Cualquier negocio que venda productos tiene un proceso de pedido a efectivo (también llamado pedido a cobro u O2C, por sus siglas en inglés), ya sea una empresa de mermeladas artesanales, un negocio de camisetas artísticas o un vendedor que ofrece palets de tejas para techos.
Cuando un cliente realiza un pedido, comienza el proceso de pedido a efectivo, y finaliza cuando la empresa recibe el pago por el producto o servicio. Aunque no lo conozcas por su acrónimo, como comerciante sabes que este es un proceso crucial que impacta sobre los ingresos, la satisfacción del cliente y la eficiencia general.
Cuanto más optimizado esté tu O2C, con una gestión de pedidos ágil, tareas automatizadas, comunicación mejorada y análisis que identifiquen áreas de mejora, más rápido será el cumplimiento de pedidos, mejorará el flujo de caja y se fortalecerán las relaciones con los clientes.
Según un informe de BCG sobre plataformas O2C (en inglés), “las empresas que implementan plataformas O2C y rediseñan el proceso aumentan sus ingresos entre un 1 y un 3 % al año”.
Comprender el proceso y estar dispuesto a examinar los obstáculos del camino resulta en un negocio más eficiente, con los beneficios adicionales de clientes, empleados y proveedores satisfechos. Descubre cómo gestionar y optimizar tu pedido efectivo a continuación.
¿Qué es el proceso de pedido a efectivo?
El proceso de pedido a efectivo, a menudo abreviado como O2C en la jerga empresarial, incluye el cumplimiento, la facturación, el procesamiento de pagos y la gestión de cuentas por cobrar, entre otros pasos.
Hace décadas, el proceso de pedido a cobro tenía fama de ser caótico, en el que lo habitual eran las órdenes de compra escritas a mano, las facturas enviadas por fax y otras funciones analógicas. Sin embargo, en la actualidad existen numerosas plataformas y opciones de software que ayudan a las empresas a optimizar su proceso O2C.
La tecnología ha permitido la facturación digital, el seguimiento y la creación de centros de información que permiten a los equipos de ventas, trabajadores de almacén, cuentas por pagar y servicio al cliente acceder a la misma información en tiempo real.
Además, casi todo el software de procesamiento de flujos de trabajo proporciona datos para análisis en cada paso del proceso O2C, con métricas que ayudan a iluminar los sistemas que funcionan y aquellos que necesitan mejoras. La previsión financiera es ahora un resultado integral de los flujos de trabajo del proceso.
8 pasos del ciclo del proceso de pedido a efectivo
Para entender el proceso O2C, necesitarás conocer bien los pasos de principio a fin:
- Gestión de pedidos. Las compras pueden provenir de diferentes fuentes, desde un individuo que compra un producto online desde su casa, hasta una empresa o institución que realiza un pedido de grandes cantidades.
- Procesamiento de pedidos. Esta etapa asegura que la orden de compra se envíe a la persona o departamento correcto.
- Gestión de crédito. Mientras que la mayoría de las compras de clientes individuales se realizan mediante transferencias en tiempo real, las compras realizadas por empresas suelen ser a crédito. Gestionar el crédito de un cliente empresarial puede incluir la tramitación de pagos mediante un proceso de aprobación por software y la autorización de pagos recurrentes a clientes con buena reputación.
- Cumplimiento de pedidos. Es el momento en el que la empresa prepara y empaqueta el producto o servicio para su entrega. Durante este paso pueden surgir innumerables problemas, desde emitir un pedido de venta para ese par de zapatillas especiales cuando en realidad ya no quedan en el almacén hasta prometer una fecha de entrega que es físicamente imposible.
- Envío. La empresa entrega el producto o servicio al cliente. Cuando el software, la automatización y las plataformas se utilizan correctamente, ayudan a proteger a las empresas contra los errores de entrega.
- Facturación. Ya sea que un cliente haya pagado en su totalidad o esté esperando una factura, se emite una factura con la información y el estado correctos.
- Cuentas por cobrar. Un software de contabilidad preciso realiza un seguimiento de las facturas vencidas y a punto de vencer, y alerta sobre los morosos reincidentes.
- Reconocimiento de ingresos. Los programas de software permiten a las empresas realizar un seguimiento de cuándo se completa la transacción de pago de un cliente y registrar correctamente los ingresos para la previsión financiera.
