Mikä ERP-integraatio on ja miten se toimii?

Menestyneimpien verkkokauppabrändien salaisuus on toiminnanohjausjärjestelmä (ERP).

ERP viittaa kaikki liiketoimintaprosessit, kuten talouden, tuotannon, toimitusketjun, myynnin ja hankinnan,  toisiinsa yhdistäviin ohjelmistoihin ja järjestelmiin. ERP integroi nämä prosessit yhdeksi järjestelmäksi.

ERP-järjestelmää ei voi ottaa käyttöön sellaisenaan, vaan se täytyy integroida yrityksen rakenteisiin ja tavoitteisiin. Se kokoaa yhteen esimerkiksi taloudelliset, logistiset ja henkilöstöresurssit yritystason suunnittelun ja toiminnan tueksi.

Keskitetty ERP on kriittisen tärkeä työkalu suurille verkkokauppayrityksille, ja valitut integraatiot heijastuvat niiden menestykseen. Tässä oppaassa saat syvällisen katsauksen ERP-integraation perusteisiin sekä siihen, miten voit aloittaa oman ERP-järjestelmäsi rakentamisen jo tänään.

Mikä on ERP-integraatio?

ERP-integraatio on prosessi, jossa toiminnanohjausjärjestelmä yhdistetään muihin ohjelmistosovelluksiin, tietokantoihin tai ulkoisiin järjestelmiin. Sen avulla yrityksen eri toimintojen välille on mahdollista muodostaa saumaton tiedonkulku, synkronointi ja automaatio. Tämä puolestaan parantaa organisaation tehokkuutta, näkyvyyttä ja päätöksentekokykyä.

Yksinkertaisesti sanottuna se on tapa automatisoida liiketoimintaprosesseja ja parantaa koko yrityksen tuottavuutta.

Tietojemme mukaan 73 % yrityksistä pitää tietosiilojen rikkomista sekä sisäistä viestintää ja yhteistyötä parantavaa toimintaa erittäin tai äärimmäisen tärkeänä. ERP-integraatio auttaa luomaan yritykselle yhden totuuden lähteen, mikä tarkoittaa, että olennaista tietoa voidaan jakaa osastojen välillä nopeasti ja helposti.

Yleisimpiin integraatiomenetelmiin kuuluu:

• Räätälöidyt integraatiot, jotka viittaavat yrityksen rakentamaan omaan integraatioon. Ohjelmoijat voivat sovittaa ohjelmiston API-koodin integroitavaan ERP-järjestelmään. Tämä vaatii teknisiä resursseja ja aikaa.
• Toimittajan rakentamat tai natiivit integraatiot, jotka viittaavat valmiisiin integraatioihin tiettyjen sovellusten yhdistämistä varten. Esimerkiksi monet suositut ja monipuoliset työkalut yhdistyvät nykyään suoraan Shopifyhin, yleensä ilman lisätilausmaksuja.
• Integraatioalusta palveluna (iPaaS), joka on pilvipohjainen ratkaisu integraatioiden rakentamiseen ja käyttöönottoon. iPaaS:n avulla organisaatiot voivat luoda työnkulkuja pilvipohjaisiin sovelluksiin yhdistämistä varten ja ottaa ne käyttöön asentamatta tai hallinnoimatta laitteistoa.

Verkkokauppayritykset voivat käyttää ERP-järjestelmää tilaus- ja toimitusprosessin automatisoimiseen. Esimerkiksi NetSuiten integroiminen Shopify-kauppaan tarkoittaa kassavaiheessa tilausten ja asiakastietojen automaattista tuomista Shopifysta NetSuiteen. Liitintä voi käyttää myös tietojen lähettämiseen 3PL-kumppanille.

Tämä voi auttaa yrityksiä toimittamaan tilaukset nopeammin ja lisäämään verkkosivuston samana päivänä käsittelemien tilausten määrää. Mieti, kuinka monta työtuntia se voisi säästää kuukaudessa.

Ilman ERP-integraatiota yrityksen täytyy päivittää ERP-järjestelmänsä ja verkkokauppasovelluksensa varastosaldotiedot manuaalisesti. Tehottomia ja työvoimavaltaisia toimintaprosesseja on vaikeaa skaalata myyntimäärien kasvaessa ja tuotevalikoiman laajetessa.

Tässä vaiheessa ERP-integraatio astuu mukaan kuvaan. Sekä yritys- ja kuluttajamyynti- että DTC-liiketoiminnoissa yrityksen kasvaessa myös toimintojen monimutkaisuus kasvaa. Tällöin niiden hallitsemiseen tarvitaan enemmän kuin mitä toisistaan irralliset ratkaisut voivat tarjota.

Muut verkkokaupan osa-alueet, kuten varastonhallinta, hankinta, toimitusketju, asiakastietojen hallinta, toimitus sekä myynti- ja maksutiedot, voidaan myös integroida ERP-järjestelmään. Siiloutunut tai pirstoutunut liiketoiminta toimii sen sijaan epäjohdonmukaisesti.

ERP-integraation hyödyt

Liiketoiminnan toimintojen voi kuvitella olevan kuin auton moottori. Mahdollisuus katsoa konepellin alle sen käydessä voi auttaa päättämään, onko huollon aika vai onko seuraavaan öljynvaihtoon vielä 1 600 kilometriä.

ERP-integraatiot auttavat antamaan yleiskuvan yrityksestä ja kaikista sen käytössä olevista sovelluksista. Ne voivat auttaa esimerkiksi seuraamaan reaaliaikaisesti keskeisiä suoritusindikaattoreita ja varmistamaan tietojen eheyden.

Seuraavaksi tarkastelemme ERP-integraation tärkeimpiä hyötyjä.

