WhatsApp gehört zu den meistgenutzten Messenger-Diensten der Welt. Mit einem WhatsApp-Katalog ergänzt du deinen Onlineshop um ein visuelles Schaufenster, in dem dein Produktsortiment direkt auf WhatsApp erscheint. Kund:innen können Produkte entdecken, Fragen stellen und einen Warenkorb zusammenstellen, ohne die Anwendung zu verlassen.
Wieso einen WhatsApp-Shop einrichten?
Für Händler:innen, die bereits einen Onlineshop betreiben, entsteht daraus ein zusätzlicher Kanal, der Beratung und Verkauf stärker miteinander verbindet. Während die Website strukturiert über Kategorien führt, bietet der WhatsApp-Katalog ein persönlicheres Einkaufserlebnis. Dazu kommt, dass viele Fragen im Chat schneller geklärt werden als per E-Mail. Durch die Nutzung der WhatsApp Business Plattform kannst du zudem Automatisierung, Chatbots und Integrationen nutzen, um deinen Shop nahtlos mit vorhandenen Tools zu verbinden.
WhatsApp Business vs. WhatsApp Business Plattform
WhatsApp bietet Nutzer:innen zwei verschiedene Möglichkeiten, die App in die Unternehmenskommunikation zu integrieren. Kleinere Unternehmen mit bis zu fünf Mitarbeitenden profitieren von der kostenlosen WhatsApp Business App, während größere Firmen die kostenpflichtige WhatsApp Business Plattform (früher: WhatsApp Business API) zur automatisierten Kundenkommunikation nutzen können.
WhatsApp Business hilft dir, datenschutzkonform mit deinen Kund:innen zu kommunizieren und manuell auf Fragen und Anliegen zu antworten. Die WhatsApp Business Plattform ermöglicht automatisierten Kundensupport und den Zugriff auf bestimmte Analyseparameter.
Die WhatsApp Business Plattform greift dabei auf die Unterstützung von Drittanbieter:innen und Business Solution Providern (BSP) zurück, die jeweils unterschiedliche Integrationen und Dienste anbieten.
WhatsApp-Shop Schritt für Schritt einrichten
Damit du deinen WhatsApp-Shop sauber strukturiert aufbauen kannst, findest du hier eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung. Dabei ist es egal, wie groß dein bestehender Onlineshop ist oder welche Produkte du anbietest.
Schritt 1: WhatsApp Business Konto anlegen und Profil komplettieren
Für die Nutzung eines WhatsApp-Shops brauchst du ein WhatsApp Business Konto. Nach der Installation der WhatsApp Business App richtest du dein Unternehmensprofil ein und hinterlegst alle Informationen, die Kund:innen beim ersten Kontakt benötigen. Dazu gehören Impressum, Adresse, Kategorie, Beschreibung, Social-Media-Konten, und E-Mail-Adresse deines Geschäfts, Links zu deinem Onlineshop und dein Logo.
Da das Unternehmensprofil für viele der erste Einstiegspunkt ist, sollte dein Profil einen professionellen Eindruck vermitteln und klar formuliert sein. Kund:innen orientieren sich häufig an der Vertrauenswürdigkeit des Profils, bevor sie eine Nachricht senden oder erste Produkte ansehen.
Schritt 2: Produktkatalog für den WhatsApp-Shop erstellen
Der Produktkatalog ist die zentrale Funktion des WhatsApp-Shops. Er bildet dein Sortiment ab und sollte daher vollständig, übersichtlich und gut strukturiert sein. Produktkataloge eignen sich besonders gut für E-Commerce-Unternehmen, die bereits hochwertige Fotos, klare Beschreibungen und strukturierte Kategorien besitzen. Wenn du Shopify nutzt, kannst du vorhandene Daten wie Titel, Varianten, Bilder und Preise als Grundlage verwenden. Auch ein Link zum jeweiligen Produkt in deinem Onlineshop kann ergänzt werden.
Pro Artikel kannst du bis zu zehn Bilder oder Videos hochladen. Diese werden vor der Veröffentlichung von WhatsApp geprüft – achte also darauf, dass sie den vorgegebenen Richtlinien entsprechen. Denke daran, dass im WhatsApp-Katalog der Fokus auf den Bildern liegt. Deine Fotos sollten daher mobiloptimiert sein.
