Cómo crear y programar los horarios del personal de tu tienda

La gestión de los horarios del personal en el comercio minorista asegura que tu tienda tenga empleados suficientes, que tus trabajadores estén contentos y que tus clientes reciban un buen servicio. En otras palabras, es una parte crítica de las operaciones de tu negocio.

La dificultad radica en asegurar que los horarios del personal equilibren la disponibilidad de tus empleados con el tráfico peatonal, los presupuestos y las leyes laborales. Lo último que quieres hacer es agotar tu presupuesto laboral en un lunes tranquilo y quedarte sin compañeros de equipo para cubrir el ajetreado turno del sábado.

Aquí tienes una guía paso a paso para crear los horarios del personal de tu tienda minorista, con herramientas y aplicaciones que te ayudarán a organizar los turnos de forma eficiente.

La importancia de los horarios del personal

Optimizan los costes laborales

La programación efectiva de los horarios del personal ayuda a gestionar los costes laborales al alinear la plantilla con los momentos pico del negocio, reduciendo las horas extras y minimizando los periodos de inactividad. 

Además, permite mantener la dotación adecuada dentro de las limitaciones presupuestarias, evitando el gasto excesivo en mano de obra y reduciendo los costes operativos.

Mejoran el servicio al cliente

No todos los compradores que visitan tu tienda saben exactamente lo que están buscando. Algunos requieren asistencia adicional, ya sea obteniendo ayuda para encontrar el producto adecuado para ellos o resolviendo consultas sobre tu política de devoluciones al comprar un regalo.

El software de gestión de personal minorista hace coincidir la disponibilidad del equipo con las horas y las temporadas altas del negocio. Esto previene la falta de empleados y facilita ofrecer las experiencias de compra personalizadas que los clientes desean.

Aumentan la moral de los empleados

Contar con unos horarios del personal justos y predecibles es esencial para que tus empleados puedan equilibrar sus vidas personales y profesionales, mejorando la satisfacción laboral mientras se evita el agotamiento al proporcionar periodos de descanso dedicados.

Tienen que cumplir con los requisitos legales

Tu negocio minorista debe adherirse a las leyes y regulaciones laborales del país donde opera, como el salario mínimo, las horas máximas de trabajo y los descansos obligatorios. Programar los horarios del personal para que sigan las mejores prácticas te permite evitar problemas legales y de cumplimiento.

Mejoran la eficiencia operativa

Si los empleados no están disponibles para ayudar a los clientes con las compras, responder preguntas y guiarlos, las tasas de conversión y la satisfacción del cliente podrían disminuir. La programación de los horarios del personal es crítica para asegurar que todos los roles necesarios estén cubiertos, manteniendo operaciones fluidas en la tienda y previniendo interrupciones.

Frank & Oak recurre a Shopify POS para reducir los costes minoristas. Su director omnicanal, Guillaume Jaillet, afirma: “En comparación con nuestro sistema de punto de venta anterior, hemos visto una reducción del 47 % en los costes operativos y casi un 3 % menos en comisiones por transacción, cifras imposibles de ignorar. 

Y eso ni siquiera contempla el trabajo de desarrollo que antes habría sido necesario para conectar los puntos entre el sistema de gestión de pedidos, lo digital, el POS, los programas de fidelización… todo lo que se te ocurra”.

Cómo crear los horarios del personal

Elige una herramienta de gestión de empleados

Se acabaron los días en que los horarios del personal se escribían a mano o en hojas de Excel interminables. 

El software de gestión de horarios del personal minorista agiliza el proceso de programación al facilitar el intercambio de turnos, la automatización y el pronóstico de costes laborales, todo lo cual puede ahorrarte tiempo y reducir significativamente los errores en los calendarios. 

Con Shopify POS, puedes acceder a aplicaciones de terceros como Sling y EasyTeam para ayudarte a construir los nuevos horarios del personal de tu tienda, monitorizar la disponibilidad de los empleados, gestionar su tiempo libre, verificar conflictos y entender los gastos laborales. 

Identifica las temporadas de mayor demanda

El comercio minorista a menudo es cíclico, con períodos con picos de ventas que varían dependiendo del sector. En términos generales, las tiendas tienden a tener más tráfico peatonal los fines de semana y días festivos. 

Las tiendas minoristas vieron un aumento del 2,6 % en el tráfico peatonal durante el fin de semana del Black Friday de 2024, por ejemplo.

En lugar de tener unos horarios del personal de tienda fijos para todo el año, identifica los momentos de más trabajo en tu negocio usando los datos de ventas de años anteriores. 

