Eficiencia operativa: el poder de los datos unificados

El comercio físico está en auge, pero los compradores actuales se mueven con fluidez entre los mundos digital y físico, esperando recibir experiencias perfectas en todas partes.

La mayoría de vendedores no están preparados, sino que sus empleados tienen que hacer malabares con varios sistemas. Por ejemplo, sitios web que no se comunican con el TPV o datos de inventario atrapados en silos. Cada proceso desconectado gasta tiempo y erosiona los márgenes de beneficio.

El comercio unificado cambia esta situación. Cuando todos tus datos de minorista fluyen a través de un sistema, desbloqueas una mayor eficiencia en inventario, checkout, operaciones de tienda y comentarios de clientes. Así es como los mejores vendedores usan el comercio unificado para transformar sus operaciones y fomentar el crecimiento.

¿Qué es la eficiencia operativa?

En teoría, se alcanza la máxima eficiencia operativa de tienda cuando estos cinco aspectos están perfectamente sincronizados: stock, espacio, personal, estándares y sistemas. El objetivo es simple: aumentar la rentabilidad y la satisfacción del cliente optimizando cada paso de la operación de tu tienda física.

Para ofrecer experiencias fluidas mientras creces de forma sostenible, las operaciones minoristas se centran en evitar el derroche, ya sea exceso de inventario, tareas redundantes o sistemas desconectados.

Antes, las operaciones minoristas eficientes se centraban en recortar costes y aumentar la productividad. Hoy, la eficiencia es más holística. En este mundo omnicanal, la verdadera eficiencia operativa proviene de operaciones unificadas y conectadas, porque los clientes esperan experiencias de compra fluidas y unificadas.

Pero cuando tus datos de ventas, inventario y clientes están atrapados en herramientas y sistemas desconectados, los equipos pierden tiempo cambiando de contexto, uniendo datos desajustados y apagando fuegos en lugar de mejorar proactivamente las operaciones.

Por qué es importante tener una base de comercio unificado

Cuando todos tus sistemas hablan el mismo idioma, ocurre la magia. Se acabó el cambiar entre aplicaciones o buscar actualizaciones de inventario: tu equipo tendrá una imagen clara y en tiempo real del inventario, las ventas, los clientes y las operaciones. Las tareas frustrantes, como actualizar manualmente hojas de cálculo o buscar informes desajustados, desaparecerán.

En lugar de eso, los empleados dedicarán el día a hacer lo que realmente importa: ayudar a clientes, cerrar ventas y hacer crecer tu negocio.

Por ejemplo, Oak + Fort, al unificar sus operaciones de comercio con Shopify, convirtió lo que solía ser un proceso de gestión de pedidos de tres pasos en uno solo. Este simple cambio tuvo un gran impacto.

"Este cambio ha reducido 50 horas/semana al personal de oficina, 40 horas/semana a los equipos de experiencia del cliente y 10 horas/semana al soporte de TI", dice Jennifer Pearson, directora de tecnología y ecommerce. "En nuestras 42 ubicaciones, también estamos ahorrando 80 horas/semana a los empleados de la tienda".

Cómo mejorar la eficiencia operativa

Aquí verás cómo puedes abordar cada uno de los cinco aspectos clave (stock, espacio, personal, estándares y sistemas) para optimizar las operaciones de tu tienda minorista.

1. Consigue la plataforma de comercio adecuada

Piensa en la configuración actual de tu tienda. ¿Tus empleados pueden ver el historial de compras online de un cliente? ¿Sabe tu gestor de ecommerce qué productos se venden más rápido en las tiendas? ¿Tu equipo de marketing puede dirigirse a clientes basándose en patrones de navegación en tienda? Si no es así, estás trabajando con los ojos cerrados.

Una solución de comercio unificado como Shopify reúne todos tus datos importantes (inventario, cliente, ventas) en un hub centralizado. Esto elimina la desconexión entre herramientas, reduce errores en los datos y da claridad a cada punto de contacto.

Los vendedores que usan plataformas de comercio unificado ven mejoras significativas en todos los aspectos de su negocio:

• Comparado con sistemas desconectados, las plataformas unificadas ofrecen una mejora del 22 % del coste total de la propiedad.
• La solución TPV de Shopify ofrece un incremento medio del 8,9 % en las ventas anualmente.
• El enfoque unificado de Shopify para la gestión de datos reduce el tiempo que los recursos técnicos dedican al mantenimiento, eliminando la necesidad de middleware hasta en un 60 %, o aproximadamente 18.000 € al año.

Desde un panel de administración único e intuitivo, puedes controlar cada aspecto de tus operaciones sin complicaciones al expandirte. Optimizarás tu escaparate digital, venderás sin problemas a través de redes sociales populares como Instagram y Facebook, e incluso explorarás modelos minorista como el dropshipping sin necesidad de instalar software adicional ni middleware fragmentado.

