Consejos financieros para negocios: 10 estrategias comprobadas para el éxito en tu primer añoConsejos financieros para negocios: 10 estrategias comprobadas para el éxito en tu primer año

Cuando se trata de los costes de iniciar un negocio, los emprendedores suelen aprender rápidamente que las realidades financieras de hacer negocios no siempre coinciden con las expectativas iniciales. Según un estudio de Monefy (disponible en inglés), el 73 % de los emprendedores subestiman los gastos de lanzar su empresa.

¿Dónde fallan sus proyecciones? ¿Gastan de más en ciertas áreas? ¿Y qué pueden hacer para reducir costes? Resulta que hay algunos errores financieros que casi todos los fundadores cometen en su primer año, y la mayoría son evitables.

Para ayudarte a evitar estos mismos obstáculos, aprende de la experiencia de propietarios exitosos de tiendas Shopify y descubre qué habrían hecho diferente en su primer año y qué consejos financieros para negocios darían a nuevos emprendedores. Además, podrás encontrar los mejores recursos del blog para que puedas profundizar en cada tema. Si estás lanzando tu propio negocio, querrás tener esta lista a mano.

Consejos financieros para negocios: Cómo ahorrar dinero

Aprender a ahorrar dinero en tu negocio comienza con reconocer que cada euro cuenta, especialmente en tu primer año. La gestión eficaz del dinero no consiste solo en recortar costes, sino en tomar decisiones estratégicas que maximicen el valor de tu inversión mientras minimizas los gastos innecesarios.

La base para ahorrar dinero en tu negocio es entender a dónde va tu dinero y encontrar oportunidades para optimizar el gasto sin comprometer la calidad o el potencial de crecimiento. Esto requiere tanto una planificación cuidadosa antes de la inauguración como una vigilancia continua a medida que tu negocio se desarrolla.

1. Crea un plan financiero integral

El primer paso para alcanzar tus objetivos financieros es escribirlos. Muchos emprendedores primerizos encuentran el proceso de escribir un plan financiero demasiado abrumador o innecesario en los primeros días, así que lo omiten por completo. Si te sientes tentado a hacer lo mismo, piénsalo de nuevo.

Crear un plan financiero te obliga a hacer un inventario de dónde estás ahora, dónde quieres estar y cómo quieres llegar allí. También te ayuda a tomar mejores decisiones en momentos críticos y te obliga a recordar el panorama general cuando te sientes abrumado por el día a día del emprendimiento.

Además, el simple proceso de escribir un plan financiero puede ahorrarte dinero. La planificación financiera no se trata solo de pronósticos o predicciones. Incluso las cosas simples, como abrir una cuenta bancaria para comerciantes o tomarte el tiempo para entender los estados financieros, contribuyen significativamente al éxito potencial del negocio. Gestionar las finanzas no es la tarea más glamurosa al construir un negocio, pero sigue siendo esencial.

Recursos:

• Plan estratégico de negocio: crea tu guía para el éxito empresarial.
• Plantilla de plan de empresa gratuita para pequeñas empresas.

2. Construye una red estratégica para compartir recursos

Cuanto más grande sea tu red profesional, mejor. Cada persona que conoces podría ser un potencial asesor, cliente o socio. Y en los primeros días, puede ayudarte a reducir costes significativamente al convertir tu tiempo y habilidades en moneda de cambio.

Sin mencionar que la forma más fácil de pronosticar con precisión cuánto dinero necesitarás invertir en tu negocio es hablar con personas que han puesto en marcha negocios similares o que asesoran a esos negocios. Las proyecciones financieras precisas pueden ser la diferencia entre terminar el trimestre con fuerza y no tener suficientes fondos para permanecer abierto el próximo mes.

