Бухучет малого бизнеса в 2026 году: руководство и инструменты

Запуск малого бизнеса означает, что на вас ложатся новые обязанности по ведению бухгалтерского учета. И хотя управление финансами — не самая увлекательная часть работы магазина, без него невозможно обеспечить долгосрочный рост и устойчивость бизнеса.

Грамотный бухгалтерский учет помогает отслеживать, откуда приходят деньги и на что они тратятся, точно рассчитывать налоги и своевременно подавать отчетность. Понимание финансовой ситуации позволяет принимать более взвешенные решения и увеличивать прибыль.

В этом руководстве вы найдете все, что нужно знать о бухгалтерском учете в малом бизнесе, включая лучшие инструменты для эффективного управления финансами.

Что такое учет в малом бизнесе?

Учет в малом бизнесе — это систематическое отслеживание, измерение и организация финансовой деятельности компании. Он включает запись финансовых операций, сверку банковских счетов, расчет заработной платы, учет запасов и работу с налогами.

13 шагов ведения учета в малом бизнесе

1. Откройте банковский счет для малого бизнеса
2. Создайте кредитную историю бизнеса
3. Разработайте систему бухгалтерского учета
4. Отслеживайте расходы бизнеса
5. Настройте расчет заработной платы
6. Изучите налоги на импорт
7. Выберите способы оплаты
8. Настройте процедуры косвенного налогообложения
9. Изучите налоговые обязательства
10. Рассчитайте валовую маржу
11. Получите финансирование для бизнеса
12. Найдите надежных партнеров по учету
13. Периодически пересматривайте методы учета

1. Откройте банковский счет для малого бизнеса

Отдельный банковский счет для бизнеса защищает личные активы в случае банкротства, судебных разбирательств или проверок. Он также упрощает ведение финансовой отчетности и повышает шансы на получение финансирования от кредиторов или инвесторов.

Для открытия корпоративного банковского счета обычно требуются:

• зарегистрированное название бизнеса;
• документы о государственной регистрации (если применимо);
• лицензии на ведение деятельности;
• дополнительные документы, перечень которых можно уточнить в выбранном банке.

Рекомендуется начать с расчетного счета, а затем при необходимости открыть накопительные счета для управления денежным потоком и планирования налогов. Многие предприниматели откладывают около 25% дохода на налоги, а компаниям с высокой прибылью может потребоваться резервировать до трети дохода.

2. Создайте кредитную историю бизнеса

Новому предпринимателю корпоративная кредитная карта помогает сформировать кредитную историю бизнеса. Она может понадобиться для получения финансирования или оплаты крупных закупок. Использование отдельной карты также упрощает разделение личных и деловых средств.

Выбирая корпоративную кредитную карту, ориентируйтесь на характер ваших деловых операций. Если бизнес связан с путешествиями, подойдут карты с бонусами за поездки.

3. Разработайте систему бухгалтерского учета

Система бухгалтерского учета в электронной коммерции помогает отслеживать финансовое состояние бизнеса. Как правило, предприниматели используют два основных варианта ведения учета:

1. Самостоятельное ведение учета с помощью специализированных программ или электронных таблиц
2. Работа с бухгалтером — штатным или по договору

Также необходимо выбрать метод учета:

• Кассовый метод — доходы и расходы фиксируются при фактическом движении денежных средств
• Метод начисления — операции отражаются в момент их возникновения, независимо от движения средств; метод требует учета дебиторской и кредиторской задолженности.

Выбор метода учета и налогового режима зависит от требований законодательства конкретной страны и масштаба бизнеса.

4. Отслеживайте расходы бизнеса

Отслеживание расходов помогает контролировать рост бизнеса, формировать финансовые отчеты, учитывать вычеты и готовить точные налоговые декларации. Ведение записей всех трат дает более точное представление о финансовом состоянии компании.

Предпринимателям рекомендуется вести учет по следующим ключевым категориям расходов:

1. Питание и деловые встречи. При проведении представительских встреч в ресторане отмечайте на чеке участников и цель мероприятия — это упрощает классификацию расходов.
2. Командировки. Сохраняйте чеки для документирования деловой активности в поездках. Командировочные расходы часто требуют дополнительного обоснования.
3. Использование транспорта. Записывайте, когда и с какой целью транспорт используется для бизнеса. В некоторых случаях подробные журналы поездок позволяют сократить налоги.
4. Деловые подарки. Фиксируйте характер подарка и контекст вручения — это влияет на классификацию расходов.
5. Домашний офис. Если вы работаете из дома, часть расходов на офисные площади, интернет и связь может относиться к бизнесу в зависимости от местных правил.

5. Настройте расчет заработной платы

По мере роста интернет-магазина может возникнуть необходимость привлекать помощников. Для начала определитесь, будете ли вы нанимать сотрудников или работать с независимыми подрядчиками.