- Informes y análisis. Un análisis exhaustivo de los datos ayuda a las empresas a identificar las áreas que necesitan mejorar. Dependiendo del software, las empresas pueden detectar patrones de falta de comunicación, el origen de los cuellos de botella en los pedidos de los clientes y cómo las ineficiencias de un departamento afectan a otros departamentos.
Beneficios de la optimización del proceso de pedido a efectivo
Optimizar tu proceso de pedido a efectivo ofrece ventajas comerciales significativas:
- Aceleración del flujo de caja. Los procesos ágiles reducen el tiempo entre la realización del pedido y la recolección del pago, mejorando el capital de trabajo.
- Aumento de la satisfacción del cliente a través de un cumplimiento más rápido. Los procesos O2C eficientes permiten acelerar el procesamiento de los pedidos y los plazos de entrega.
- Reducción de costes operativos. La automatización y optimización eliminan redundancias y errores manuales a lo largo del proceso.
- Mejora de la estabilidad financiera y la previsión. Una mayor visibilidad de todo el proceso permite realizar previsiones de ingresos y planificaciones empresariales más precisas.
Cómo optimizar el proceso de pedido a efectivo
Considera lo siguiente al diseñar una estrategia para optimizar tu proceso de pedido a efectivo:.
¿Tienes un conjunto de estándares establecidos? Un manual simple con terminología fácil de entender ayuda a los empleados a navegar por el proceso O2C de la empresa.
¿Qué tan efectivo es tu software de contabilidad? Existen numerosas plataformas y programas de contabilidad que tienen como objetivo ayudar a los propietarios de negocios con el libro mayor. Estos ayudan en el proceso de cuentas por cobrar y la gestión de inventario, entre otros aspectos del proceso O2C.
¿Tus facturas están digitalizadas? Puede parecer obvio tener un sistema de facturación digitalizado, pero algunos empresarios se resisten al cambio. Sin embargo, la mayoría de los que se toman el tiempo de implementar la facturación digital descubren que a la larga ahorra tiempo.
¿Con qué frecuencia realiza comprobaciones? Los datos recopilados periódicamente por el software pueden revelar patrones interesantes en el ciclo de pedido a cobro de una empresa. Pueden mostrar procesos redundantes, clientes que pagan sistemáticamente con retraso o quejas repetidas de los clientes, para que puedas realizar ajustes, actualizaciones y cambios en consecuencia.
Reflexiones finales
La mayoría de las empresas que prestan especial atención a su proceso de pedido a efectivo consideran que este les reporta beneficios en términos de eficiencia y satisfacción del cliente.
Las opciones de software actuales proporcionan a las empresas datos específicos; y el análisis de estas métricas revela información muy valiosa.
Con un proceso automatizado, las ineficiencias, desde los retrasos en el cumplimiento hasta los problemas en la cadena de suministro, dejan de ser abstracciones vagas para convertirse en problemas identificables a lo largo del ciclo O2C.
Si se examinan todos los pasos del proceso de pedido a compra y se implementan las prácticas recomendadas, las empresas acaban siendo más eficientes.
Además, si las empresas consiguen garantizar de forma proactiva una experiencia de compra positiva para sus clientes, consiguen más compras, y de forma más reiterada.
Preguntas frecuentes sobre el proceso de pedido a efectivo
¿Por qué es importante el proceso O2C?
Un proceso O2C ágil y eficiente genera clientes satisfechos, lo que generalmente se traduce en reseñas positivas, recomendaciones de boca a boca orgánicas y, en última instancia, compras recurrentes.
¿Cuáles son algunos de los desafíos del proceso O2C?
Un proceso O2C, especialmente para empresas que realizan un alto volumen de ventas, tiene muchas partes móviles, así como dependencias. Las empresas, por ejemplo, dependen de que los clientes paguen sus facturas a tiempo. Si el pago se retrasa, las empresas tienen menos capital de trabajo, lo que puede afectar la nómina, los pagos a proveedores a tiempo y la moral de la empresa, todo lo cual puede impactar negativamente el proceso de pedido a efectivo y agravar el problema.
¿Cuáles son los beneficios de un O2C ágil?
Si una empresa trabaja de manera eficiente, genera confianza tanto interna como externamente. Contar con un sistema ágil no solo incrementa el compromiso de los empleados están más comprometidos, sino que también permite al servicio al cliente responder casi todas las preguntas.
Tanto los clientes como los proveedores pueden estar seguros de que están trabajando con una empresa fiable. Crear este tipo de relación positiva con los clientes no solo es una buena práctica comercial, sino que puede otorgar a las empresas una ventaja competitiva.
