Presupuesto para PYME: Cómo hacer que tu dinero trabaje por ti

Como propietario de un negocio, te enfrentas a muchos desafíos intimidantes, pero crear un presupuesto para una pequeña empresa puede ser el más abrumador. Determinar qué necesitas incluir y calcular la información financiera correcta ya de por sí es bastante complejo, y a eso tienes que añadirle organizarlo todo en un presupuesto ordenado.

Pero preparar un presupuesto para tu PYME no debería asustarte. De hecho, debería empoderarte.

Tener un presupuesto es fundamental para crear un negocio exitoso y sostenible, y no es tan complicado como podrías imaginar. Descubre a continuación las razones por las que deberías tener uno y cómo crear un presupuesto para una PYME, para que tengas claro dónde se usa el capital de tu pequeña empresa.

¿Por qué es importante hacer un presupuesto para una PYME?

Antes de comenzar, quizás te preguntes por qué hacer presupuestos es tan esencial, especialmente cuando tu negocio es pequeño o recién está empezando.

Un presupuesto empresarial es algo que actualizas regularmente, brindándote la mejor visión general del aspecto que deberían tener las futuras finanzas de tu empresa. Lo completas con tus gastos diarios, ingresos futuros y próximas inversiones, y te ayudará a prepararte mejor para alcanzar los objetivos de tu business plan.

Algunos ejemplos de lo que puede ayudarte a preparar un presupuesto para tu PYME incluyen:

• Identificar oportunidades para aumentar tus ingresos.
• Detectar áreas donde reducir gastos.
• Predecir meses lentos para evitar deudas.
• Reinvertir fondos no utilizados.
• Hacer que tu negocio sea rentable.
• Mantener tus finanzas en orden para posibles préstamos o inversores.

En resumen, tener un presupuesto para tu pequeña empresa te ayuda a tomar decisiones financieras mejor informadas. Significa que tienes conocimiento de las áreas donde más gastas y resalta oportunidades donde podrías crecer.

Según un informe reciente, el 40 % de las pequeñas empresas no cuenta con una planificación financiera oficial; eso significa que operan sin una herramienta que ayuda a evaluar su rendimiento y planificar adecuadamente su futuro.

Cómo preparar el presupuesto para tu PYME

Ahora que sabes por qué un presupuesto para una PYME es importante, sigue estos pasos para crear uno que te ayude a mantenerte al día con tus finanzas y mantener tu negocio financieramente sano y estable.

1. Añade todas tus fuentes de ingresos

El primer paso para preparar el presupuesto de una pequeña empresa es examinar todas tus fuentes de ingresos. Esto te permite ver qué dinero está entrando cada mes.

Si gestionas una tienda online y esa es tu única fuente de ingresos, entonces solo necesitas esas cifras de ventas. Sin embargo, dependiendo de tu modelo de negocio, podrías necesitar considerar cosas como:

• Ventas de ferias comerciales.
• Ventas de una tienda física.
• Pagos de consultoría.
• Proyectos independientes.

Después de identificar todos los ingresos, es hora de calcular tus ingresos mensuales. Recuerda que quieres calcular solo tus cifras de ingresos; no necesitas calcular ganancias en esta etapa.

Idealmente, sumarás los ingresos de los últimos 12 meses, o tan atrás como sea posible, pero siempre puedes hacer estimaciones informadas si tu negocio es más nuevo. 

Cuanto más tiempo hayas estado en el negocio, más tienes para revisar, y más fácil es comenzar a identificar tendencias y patrones. Por ejemplo, detectar cambios estacionales que aparecen en meses más lentos. Saber esto significa que puedes prepararte mejor para esos momentos.

2. Calcula tus costes fijos

Con tus ingresos calculados, tienes una cifra de línea superior. Ahora es momento de considerar tus costes fijos.

Tus costes fijos son los gastos recurrentes de tu negocio. Estos pueden ser gastos semanales, mensuales o anuales, por lo que es importante identificarlos todos cuidadosamente. Es por esta razón que revisar un período completo de 12 meses puede ser beneficioso. 

