Orçamento para pequenas empresas: como usar seu dinheiro com inteligência

Como dono de um negócio, você enfrenta muitos desafios, mas fazer o orçamento de uma pequena empresa pode ser um dos maiores. Descobrir o que você precisa incluir e estimar as informações financeiras corretas já é complicado o suficiente, e ainda é preciso organizar tudo em um orçamento estruturado.

Mas fazer o orçamento não deveria assustar você. Na verdade, deveria dar a você mais controle.

Ter um orçamento é fundamental para criar um negócio bem-sucedido e sustentável, e não é tão complicado quanto você pode imaginar. Continue lendo para entender por que você deveria ter um e como gerenciar o orçamento de uma pequena empresa, para que você sempre saiba para onde seu dinheiro está indo.

Por que o orçamento para pequenas empresas é importante

Antes de começar, você pode estar curioso sobre por que o orçamento é tão essencial, especialmente quando seu negócio é pequeno ou está apenas começando.

Um orçamento empresarial é algo que você atualiza regularmente, oferecendo a melhor visão geral de como serão as finanças futuras da sua marca. Você o preenche com suas despesas do dia a dia, a receita futura e os investimentos próximos, e isso ajudará você a se preparar melhor para alcançar seus objetivos de longo prazo.

Alguns exemplos de como um orçamento empresarial pode ajudar incluem:

• Identificar oportunidades para aumentar sua receita
• Identificar áreas para cortar gastos
• Prever meses mais lentos para evitar dívidas
• Reinvestir fundos não utilizados
• Tornar seu negócio lucrativo
• Manter suas finanças em ordem para possíveis empréstimos ou investidores

Em resumo, ter um orçamento para o seu negócio ajuda você a tomar decisões financeiras mais bem informadas. Isso significa que você entende melhor onde gasta, e o orçamento destaca oportunidades onde você poderia crescer.

Agora que você sabe por que um orçamento é importante, siga os passos abaixo para criar um orçamento que ajudará você a ficar por dentro de suas finanças e manter seu negócio sólido e estável.

1. Adicione todas as suas fontes de receita

O primeiro passo na preparação de um orçamento para uma empresa é examinar todas as suas fontes de renda. Isso permite que você veja quanto dinheiro está entrando todo mês.

Se você administra uma loja online e essa é sua única fonte de receita, então tudo que você precisa são esses números de vendas. No entanto, dependendo do seu modelo de negócio, você pode precisar considerar coisas como:

• Vendas de feiras comerciais
• Vendas de uma loja física
• Taxas de consultoria
• Projetos freelance

Depois de identificar toda a renda, é hora de calcular sua receita mensal. Lembre-se de que você quer calcular seus números de receita — você não precisa calcular o lucro nesta etapa.

Idealmente, você somará a renda dos últimos 12 meses ou o máximo de tempo possível, mas você sempre pode fazer estimativas informadas se seu negócio for mais novo. Quanto mais tempo você estiver no negócio, mais dados você terá para analisar, e mais fácil será para você começar a identificar tendências e padrões. Por exemplo, identificar mudanças sazonais que resultam em meses mais lentos. Saber disso significa que você pode se preparar melhor para esses momentos.

2. Descubra seus custos fixos

Com sua receita calculada, você tem o valor total. Agora é hora de considerar seus custos fixos.

Seus custos fixos são as despesas recorrentes do seu negócio. Elas podem ser despesas semanais, mensais ou anuais, por isso é importante identificar todas elas cuidadosamente — é por isso que olhar para os últimos 12 meses pode ser vantajoso. Se você tem uma conta de gestão financeira empresarial, você terá uma boa separação entre suas contas pessoais e empresariais. Será simples verificar seu histórico de transações para identificar quaisquer pagamentos regulares que você faz.

Alguns exemplos incluem:

• Aluguel
• Internet e telefone
• Suprimentos
• Seguro
• Folha de pagamento
• Hospedagem de site

Se seu negócio é novo, o ideal é usar custos projetados, como seu aluguel mensal, suas contas de consumo estimadas, e assim por diante. Após ter todos os seus custos fixos, some-os e você terá seu total de custos fixos mensais.

3. Considere os custos variáveis

Depois de somar seus custos fixos, o próximo passo é pensar nas despesas variáveis. Como o nome indica, estes são custos recorrentes, mas o valor não é fixo e pode variar de um mês para o outro, dependendo de muitos fatores. 

Os custos variáveis podem incluir:

• Materiais
• Custos de envio e entrega
• Utilidades
• Custos de viagem
• Freelancers
• Custos de marketing
• Cursos de treinamento e desenvolvimento profissional

Ao listar seus custos variáveis, você pode começar a identificar custos que poderia facilmente cortar durante meses mais lentos, quando for preciso reduzir gastos. Por outro lado, você também terá uma boa ideia do momento ideal para aumentar gastos variáveis para investir em seu negócio. Cursos de treinamento e custos de marketing são bons exemplos disso.

4. Considere gastos únicos e investimentos futuros

A próxima categoria de despesas para um orçamento empresarial são aquelas coisas que acontecem com pouca frequência, mas ainda precisam ser contabilizadas. 

Itens nesta categoria podem ser novos equipamentos, como laptops ou impressoras de etiquetas — estes não são itens que você compra a cada seis meses, mas provavelmente aparecerão a cada dois anos. E quando você considerar que esses gastos únicos são geralmente para coisas cruciais para o funcionamento do seu negócio, você perceberá por que é essencial reservar um orçamento para eles.

