Kostensenkung im Einzelhandel: 18 Wege zur Senkung der Betriebskosten

Die ewige Frage für die meisten Unternehmer:innen lautet: Wie lassen sich Ausgaben reduzieren? Ein wichtiges, aber nicht unbedingt einfaches Thema. Einerseits gibt es verschiedene Wege, Kosten zu senken. Andererseits riskierst du dabei, die Qualität zu opfern.

Für viele Händler:innen ist Produktqualität nicht verhandelbar – auch wenn Kostensenkungen notwendig sind. Eine vernünftige Philosophie, denn Kundenzufriedenheit und -loyalität hängen stark von der Qualität ab.

Glücklicherweise gibt es Kostensenkungsmaßnahmen, die keine Qualitätseinbußen erfordern oder einen Kredit nötig machen. Dieser Leitfaden zeigt 18 Spartipps und Wege zur Reduzierung der Betriebskosten im Einzelhandel.

18 Spartipps für Händler:innen

Der Kostensenkungsprozess erfordert Arbeit, lohnt sich aber für maximale Rentabilität. Hier sind 18 Wege, wie du Einzelhandelskosten senken und Ausgaben für dein Geschäft reduzieren kannst.

1. Vereinheitliche deinen Tech-Stack

Ein Point-of-Sale-System (POS) kombiniert Hardware und Software für dein Geschäft. Statt isolierte Komponenten zu nutzen, bringt die Vereinheitlichung Front- und Back-End-Prozesse in einem zentralen „Gehirn" zusammen.

Shopify beispielsweise vereint Bestell-, Kunden- und Lagerdaten in einem zentralen Betriebssystem. Dieser Ansatz senkt nachweislich die Gesamtbetriebskosten (TCO) um 22 % gegenüber anderen Anbieter:innen und reduziert Tech-Kosten durch den Wegfall mehrerer Systeme und Integrationen.

Beispiel: The Conran Shop, ein Einrichtungshändler, dessen vorheriges System hohe Kosten und Zeitaufwand verursachte. „Unsere größte Frustration war, dass unsere Budgets für die Plattform-Wartung gebunden waren, statt diese Ressourcen für außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu nutzen", sagt Digital Director Richard Voyce.

Das umfangreiche App- und Integrations-Ökosystem war ausschlaggebend für The Conran Shops Migration zu Shopify. Jetzt automatisiert das Unternehmen E-Mail-Marketing, synchronisiert Lagerdaten über alle Verkaufskanäle und verkauft B2B – alles über ein einheitliches System. Resultat: 50 % niedrigere TCO, 54 % höhere Conversion- ate und 23 % mehr E-Mail-Marketing-Umsatz.

2. Prüfe Zahlungsabwicklungsgebühren

Kreditkartenzahlungen verursachen Gebühren, die deine Gewinne schmälern. Verzichte aber nicht komplett darauf – besonders angesichts des globalen Trends zu bargeldlosem Bezahlen.

Analysiere die Anzahl bargeldloser Käufe und deine Abwicklungskosten. Suche nach kostengünstigeren Alternativen. EC-Kartenzahlungen sind meist günstiger zu verarbeiten als Kreditkarten. Zeige Logos beliebter Banken, um Kund:innen an diese Option zu erinnern.

3. Fokussiere auf Kundenbindung statt Neukundengewinnung

Viele Händler:innen konzentrieren sich auf Neukundengewinnung. Doch Kundenbindung kann finanziell lohnender und kostengünstiger für Umsatzsteigerungen sein.

Neukunden zu gewinnen kostet Händler:innen mehr als fünfmal so viel (Link auf Englisch) wie bestehende Kund:innen zu reaktivieren. Stammkund:innen geben auch mehr aus – und dieser Betrag steigt mit der Zeit. Gewinne steigen, Betriebskosten sinken.

Händler:innen können Kundenbindung durch Treueprogramme, Kontaktaufnahme bei Meilensteinen (Jahrestag des letzten Kaufs, Geburtstag) und besseren Kundenservice verbessern. Nutze Daten aus Shopifys einheitlichen Kundenprofilen für personalisierte Omnichannel-Erlebnisse.

Die italienische Streetwear-Marke Slam Jam migrierte zu Shopify (Link auf Englisch) für diese Kosteneinsparungen. Das Team nutzt iPad Pros für First-Party-Daten aus einheitlichen Kundenprofilen. Diese Omnichannel-Strategie führte zu 15 % mehr täglichen Bestellungen und 50 % niedrigeren Setup- und Betriebskosten.