Si tienes una cuenta de gestión financiera, como Shopify Balance, tendrás una buena separación entre tus cuentas personales y empresariales. Será simple revisar tus transacciones para identificar cualquier pago regular que hagas.

Algunos ejemplos incluyen:

• Alquiler.
• Internet y teléfono.
• Suministros.
• Seguros.
• Nómina.
• Hosting del sitio web.

Si tu negocio es nuevo, querrás usar costes proyectados, como tu alquiler mensual futuro, tus facturas de servicios públicos esperadas, y así sucesivamente.

Una vez que tengas todos tus costes fijos, súmalos y tendrás tus gastos totales mensuales de costes fijos.

3. Incluye los costes variables

Después de sumar tus costes fijos, ahora debes pensar en los gastos variables. Como el nombre implica, estos son costes recurrentes, pero la cantidad no es fija y puede fluctuar mes a mes, dependiendo de muchos factores.

Los costes variables podrían incluir:

• Materiales.
• Costes de cumplimiento.
• Servicios públicos.
• Costes de viaje.
• Freelancers.
• Costes de marketing.
• Cursos de formación y desarrollo profesional.

Mientras anotas tus costes variables, podrías comenzar a identificar los que podrías reducir fácilmente durante meses más lentos, cuando tiene sentido reducir el gasto. Por el contrario, también tendrás una buena idea del momento ideal para aumentar el gasto variable para invertir en tu negocio. 

Los cursos de formación y los costes de marketing son buenos ejemplos de gastos variables con buen retorno de la inversión (ROI).

4. Considera gastos únicos y próximas inversiones

La siguiente categoría de gastos para un presupuesto empresarial son aquellas cosas que ocurren con poca frecuencia, pero que aún necesitan ser consideradas.

En esta categoría podrían considerarse elementos como hardware nuevo (ordenadores o impresoras de etiquetas). Estos no van a ser artículos que compres cada seis meses, pero probablemente aparezcan cada par de años. 

Y cuando consideras que estos gastos únicos son a menudo para cosas cruciales para el funcionamiento de tu negocio, rápidamente te darás cuenta de por qué es esencial planificar el presupuesto de tu PYME contando con ellos.

5. Prepara un fondo de contingencia

Este paso va de la mano con el anterior. Tener en cuenta costes inesperados en tu presupuesto para PYME no debe ser obviado.

Dirigir un negocio es complejo, y hay muchos aspectos a considerar. También es totalmente comprensible, y probable, que surjan costes inesperados. Tal vez una pieza importante de maquinaria se estropee inesperadamente durante tu período de mayor actividad, o quizás un accidente deje tu furgoneta fuera de servicio.

Este tipo de eventos impredecibles son lo suficientemente estresantes por sí solos, pero tener dinero presupuestado y reservado para ellos ayudará mucho a aliviar el estrés.

Cuando tu negocio no está en la etapa donde es factible tener una suma de dinero en un fondo de emergencia esperando, otros servicios pueden ayudar, incluyendo la financiación para pequeñas empresas de Shopify Capital. Sin embargo, un fondo de contingencia sólido ofrece un poco más de protección y tranquilidad.

6. Haz los cálculos y encuentra tu margen de beneficio

Una vez que hayas anotado todos tus ingresos y gastos varios, ahora necesitas juntar todo y crear tu cuenta de pérdidas y ganancias.

Primero, suma todas tus fuentes de ingresos; luego suma tus diferentes gastos. Deberías terminar con dos números. Después, resta tus gastos totales de tus ingresos totales y tendrás ya sea un número positivo, que significa que tu negocio obtuvo ganancias, o un número negativo, que significa pérdidas.

Aquí tienes un ejemplo de un presupuesto para pequeña empresa:

Si ves una pérdida, no te desanimes. No todas las pequeñas empresas son rentables cada mes. Hacer un presupuesto para tu PYME te permite examinar mejor todas tus finanzas. Quizás ahora puedas detectar áreas donde puedes reducir costes y ver dónde generas más ingresos e invertir más recursos en esas áreas.