Algunos consejos para construir relaciones con emprendedores afines y asesores de pequeños negocios incluyen:

• Toma el control de tus páginas personales de Facebook, Instagram y LinkedIn, informando a tu red sobre tu nueva empresa, qué ayuda podrías necesitar y qué ofreces a cambio. Únete a grupos de Facebook y LinkedIn que sean relevantes para tu negocio o industria, así como a grupos más generales relacionados con pequeños negocios.
• Entidades como la Cámara de Comercio, ENISA, las oficinas Acelera Pyme o las agencias de desarrollo autonómicas apoyan a los pequeños negocios a través de programas de asesoramiento, mentoría y formación, ayudando cada año a miles de emprendedores a poner en marcha y consolidar sus proyectos.
• Existen programas que apoyan a emprendedores de colectivos con mayores barreras de acceso, como Inserta Empleo de la Fundación ONCE o Vives Emprende de Acción Contra el Hambre, que combinan formación, mentoría y acompañamiento profesional.
• Meetup.com facilita encontrar grupos locales de emprendedores, ya sea que operen en tu industria o discutan temas específicos. Busca temas como «Pequeños negocios» y «Propietarios de pequeños negocios» para encontrar reuniones cerca de ti.

Quienes han recorrido el camino antes que tú pueden ofrecer una perspectiva increíble sobre cómo mejorar la salud financiera de tu empresa emergente. Los emprendedores experimentados en tu red son un tesoro de conocimiento y perspicacia. Desde las mejores prácticas de finanzas empresariales hasta consejos de gestión financiera, una o dos conexiones adecuadas pueden marcar la diferencia.

3. Aprovecha herramientas digitales gratuitas y de bajo coste

Todos los propietarios de pequeños negocios desearían tener más tiempo y recursos a su disposición. Pero lo gratuito llega bastante lejos hoy en día. No contrates empleados ni compres un software prémium hasta que hayas probado algunas herramientas tú mismo y sepas exactamente lo que buscas. En los primeros días, solo concéntrate en experimentar, ver qué funciona y qué no, y luego repite el proceso.

Algunas herramientas y aplicaciones gratuitas populares que querrás revisar son las siguientes:

• Generador de logos te ayuda a crear logos y recursos para redes sociales de aspecto profesional sin ninguna experiencia en diseño.
• Burst te permite explorar y descargar fotos gratuitas de alta resolución para tu sitio web o uso comercial.
• Plataformas de contabilidad online como Holded ofrecen soluciones integrales de contabilidad, facturación y gestión de gastos, con automatización basada en inteligencia artificial y planes adaptados a autónomos y pymes, normalmente con periodos de prueba gratuitos y precios mensuales accesibles.

Herramientas de automatización que ahorran tiempo y dinero

Implementar herramientas de automatización es una de las formas más efectivas de reducir costes en tu negocio. Estas herramientas pueden gestionar tareas repetitivas que de otro modo requerirían trabajo manual, liberando tu tiempo para concentrarte en actividades orientadas al crecimiento.

Shopify tiene muchas herramientas de automatización disponibles para ayudar a optimizar y automatizar las operaciones comerciales. Las automatizaciones de Shopify interactúan con los clientes todos los días con marketing automatizado, mientras que Shopify Flow te permite crear flujos de trabajo personalizados para ayudar a administrar tu negocio de manera más eficiente.

«Antes usaba Wix, y era muy fácil construir el sitio web, pero necesitaba tener un sitio web que pudiera manejar más», dice Hannah Perry, propietaria de la estadounidense Floof Cotton Candy. «Shopify realmente hizo que mi negocio pareciera más profesional y me ahorra mucho tiempo en la comunicación con los clientes. Fue un gran paso, pero fue crucial hacerlo porque realmente necesitaba más de mi sitio web».

Algunas opciones de automatización rentables son:

• Herramientas de automatización de email marketing que envían mensajes dirigidos según el comportamiento del cliente.
• Plataformas de programación de redes sociales que publican contenido en múltiples canales.
• Sistemas de gestión de inventario que encargan reposición de productos automáticamente cuando el stock es bajo.
• Chatbots de atención al cliente que gestionen preguntas y solicitudes comunes
• Software de contabilidad que categoriza gastos y genera informes financieros

MÁS INFORMACIÓN: Si estás empezando, la lista de herramientas gratuitas para negocios de Shopify incluye todo, desde creadores de logos hasta plantillas de órdenes de compra. Y si ya te has decidido a lanzar tu tienda en Shopify, la Tienda de aplicaciones de Shopify tiene miles de aplicaciones gratuitas para ayudarte a hacer crecer tu negocio en Shopify.

