Cómo elegir una caja registradora para tu negocio

Las cajas registradoras se inventaron a finales del siglo XIX, con la primera patente otorgada en 1878 a James Ritty, propietario de una taberna en Dayton, Ohio. El primer modelo comercial se llamó "Ritty's Incorruptible Cashier" y funcionaba con una manivela que hacía girar engranajes dentro de la máquina para registrar la venta. El propósito principal de las primeras cajas registradoras era controlar los robos por parte de empleados: de ahí la campana, que alertaba al propietario cuando se abría el cajón de efectivo.

Hoy en día, las cajas registradoras modernas han ampliado enormemente su función en los negocios. Pueden escanear y procesar códigos de barras UPC, hacer el seguimiento de ventas y promociones, permiten ofrecer programas de fidelización y, por supuesto, aceptar pagos en efectivo y con tarjeta de crédito y débito. Algunas incluso aceptan pagos móviles a través de teléfonos inteligentes y relojes.

Estos avances traen consigo abundantes opciones para elegir una caja registradora de entre varios tipos distintos. Descubre qué pueden hacer los dispositivos actuales y cómo elegir la caja registradora ideal para tu negocio.

¿Qué es una caja registradora?

Una caja registradora es una máquina mecánica o electrónica que, como mínimo, registra y procesa transacciones de venta y produce comprobantes de las transacciones (es decir, recibos). Muchas cajas registradoras para pequeñas empresas también incluyen un cajón de efectivo con cerradura para guardar billetes y monedas.

Las funciones más avanzadas de las cajas registradoras van desde totalizar las ventas diarias y los saldos de efectivo hasta exportar datos de ventas, proporcionar sistemas de inventario y calcular propinas automáticamente. Las cajas registradoras modernas a menudo se denominan sistemas de punto de venta (TPV).

Funciones esenciales al elegir una caja registradora para tu negocio

Entre la gran cantidad de funciones que pueden ofrecer los sistemas TPV modernos, estas son las más importantes a considerar al elegir una caja registradora para tu negocio:

• Registro de ventas. La caja registradora debe poder calcular el precio total de cada artículo vendido, añadir el impuesto sobre las ventas y proporcionar el importe total adeudado para completar la transacción.
• Procesamiento de pagos. Tu caja registradora debe poder procesar diferentes tipos de pago, como pago en efectivo, pago con tarjeta de débito y crédito, pago contactless y tarjetas regalo. Debe calcular el cambio a devolver si un cliente paga en efectivo.
• Impresión de recibos. Tu caja registradora debe tener una impresora de recibos para proporcionar un recibo a los clientes cuando lo soliciten, de acuerdo con la legislación aplicable. Como alternativa, la mayoría de los sistemas TPV también permiten enviar recibos por correo electrónico.
• Almacenamiento de efectivo. Tu TPV debe poder conectarse a un cajón de efectivo seguro para organizar y almacenar los billetes y monedas necesarios para procesar transacciones en efectivo.
• Informes. El TPV debe poder generar informes, incluyendo datos de ventas y flujo de caja del día. Los sistemas TPV avanzados pueden proporcionar informes más detallados para ayudar a monitorear el rendimiento del negocio.

¿Cuáles son los tipos de cajas registradoras?

• Como cliente, probablemente has tratado con varios métodos de pago: máquinas aparatosas, tabletas elegantes o teléfonos con pequeñas ranuras para tarjetas. Estos son los tres tipos principales de cajas registradoras para pequeñas empresas que hay en el mercado:
• Caja registradora electrónica (CRE)
• Sistema de punto de venta (TPV)
• Sistema TPV móvil

1. Caja registradora electrónica (CRE)

Una caja registradora electrónica (CRE), la más parecida a una caja registradora mecánica tradicional, es un dispositivo simple para mostradores que se usa para cobrar pagos en efectivo y con tarjeta de crédito, calcular impuestos, imprimir recibos y registrar ventas diarias. 