4. Prüfe deine Ausgaben

Händler:innen haben viele Betriebskosten. Manche sind essenziell, andere nur „nice to have". Bewerte diese Ausgaben und vergleiche Kosten mit dem Nutzen für dein Geschäft.

Gehe deine Kontoauszüge durch und kategorisiere jede Ausgabe:

• Gute Kosten: Unvermeidbare Ausgaben wie Internet, Strom und Kreditkartengebühren.
• Schlechte Kosten: Ausgaben, die Gewinne auffressen. Wenn du nur 50 m² deines 200 m²-Ladens nutzt, verschwendest du Geld für Miete, Beleuchtung und Heizung. Erwäge Untervermietung oder Verkleinerung.
• Beste Kosten: Ausgaben, die maximalen Gewinn generieren. Verhandelte Bestpreise mit Lieferant:innen oder Marketing mit hohem ROI.

5. Vermiete deinen Verkaufsraum

Die durchschnittliche Monatsmiete für Einzelhandelsflächen in deutschen Einkaufszentren liegt bei etwa 25-30 € pro Quadratmeter. Vermiete deinen Raum für Events oder andere Händler:innen. Du könntest Gewinne durch Umsatzbeteiligung steigern.

Hast du einen Gemeinschaftsbereich mit Lounge oder vielen Tischen? Vermiete ihn für Events oder Meetings – während oder außerhalb der Öffnungszeiten.

Erwäge auch gesponserte Events mit anderen Händler:innen. Das steigert Laufkundschaft und Umsätze, während es zur Raumfinanzierung beiträgt.

6. Erwäge kleinere Räume mit Showrooming

Bei starken Online-Verkäufen könnte ein kompletter Online-Wechsel sinnvoll sein. Prüfe aber vorher, ob Online-Kund:innen das Ladenerlebnis brauchen. Viele bevorzugen stationären Handel (Link auf Englisch), um Produkte vor dem Kauf zu testen.

Erwäge dann einen Low-Inventory-Store mit Showrooming-Strategie. Reduziere Betriebskosten durch kleinere Räume mit wenigen Kernprodukten. Kund:innen können Produkte testen und online kaufen.

Ist ein ganzjähriger Laden nicht machbar, erwäge Pop-up-Shops für das gewünschte Ladenerlebnis ohne langfristige Mietverträge.

7. Implementiere Just-in-Time-Lagerung

Bei kleineren Läden mit Lagerbestand implementiere Just-in-Time (JIT) Lagermanagement. Statt langfristiger Lagerung ergänzt JIT Bestände kurz vor Bedarf. Das reduziert Lagerraum und verbessert Cashflow.

Du brauchst Verkaufsdaten und starke Lieferant:innen-Beziehungen. Lerne deinen Bestandsbedarf (inklusive Nachfrageschwankungen) und arbeite mit Anbieter:innen, die innerhalb bestimmter Zeitrahmen liefern können.

8. Eröffne einen Online-Shop

Verbraucher:innen werden bis 2027 voraussichtlich 5 Billionen € online ausgeben. Menschen nutzen digitale Kanäle nicht isoliert. Der Anstieg des Omnichannel-Shoppings macht digitale Präsenz wichtiger.

Untersuche typische Customer Journeys. Shopify macht das einfach, indem es Daten in einheitlichen Kundenprofilen sammelt – Treuepunkte online, Gespräche im Laden oder geöffnete E-Mail-Kampagnen. Shopify POS Händler:innen berichten von 150 % Quartalswachstum bei Omnichannel-Verkäufen.

„Vor der Migration zu Shopify gaben wir zehntausende Pfund monatlich nur für Website-Betrieb, Entwickler:innen und maßgeschneiderte Checkouts aus – einfach zu viel Investment", sagt Asher Budwig, Geschäftsführer von Lola's Cupcakes (Link auf Englisch).

„Shopify ermöglichte es uns, Einzelhandels- und Online-Umgebungen zu vereinen und das Kundenerlebnis zu verbessern."

9. Optimiere Fulfillment und Versand

Versand ist notwendig, besonders für Händler:innen mit Online-Shop. So minimierst du diese Kosten:

• Reduziere Kartongrößen. Die meisten Versandunternehmen berechnen nach Größe und Gewicht. Wähle die kleinste Kartonage ohne Transportschäden.
• Nutze Versandtaschen oder Poly-Mailer. Diese sind kleiner und leichter als Kartons, oft günstiger und einfacher zu lagern. Anbieter:innen wie Sticker Mule bieten hochwertige Marken-Versandtaschen.
• Verhandle Tarife mit Versandpartner:innen. Shopify Shipping bietet vorverhandelte Tarife von DHL, UPS und anderen – bis zu 88 % Ersparnis.
• Biete Ladenabholung an. Für Kund:innen in der Nähe: Verzichte auf Versandkosten durch Buy Online, Pickup In-Store (BOPIS) oder Curbside Pickup. Shopifys einheitliche Daten verhindern, dass Kund:innen bei ausverkauften Produkten in den Laden kommen.