Recursos:

• Las 14 mejores plataformas para editar vídeos online.
• Herramientas de fotografía de productos esenciales para tu ecommerce.
• Mejores programas de contabilidad para pequeñas empresas.
• Las 11 mejores aplicaciones de ecommerce de Shopify para hacer crecer tu tienda.
• Las mejores herramientas de automatización de ecommerce.

4. Invierte en investigación de producto y valida tu idea

Uno de los mejores consejos financieros para negocios es que investigues. Con tu idea de producto en mente, puedes sentirte inclinado a saltar directamente a la producción, pero eso puede convertirse en un enorme drenaje financiero si no haces ninguna investigación de producto o validas tu idea primero. 

Comprender la logística de las operaciones comerciales antes de comprometerte completamente con tu idea es increíblemente importante. Tu nuevo negocio no comienza hasta que realmente hayas validado tu idea.

Si estás fabricando tu propio producto, deberías pasar la mayor parte de tu primer año invirtiendo en investigación y desarrollo. Y una vez que tengas un prototipo, necesitas verificar que a otras personas les encantará tanto como a ti.

La validación de producto garantiza que estés creando un producto que la gente quiere y por el que pagará, para que no desperdicies tiempo, dinero y esfuerzo en una idea que no se venderá.

«Básicamente, pasé por todo este proceso de desarrollo de producto para tratar de entender cómo crearlo y estuve aproximadamente un año y medio desarrollándolo», dice Ann McFerran, fundadora de la norteamericana Glamnetic. 

«Pero hice toda la investigación yo misma y me di cuenta de que cada respuesta que necesitas encontrar ya está ahí afuera en internet. Y aproximadamente un año y medio después, se me ocurrió el prototipo, que luego se lanzó».

Hay varias formas en las que puedes validar tus ideas de producto:

• Hablar sobre tu idea con familiares y amigos.
• Enviar una encuesta online para obtener comentarios.
• Iniciar una campaña de crowdfunding.
• Pedir comentarios en foros como Reddit.
• Investigar la demanda usando Google Trends.
• Lanzar una página de «Próximamente» para medir el interés a través de suscripciones por correo electrónico o pedidos anticipados.

Las empresas que no dedican suficiente tiempo a la investigación y validación de productos y saltan directamente al branding y comercialización de su producto a menudo gastan más dinero revisando sus diseños de producto más adelante.

Marcia Hacker, fundadora de Sauipe Swim, dice que se distrajo con el packaging y la fotografía de producto e invirtió demasiado en esas áreas cuando debería haberse centrado en el desarrollo del producto. 

«En retrospectiva, deberíamos haber dado un paso atrás y descubrir cómo diseñar nuestros [trajes de baño] de la manera correcta», dice. «Nos apresuramos, y he tenido que pasar muchos años compensándolo, y financieramente todavía estoy pagando por muchos de esos errores tempranos».

¿Su lección número uno? «No te apresures con la investigación de producto», dice. «Evalúa tu mercado. Sigue a competidores exitosos durante algunos meses y observa cómo hacen las cosas. Luego invierte en las cosas más llamativas».

Recursos:

• Desarrollo de productos: guía en 7 pasos para emprendedores.
• Validación de producto: proceso y 8 estrategias.
• Las 9 mejores herramientas para investigar a tu competencia.

5. Implementa estrategias de marketing rentables

El marketing en las startups es complicado, especialmente si los recursos y la experiencia son limitados. E incluso si los recursos no son limitados, invertir dinero en anuncios pagados no te garantiza ventas.

