5 sistemas de software CRM gratuito para pequeñas empresas

A medida que tu negocio crece, las herramientas que utilizas para satisfacer las necesidades de tus clientes también cambian. Puedes pasar de escribir a mano las direcciones de los paquetes a usar una máquina de impresión, o de trabajar desde tu sótano a alquilar una pequeña oficina.

Lo mismo ocurre con la gestión de las relaciones con los clientes. Aunque las hojas de cálculo, los libros de contabilidad e incluso las notas adhesivas pueden funcionar al principio para llevar un control de tus clientes, un negocio en crecimiento requiere herramientas más sofisticadas. Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes, o CRM (por sus siglas en inglés), son una solución muy popular para gestionar datos de clientes y ayudar a tu trabajo.

A continuación, verás qué es lo que hace que un software CRM sea efectivo, y cuáles son los mejores software CRM gratuitos para comenzar.

¿Qué es un CRM?

Un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una aplicación de software diseñada para ayudar a las empresas a gestionar y mejorar las relaciones con los clientes actuales y potenciales.

Las plataformas CRM recopilan y almacenan información sobre clientes y negocios en una base de datos centralizada.

Los equipos de operaciones, servicio de atención al cliente, ventas y marketing pueden utilizar estos datos para planificar acciones, analizar el rendimiento y optimizar los procesos comerciales clave. Los CRM facilitan la prestación de un servicio personalizado a cada cliente, lo que ayuda a aumentar la satisfacción y la fidelidad.

El inconveniente es que los CRM pueden ser costosos y estos costes aumentan a medida que agregas más clientes, usuarios y funciones especializadas a tu plan. Afortunadamente, muchos proveedores ofrecen versiones de software CRM gratuitos para pequeñas empresas.

Las versiones de software CRM gratuitas permiten a los propietarios de pequeñas empresas probar el software CRM sin comprometerse a comprarlo. Mientras tu negocio se mantenga dentro de los límites de la versión gratuita, puedes disfrutar de ella indefinidamente. Cuando la superes, puedes adquirir un plan de pago con la confianza de que la herramienta satisface tus necesidades.

¿Qué hace que un software CRM sea bueno?

Un buen software CRM es fiable, fácil de usar y ayuda a ofrecer un soporte al cliente de calidad. Más allá de esto, la respuesta se vuelve más personal: el mejor CRM para ti es aquel que sea fácil de usar, se ajuste a tu presupuesto y satisfaga tus necesidades comerciales.

Diferentes tipos de CRM vienen con diferentes conjuntos de herramientas, cada uno con diversas funciones. Por ejemplo, un CRM enfocado en marketing puede incluir varias herramientas de marketing y algunos servicios de organización y ventas.

El software CRM suele clasificarse en cuatro categorías: herramientas organizativas, herramientas de marketing, herramientas de ventas y herramientas de servicio de atención al cliente. Al elegir un CRM, elige cuáles de estas funcionalidades son más importantes para tu negocio:

• Herramientas organizativas. La gestión de contactos es una funcionalidad principal para muchos CRM. Las herramientas de gestión de contactos recopilan y organizan datos de clientes y comunicaciones, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. Algunos CRM también ofrecen herramientas organizativas que ayudan con la gestión, gestión de inventarios y automatizaciones de flujo de trabajo.
• Herramientas de marketing. Las herramientas de marketing de CRM suelen incluir funciones de gestión de leads y generación de leads. También incluyen herramientas de email marketing como envío masivo de correos y seguimiento de correos electrónicos, así como herramientas de análisis de marketing, como seguimiento de páginas de destino y visitantes del sitio web. (Muchos también permiten automatizaciones de marketing.)
• Herramientas de ventas. El software CRM suele incluir funciones de gestión de ventas y gestión de pipeline. Estas pueden incluir automatizaciones de ventas, seguimiento de ventas y funcionalidades de gestión de acuerdos diseñadas para ayudar a tu equipo de ventas a ahorrar tiempo y optimizar los procesos de ventas.
• Herramientas de servicio de atención al cliente. Los CRM ofrecen varias herramientas de soporte al cliente, que pueden ayudar a tus equipos de servicio al cliente a controlar y mejorar las relaciones con los clientes. Algunos también ofrecen análisis de servicio de atención al cliente y automatización del mismo.

Cuando hayas determinado qué funciones son más importantes para ti, busca un software CRM gratuito que ofrezca las herramientas que necesitas.

Mejores software CRM gratuitos

1. HubSpot
2. Freshsales
3. Zoho Corporation
4. Capsule
5. Bitrix24

Muchos proveedores de software CRM ofrecen tanto planes gratuitos como de pago. Las versiones gratuitas suelen limitar el número de contactos y usuarios, y restringir ciertas funcionalidades como integraciones de CRM, pero te permiten probar un sistema CRM sin comprometerte a comprarlo.

Si un software CRM gratuito puede satisfacer tus necesidades a largo plazo, depende del tamaño de tu negocio y de cómo piensas utilizar la plataforma. Si tu negocio supera la versión gratuita, siempre puedes actualizar a un plan de pago con funciones ampliadas y límites de usuarios y contactos más grandes.