Estos podrían ser la temporada navideña, las semanas de la vuelta al cole o los eventos promocionales, períodos donde podrías necesitar contratar personal temporal para asegurar que satisfaces la demanda del cliente sin sobrecargar a tus empleados de tiempo completo.

Las apps de la Tienda de aplicaciones de Shopify como Dor, también pueden detectar las tendencias de tráfico peatonal. Si notas que aumenta en días soleados, mira el pronóstico del tiempo antes de planificar los horarios del personal para la semana y organiza más cobertura en los días con buen clima.

Conoce el presupuesto laboral de tu tienda

Antes de programar los horarios del personal de tu tienda, revisa el presupuesto disponible. Calcula cuánto puedes destinar a salarios cada semana o mes, teniendo en cuenta el coste salarial total: salario bruto, cotizaciones a la Seguridad Social, pagas extraordinarias, pluses y complementos, y otros costes asociados (prevención de riesgos, formación, uniformes). 

Valora también beneficios internos como tickets restaurante, transporte o seguros colectivos si existen.

La mayoría de las herramientas de gestión de personal de tienda te ofrecen una función de presupuesto, permitiéndote ver los costes laborales en tiempo real mientras construyes el horario. Esto te ayudará a evitar el gasto excesivo mientras aseguras que tienes suficientes empleados para operar eficientemente.

Crea un equipo central

Un equipo central de empleados confiables puede hacer que programar los horarios del personal sea mucho más fácil. Estos trabajadores están familiarizados con las gestiones de tu tienda minorista y se puede contar con ellos durante los momentos pico, como fines de semana y días festivos.

Comienza identificando aquellos empleados experimentados que sobresalen en el servicio al cliente y las tareas diarias de la tienda. Si quieres que los horarios del personal sean efectivos, constrúyelos alrededor de estos miembros del equipo, asegurándote de que cubran los turnos cruciales, luego llena los vacíos con los empleados más nuevos o los que están a tiempo parcial.

Establece expectativas claras sobre la comunicación

La comunicación efectiva es clave para mantener los horarios del personal organizados. Usa tu aplicación de gestión de personal para enviar rotaciones con mucha anticipación, dando a los empleados el tiempo adecuado para revisar sus turnos.

Las pautas de comunicación también evitan conflictos de último minuto para que alguien cubra turnos al día siguiente. ¿Cuánto tiempo de aviso necesitas si alguien llama enfermo, solicita tiempo libre o intercambia su turno? ¿Cómo deben hacer esas solicitudes (es decir, a través de tu aplicación de gestión)?

Pide feedback a los empleados

Acostúmbrate a pedir feedback a tus empleados sobre los horarios. ¿Hay suficientes descansos durante sus turnos programados? ¿Se sienten sobrecargados o infrautilizados? ¿Tienen alguna preferencia horaria o solicitudes de tiempo libre? Usa sus respuestas para hacer los ajustes necesarios a los horarios del personal, mejorando el ánimo general del equipo y la eficiencia.

Crea y comparte los horarios del personal con anticipación

Es probable que tus empleados no tengan los mismos patrones de turno cada semana. Compartir los horarios del personal con al menos dos semanas de anticipación les permite planificar sus vidas alrededor del trabajo, ya sea organizando el cuidado infantil o haciendo planes con sus amigos.

Este enfoque se acomoda a las preferencias de tus trabajadores y es una excelente manera de fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida. Además, evita que el personal tenga que presentar solicitudes de tiempo libre para planes preestablecidos. 

Programa tiempo para la formación del personal minorista

La formación del personal minorista es crucial para mantener un alto estándar de servicio y asegurar que todos los empleados estén actualizados con las políticas y procedimientos de la tienda. La preparación adecuada asegura que los empleados sepan exactamente qué se espera de ellos y cómo completar las tareas diarias.

Una capacitación regular también mejora la experiencia general del cliente, que mantiene la misma calidad, independientemente del miembro del equipo con el que interactúen.

En lugar de pedir a los trabajadores que vengan en sus días libres, asigna espacios de tiempo en los horarios del personal para capacitar a tus nuevos empleados (especialmente si no saben cómo usar un sistema POS) y garantizar el desarrollo continuo. 

Shopify POS facilita la capacitación del personal con documentación en vídeo para completar las tareas básicas. También permite asignar permisos de usuario para que los nuevos empleados experimenten con tu sistema POS sin alterar los códigos de descuento o los datos de inventario.