Asegúrate de haber cubierto las siguientes bases antes de ejecutar cualquier campaña sofisticada:

• Elige los canales de redes sociales adecuados para tu marca. Y una vez que hayas elegido tus plataformas, asegúrate de que tu marca aparezca de manera consistente y constante en todas las plataformas.
• Optimiza tu sitio web para las ventas. Solo toma un segundo para que un cliente se forme una impresión de tu sitio web. Todo, desde la navegación de tu página de inicio hasta la velocidad de tu sitio y la experiencia de tu página de pago, debe estar perfecto.
• Haz crecer tu lista de correo electrónico. Puedes vincular ofertas en tu sitio web que capturen registros de correo electrónico, por ejemplo, un 15 % de descuento por registro, o usar tus cuentas de redes sociales para organizar un sorteo gratuito a cambio de información de contacto. Incluso puedes comenzar a hacer esto antes del lanzamiento con tu página de «Próximamente».
• Recompensa la lealtad. Es más asequible ganar dinero con clientes leales que encontrar nuevos clientes. Considera un programa de fidelización para tus clientes VIP, u ofréceles descuentos mediante un programa de referidos.
• Promoción cruzada con marcas complementarias. La colaboración entre empresas, como una promoción cruzada, te permite asociarte con negocios relacionados que pueden comercializar tus servicios a cambio de que tú comercialices sus servicios, sin coste para ninguno de los dos.
• Conoce a los microinfluencers en tu mercado. ¿Hay influencers locales en tu espacio que puedan estar interesados en tu producto? Ofréceles algunos productos gratuitos a cambio de una mención en su plataforma.
• Identifica métricas clave de rendimiento (y monitorízalas). Querrás familiarizarte con Google Analytics para ver cómo está funcionando tu sitio web y dónde estás perdiendo clientes. Y si estás ejecutando campañas de pago, calcular KPIs como los costes de adquisición de clientes es una forma de ver si tus esfuerzos de marketing están funcionando.

Enfoques de marketing digital con alto ROI

Implementar las estrategias de marketing digital adecuadas es una de las formas más efectivas de reducir costes en tu negocio mientras maximizas tu alcance e impacto. Encontrar las herramientas adecuadas para ayudarte a ejecutar tu estrategia de marketing puede amplificar tus campañas.

«Creo que el correo electrónico representa el 54 % de nuestras ventas», dice Vicky Pasche, cofundadora de la californiana Dapper Boi. «Usamos Klaviyo. Se integra dentro de Shopify. Así que es realmente increíble, porque podemos segmentar a todos nuestros clientes según diferentes eventos. Es la información que podemos obtener y cuán eficientes podemos ser con nuestros esfuerzos de marketing».

Cuando se trata de obtener el máximo rendimiento de tu presupuesto de marketing, ciertas estrategias digitales superan consistentemente a los enfoques tradicionales:

• Marketing de contenidos. Crear publicaciones de blog, videos y guías valiosas que aborden los problemas de tus clientes puede generar tráfico orgánico durante años con una inversión continua mínima.
• Email marketing. Con un retorno de inversión (ROI) promedio de 36 € por cada euro gastado, el correo electrónico sigue siendo uno de los canales de marketing más rentables.
• Marketing en redes sociales. Plataformas como TikTok e Instagram te permiten llegar a audiencias específicas sin grandes gastos en anuncios si creas contenido atractivo y compartible.
• Optimización SEO. Invertir tiempo en optimizar tu sitio web para motores de búsqueda puede generar tráfico consistente y gratuito a largo plazo.
• Contenido generado por usuarios. Alentar a los clientes a compartir sus experiencias con tus productos crea materiales de marketing auténticos prácticamente sin coste.

La clave es comenzar poco a poco, medir los resultados cuidadosamente y aumentar gradualmente la inversión en los canales que funcionan mejor para tu negocio específico.

Recursos:

• Cómo crear una marca en 6 pasos: Guía para principiantes.
• Cómo escribir una descripción de producto (Ejemplos + Plantilla).
• ¿Qué es la captación de clientes? Una guía completa.
• Las 11 mejores herramientas de email marketing.

6. Optimiza tus costes de envío y cumplimiento

En la era del envío gratuito, los comerciantes más pequeños están siendo presionados en su intento de mantenerse competitivos con empresas como Amazon. Donde las grandes marcas con altos volúmenes de envío, pueden negociar tarifas más bajas con los transportistas; los pequeños negocios con volúmenes de envío más bajos no tienen poder de negociación.

Normalmente, eso significa que tienen que conformarse con tarifas altas y absorber los costes de envío si quieren ofrecer a sus clientes envíos asequibles.