5. Tenha um fundo de contingência

Este passo anda de mãos dadas com o anterior — fazer um orçamento para custos inesperados é algo que não pode ser deixado de fora. 

Administrar um negócio é complexo, e há muitos aspectos a considerar. Também é totalmente compreensível — e provável — que um custo inesperado surja. Talvez uma peça importante de maquinário quebre inesperadamente durante seu período mais movimentado, ou talvez um acidente tire sua van de circulação. 

Esses tipos de eventos imprevisíveis são estressantes o suficiente por si só, mas ter dinheiro orçado e reservado para eles ajudará a aliviar o estresse. 

Quando seu negócio ainda não está no estágio em que é viável ter uma quantia de dinheiro parada em um fundo de emergência, outros serviços podem ajudar, incluindo um financiamento para pequenas empresas. No entanto, um fundo de contingência sólido oferece um pouco mais de proteção e conforto.

6. Faça as contas e encontre sua margem de lucro

Depois de anotar toda a sua renda e suas várias despesas, você precisa juntar tudo e criar sua demonstração de lucros e perdas.

Primeiro, some todas as suas fontes de renda e, em seguida, some todas as suas despesas. Você deve terminar com dois números. Em seguida, subtraia suas despesas totais da sua receita total, e você terá um número positivo (lucro) ou um número negativo (prejuízo).

Aqui está um exemplo de orçamento de pequena empresa:

Se você vir um prejuízo, não desanime. Nem todas as pequenas empresas são lucrativas todos os meses. Ao fazer um orçamento empresarial, você se colocou em uma posição para analisar melhor todas as suas finanças. Talvez agora você possa identificar áreas onde pode cortar custos e ver onde gera mais renda, para investir mais recursos nessas áreas.

Para negócios que estão tendo um lucro alto, estude seu orçamento para encontrar áreas onde você pode fazer investimentos para otimizar e escalar. Talvez isso signifique cursos de treinamento ou novos softwares, ou talvez marketing ou pesquisa e desenvolvimento de novos produtos.

7. Defina seu orçamento para os próximos meses

Com todo esse trabalho feito, você agora tem algo que documenta com precisão as finanças do seu negócio. Embora isso seja incrivelmente útil e possa ajudar a tomar decisões financeiras sólidas, um bom orçamento é voltado para o futuro e deve ajudá-lo a planejar investimentos futuros — ou evitá-los.

Embora seja impossível saber precisamente quais serão suas receitas e despesas futuras, você será capaz de fazer estimativas relativamente precisas se tiver o histórico dos anos e meses anteriores. Se seu negócio é novo, comece fazendo estimativas conservadoras e bem fundamentadas. Você pode revisar e refinar seu orçamento para que ele se torne mais preciso com o tempo.

Dedique algum tempo criando seu documento de orçamento voltado para o futuro usando a demonstração histórica de lucros e perdas que você criou com os passos acima, incluindo toda receita e despesas.

Considere coisas como quando peças-chave de equipamento foram compradas pela última vez e reserve um orçamento para comprar novos itens ou pagar por uma revisão profissional.

Dê uma olhada nas tendências e padrões que você viu no ano passado e faça planos em seu orçamento de acordo. Por exemplo, se você vende mochilas infantis, você pode ver que a temporada de volta às aulas é um dos seus períodos mais movimentados. Você pode usar essa informação para decidir se quer contratar mais funcionários durante este período, aumentar seu orçamento de marketing ou estender seu horário de funcionamento.

Não pare agora, continue acompanhando seu orçamento

Se você completou todos esses passos, agora deve ter um orçamento abrangente e voltado para o futuro, baseado em seus dados financeiros históricos.

Mas não pare por aí!

Um orçamento empresarial não é algo do tipo "configure e esqueça". Ele precisa ser mantido atualizado e o mais preciso possível para ser realmente útil. Como dono de um negócio, você provavelmente tem um milhão de outras coisas que também precisam de sua atenção, então encontre um sistema de orçamento que funcione para você.

Se você é um novo dono de negócio ou tem tempo, mas não dinheiro, para investir no seu orçamento, reserve um tempo toda semana para manter o orçamento atualizado. Crie pastas e processos para qualquer coisa relacionada ao orçamento, para que você não perca tempo procurando recibos perdidos ou dados de vendas.

Se você quer investir uma pequena quantia de dinheiro, pague por uma assinatura de software de contabilidade para pequenas empresas. Ele se integrará com sua loja online e pode ser configurado para rastrear automaticamente suas entradas e saídas.

Finalmente, para muitos donos de pequenas empresas, contratar um contador pode valer o investimento, para que ele possa gerenciar seu orçamento e informar você sobre coisas como se os gastos estão no caminho certo e o quanto você precisa reservar para os impostos da empresa.

Conclusão

Criar um orçamento empresarial pode ser intimidador, mas, como você acabou de descobrir, não é tão difícil quanto você imagina.

Investir um pouco de tempo vai gerar um documento que revela seus padrões de receita e gastos. E, usando o que você descobrir, você estará em uma posição melhor para manter suas dívidas no mínimo, maximizar seus lucros e proteger sua pequena empresa de quaisquer desafios que possam surgir.