Die besten Kassensysteme für kleine Unternehmen – so findest du das passende

Kassensysteme wurden im späten 19. Jahrhundert erfunden. Das erste Patent erhielt 1878 James Ritty, ein Saloon-Besitzer aus Dayton, Ohio. Das erste kommerzielle Modell hieß „Ritty's Incorruptible Cashier" und wurde mit einer Kurbel bedient, die Zahnräder im Inneren der Maschine drehte, um den Verkauf zu registrieren. Der Hauptzweck der ersten Kassensysteme war die Kontrolle von Mitarbeiterdiebstahl – daher die Klingel, die die/den Inhaber:in warnte, wenn die Kassenschublade geöffnet wurde.

Heute haben moderne Kassensysteme ihre Rolle im Geschäftsleben erheblich erweitert. Sie können UPC-Barcodes scannen und verarbeiten, Verkäufe und Aktionen verfolgen, Treueprogramme ermöglichen und natürlich Zahlungen in bar, per Kredit- und Debitkarte akzeptieren. Einige akzeptieren sogar mobile Zahlungen über Smartphones und Smartwatches.

Mit diesen Fortschritten kommt eine Fülle von Auswahlmöglichkeiten zwischen verschiedenen Kassensystem-Optionen. Hier erfährst du, was heutige Kassensysteme leisten können und wie du das richtige für dein kleines Unternehmen auswählst.

Was ist ein Kassensystem?

Ein Kassensystem ist eine mechanische oder elektronische Maschine, die mindestens Verkaufstransaktionen erfasst und verarbeitet sowie Transaktionsnachweise (also Belege) erstellt. Viele Kassensysteme für kleine Unternehmen enthalten auch eine abschließbare Kassenschublade zur Aufbewahrung von Scheinen und Münzen.

Erweiterte Kassensystem-Funktionen reichen von der Berechnung täglicher Verkäufe und Kassenbestände bis zum Export von Verkaufsdaten, der Bereitstellung von Lagersystemen und der automatischen Berechnung von Trinkgeldern. Moderne Kassensysteme werden oft als Point-of-Sale (POS) Systeme bezeichnet.

Wichtige Funktionen für Kassensysteme für kleine Unternehmen

Unter den zahlreichen Funktionen, die moderne POS-Systeme bieten können, sind hier die wichtigsten, die du bei der Suche nach einem Kassensystem für dein kleines Unternehmen berücksichtigen solltest:

• Verkaufserfassung. Das Kassensystem sollte den Gesamtpreis jedes verkauften Artikels berechnen, die Mehrwertsteuer hinzufügen und den geschuldeten Gesamtbetrag zur Abwicklung der Transaktion angeben können.
• Zahlungsabwicklung. Dein System sollte verschiedene Zahlungsarten verarbeiten können, wie Barzahlung, Debit- und Kreditkartenzahlung, kontaktlose Zahlung und Geschenkkarten. Es sollte das geschuldete Wechselgeld berechnen, wenn Kund:innen bar zahlen.
• Belegdruck. Dein System sollte einen Belegdrucker haben, um Kund:innen auf Wunsch einen Beleg zu geben, wie es die örtlichen Gesetze vorschreiben. Alternativ ermöglichen die meisten POS-Systeme auch das Versenden von Belegen per E-Mail.
• Bargeldaufbewahrung. Dein Kassensystem-POS sollte sich mit einer sicheren Kassenschublade verbinden lassen, um Geldscheine und Münzen zu organisieren und aufzubewahren, die für Bartransaktionen benötigt werden.
• Berichterstattung. Das Kassensystem-POS sollte Berichte erstellen können, einschließlich Verkaufsdaten und Cashflow für den Tag. Erweiterte POS-Systeme können detailliertere Berichte zur Überwachung der Geschäftsleistung bereitstellen.

Unterschiedliche Kassensysteme für kleine Unternehmen

Als Kunde/Kundin hast du wahrscheinlich schon verschiedene Zahlungsmethoden erlebt – klobige Maschinen, elegante Tablets oder winzige Kartenschlitze an Telefonen. Hier sind die drei Haupttypen von Kassensystemen für kleine Unternehmen auf dem Markt:

1. Elektronische Registrierkasse (ECR)
2. Point-of-Sale System (POS)
3. Mobiles POS-System

1. Elektronische Registrierkasse (ECR)

Eine elektronische Registrierkasse (ECR) – die einer mechanischen, traditionellen Kasse am nächsten kommt – ist ein einfaches Tischgerät, mit dem du Bar- und Kreditkartenzahlungen einziehst, Steuern berechnest, Belege druckst und tägliche Verkäufe erfasst. Erweiterte ECR-Modelle können einen Barcode-Scanner unterstützen, sodass du Preisinformationen automatisch eingeben kannst.