Además, una infraestructura unificada como Shopify ofrece la posibilidad de escribir una vez y publicar en todas partes, para optimizar las operaciones de tu tienda minorista.

2. Unifica tus datos entre canales de venta

Los sistemas separados crean ineficiencia porque los datos viven en silos. Los equipos toman decisiones con información incompleta, mientras las oportunidades se desvanecen antes de que alguien se dé cuenta de que existen.

Por ejemplo, con la previsión de inventario con datos fragmentados, pides demasiado o muy poco. De cualquier manera, pierdes dinero. El equipo de marketing no sabe qué productos necesitan promoción. El de finanzas no puede proyectar con precisión el flujo de caja. El equipo de atención al cliente no puede ver el estado de los pedidos.

Centralizar los datos de ventas, inventario y clientes en una única plataforma evita la confusión y aumenta la productividad y tu equipo puede dedicar el tiempo a innovar, vender y servir a los clientes.

3. Automatiza la gestión de inventario multicanal

Actualizar manualmente hojas de cálculo, revisar sistemas TPV y sincronizar inventario online es lento y propenso a errores.

Automatizar la gestión de inventario en todos tus canales (online, en tienda y almacén) te ayuda a mantener unos niveles de inventario precisos en tiempo real. Por ejemplo, si un cliente compra unas zapatillas online, el inventario en tienda se actualiza instantáneamente, asegurando que ningún cliente se vaya decepcionado por culpa de un recuento de stock inexacto.

La automatización también ayuda a mantener niveles óptimos de inventario y prevenir roturas de stock que alejan a los clientes. Con la app Stocky para Shopify POS, puedes generar informes de stock para identificar el umbral mínimo dependiendo de patrones de ventas y tiempos de entrega de proveedores.

El sistema automatizado de gestión de inventario creará una orden de compra con el proveedor apropiado cuando se cumplan las condiciones.

4. Centraliza los datos de clientes

Los datos unificados de clientes te permiten identificar rápidamente compradores VIP, personalizar promociones y anticipar las necesidades del cliente. En lugar de intentar adivinarlo, sabes exactamente qué prefieren tus clientes, permitiendo tomar decisiones más rápidas, ofrecer una comunicación personalizada y crear relaciones más fuertes.

Los perfiles unificados de clientes de Shopify te permiten ver claramente cada interacción del cliente. Cada vez que alguien navega por tu sitio, hace un pedido o contacta con el equipo de soporte, Shopify lo registra todo en un mismo lugar.

Los estilistas personales de Diane Von Furstenberg hacen referencia a estos datos para personalizar la experiencia minorista. Y como su sistema TPV es portátil, los empleados de la tienda tienen la libertad de asistir a los clientes que entran desde cualquier lugar de la tienda.

"Una de nuestras funciones favoritas de Shopify POS es añadir notas al perfil de un cliente para almacenar información, como sus colores favoritos, talla ideal o productos que les encantan de nuestra nueva colección", dice la gerente asistente de tienda Joanna Piccio. "Esa información nos ayuda a hacerles sentir que somos sus estilistas personales la próxima vez que compren con nosotros".

5. Crea experiencias conectadas para el cliente

Un cliente compra online y quiere devolver en tienda. Parece fácil, pero no lo es si tus sistemas están desconectados. Tus empleados de la tienda no podrán encontrar el pedido, la política de devolución puede diferir entre canales y el cliente se frustrará.

Una plataforma de comercio unificado como Shopify elimina estos puntos de fricción. Cada transacción vive en un sistema, cada miembro del equipo sigue el mismo proceso y cada cliente recibe un servicio consistente independientemente de cómo elija comprar.

Además, implementar estándares unificados, como ofrecer recogida en tienda, garantiza una experiencia de compra fluida. Imagina un cliente pidiendo una chaqueta online a la hora de comer y recogiéndola fácilmente en tu tienda esa misma tarde, sin confusión ni esperas.

Mandalyn Renicker, propietaria de Offbeat Bikes, tenía muchos problemas en sus operaciones minoristas. El seguimiento de inventario era completamente manual y consumía mucho tiempo. Los sistemas online y en tienda no se comunicaban bien. 

Los clientes experimentaban dificultades navegando por las páginas de productos. El trabajo administrativo consumía un tiempo valioso que podría dedicarse a hacer crecer el negocio.

Shopify transformó todo el enfoque minorista de Offbeat Bikes. Implementó el seguimiento de inventario en tiempo real en todos los canales de venta, creó una buena funcionalidad de recogida en tienda y desarrolló colecciones de productos intuitivas que facilitaron la navegación. Shopify también simplificó todo el proceso de checkout para los clientes.