Crea un registro de disponibilidad de respaldo

Incluso los mejores planes pueden fallar. Anima a tu equipo a actualizar periódicamente un registro de disponibilidad de refuerzo, es decir, un listado de turnos adicionales que pueden cubrir fuera de su horario habitual. Así, si alguien solicita la baja o un día libre con poco margen, la persona responsable de la tienda podrá encontrar rápidamente a quien cubra el turno sin tener que escribir a todo el equipo en sus días libres.

Si bien es cierto que se pueden crear los horarios del personal en hojas de cálculo, enviar notificaciones a los empleados a través de una aplicación de mensajería, o emplear un calendario compartido, existen otras alternativas más eficientes y robustas que puedes explorar para gestionar los turnos de forma más eficaz. 

Así que, ahórrate algo de tiempo y, en lugar de invertir tu esfuerzo y horas interminables armando calendarios y hojas de Excel, considera probar una de estas aplicaciones (en inglés) para evitarte la molestia de crear los horarios del personal. Al final del artículo, encontrarás algunas alternativas en español.

Roosted

• Plataformas: solo aplicación web.
• Coste: el plan estándar (hasta 500 trabajadores) cuesta 2,5 $ (aprox. 2,1 €) por empleado/mes, con un gasto mínimo mensual de 50 dólares (aprox. 43 €). Periodo de prueba gratuito de dos semanas.

Roosted se posiciona como la planificación inteligente de horarios del personal on demand. Darse de alta es muy fácil: se completa un formulario breve y se confirma el registro mediante un enlace de verificación enviado por correo electrónico.

Una vez activada la cuenta, accedes al panel de Roosted para empezar a añadir empleados y turnos. Puedes incorporar al personal tú mismo o invitarlo por correo electrónico para que complete su perfil y su disponibilidad desde la versión de escritorio.

También puedes configurar los perfiles, roles y requisitos necesarios para cada puesto, de modo que el sistema tenga en cuenta las funciones y cualificaciones al proponer o limitar asignaciones futuras; esto facilita diferenciar entre los tipos de personal (por ejemplo, supervisión y apoyo, o roles de sala).

Si tu negocio tiene múltiples ubicaciones, puedes darlas de alta y adjudicar cada turno a la sede correspondiente. Al crear turnos, defines su fecha y hora, ubicación, rol y número de personas requeridas, y también puedes asignarlos empleados específicos. 

Las vistas de programación permiten a los supervisores revisar el calendario en formatos tipo lista o cuadrícula y comunicar las asignaciones por correo al equipo. El personal puede ver sus turnos y gestionar su disponibilidad o solicitudes según la configuración establecida.

En resumen: Roosted se centra en sustituir notas, hojas de cálculo y herramientas desconectadas, reduciendo los emails y las llamadas, mientras evita imprevistos de última hora.

When I Work

• Plataformas: iPhone, Android y web.
• Coste: desde 2,50 $ (aprox. 2,1 €) por usuario al mes (el precio varía según el tipo de plan y el número de usuarios/empleados). Ofrece un periodo de prueba gratuito de 14 días.

When I Work es una app robusta, con muchas funcionalidades, que presume de una interfaz simple de usar y excelentes funciones de colaboración entre empleados y empleadores.

La configuración inicial es muy sencilla, incluso desde tu teléfono inteligente. Solo debes escribir el nombre de tu negocio y dejar que la app lo localice mediante Google. Si tu negocio no aparece, añadirlo es tan fácil como llenar un formulario.

Una vez que tu negocio está en el sistema, agregar posiciones, empleados, capacidades y turnos es un proceso directo, y gracias al asistente de instalación y a una plataforma bien diseñada, nunca te verás dando tumbos por el programa, tratando de descifrar qué hacer luego.

Cuando comienzas a añadir turnos, descubrirás que el calendario interactivo se puede clasificar por colores para identificar las distintas posiciones, y los turnos se pueden guardar como plantillas para reutilizarlas en futuras programaciones. Puedes visualizar todos los turnos en formato calendario por día, semana, mes o como lista, lo que resulta especialmente útil para la pantalla del móvil.

Cuando ya has agregado toda la información, puedes publicar el horario completo y notificar al personal por correo electrónico o mensaje de texto.

A diferencia de otras aplicaciones de programación de horarios, When I Work incluye muchas más funciones que la media de programas: los miembros del personal pueden ver sus horarios, solicitar tiempo libre, cambiar turnos entre compañeros con aprobación mutua, configurar alertas y fichar la entrada y salida desde el móvil.

Los supervisores pueden comprobar desde qué ubicación se realizó el fichaje gracias al GPS del teléfono de los empleados. Si algún empleado no llega para su turno, puedes enviar una alerta a quienes tengan el perfil necesario, y el primero en responder puede cubrir el turno, agilizando la resolución de imprevistos.