2. Point-of-Sale System (POS)

Ein Point-of-Sale (POS) System ist ein digitales System, das dir hilft, Bar-, Karten- oder mobile Zahlungen zu akzeptieren und zu verfolgen. Ein POS-Kassensystem kann beim Verfolgen des Lagerbestands und beim Sammeln von Kundeninformationen helfen. Es kann auch steuerliche und geschäftliche Funktionen ausführen wie Geldtransfers zu deiner Bank, Cashflow-Verfolgung, Erstellung von Verkaufsberichten, Visualisierung von Kundendaten und Mitarbeiterverwaltung.

Ein POS-System kann vollständig digital sein. Moderne Systeme wie Shopify POS speichern deine Geschäftsdaten sicher in der Cloud, sodass du dich von jedem Gerät aus anmelden und darauf zugreifen kannst.

Das Beste an einem POS-Kassensystem ist, dass es an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden kann. Wenn du beispielsweise ein stationäres Geschäft und eine E-Commerce-Website betreibst, kannst du Abholung im Geschäft einrichten, damit Käufer:innen ein Produkt online durchsuchen und kaufen und es dann in deinem Geschäft abholen können, um Versandkosten zu sparen.

3. Mobiles POS-System

Ein mobiles POS-System ist im Wesentlichen dasselbe wie ein POS-System, ist aber darauf ausgelegt, Zahlungen zu akzeptieren und Kund:innen überall dort zu bedienen, wo sie sich befinden. Einige Optionen, wie Tap to Pay auf iPhone für Shopify POS, machen Hardware völlig überflüssig. Du kannst alle kontaktlosen Kartenzahlungen nur mit deinem iPhone akzeptieren.

Da NFC-Mobile-Zahlungen immer beliebter werden, entscheiden sich viele Kund:innen dafür, mit einem einfachen Tippen ihrer Karte oder mobilen Geldbörse zu zahlen. Wenn du Bargeld akzeptieren möchtest, benötigst du ein Kassensystem oder eine Kassenschublade, um Wechselgeld geben zu können.

Mobile POS-Systeme eignen sich am besten für Inhaber:innen kleiner Unternehmen, die keinen festen Standort haben, wie eine/ein Schmuckhersteller:in auf einem örtlichen Kunsthandwerkermarkt.

8 Faktoren bei der Auswahl eines Kassensystems

Die Berücksichtigung der folgenden Faktoren kann dir helfen, die richtige Wahl für deinen Betrieb zu treffen:

1. Unternehmensgröße
2. Unternehmensart
3. Formfaktor
4. Funktionalität
5. Sicherheit
6. Integrationen und Kompatibilität
7. Kosten
8. Benutzerfreundlichkeit

1. Unternehmensgröße

Die Größe deines Unternehmens und sein Cashflow sind die Hauptfaktoren für die Art des Kassensystems, das du benötigst. Wenn du ein kleines Keramikgeschäft mit einem Dutzend Produkten betreibst, reicht ein Kassensystem-POS mit grundlegenden Funktionen aus, das dir hilft, persönliche Zahlungen zu akzeptieren, Bestellungen zu verwalten und Kundenprofile zu erstellen. Wenn du ein Einzelhandelsgeschäft hast und Personal und Lagerbestand verwalten musst, möchtest du ein POS-System mit robusteren Funktionen.

Berücksichtige nicht nur die aktuelle Größe deines Unternehmens, sondern auch sein Wachstumspotenzial. Wähle ein Kassensystem-POS, das deine Bedürfnisse jetzt und während des Wachstums deines Unternehmens unterstützt.

2. Unternehmensart

Deine Zahlungsabwicklungsanforderungen hängen von der spezifischen Natur deines Betriebs ab. Verkaufst du Waren und musst dich mit Lagerbestand befassen? Oder bietest du eine Dienstleistung an und musst einfach nur Zahlungen für bestimmte geleistete Arbeit akzeptieren? Du könntest Elemente von beidem haben.

Je komplexer dein Betrieb, desto komplexer das erforderliche Kassensystem. In den meisten Fällen hat ein POS-System verschiedene Pläne mit unterschiedlichen Funktionen. Wähle ein System mit Funktionen, die deine Unternehmensart unterstützen.