El impacto de implementar Shopify fue inmediato y significativo:

• Las ventas de accesorios aumentaron un 400 %.
• Las ventas de bicicletas infantiles se duplicaron.
• La tienda minorista ahorró más de 4 horas mensuales en gestión de inventario.

"Shopify permite hacer lo que realmente importa, que es asegurarme de que mis clientes tengan una gran experiencia cuando interactúan con mi tienda de cualquier manera, ya sea online o a través de redes sociales o cuando vienen en persona", dice Mandalyn.

6. Despliega un análisis predictivo

El análisis predictivo te ayuda a anticipar exactamente qué necesitarás, cuándo lo necesitarás, antes de sentir los efectos de no tenerlo.

Las roturas de stock son el ejemplo más práctico. Por ejemplo, si las botas de agua se vendieron rápido durante la primavera porque fue lluviosa, el análisis predictivo notará esta tendencia y hará que tu equipo pida stock con anticipación, en lugar de esperar a que se agote el inventario. Este enfoque proactivo aumenta las ventas, reduce el exceso de stock y previene oportunidades perdidas.

Necesitarás tener acceso a la sincronización de datos en tiempo real para hacer previsiones precisas con análisis predictivo. Shopify permite hacer esto: es la única plataforma que crea TPV y ecommerce de forma nativa en el mismo sistema operativo. Cualquier dato que recojas vuelve a la misma plataforma en tiempo real, sin importar la fuente de origen.

7. Crea campañas de marketing personalizadas

Una plataforma de datos unificada como Shopify registra el historial de navegación online de un cliente, sus compras en tienda, su estado de fidelidad y las interacciones con el equipo de soporte y los fusiona en un mismo perfil.

Por ejemplo, si un estudiante universitario compra libros de texto al inicio del semestre. Tu sistema verá que también compró marcadores y una agenda. 

Antes de que empiece el segundo semestre, recibirá un email personalizado con materiales requeridos para su carrera, accesorios de estudio en oferta y un código de descuento para agendas digitales.

Consejo profesional: muestra a tu equipo de marketing Shopify Audiences, donde los patrones de compra de miles de tiendas identifican clientes nuevos preparados para comprar tus productos.

8. Forma a tu personal

Formar nuevos empleados requiere mucho tiempo. La rotación de empleados es un problema importante e implica costes altos. El personal mal formado puede provocar una mala experiencia del cliente. ¿Un culpable común? Un sistema TPV demasiado complejo que no es intuitivo ni fácil de usar para el personal.

Por ejemplo, el sistema TPV que utilizaba el vendedor de suministros para mascotas Tomlinson's requería demasiado trabajo manual y ralentizaba las operaciones en tienda. Por esto, el nuevo personal tenía dificultades para aprender a usar el TPV, los tiempos de checkout eran más largos y los procesos eran complicados, lo que perjudicaba a la productividad y la satisfacción del cliente.

Después de cambiar a Shopify POS, Tomlinson's redujo el tiempo de formación del personal en un 32 %, mejorando su incorporación y eficiencia general.

"No hubo tiempo de inactividad cuando hicimos el cambio a Shopify POS", dice Kate Knecht, propietaria y trabajadora. "Pudimos formar a los empleados durante un mes y medio antes del lanzamiento para que nuestro equipo se acostumbrara al sistema".

9. Automatiza tus flujos de trabajo

Puede que en tu tienda tengas un mostrador que ocupe el 20 % de tu mejor espacio: ¿cuánto genera en ventas? No lo sabes porque tus sistemas actuales no pueden decírtelo.

Los grandes vendedores rastrean el rendimiento por zona. Saben exactamente qué zonas dan el mayor retorno por metro cuadrado. Colocan artículos de alto margen de ganancia en zonas con mucho tráfico. Rotan las exhibiciones basándose en datos, no en corazonadas.

Los flujos de trabajo automatizados transforman la gestión del espacio. Las alertas de reposición se activan automáticamente cuando los estantes necesitan reabastecimiento, evitando que las estanterías se queden vacías y perder ventas. Tu sistema controla los niveles de stock en tiempo real, avisa al personal de cuándo debe mover productos del almacén a la superficie de venta.

Esta automatización hace que tu espacio de venta sea más productivo mientras minimiza el almacenamiento desperdiciado en trastienda.

Haz más con menos usando Shopify

Los vendedores que se cambian a plataformas de comercio unificado como Shopify ven un gran ahorro en los costes. Pero el impacto real va más allá de estos datos. 

Cuando toda tu operación minorista funciona en una plataforma unificada, evitas la fricción que frena a los negocios. Se acabaron los sistemas desconectados. No más silos de datos. No más oportunidades perdidas.

Solo una gran plataforma que te ofrece una visibilidad completa de tu inventario, clientes y ventas, en todos los lugares donde vendes.