Um deinen Kund:innen die Suche zu erleichtern, hast du außerdem die Möglichkeit, deine Produkte in Collections zu sammeln, diese also in Kategorien zu gruppieren. Dabei solltest du nicht zu viele Items in einer Liste zusammenfassen. Kurze Beschreibungen und klare Preise erleichtern deinen Kund:innen die Orientierung.
Schritt 3: Nachrichten und Chats effizient organisieren
WhatsApp bietet Funktionen, mit denen du deine Kommunikation einfach strukturierst. Die Business App enthält automatisierte Begrüßungsnachrichten und Abwesenheitstexte. Zusätzlich kannst du Kürzel für Schnellantworten anlegen: Diese unterstützen dich dabei, Fragen zu Kategorien, Bestellungen, Rücksendungen oder Varianten schnell zu beantworten. Labels helfen dir, Chats zu sortieren – etwa nach neuen Anfragen, offenen Bestellungen oder benötigter Unterstützung. Die Kommunikation über die WhatsApp Business App erfolgt manuell, eignet sich also vor allem für kleine Unternehmen.
Wenn du dir eine erhöhte Automatisierung wünschst und zusätzlich Chatbots einsetzen möchtest, eignet sich die WhatsApp Business Plattform. Diese richtet sich an mittlere bis große Unternehmen. Du kannst die App nutzen, um automatisiert häufige Fragen zu beantworten, Informationen abzurufen oder Kund:innen zu passenden Produkten zu führen. Da viele Anfragen im E-Commerce wiederkehrend sind, reduzieren automatisierte Abläufe den Aufwand erheblich. Gleichzeitig bleibt dein Team durch den Chat weiterhin erreichbar, um individuelle Fragen zu beantworten.
Schritt 4: Datenschutzrichtlinien beachten
Die Nutzung eines WhatsApp-Shops erfordert transparente Hinweise zum Datenschutz gemäß DSGVO. Kund:innen sollten wissen, welche Daten im Rahmen der Kommunikation gespeichert werden und wie lange sie verfügbar bleiben.
Wenn du WhatsApp Business nutzt, hat die App Zugriff auf alle Kontakte in deinem Adressbuch. Stelle also sicher, dass du von sämtlichen Kontakten die Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung hast, oder deaktiviere die automatische Synchronisation der Kontakte. Es bietet sich an, ein separates Firmenhandy zu nutzen, auf dem nur die Kontakte deiner Kund:innen gespeichert sind.
Bevor du mit deinen Kund:innen Kontakt aufnimmst, brauchst du dafür ihre klare Einwilligung. Hole dir dafür eine Zustimmung durch ein Double-Opt-In-Verfahren ein. Frage deine Kund:innen, ob sie von dir kontaktiert werden möchten, und lass dich anschließend zuerst von diesen anschreiben, um gegen keine Datenschutzverordnungen zu verstoßen.
Damit du nicht versehentlich unverschlüsselte Daten speicherst, deaktiviere außerdem die automatischen Backups.
Vorteile eines WhatsApp-Shops
WhatsApp ist für viele Menschen der bevorzugte Kommunikationskanal. Das senkt die Hemmschwelle, Fragen zu stellen oder Informationen einzuholen. Lange Wege über E-Mail oder das Ausfüllen von Formularen entfallen. Ein WhatsApp-Katalog erleichtert es dir, Produktempfehlungen zu geben, Varianten zu erklären oder Fotos bereitzustellen. Dadurch entsteht ein persönliches Einkaufserlebnis, das sich positiv auf Verkäufe und Umsatz auswirkt. WhatsApp stellt damit einen wirksamen Marketing-Kanal im E-Commerce dar.
Integration des WhatsApp-Katalogs in bestehende Shopsysteme
Wichtig zu wissen ist, dass der Verkauf über WhatsApp nicht möglich ist – stattdessen funktioniert die WhatsApp-Shop-Funktion als virtuelles Schaufenster für deine Kund:innen. Als Unternehmen betreibst du den WhatsApp-Shop also nicht als isolierten Kanal, sondern verbindest ihn mit einem bereits existierenden Onlineshop.