Die Haushaltswarenmarke Parachute wechselte zu Shopify für alternative Fulfillment-Lösungen. „Mit Shopify POS haben wir eine einzige Wahrheitsquelle für unser Inventar, was alles viel reibungsloser macht", sagt Gründerin Ariel Kaye.

Diese einheitlichen Lagerdaten ermöglichten alternative Fulfillment-Optionen wie BOPIS – dessen Umsatz in vier Jahren um das Fünffache wuchs (Link auf Englisch). Da alles über ein System läuft, reduzierte Parachute sein Engineering-Team von 15 auf 1 Person und sparte über 1 Million $ Betriebskosten.

10. Nutze Geschäftsbeziehungen

Bist du seit Jahren treue:r Kund:in deiner Anbieter:innen oder Lieferant:innen? Oft können Händler:innen neue, niedrigere Preise für dieselben Produkte verhandeln. Mengenrabatte oder kostenloser Versand sind möglich.

Bei Einkäufen über Zwischenhändler:innen: Versuche direkten Kontakt zu Herstellern. Bei gleichen Verkaufspreisen könntest du Gewinnmargen durch niedrigere Großhandelspreise erheblich steigern.

11. Setze auf Automatisierung

Wiederholbare Aufgaben bieten Automatisierungschancen. Automatisierung hilft Händler:innen Zeit und Aufwand zu sparen, was Kosten reduziert. Sie befreit Mitarbeiter:innen für wirkungsvollere Beiträge zum Geschäftswachstum.

Beispiele automatisierbarer Einzelhandelsaufgaben:

• Bestellungen erstellen, wenn Lagerbestände unter Schwellenwerte fallen
• Feedback-E-Mails nach Käufen versenden
• Ship-to-Customer-Bestellungen zum nächsten 3PL-Lager für schnellere, günstigere Lieferung weiterleiten

💡 Profi-Tipp: Wähle Point-of-Sale-Software (POS) mit Automatisierungen für Lohnabrechnung, Versand, Reporting, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung, Retouren und administrative Aufgaben. Shopify fungiert als zentrales „Gehirn" für Front- und Back-End-Prozesse von einer Plattform.

12. Lagere zeitaufwändige Aufgaben aus

Outsourcing ist ein weiterer Weg, Kosten zu senken und Zeit für repetitive oder wenig profitable Aufgaben zu reduzieren.

Beliebte Outsourcing-Aufgaben:

• Bestellabwicklung. Statt eigener Distributionszentren: Partner mit 3PL-Anbieter:innen für Kommissionierung, Verpackung und Versand.
• Marketing und Werbung. Nutze Freelancer:innen oder Agenturen für Werbung. Sie übernehmen Facebook-Kampagnen bis Content-Marketing-Strategien.
• Administrative Aufgaben. Buchhaltung ist wichtig für Einzelhandelsgeschäfte. Lagere sie an professionelle Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen aus für korrekte Abschlüsse.

13. Überdenke Mitarbeiter:innen-Vergünstigungen

Mitarbeiter:innen-Belohnungen sind großartig. Aber nicht alle Vergünstigungsprogramme müssen aufwändig und teuer sein. Überprüfe dein Leistungspaket auf Einsparmöglichkeiten.

Reduziere beispielsweise Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge um 1 %. Was nach kleiner Ersparnis klingt, summiert sich schnell – besonders bei mehreren Mitarbeiter:innen.

Gleiches gilt für persönliche Ausgaben als Teil deines Leistungspakets, wie monatliche Zuschüsse für Gesundheits- oder Fitnessaktivitäten. Suche lokale Fitnessstudios mit Mengenrabatten. Eine verhandelte 30 €-Mitgliedschaft ist günstiger als ein 50 €-Zuschuss, den Mitarbeiter:innen möglicherweise verschwenden.

14. Optimiere Dienstpläne nach Nachfrage

Mehrere Mitarbeiter:innen bei geringer Laufkundschaft sind unsinnig. Du gibst möglicherweise mehr für Löhne aus, als du täglich umsetzt.

Nutze Shopify-Apps wie Dor für Laufkundschafts-Trends und plane Schichtpläne entsprechend. Sind mittwochs deine schwächsten Tage, brauchst du vielleicht nur eine:n Filialleiter:in und zwei Kassierer:innen.