Los modelos CRE más avanzados pueden incorporar un lector de códigos de barras para que puedas introducir automáticamente la información de precios.

2. Sistema de punto de venta (TPV)

Un sistema de punto de venta (TPV) es un sistema digital que te ayuda a aceptar y hacer el seguimiento de pagos en efectivo, con tarjeta o mediante móvil. Una caja registradora con sistema TPV puede ayudar a hacer el seguimiento del inventario y recopilar información de clientes. 

También puede realizar funciones fiscales y empresariales como transferir dinero a tu banco, hacer el seguimiento del flujo de caja, generar informes de ventas, visualizar datos de clientes y gestionar empleados.

Un sistema TPV también puede ser completamente digital. Los sistemas modernos como Shopify POS mantienen los datos de tu negocio almacenados de forma segura en la nube, para que puedas iniciar sesión y acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

Lo mejor de una caja registradora con sistema TPV es que puede personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de tu negocio. Por ejemplo, si tienes una tienda física y un sitio web de comercio electrónico, puedes configurar una opción de recogida en tienda para permitir que los compradores naveguen y compren un producto en línea y luego lo recojan en tu tienda para ahorrar en gastos de envío.

3. Sistema TPV móvil

Un sistema TPV móvil es esencialmente lo mismo que un sistema TPV, pero está diseñado para aceptar pagos y atender clientes dondequiera que estén. Algunas opciones, como el Tap to Pay de iPhone para Shopify POS, eliminan completamente la necesidad de hardware. Puedes aceptar todos los pagos contactless solo con tu iPhone.

Ahora que los pagos móviles NFC están ganando popularidad, muchos clientes optan por pagar con un simple toque de su tarjeta o billetera móvil. Si quieres aceptar efectivo, necesitarás una caja registradora o un cajón de efectivo para poder dar cambio.

Los sistemas TPV móviles son ideales para propietarios de pequeños negocios que no tienen una ubicación fija, como un joyero en una feria de arte local.

Consejo: ¿Quieres empezar a vender tus productos en persona? Usa Tap to Pay en iPhone para Shopify POS para aceptar todos los pagos contactless usando solo tu iPhone; no se requiere hardware adicional. Conecta con tus clientes en mercadillos, eventos pop-up, ferias de artesanía y en cualquier ocasión que se te ocurra.

8 aspectos a considerar al elegir cajas registradoras

1. Tamaño del negocio
2. Tipo de negocio
3. Factor de forma
4. Funcionalidad
5. Seguridad
6. Integraciones y compatibilidad
7. Coste
8. Facilidad de uso

Tener en cuenta los siguientes factores puede ayudarte a tomar la decisión correcta a la hora de elegir una caja registradora:

1. Tamaño del negocio

El tamaño de tu negocio y su flujo de caja son los principales factores determinantes del tipo de caja registradora que necesitas. Si tienes un pequeño negocio de cerámica con una docena de productos, una caja registradora TPV con funciones básicas para ayudarte a aceptar pagos en persona, gestionar pedidos y crear perfiles de clientes es suficiente. 

Si tienes una tienda minorista y necesitas gestionar personal e inventario, querrás un sistema TPV con más funciones.

Ten en cuenta no solo el tamaño actual de tu negocio sino también su potencial de crecimiento. Elige una caja registradora TPV que cubra tus necesidades ahora y también a medida que tu negocio crezca y sus necesidades cambien.

2. Tipo de negocio

Tus requisitos de procesamiento de pagos dependen de cómo operes. ¿Vendes productos y necesitas gestionar el inventario? ¿O proporcionas un servicio y simplemente necesitas aceptar pagos por un trabajo específico que has realizado? O puede que combines elementos de ambas cosas.

Cuanto más complejo sea tu modo de operar, más compleja será la caja registradora que necesites. En la mayoría de los casos, los sistemas TPV tendrán diferentes planes que incluyan diferentes características. Elige un sistema que tenga funciones que se ajusten a tu tipo de negocio.