Для сотрудников:

• установите график выплат;
• настройте расчет налогов;
• подумайте об использовании программ или сервисов для расчета заработной платы — бухгалтерские инструменты включают такие функции.

Для независимых подрядчиков:

• тщательно отслеживайте все выплаты;
• фиксируйте контактную договорную информацию для налоговых целей;
• учитывайте требования к отчетности, которые могут применяться в конце отчетного периода.

6. Изучите налоги на импорт

Если вы импортируете товары или продаете за пределы своей страны, важно разобраться с налогами и таможенными пошлинами — особенно актуально это для дропшиппинг-бизнеса. Shopify Markets помогает:

• оценивать импортные сборы
• рассчитывать дополнительные платежи при оформлении заказа
• подготавливать документы для таможенного оформления
• снижать риск неожиданных сборов для покупателей.

Подробные требования к импортным налогам и пошлинам зависят от страны и регулируются местными таможенными органами.

7. Выберите способы оплаты

По мере роста бизнеса вам понадобятся надежные способы приема платежей. Shopify Payments позволяет принимать оплату с кредитных и дебетовых карт без подключения сторонних платежных провайдеров.

Если вы используете другие платежные системы, важно сравнить их комиссии и условия обслуживания:

• процент от суммы плюс фиксированная комиссия за транзакцию
• фиксированные комиссии за каждую операцию
• ежемесячная подписка с неограниченным количеством транзакций.

Shopify Payments также поддерживает онлайн-платежи и продажи в офлайн-точках через Shopify POS. Это позволяет принимать бесконтактные платежи, оплату с цифровых кошельков и оформлять рассрочку с Shop Pay. Все данные по операциям автоматически отображаются в админ-панели Shopify.

«Shop Pay Installments теперь составляет 6,5% нашего валового объема товаров, — говорит Уилл Бек, директор по развитию бизнеса в Pillow Cube. — Мы также наблюдаем стабильный рост средней стоимости заказа».

8. Настройте процедуры косвенного налогообложения

Правила косвенного налогообложения, такие как налог с продаж или НДС, различаются для онлайн- и офлайн-продаж. В традиционной рознице налог обычно рассчитывается исходя из местоположения продавца, тогда как в интернет-магазинах могут применяться правила, связанные с местонахождением покупателя.

Требования к регистрации, ставкам и отчетности зависят от стран, объема продаж и характера бизнеса. В случае международной торговли правила могут отличаться от внутренних и существенно варьироваться между регионами.

Чтобы избежать ошибок и несоответствий, рекомендуется обсудить применимые требования с бухгалтером или налоговым консультантом, знакомым с законодательством вашего рынка.

9. Изучите налоговые обязательства

Налоговые обязательства бизнеса зависят от его юридической структуры и выбранного налогового режима. В некоторых случаях доходы бизнеса декларируются вместе с личными доходами владельца, а в других — компания считается отдельным налогоплательщиком и подает отчетность самостоятельно.

По мере роста бизнеса налоговая нагрузка и требования к отчетности могут усложняться. Работа с бухгалтером или налоговым консультантом помогает избежать ошибок, сэкономить время и снизить риски, особенно если вы не уверены в нюансах налогового законодательства.

10. Рассчитайте валовую маржу

Валовая маржа показывает, сколько средств остается у бизнеса после покрытия прямых затрат на производство товара или оказание услуги. Этот показатель помогает оценить устойчивость бизнеса и понять, достаточно ли доходов для покрытия остальных расходов и дальнейшего роста.

Чтобы рассчитать валовую маржу в процентах, вычтите себестоимость проданных товаров из выручки, а затем разделите результат на выручку. Себестоимость обычно включает расходы на материалы, производство и прямые трудозатраты, непосредственно связанные с созданием продукта или услуги.

Валовая маржа (%) = (выручка - себестоимость) / выручка

💡 Совет: для быстрых расчетов используйте бесплатный калькулятор маржи прибыли.

11. Получите финансирование для бизнеса

Рост бизнеса часто требует дополнительного финансирования. Капитал может понадобиться для разработки новых продуктов, закупки запасов, открытия торговых точек, найма персонала или управления сезонными колебаниями и неожиданными спадами продаж.

Большинство кредиторов требуют финансовые отчеты, включая баланс, отчет о прибылях и убытках, а иногда и отчет о движении денежных средств. Shopify Capital предлагает альтернативный способ финансирования для продавцов Shopify — средства предоставляются на основе истории продаж магазина с погашением за счет будущей выручки.

Перед привлечением финансирования важно рассчитать рентабельность инвестиций, сравнив ожидаемые расходы на заем, прогнозируемую выручку и процентные издержки. Чтобы оценить пользу финансирования, воспользуйтесь калькулятором бизнес-кредита.

