradecimento pode incluir detalhes sobre como a contribuição do doador será usada.

Se há próximos passos claros, mencione-os. Se não há, termine com uma nota calorosa como "Ansioso para vê-lo no [nome do evento]" ou "Vamos manter contato."

Aqui está um exemplo de e-mail de agradecimento:

Oi, [nome],

Muito obrigado(a) por dedicar tempo para se encontrar comigo no sábado. Gostei de aprender sobre a história do seu fundador. Seus insights me inspiraram a começar a rascunhar um pitch deck para minha ideia de produto. Adoraria enviá-lo para você quando estiver pronto.

Obrigado(a) novamente,

[seu nome]

[cargo, nome da empresa]

[número de telefone]

Proposta de vendas

Entregar uma proposta de vendas requer nervos de aço: você tem alguns momentos (ou, neste caso, parágrafos) para capturar a atenção do destinatário e despertar interesse em seu produto ou serviço. Esteja preparado para receber "nãos" ou—pior—silêncio total.

Ninguém quer ler e-mails longos, então mantenha o seu curto e focado nas necessidades do seu leitor. Comece seu e-mail dizendo ao destinatário como você abordará o ponto de dor dele. Por exemplo, se você é um fotógrafo freelancer cobrando taxas modestas, pode começar perguntando ao leitor se ele usa fotografia de banco de imagens porque assume que não pode pagar por imagens personalizadas. Então, informe que você fornece fotos sob medida a preços de banco de imagens. Finalmente, peça para ele dar um próximo passo razoável, como responder.

Aqui está um exemplo:

Assunto: Cansado de fotos de banco de imagens?

Oi, [nome],

Você usa fotografia de banco de imagens no seu site porque está com orçamento apertado? Eu entendo—muitos fotógrafos cobram mais de R$ 5.000 por uma única sessão.

Comecei meu negócio de fotografia para ajudar novas marcas a obter fotografia personalizada sem quebrar o orçamento. Até hoje, ajudei mais de 30 pequenas empresas a obter seu primeiro conjunto de ativos fotográficos de marca por menos de R$ 2.200.

Esse nível de investimento caberia no seu orçamento de marketing?

Obrigado(a) por considerar,

[seu nome]

[cargo, nome da empresa]

[número de telefone]

Melhores práticas para escrever um e-mail profissional

1. Na dúvida, seja formal
2. Escreva como você fala, depois edite
3. Torne-o escaneável
4. Provoque uma resposta específica
5. Verifique duas vezes sua gramática e ortografia
6. Experimente um assistente de IA
7. Verifique duas vezes os detalhes

Uma vez que você esteja confortável com o fluxo de um e-mail adequado, é hora de refinar sua técnica. Aqui estão algumas melhores práticas:

Na dúvida, seja formal

Na comunicação escrita, o tom é tudo. Em última análise, o estilo que você escolher dependerá do destinatário. Se você está enviando um e-mail frio para um estranho ou uma pessoa em posição de autoridade, erre pelo lado formal. É melhor soar respeitoso demais do que não respeitoso o suficiente. Se você está escrevendo para uma conexão pessoal ou um colega, um tom informal provavelmente será mais confortável.

Escreva como você fala, depois edite

Para fazer seus pensamentos fluírem, finja que está falando e escreva o que vem. Então, revise seu rascunho, revisando qualquer linguagem que soe muito informal ou prolixa. Para comunicações formais, troque contrações por formas expandidas.

Torne-o escaneável

Há uma boa chance de seu destinatário escanear seu e-mail em vez de lê-lo completamente.

O uso criterioso de palavras em negrito, quebras de parágrafo e marcadores pode garantir que seu destinatário não perca nenhuma mensagem-chave enquanto está escaneando.

Provoque uma resposta específica

Provocar uma resposta específica pode prevenir confusão e correspondência desnecessária no futuro.

Aqui estão alguns exemplos de provocações:

• "Se você tiver interesse, me avise sua disponibilidade na próxima semana."
• "Me avise até 20 de janeiro se você gostaria de participar."
• "Você teria alguma pergunta sobre o plano que sugeri?"

Verifique duas vezes sua gramática e ortografia

O que prejudicará sua credibilidade instantaneamente? Erros de digitação. Revisar para encontrar e corrigir erros ortográficos e de digitação pode poupá-lo dessa vergonha.

Aqui estão algumas dicas de revisão:

• Vá devagar. Leia mais devagar que o usual para capturar erros.
• Comece do final. Leia cada frase em ordem reversa. Isso desencoraja seu cérebro de autocorrigir ou focar em ideias em vez de gramática.
• Leia em voz alta. Isso ajudará você a capturar frases estranhas.

Você também pode usar ferramentas para identificar erros ortográficos e gramaticais.

Experimente um assistente de IA

Se você sofre de bloqueio de escritor ou precisa de ajuda para ser conciso, ferramentas de IA como o ChatGPT podem ajudar.

Para o melhor resultado, forneça prompts específicos com amplo contexto. Diga à IA quem você é, para quem está escrevendo e por quê. Se você não está satisfeito com o primeiro rascunho da IA, peça para ela escrever novamente com ajustes específicos. Ao usar IA, sempre esteja preparado para verificar os resultados quanto à precisão e editar com sua própria voz.

Verifique duas vezes os detalhes

Revise esta lista de verificação antes de clicar em enviar:

• Nome do destinatário. Verifique duas vezes como você escreveu o nome e endereço de e-mail do destinatário, revisando a assinatura de e-mail em correspondências passadas ou verificando o site da empresa ou perfil do LinkedIn.
• Endereço de e-mail do destinatário. Certifique-se de que está enviando e-mail para um endereço ativo. Isso pode exigir confirmar que seu destinatário ainda está na empresa na qual você quer contatá-lo.
• Anexos. Se você menciona anexos, certifique-se de incluí-los, primeiro abrindo cada um para confirmar que são os arquivos corretos.