3. Factor de forma

Considera tu necesidad de movilidad. ¿Tu negocio tiene un solo punto de venta que te permite tener una caja registradora fija en el mostrador? ¿O necesitas poder aceptar pagos en cualquier parte? La mayoría de los sistemas TPV tienen bases para realizar cobros en el mostrador. 

Otros hardwares como Shopify POS son portátiles e incluye un lector de tarjetas y escáner de códigos de barras integrados para darte la flexibilidad de ofrecer tus servicios y realizar transacciones dondequiera que estén tus clientes.

4. Funcionalidad

Plantéate todas las funciones que podrías usar, además de aceptar pagos. Un sistema TPV completamente funcional te permite gestionar información de clientes, programas de fidelización, inventarios y ventas. Plantéate optar por un sistema TPV si crees que podrías beneficiarte de algunas de estas características o de todas ellas.

5. Seguridad

Una caja registradora maneja un activo valioso de la empresa (el dinero) así que tener en cuenta la seguridad es imprescindible. Por ejemplo, Shopify POS te permite controlar qué personal puede abrir la caja registradora, y también te permite hacer un seguimiento de qué personal procesa transacciones en efectivo o hace el balance de caja.

6. Integraciones y compatibilidad

Los sistemas TPV inteligentes pueden ofrecer aún más prestaciones y comodidad si están integrados con otro software como tu plataforma de comercio electrónico, tu software de contabilidad, tu banco o tu procesador de pagos.

En términos de compatibilidad de hardware, algunas cajas registradoras vienen con dispositivos útiles como escáner de códigos de barras, lector de tarjetas, impresora de recibos y pantalla orientada al cliente. 

Algunas cajas registradoras son compatibles con todos estos, y otras no pueden usarlos en absoluto, así que determina qué hardware TPV necesitarás para asegurarte de escoger el sistema correcto a la hora de elegir una caja registradora.

7. Coste

Las cajas registradoras y sistemas TPV combinan hardware y software de punto de venta, y el coste de comprar ambos varía. La mayoría de los proveedores TPV te permiten pagar mensual o anualmente por una suscripción. Dicho esto, el gasto total variará dependiendo del número de tiendas que tengas, las funciones que necesites y el hardware que compres.

8. Facilidad de uso

Aunque las cajas registradoras modernas y los sistemas TPV están diseñados pensando en la facilidad de uso, los sistemas más avanzados pueden volverse bastante complejos de aprender a usar, operar y mantener. Ten en cuenta cómo se maneja tu personal con la tecnología

Mejores cajas registradoras para pequeños negocios

Estas son las mejores opciones a la hora de elegir una caja registradora:

• Shopify. Shopify POS es la mejor solución para negocios que tienen tanto una tienda física como de comercio electrónico. Es flexible, fácil de configurar y te ayuda a gestionar todos los aspectos de tu negocio en un solo lugar: inventario, clientes, ventas, productos y más. Está incluido en tu plan de Shopify, así que puedes vender en línea y en persona y pagar solo 39 € al mes.
• Square. Square Register es conocido por su sistema TPV móvil para pymes y su lector de tarjetas Bluetooth que se conecta a un teléfono inteligente o tableta. El precio de la caja registradora Square Register ronda los 600 €, con una tarifa por transacción con tarjeta de 1,25% + 0,05 €.
• Sumup. Ofrece soluciones TPV con su TPV Lite (tableta y datáfono) por unos 300 € y planes mensuales gratis o Plus por 29 €/mes.
• Eposnow: Ofrece una solución completa TPV con caja registradora, datáfono e impresora por unos 500 €, y planes mensuales a partir de los 39 euros/mes.
• Clover. Ofrece soluciones TPV para negocios minoristas. Las tarifas de procesamiento de pagos parten del 2,6% + 0,10 $ por transacción, con planes mensuales que empiezan a partir de los 16 $ al mes.