Entonces, antes de hacer cualquier cosa, pregúntate:

• ¿Vas a trasladar el coste total del envío al cliente, cobrar una tarifa plana o absorber el coste de envío tú mismo?
• ¿Vas a obtener embalaje gratuito de un transportista o usar embalaje de marca?
• ¿Vas a enviar internacionalmente?
• ¿Vas a asegurar y controlar los paquetes?

Cómo respondas a estas preguntas tiene un impacto en tus costes generales, así que entenderlas desde el principio garantizará que asignes suficiente dinero para el envío y cumplimiento.

«El envío en volúmenes bajos directamente a través de FedEx o USPS fue mucho más caro de lo que esperaba», dice Mike Copeland, fundador de la estadounidense Loophole Pedals. «Si pudiera hacerlo de nuevo, iría directamente a Shopify. Habría ahorrado mucho en costes de envío».

Shopify ofrece tarifas negociadas con múltiples transportistas en Norteamérica, Europa y Australia, con un ahorro promedio del 40 % en costes de envío en comparación con las tarifas minoristas estándar.

Recursos:

• Cómo calcular los costes de cumplimiento en tu negocio.
• Guía de envíos internacionales: expande tu negocio al extranjero.
• Guía para la gestión de devoluciones en ecommerce.
• 17 estrategias de envío efectivas para tu negocio.
• Cómo hacer envíos a clientes: envíos online.

7. Gestiona tus obligaciones fiscales estratégicamente

Las leyes y regulaciones fiscales son complejas y pueden cambiar con frecuencia, por lo que mantenerse al tanto de tus obligaciones fiscales es fundamental si quieres evitar sanciones o multas elevadas. Más que eso, comprender las leyes fiscales significa que puedes aprovechar algunos ahorros de costes reales.

Hay muchas formas para que los pequeños negocios reduzcan legalmente sus impuestos. Algunos consejos a tener en cuenta en tu primer año:

• Conserva tus facturas y justificantes. El ticket de aparcamiento de camino a reunirte con un cliente, el papel que compraste para la oficina… es decir, los gastos necesarios para la actividad, se suman con el tiempo y pueden deducirse como gastos comerciales si has conservado tus facturas y justificantes.
• Encuentra deducciones para negocios desde casa. Si, como autónomo, administras tu negocio desde casa, es posible que puedas deducirte un porcentaje proporcional de los gastos del hogar (suministros, mantenimiento, etc.), siempre que se pueda justificar la parte afectada a la actividad.

Aun así, es muy recomendable que consultes a un profesional como un asesor fiscal o un abogado para que te ayude a navegar las leyes y políticas fiscales para tu negocio.

8. Reduce gastos generales con modelos de trabajo remoto e híbrido

Otro de los consejos financieros para negocios que pueden ayudar a la economía de tu empresa es adoptar el trabajo remoto. El modelo tradicional de mantener un espacio de oficina físico conlleva gastos sustanciales que pueden reducirse o eliminarse al trabajar desde casa y de forma remota.

El trabajo remoto puede ayudar a tu negocio a ahorrar dinero a través de:

• Costes de espacio de oficina reducidos o eliminados (alquiler, servicios públicos, mantenimiento, limpieza).
• Menores gastos de equipo y mobiliario.
• Reembolsos de desplazamiento y costes de viaje reducidos.
• Menor necesidad de suministros y servicios de oficina.

Más allá del ahorro directo de costes, el trabajo remoto a menudo conlleva una mayor productividad y satisfacción de los empleados. Los estudios muestran que los trabajadores remotos se toman menos días libres por enfermedad y reportan mayor satisfacción laboral, lo que reduce los costes de rotación.

Para los negocios que aún necesitan cierta presencia física, los modelos híbridos ofrecen un término medio, permitiéndote mantener un pequeño espacio de oficina mientras sigues recibiendo muchos de los beneficios del trabajo remoto. Este enfoque puede ser particularmente efectivo para negocios con fluctuaciones estacionales en las necesidades de personal.

9. Negocia eficazmente con proveedores y distribuidores

Construir relaciones sólidas con tus proveedores y distribuidores no es solo una buena práctica comercial, es una estrategia crucial de ahorro de costes. Muchos propietarios de pequeños negocios aceptan los precios iniciales sin darse cuenta de que puede haber un margen para la negociación.