Para negocios que están obteniendo unas ganancias elevadas, estudia el presupuesto para encontrar áreas donde puedes hacer inversiones que te permitan optimizar y escalar. Quizás esto sean cursos de formación o un software nuevo, o tal vez sea preferible invertir en marketing o en investigación y desarrollo de nuevos productos.

7. Establece tu presupuesto para los próximos meses

Una vez tienes el presupuesto de tu PYME hecho, ya tienes algo que documenta con precisión las finanzas de tu negocio. Aunque esto es increíblemente útil y puede ayudar a tomar decisiones financieras informadas, un buen presupuesto está orientado al futuro y debería ayudarte además a planificar tus inversiones en el futuro, o evitarlas si fuera el caso.

Aunque es imposible saber con precisión cuáles serán tus ingresos y gastos futuros, podrás hacer estimaciones relativamente precisas si has monitorizado años y meses anteriores. Si tu negocio es nuevo, comienza haciendo estimaciones conservadoras. Puedes revisar y refinar tu presupuesto para que se vuelva más preciso con el tiempo.

Dedica tiempo a crear tu documento de presupuesto orientado al futuro usando la cuenta de pérdidas y ganancias histórica que creaste con los pasos anteriores, incluyendo tu flujo de caja.

Considera cosas como cuándo se compraron por última vez piezas clave de equipo o hardware y planifica el presupuesto de tu pequeña empresa para comprar nuevos artículos o pagar para que los revisen profesionalmente.

Echa un vistazo a las tendencias y patrones que viste el año pasado y haz planes en tu presupuesto en consecuencia. Por ejemplo, si vendes mochilas para niños, podrías ver que la temporada de vuelta al cole es uno de tus períodos más activos. 

Puedes usar esa información para decidir si quieres contratar más personal durante este período, aumentar tu presupuesto de marketing o ampliar tus horarios comerciales.

No te detengas aquí: mantén tu presupuesto actualizado

Si has completado todos estos pasos, ahora deberías tener un presupuesto integral orientado al futuro, construido a partir de tus datos financieros históricos.

¡Pero no te detengas ahí!

El presupuesto de una PYME no es algo que haces y olvidas. Necesita mantenerse actualizado y de manera tan precisa como sea posible para que sea de alguna utilidad. Como propietario de un negocio, probablemente tienes un millón de otras cosas que también necesitan de tu atención, así que encuentra un sistema de elaboración de presupuestos que funcione para ti.

Si has abierto recientemente un negocio o dispones de tiempo, pero no de dinero para invertir en el presupuesto de tu PYME, dedica un tiempo cada semana para mantener tu presupuesto actualizado. Crea carpetas y procesos para cualquier cosa relacionada con tu presupuesto, para que no pierdas tiempo buscando recibos perdidos o datos de ventas.

Si quieres, y puedes, invertir una pequeña cantidad de dinero, paga por una suscripción a algún programa de contabilidad para pequeñas empresas. Este se integrará con tu tienda online y puede configurarse para monitorizar automáticamente tus ingresos y gastos.

Finalmente, para muchos propietarios de pequeñas empresas, usar un contable puede ser una solución rentable para que pueda gestionar tu presupuesto y darte a conocer información relevante como, por ejemplo, cuándo tus gastos están controlados y cuánto necesitas reservar para cumplir con tus obligaciones fiscales.

Conclusión

Elaborar el presupuesto de una PYME puede ser intimidante, pero como acabas de descubrir, no es tan difícil.

Invertir un poco de tiempo te permitirá crear un documento que revela tus patrones de ingresos y gastos, y, aprovechándote de esa información, estarás en mejor posición para mantener tus deudas bajo control, maximizar tus ganancias y proteger tu pequeña empresa de cualquier desafío que pueda surgir.