15. Reduziere Öffnungszeiten

Ständige Öffnung für Laufkundschaft ist verlockend. Aber längere Öffnungszeiten kosten mehr. Beleuchtung, Heizung, Personal und Arbeitskosten müssen berücksichtigt werden.

Erwäge reduzierte Betriebszeiten für niedrigere Kosten. Statt sieben Tage: Schließe montags – historisch der schwächste Tag im stationären Handel. Oder öffne um 11 Uhr für Mittagspausen-Shopper:innen statt frühmorgendliche Zufallskund:innen.

Reduzierte Betriebszeiten unterstreichen die Wichtigkeit deiner E-Commerce-Website. Du willst potenzielle Kund:innen nicht wegschicken. Ermögliche Käufe mit einem Schild an der Tür, das auf deine Website verweist.

16. Biete digitale Belege an

E-Mail-Belege statt Papierschnipsel, die Kund:innen verlieren. Du senkst Druckkosten und sammelst wichtige Kundendaten für E-Mail-Marketing-Kampagnen, um Shopper:innen zurück in den Laden zu locken, mit Produktempfehlungen basierend auf früheren Käufen.

17. Nutze energieeffiziente Geräte

Stationäre Händler:innen können Wartungskosten ihrer physischen Geschäfte reduzieren. Kannst du die Klimaanlage im Sommer niedriger stellen? Hast du energieeffiziente Glühbirnen? Kleine Schritte summieren sich zu großen Einsparungen.

Spare auch bei Laden-Werbung mit QR-Codes über die Shopcodes-App. Shopper:innen scannen Codes mit dem Handy für mehr Informationen auf deiner Website. Website-Texte zu aktualisieren ist einfacher als ständiges Neudruck von Schildern.

18. Sei strategisch bei Rabatten

Rabatte locken Kund:innen zum Kauf. Sie können aber trainieren, nie Vollpreise zu zahlen. Starke Rabatte können Produkte entwerten und Schnäppchenjäger:innen anziehen – während sie Gewinnmargen schmälern.

Das heißt nicht, komplett auf Rabatte zu verzichten. Nutze sie sparsam. Biete Neukund:innen ganzjährig Rabatte, reserviere größere Aktionen für Shopping-Events wie Black Friday Cyber Monday.

Gründe für Kostensenkung im Einzelhandel

Händler:innen suchen typischerweise Kostensenkungen bei folgenden Herausforderungen:

• Finanzielle Belastung. Ein Einzelhandelsgeschäft zu führen, ist emotional herausfordernd. Für manche Kleinunternehmer:innen ist der finanzielle Druck von Mietverträgen, Gehältern und Mitarbeiter:innen-Paketen überwältigend. Kostensenkungen lindern diesen Druck. Durch Bewertung und Reduzierung größter Ausgaben entsteht weniger Verkaufsdruck für deren Finanzierung.
• Schlechte Gewinnmargen. Weniger Ausgaben für Miete, Gehälter oder Mitarbeiter:innen-Leistungen bedeuten mehr Geld auf dem Geschäftskonto. Dieser verbesserte Cashflow gibt vielen Händler:innen finanzielle Sicherheit. Gesunde Gewinnmargen bedeuten, weniger Inventar verkaufen zu müssen und trotzdem Geld nach Geschäftsausgaben zu haben.
• Wirtschaftsabschwung. Die Einzelhandels-Apokalypse ist nicht so katastrophal, wie manche behaupten, aber Daten zeigen eine Verschiebung zum E-Commerce. Mietkosten durch Verkleinerung zu senken bedeutet, sich nicht in jahrelange Mietverträge für Läden zu binden, die Menschen möglicherweise nur begrenzt besuchen können. Das hilft Händler:innen, finanzielle Risiken bei anhaltender wirtschaftlicher Unsicherheit zu mindern.

Muss dein Einzelhandelsgeschäft Kosten senken?

Wie üblich gibt es keine Einheitslösung für Kostensenkung im Einzelhandel bei gleichbleibender Produktqualität. Manche Einzelhandelsgeschäfte haben Raum zum Vermieten für reduzierte Betriebskosten; andere sehen größere Einsparungen durch Automatisierung repetitiver Aufgaben ihrer Verkaufsmitarbeiter:innen.

Löse Probleme in Bereichen, wo deine Kosten den geringsten Wert generieren, damit du mehr Kapital für Geschäftswachstum hast. Das ist der beste Weg, Kosten zu senken und ein profitables Einzelhandelsgeschäft zu führen.