12. Найдите надежных партнеров по учету

Работа с квалифицированными специалистами по финансам помогает эффективнее управлять деньгами и планировать рост бизнеса. В зависимости от задач вам могут понадобиться следующие специалисты:

• Сертифицированный бухгалтер привлекается для проверок и финансовой отчетности, а также для решения сложных учетных задач.
• Бухгалтер-операционист ведет ежедневный учет операций, сверяет счета, классифицирует расходы и управляет дебиторской и кредиторской задолженностью.
• Налоговый консультант помогает с подготовкой налоговой отчетности, расчетом платежей и оптимизацией налоговой нагрузки в рамках действующего законодательств.

💡 Совет: Shopify Partners связывает вас с экспертами по налогообложению, которые могут упростить процесс учета для вашего бизнеса.

13. Периодически пересматривайте методы бухучета

На ранних этапах работы бизнеса может быть достаточно простой электронный таблицы. Однако по мере роста компании финансовые процессы усложняются, и могут потребоваться более продвинутые решения — специализированные бухгалтерские сервисы или программное обеспечение.

Регулярно оценивайте, сколько времени и ресурсов уходит на ведение учета и какую нагрузку это создает для бизнеса. Переход на более подходящую систему или привлечение специалистов может освободить время, снизить операционные затраты и помочь сосредоточиться на развитии бизнеса.

Лучшие программы учета для малого бизнеса

Программы учета для малого бизнеса помогают эффективно отслеживать финансы и упрощают повседневные операции. После подключения к банковским счетам они автоматически категоризируют транзакции и отражают их в плане счетов. Это позволяет контролировать баланс, анализировать доходы и расходы, оценивать прибыль и планировать налоги.

При выборе программы учета обратите внимание на следующие возможности:

• Интеграция с платформой электронной коммерции и сторонними инструментами
• Расширенная отчетность по запасам и расходам для мониторинга финансового состоянии бизнеса
• Поддержка косвенных налогов (например, НДС или налога с продаж) для упрощения расчетов и отчетности
• Надежная служба поддержки, включая круглосуточное обслуживание и обучающие материалы.

Существует множество решений для учета, которые интегрируются с платформами электронной коммерции и подходят для малого бизнеса. Вот несколько популярных вариантов:

Xero

Xero — облачная система бухгалтерского учета, разработанная для малого и растущего бизнеса. Она обеспечивает наглядное представление о финансовом состоянии компании и позволяет работать с любого устройства. Расширенные функции помогают отслеживать денежные потоки, транзакции и другие ключевые финансовые показатели.

Преимущества:

• учет запасов и складских остатков;
• прозрачная ценовая политика;
• интеграция с крупными банками;
• настраиваемые и наглядные финансовые отчеты;
• база контактов и сегментация;
• расчет заработной платы;
• мобильное приложение;
• банковская сверка;
• интеграция с Shopify.

QuickBooks Online

QuickBooks Online от Intuit — это облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое помогает отслеживать доходы и расходы, управлять счетами и контролировать финансовые показатели бизнеса. Система отображает затраты (например, на запасы и обслуживание) наряду с динамикой продаж и автоматически обновляет данные при изменении остатков товаров. Программа поддерживает непрерывный учет запасов и интегрируется с Shopify, что упрощает консолидацию финансовых данных.

Преимущества:

• мобильное приложение;
• облачная архитектура;
• отслеживание пробега (зависимости от региона);
• управление расчетами с подрядчиками;
• учет запасов;
• разделение деловых и личных расходов;
• интеграция с Shopify.

Wave

Wave — это веб-платформа для бухгалтерского учета, ориентированная на малый бизнес. Она позволяет подключать банковские счета и платежные сервисы для просмотра транзакций в реальном времени. Платформа формирует базовые финансовые отчеты, включая данные по дебиторской задолженности, баланс, отчет о прибылях и убытках, а также отчет о косвенных налогах.

Преимущества:

• доступность;
• конкурентные комиссии за обработку платежей по картам;
• бесплатный базовый учет и сканирование чеков;
• отсутствие ограничений на количество транзакций и выставляемых счетов;
• неограниченное количество пользователей;
• мобильное приложение.

FreshBooks

FreshBooks — облачная программа учета и управления счетами, которая осуществляет контроль за расходами, основной учет и базовое ведение отчетности для малого бизнеса.

Преимущества:

• простота использования;
• прозрачные цены;
• настраиваемые счета;
• качественная поддержка пользователей;
• интеграция с Shopify.

Знайте свои показатели и развивайте бизнес

Контроль над финансами бизнеса с самого начала помогает заложить прочную основу для роста бизнеса. От выбора правильных финансовых инструментов до расчета выручки по каждому продукту — каждое финансовое решение формирует будущее бизнеса. Время, потраченное на понимание банковских операций, управление транзакциями и планирование финансирования, помогает выстраивать бизнес более осознанно и эффективно.