Además, When I Work permite exportar los datos de horarios a un programa de gestión de nóminas compatible.

En resumen: When I Work es un programa potente, repleto de funciones útiles y diseñado para facilitar la gestión desde cualquier dispositivo. Tras el período de prueba de 14 días, no hay opciones gratuitas, pero el precio para equipos pequeños es competitivo considerando todas las funcionalidades. Si tienes presupuesto para gestión de horarios, When I Work es una herramienta fiable para ahorrar tiempo y esfuerzo.

ZoomShift

• Plataformas: iPhone, Android y web.
• Coste: ofrece un plan gratuito para equipos de hasta 20 usuarios con funciones básicas de programación y comunicación. Los planes de pago comienzan a partir de 2 $ (aprox. 1,72 €) por empleado al mes. El período de prueba gratuito es de 14 días.

ZoomShift ofrece una solución completa de programación, intercambio de turnos, solicitudes de tiempo libre, gestión de presupuesto y exportación de datos, todo en una plataforma web y móvil con notificaciones push integradas, algo que otras herramientas similares no suelen incluir.

Comenzar a utilizar ZoomShift es fácil, tanto para los propietarios como para los empleados. Al igual que en When I Work, se puede crear la cuenta tanto desde la web como la versión móvil del software, por lo que no tienes que estar en tu escritorio para hacerlo.

Al entrar en la aplicación, la vista por defecto es como empleado, pero es fácil cambiar al tablero de gerente o supervisor con un clic.

El “tablero de supervisor” puede resultar algo confuso la primera vez que entras. Reúne información de presupuesto, notificaciones y horarios, aunque no siempre indica claramente dónde introducir cada dato. Es necesario acceder a la configuración para añadir personal, puestos y horarios.

Al igual que las aplicaciones mencionadas, ZoomShift permite registrar varias ubicaciones, y basta con proporcionar una dirección parcial para que el software la verifique y se use la ubicación en el fichaje desde el móvil. Además, crear plantillas de turnos por puesto es sencillo, facilitando la reutilización de turnos similares en futuros horarios.

También destaca su diseño modular: puedes añadir o quitar funciones fácilmente desde los paneles de add-ons, por ejemplo, desactivando la función de intercambio de turnos sin que afecte al resto de la aplicación.

Otra funcionalidad relevante son sus integraciones con QuickBooks, Square POS y Xero, aunque todavía le falta un poco más de variedad en integraciones.

El calendario está codificado por puesto y color, y los turnos pueden repetirse arrastrando y soltando en otros días. Se pueden editar turnos con un solo clic y notificar actualizaciones para que se puedan consultar los horarios del personal desde cualquier dispositivo. El calendario también muestra los costes del equipo por persona y por día.

En ZoomShift, la mayoría de las tareas de gestión y programación deben hacerse en la versión web, mientras que la aplicación móvil está pensada principalmente para empleados por horas, lo que puede ser incómodo si necesitas gestionar horarios fuera del escritorio. A pesar de ello, la visualización móvil es útil para el personal, ya que permite ver horarios y salarios, fichar desde el móvil y verificar la ubicación de fichaje con el GPS.

En resumen: ZoomShift es una aplicación sólida, que destaca especialmente en notificaciones push, diseño modular y sincronización con apps externas. Su sistema de precios por usuario la hace atractiva para pequeños comerciantes, y aunque tiene menos integraciones que otras plataformas, su funcionalidad general compite bien en el sector.

Si prefieres gestionar los horarios del personal de tu tienda en español, estas son algunas aplicaciones similares que puedes utilizar:

• KVP
• Sesame Timer
• aTurnos
• Intratime

Equilibra los horarios del personal para tu tienda minorista

Cuando los horarios del personal minorista están bien equilibrados, no solo optimizan el rendimiento de tu tienda, sino que también fomentan un ambiente de trabajo positivo y productivo, que se traduce en una gestión fluida y clientes satisfechos.

Compartir los turnos con anticipación, asignar tiempo para la formación del personal y mantener un registro de disponibilidad de refuerzo aseguran que tu proceso de programación sea tan flexible como confiable. 

Y más importante aún, buscar activamente e incorporar el feedback de los empleados ayuda a afinar los horarios del personal para satisfacer sus necesidades y las de tu negocio.

Shopify POS facilita la gestión del personal gracias a sus integraciones con herramientas de programación como Sling y EasyTeam. Adminístralas desde el propio sistema POS que ya utilizas habitualmente, sin necesidad de iniciar sesión en plataformas adicionales.