O que é gestão de recursos? Definição e guia

Embora gerar vendas e obter lucro sejam objetivos primários de praticamente qualquer empresa, é importante lembrar que vendas e lucros são o resultado de uma longa série de decisões. Antes de chegarem às mãos dos seus clientes, seus produtos precisam passar por várias outras etapas, incluindo pesquisa e desenvolvimento, testes, fabricação, marketing e logística. O sucesso em todas essas etapas depende de uma gestão eficaz de recursos.

Neste guia, você aprenderá a definição de gestão de recursos, por que ela é importante e como usar as principais técnicas de gestão de recursos para administrar seu negócio de forma mais lucrativa e eficiente.

O que é gestão de recursos?

A gestão de recursos, ou planejamento de recursos, é o processo pelo qual as empresas planejam, programam e alocam recursos para alcançar o maior valor organizacional. Esses recursos podem ser intangíveis, como habilidades e tempo, ou tangíveis, como equipamentos, materiais e recursos financeiros.

Essencialmente, gestão de recursos significa planejar para que os recursos certos sejam designados às tarefas certas no momento certo. Gerenciar recursos envolve criar cronogramas e estabelecer orçamentos para pessoas, projetos, equipamentos e suprimentos.

Por que a gestão de recursos é importante?

O processo de gestão de recursos é fundamental para o sucesso de qualquer negócio porque reduz custos e elimina esforços desnecessários. Ao seguir técnicas de gestão de recursos, você obtém insights sobre o que é necessário para concluir produtos e entregar projetos, além das habilidades para fazer isso acontecer independentemente de fatores externos.

A gestão de recursos:

• Elimina desperdícios: Com a gestão adequada de recursos, você pode maximizar a eficiência dos recursos em diversas categorias, garantindo que nenhum equipamento, espaço ou material no qual você investiu fique sem uso.
• Otimiza o tempo: O planejamento de recursos garante que os membros da equipe que você contratou compreendam seus papéis e dediquem seu tempo a projetos que agregam mais valor. Em vez de aceitar tudo, os gestores de recursos podem programar e priorizar projetos com base em dados em tempo real.
• Minimiza riscos: A má alocação de recursos pode levar a situações em que uma empresa não possui recursos disponíveis suficientes (como mão de obra, matérias-primas, equipamentos) para atingir seus objetivos ou cumprir suas obrigações. A gestão de recursos reduz esse risco.
• Maximiza o lucro: Mesmo que suas vendas sejam altas e sua precificação seja perfeita, uma gestão inadequada de recursos pode resultar em custos excessivos em etapas anteriores, prejudicando sua margem de lucro.

Áreas da gestão de recursos

Embora seja frequentemente usada em referência à gestão de projetos, a gestão de recursos se aplica a muitas outras áreas da administração empresarial. Uma pequena empresa, em particular, prestará atenção à gestão de recursos em várias áreas:

• Finanças – Conseguimos arcar com as despesas atuais? Podemos investir em novos equipamentos ou treinamento de funcionários? Nossas fontes de financiamento são confiáveis?
• Pessoal – As habilidades dos nossos colaboradores estão alinhadas com o trabalho em questão? Se não, devemos treiná-los ou contratar novos membros da equipe? Teremos funcionários suficientes se conseguirmos aquele novo cliente e, em caso afirmativo, que habilidades essas pessoas precisarão ter?
• Espaço físico – O escritório ou espaço de produção da empresa está configurado para que outros recursos possam ser gerenciados com máxima eficiência? Estamos expandindo muito rapidamente em relação à demanda pelos nossos produtos, ou não rapidamente o suficiente?
• Equipamentos – Temos os equipamentos necessários para fazer o que é exigido da forma mais econômica? Se sim, estamos aproveitando todo o potencial desses equipamentos para alcançar nossos objetivos?
• Tecnologia – Que softwares ou dispositivos nossos funcionários precisam para se comunicar efetivamente e executar tarefas? Os recursos financeiros devem ser realocados para financiar o que está faltando?

Técnicas de gestão de recursos

Os gestores de recursos empregam diversas técnicas para otimizar a alocação. Existem várias maneiras de abordar a gestão de recursos. Três das técnicas mais populares são o nivelamento de recursos, a suavização de recursos e a previsão de recursos.

Nivelamento de recursos

O nivelamento de recursos é uma técnica de gestão projetada para evitar escassez ou excesso de estoque, mantendo os recursos do projeto em um nível que evita ambos os problemas. Softwares especializados em gestão de recursos podem ajudar a determinar esse nível com ferramentas que usam dados em tempo real para fornecer previsões de recursos e gerenciamento de riscos.

O nivelamento de recursos também é usado em referência ao tempo necessário para concluir um projeto. Com o nivelamento, as datas de início e término são ajustadas para que se alinhem com a disponibilidade de recursos. O nivelamento pode estender o cronograma do projeto, mas com o objetivo de eliminar custos excessivos ao longo do caminho.

Suavização de recursos

A suavização de recursos é uma solução de gestão que depende do cronograma. Ou seja, a suavização de recursos tenta cumprir um prazo específico evitando picos e vales nos recursos. Enquanto o nivelamento de recursos foca em alcançar a quantidade certa de cada recurso, o objetivo da suavização é manter uma taxa constante de demanda e/ou utilização de recursos ao longo do tempo.

Previsão de recursos

Enquanto muitas técnicas de gestão de recursos se preocupam com a alocação de recursos no presente, a previsão de recursos prediz os recursos necessários no futuro e cria um plano de gestão para considerá-los. Usando sua capacidade atual, projetos futuros e tendências externas, soluções precisas de previsão ajudam gestores de projeto a identificar conflitos e oportunidades futuras para garantir que sua alocação e utilização de recursos estejam alinhadas com seus objetivos de longo prazo.

Em seu nível mais simples para pequenas empresas, a gestão de recursos trata de garantir que uma empresa esteja usando seus talentos e materiais de forma inteligente e eficaz.