A continuación, verás cinco empresas, sin un orden particular, que ofrecen software CRM gratuitos populares (así como planes de pago para cuando estés listo para actualizar). Las funcionalidades, ventajas y desventajas, se basan en la versión gratuita de cada herramienta:

1. HubSpot

HubSpot, con sede en Cambridge, Massachusetts, se centra en aplicaciones de ventas, marketing y servicio de atención al cliente para empresas de todos los tamaños y en cada etapa de desarrollo. 

HubSpot también gestiona HubSpot Academy, un recurso educativo gratuito para ayudar a los profesionales de marketing y ventas a desarrollar sus habilidades y aprovechar al máximo el CRM.

Ventajas

• Límite de un millón de contactos.
• Usuarios ilimitados.
• Herramientas de marketing, ventas, servicio, operaciones y CMS.
• Interfaz fácil de usar.
• Integraciones de terceros, incluyendo Google Workspace y Microsoft Office.

Desventajas

• Menos opciones de personalización.
• No ofrece soporte al cliente.
• Cuenta limitada a un solo pipeline de ventas.
• No hay automatización de ventas.

2. Freshsales

Freshsales es una división de CRM enfocada en ventas de Freshworks, un proveedor de software de ventas, servicio de atención al cliente, operaciones y marketing con sede en California. El CRM de Freshsales ofrece gestión de contactos y cuentas y lo suelen utilizar pequeñas empresas con menos de 10 empleados.

Ventajas

• Usuarios ilimitados.
• Correo electrónico, chat y teléfono integrados.
• Sistema de chat de soporte al cliente por correo electrónico 24/5.
• Límite de 10.000 contactos.
• Herramientas de gestión de contactos.

Desventajas

• No ofrece herramientas de servicio de atención al cliente ni funciones de marketing.
• Informes de ventas no incluidos.
• Menos integraciones de terceros que algunos competidores.

3. Zoho Corporation

Zoho Corporation es un proveedor de software como servicio (SaaS) con sede en Chennai, India, que se centra en atender a pequeñas y medianas empresas. El CRM gratuito de la compañía permite automatizaciones de marketing y ventas, gestión de cuentas, acuerdos y leads.

A diferencia de Freshsales, la versión gratuita de Zoho CRM incluye informes. Los registros, la versión de Zoho de los contactos, se pueden editar o eliminar para ayudar a estar por debajo del límite de contactos.

El inconveniente es que el software CRM gratuito de Zoho tiene un límite de usuarios más bajo que otros competidores, las personalizaciones son limitadas y no incluye envío masivo de correos electrónicos.

Ventajas

• Admite gestión de cuentas, ventas y leads.
• Límite de 5.000 contactos, cuentas y acuerdos.
• Más de 60 informes estándar.
• Hasta 2.500 reglas de flujo de trabajo.
• Tres direcciones de correo electrónico de la empresa.

Desventajas

• Límite de tres usuarios.
• No hay envío masivo de correos electrónicos.
• Personalizaciones limitadas.
• No se ofrece soporte al cliente (es decir, solo soporte al cliente de autoservicio).

4. Capsule

Capsule es un proveedor de CRM que se centra en ventas con sede en el Reino Unido que atiende a pequeñas y medianas empresas. El CRM de Capsule incluye análisis, informes, correo electrónico y herramientas de gestión de proyectos más extensas que muchos otros CRM.

También es conocido por su pipeline de ventas visual y por integrarse con herramientas populares como Google Workspace.

Sin embargo, la versión gratuita de Capsule tiene un límite de contactos de solo 250 y el plan no incluye informes de ventas.

Ventajas

• Herramientas de gestión de proyectos.
• Aplicación móvil.
• Interfaz fácil de usar.
• Las integraciones de terceros incluyen Google Workspace.

Desventajas

• Límite de dos usuarios.
• Límite de 250 contactos.
• No hay informes de ventas.
• Cuenta limitada a un solo pipeline de ventas.
• No se ofrece soporte al cliente.

5. Bitrix24

Bitrix24 se presenta como un espacio de trabajo en línea creado en torno a la oferta principal de la compañía, el CRM de Bitrix24. Bitrix24 ayuda con la generación de leads, los procesos de marketing y ventas, la gestión de proyectos y de inventarios.

El CRM gratuito de Bitrix24 ofrece versiones reducidas de las funciones de los planes de pago, como gestión de pipeline, gestión de leads, informes, automatización y seguimiento de ventas. A diferencia de la mayoría de los CRM gratuitos, Bitrix24 no impone límites de contacto en ninguno de sus planes.

En su lugar, limita el almacenamiento total en la nube, para la versión gratuita, el límite es de 5 gigabytes. Los límites de los planes de pago varían de 24 gigabytes a 3 terabytes. El plan gratuito de Bitrix también tiene un límite de 12 usuarios, lo que lo hace menos ideal para empresas con equipos de ventas y marketing más grandes.

Ventajas

• Varias funciones de CRM.
• Contactos ilimitados.
• Interfaz fácil de usar.
• Funciones de correo electrónico, voz, vídeo y chat.

Desventajas

• Personalizaciones limitadas.
• Curva de aprendizaje más pronunciada que algunos competidores.
• Límite de 12 usuarios.
• No se ofrece soporte al cliente.