«A veces realmente quieres trabajar con las mejores fábricas, pero tienen estos MOQ (cantidades mínimas de pedido) altos", dice Marcus Milione, fundador de Minted New York. «Aun así, intentaría conseguir una reunión. Luego ve, sé honesto y diles: Hoy no voy a cumplir con tus mínimos, pero estamos creciendo a este ritmo. Confía en mí, y si estás abierto a ello, crezcamos juntos en esta asociación».

Las estrategias efectivas de negociación con proveedores incluyen:

• Consolidar compras con menos proveedores para aumentar tu poder de compra.
• Solicitar descuentos por volumen para pedidos más grandes o recurrentes.
• Negociar condiciones de pago extendidas para mejorar tu flujo de efectivo.
• Explorar descuentos por pago anticipado (a menudo del 1 al 2 % por pagar en el plazo de 10 días).
• Preguntar sobre promociones estacionales u ofertas de fin de trimestre.
• Proponer asociaciones mutuamente beneficiosas u oportunidades de co-marketing.

Al abordar las negociaciones, ve preparado con una investigación de mercado sobre precios competitivos y sé claro sobre tus necesidades y limitaciones. Recuerda, una negociación exitosa no consiste en ganar a expensas del proveedor, consiste en encontrar acuerdos que beneficien a ambas partes y fomenten relaciones a largo plazo.

Para los nuevos negocios, incluso una reducción del 5 % al 10 % en los costes de suministro puede tener un impacto significativo en tu resultado final y ayudar a extender tu capital durante esos meses iniciales críticos.

10. Revisa y minimiza los gastos recurrentes

Uno de los consejos financieros para negocios de más fácil implementación es que controles tus gastos en suscripciones y servicios. Este es uno de los drenajes más comunes en las finanzas de un pequeño negocio. 

Estos gastos a menudo comienzan siendo pequeños y parecen insignificantes individualmente, pero colectivamente pueden representar miles de euros en gasto anual.

El tiempo y la energía dedicados a gestionar freelancers y proveedores de servicios también pueden desviar tu atención de hacer crecer tu negocio.

«Mi mayor arrepentimiento es no haber hecho los servicios de CFO [director financiero] internamente y aprenderlo yo misma o tener a alguien en mi equipo para administrar las finanzas», dice Aliyah Marandiz, fundadora de la norteamericana Sugardoh. «Cada vez que contratábamos un CFO a tiempo parcial, no estaban lo suficientemente involucrados en el negocio como para marcar la diferencia o para ver los obstáculos que surgían".

Para combatir el problema de los gastos recurrentes:

• Realiza una auditoría trimestral de todos los servicios y cargos recurrentes.
• Evalúa cada servicio según el uso real y el retorno de inversión.
• Consolida servicios superpuestos cuando sea posible.
• Reduce los planes de servicios donde no estés utilizando todas las funciones.
• Considera opciones de pago anual, que a menudo vienen con descuentos.
• Define recordatorios en el calendario para revisar las pruebas gratuitas antes de que se conviertan en suscripciones pagadas.

Crear un sistema centralizado para controlar todos los gastos recurrentes hace que este proceso de revisión sea más eficiente y garantiza que ninguna suscripción pase desapercibida.

Comienza a ahorrar dinero con Shopify

Aquí hay un recordatorio rápido de por qué lanzar tu negocio en Shopify es la decisión correcta. Con Shopify puedes:

• Construir un sitio web profesional y una marca sin experiencia en programación o diseño requerida.
• Acceder a tarifas negociadas con transportistas, lo que puede ayudarte a ofrecer envíos con tarifa plana o gratuito a tus clientes.
• Promocionar tus productos y crear campañas de marketing con Shopify Messaging, o a través de cualquiera de nuestros socios de canal, como Facebook e Instagram o Google y YouTube.
• Elegir entre miles de aplicaciones gratuitas o asequibles para ayudarte a hacer crecer y gestionar tu negocio
• Contratar de una lista de expertos verificados por Shopify para las tareas especializadas que no puedes gestionar por tu cuenta

Ilustración de Isabella Fassler