Der WhatsApp Business-Katalog erlaubt dir die Verlinkung deines Onlineshops. Nutzt du die WhatsApp Business Plattform, kannst du deinen WhatsApp-Kanal jedoch auch direkt in deinen Onlineshop einbinden und darüber die Kommunikation steuern – etwa bezüglich des Kundenservices oder der Bestellinformationen. Kund:innen erhalten alle Infos direkt auf WhatsApp, während der Verkaufsprozess weiterhin im Onlineshop abgewickelt wird.
Bestellungen und Zahlungen im WhatsApp-Shop organisieren
WhatsApp bietet als Messaging Plattform keine integrierte Zahlungsfunktion. Kund:innen können zwar Informationen zum Produkt und Details über deinen WhatsApp-Katalog einsehen, der tatsächliche Bestellprozess sollte allerdings über deinen Onlineshop abgewickelt werden. Käufer:innen erhalten Links zu Produkten, die sie zuvor im Katalog gespeichert haben oder über den Warenkorb gesammelt haben.
Der Abschluss der Bestellung erfolgt über den Onlineshop, wodurch alle Daten zentral erfasst bleiben. Dieser Ablauf kombiniert die Stärken beider Kanäle: WhatsApp dient als persönlicher Kommunikationspunkt, während dein Onlineshop alle Schritte zu Zahlung, Versand, Rechnung und Tracking übernimmt.
WhatsApp im Kundensupport nutzen
Als E-Commerce-Unternehmer:in kannst du WhatsApp als Anlaufpunkt für diverse Kundenanfragen nutzen. Über die WhatsApp Business App kommunizierst du schnell und unkompliziert mit deinen Kund:innen. Besonders die Möglichkeit, Bilder zu senden, erleichtert die Bearbeitung von Reklamationen oder Rückgaben.
Dadurch, dass alle Nachrichten im Chat sichtbar bleiben, können deine Kund:innen und du außerdem schnell nachvollziehen, welche Informationen bereits ausgetauscht wurden. Das beschleunigt die Bearbeitungszeit und Fragen lassen sich schneller klären.
Automatisierung und Chatbots im WhatsApp-Shop
Die WhatsApp Business Plattform unterstützt zusätzlich die Automatisierung deiner Kundenkommunikation. Chatbots können die Produktsuche erleichtern, Kategorien anzeigen oder Optionen wie Farbe oder Größe abfragen. Viele Unternehmen nutzen Chatbots, um Kund:innen beim Stöbern durch den Produktkatalog zu begleiten und Fragen zu beantworten. Die Automatisierung hilft dir dabei, häufige Fragen schneller zu klären und deinen Kundensupport zu entlasten.
Trotzdem bleibt der menschliche Austausch wichtig. Ein Chatbot kann zwar Informationen zu deinen Produkten bereitstellen, aber nicht jedes Anliegen lösen. Kombiniere also automatisierte Nachrichten mit manuellen Gesprächen, damit der Service weiterhin persönlich bleibt.
Markenaufbau über WhatsApp
Die direkte Kommunikation per Chat stärkt deine Marke: Die Kommunikation über WhatsApp wirkt persönlicher als reiner E-Mail-Kontakt und hilft dir, dass Kund:innen dein Unternehmen als zugänglich und hilfsbereit wahrnehmen.
WhatsApp ist dabei kein klassischer Verkaufskanal – und birgt genau deshalb viele Vorteile. Kund:innen nutzen WhatsApp regelmäßig: Sie müssen nicht erst einen externen Onlineshop besuchen, sondern können genau dort durch deine Produkte stöbern, wo sie sich sowieso aufhalten.
Fazit
Ein WhatsApp-Katalog ergänzt deinen bestehenden Onlineshop um einen persönlichen, mobilen Verkaufskanal. WhatsApp macht deine Produkte sichtbar, erleichtert Nachfragen und ermöglicht ein Einkaufserlebnis, das Kundennähe stärkt. Die Business Plattform sorgt durch Automatisierung, Chatbots und Integrationen dafür, dass dein Shop auch bei steigendem Nachrichtenvolumen gut strukturiert bleibt. So unterstützt dich die Verbindung zwischen WhatsApp, deinem Shop und anderen Kanälen dabei, Umsatz und Conversion-Rate zu steigern und deine Kundenbindung zu stärken.