3. Formfaktor

Berücksichtige deinen Mobilitätsbedarf. Hat dein Unternehmen einen einzigen Verkaufspunkt, der dir ein thekenbasisiertes Kassensystem ermöglicht? Oder musst du unterwegs Zahlungen akzeptieren können? Die meisten POS-Systeme haben Ständer für eine Theken-Checkout-Einrichtung. Andere Hardware wie Shopify POS Go ist handgehalten und enthält einen integrierten Kartenleser und Barcode-Scanner, um dir die Flexibilität zu geben, überall dort zu bedienen und Transaktionen durchzuführen, wo sich deine Kund:innen befinden.

4. Funktionalität

Berücksichtige alle Funktionen, die du zusätzlich zur Zahlungsannahme nutzen könntest. Ein voll funktionsfähiges POS-System ermöglicht es dir, Kundeninformationen, Treueprogramme, Lagerbestand und Verkäufe zu verwalten. Ziehe ein POS-System in Betracht, wenn du denkst, dass du von einigen oder allen dieser Funktionen profitieren könntest.

5. Sicherheit

Ein Kassensystem verwaltet ein wertvolles Unternehmenskapital – Geld – daher ist die Berücksichtigung der Sicherheit ein Muss. Shopify POS ermöglicht es dir beispielsweise zu kontrollieren, welche Mitarbeiter:innen das Kassensystem öffnen können, und lässt dich auch verfolgen, welche Mitarbeiter:innen Bartransaktionen verarbeiten oder deine Kassenschublade ausgleichen.

6. Integrationen und Kompatibilität

Intelligente POS-Systeme können noch mehr Wert und Komfort bieten, wenn sie mit anderer Software wie deiner E-Commerce-Plattform, Buchhaltungssoftware oder Bank oder Zahlungsabwickler integriert sind.

In Bezug auf Hardware-Kompatibilität kommen einige Kassensysteme mit hilfreichen Geräten wie einem Barcode-Scanner, Kartenleser, Belegdrucker und kundenorientierten Display. Einige Kassensysteme sind mit all diesen kompatibel, andere können sie überhaupt nicht verwenden. Finde also heraus, welche POS-Hardware du benötigst, um sicherzustellen, dass du das richtige System wählst.

7. Kosten

Kassensysteme und POS-Systeme kombinieren Hardware und Software, und die Kosten für den Kauf beider variieren. Die meisten POS-Anbieter:innen lassen dich entweder monatlich oder jährlich für ein Abonnement zahlen. Die Gesamtausgaben variieren jedoch je nach Anzahl der Geschäfte, die du hast, den Funktionen, die du benötigst, und der Hardware, die du kaufst.

8. Benutzerfreundlichkeit

Obwohl moderne Kassensysteme und POS-Systeme mit Blick auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt wurden, können erweiterte Systeme ziemlich komplex zu erlernen, zu bedienen und zu warten sein. Berücksichtige auch, wie technikaffin deine Mitarbeiter:innen sind.

Die besten Kassensysteme für kleine Unternehmen

Hier sind die besten Kassensystem-POS-Optionen für ein kleines Unternehmen:

• Shopify. Shopify POS ist die beste Lösung für Unternehmen, die sowohl ein stationäres als auch ein E-Commerce-Geschäft haben. Es ist flexibel, einfach einzurichten und hilft dir, jeden Aspekt deines Unternehmens an einem Ort zu verwalten – Lagerbestand, Kund:innen, Verkäufe, Produkte und mehr. Es ist in deinem Shopify-Plan enthalten, sodass du online und persönlich verkaufen und nur 39 € pro Monat zahlen kannst.
• Royal POS 1500. Das Royal POS 1500 ist ein Kassensystem, das zwischen 700 € und 900 € kostet und Bar- und digitale Zahlungen verarbeiten kann. Es kann auch Barcode-Scanner, RFID-Zahlungen und Belegdrucker unterstützen.
• Square. Square Register ist am bekanntesten für sein mobiles POS-System für kleine Unternehmen und seinen Bluetooth-Kartenleser, der sich mit einem Smartphone oder Tablet verbindet.
• Vend. Vend POS ist eine weitere Option, die Tablet-POS-Systeme für den Einzelhandel anbietet. Das monatliche Abonnementmodell beginnt bei 69 € pro Monat.
• Clover. Clover ist ein weiterer POS-Anbieter für Einzelhandelsunternehmen. Erwarte Zahlungsabwicklungsgebühren ab 2,6 % + 10 Cent pro Transaktion, zusätzlich zur kompatiblen Hardware.