Päivitetyt vanhat järjestelmät

Nykypäivän kilpailullisessa liiketoimintaympäristössä organisaatiot huomaavat usein, ettei niillä ole muuta vaihtoehtoa kuin ottaa käyttöön moderni ERP-järjestelmä.

Vuosia sitten ostettu ohjelmisto ei ehkä enää tue yrityksen liiketoimintamallia ja voi haitata innovointia. Itse asiassa 94 % kyselyymme vastanneista organisaatioista kertoo oikea-aikaisen innovoinnin olevan tärkeää ja ERP-järjestelmän auttavan siinä.

Suuri brändi voi laajentua globaaliksi tai tarvita lisää sisäisiä menettelytapoja. Tällöin vanha järjestelmä voi muuttua tehottomaksi.

Jos yritykset haluavat saada kilpailuetua, ne tarvitsevat reaaliaikaisia data-analyysejä. Nämä oivallukset ovat tärkeitä esimerkiksi asiakaskokemuksen parantamisen tai toimitusketjun optimoinnin kannalta.

Jos esimerkiksi varastoa hallinnoidaan vanhan järjestelmän kautta, se ei ehkä integroidu muihin järjestelmiin. Tämä voi vaikeuttaa tilausten vahvistamista ja aikatauluttamista, koska tällöin puuttuu tapa tietää, onko varastossa tarpeeksi tavaraa tilausta varten. Tämä voi aiheuttaa toimitusketjuongelmia muun muassa siksi, että ostajat eivät aina voi tilata tuotteita uudelleen.

Modernien ERP-integraatioiden kehittyneet ominaisuudet voivat tarjota analytiikkaa, joka auttaa optimoimaan varastonhallintaa ja parantamaan asiakaskokemusta varmistamalla, että varastossa on aina riittävästi tuotteita. Monet ERP-toimittajat tekevät myös useita päivityksiä vuodessa, joten järjestelmä päivittyy jatkuvasti ja tämän myötä myös siihen liittyvät liiketoiminnat parantuvat.

Keskitetty data

ERP-integraatioiden ansiosta koko liiketoiminnan tiedot voidaan keskittää ja viestintää parantaa. Ne auttavat luomaan keskuksen, jonka avulla yrityksen kaikki osastot voivat käyttää reaaliaikaisia tietoja ja hyödyntää joustavia ratkaisuja jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä.

Ilman ERP-järjestelmää jokaisella osastolla on omat tietueensa ja tietokantansa. Tiimit voivat ladata tietoja, luoda raportteja ja jakaa niitä eri ryhmille. Jos tiedot ovat päällekkäisiä, tiimien on sen sijaan tarkistettava tietojen eheys, mikä lisää työn määrää. Vanhat järjestelmät käyttävät tietojen jakamiseen usein "portinvartijoita", mutta ne voivat ylikuormittua nopeasti tietopyyntöjen kasvavan määrän seurauksena.

Suuri tietomäärä on hyvä alku, mutta tiedon tarkkuus sekä mahdollisuus käyttää, analysoida ja toimia sen perusteella on paljon parempi vaihtoehto. ERP-integraatiot auttavat rakentamaan eettisesti vastuullisia ja turvallisia kehyksiä datan hallintaan ja käyttöön liiketoiminnassa.

Automatisoidut prosessit

ERP-integraatiot helpottavat suurten tietomäärien kanssa toimivien yritysten toimintoja. Tietojemme mukaan nykytilanteessa 67 % organisaatioista mainitsi helppokäyttöisyyden yhdeksi verkkokauppa-alustan tärkeimmistä ominaisuuksista, ja ERP voi auttaa siinä.

Nämä integraatiot mahdollistavat automatisoidun, kaksisuuntaisen tiedonvaihdon järjestelmien ja sovellusten välillä, mikä poistaa kalliit inhimilliset virheet. Automaatiota voidaan käyttää lukuisissa kosketuspisteissä virtaviivaistamaan liiketoimintaprosesseja.

Seuraavat toiminnot voidaan välittää järjestelmien välillä älykkään ERP-järjestelmän muodossa:

• tilaustiedot
• asiakastiedot
• toimitustiedot
• kirjanpitojärjestelmät
• tuote- ja hintatiedot
• varastosaldot
• ostotilaukset

ERP auttaa yhdistämään liiketoiminnan ja toiminnallisia siiloja toisiinsa, mutta automaatio auttaa skaalaamaan innovointia. Yhdessä tekoälyn ja pilvipalveluiden kaltaisten teknologioiden kanssa ERP tarjoaa lähes rajattomat mahdollisuudet liiketoimintaprosessien parantamiseen.

Paremmat asiakaskokemukset

Loistava, personoitu asiakaskokemus on ollut keskiössä jo jonkin aikaa. Capterran mukaan esimerkiksi vuonna 2023 74 % yrityksistä lisäsi asiakaskokemukseen liittyviä menoja.

Asiakkaan ainutlaatuisiin tarpeisiin vastaaminen yhdessä kanavassa ei riitä kilpailuedun ylläpitämiseen. Yritysten on ymmärrettävä ja rakennettava kokonaisvaltaisia, monikanavaisia asiakaskokemuksia.

ERP-integraatiot voivat auttaa yrityksiä hankkimaan syvällisempää ymmärrystä asiakkaiden mieltymyksistä ja kiinnostuksen kohteista. ERP-integraatiota käyttävät verkkokaupat voivat esimerkiksi käyttää kaikkia oikeita työkaluja päästäkseen markkinoille nopeammin ja parantaakseen asiakaskokemusta.

Tapa, jolla yritykset käyttävät ERP-integraatioita asiakkaiden sitouttamiseen, määrittää brändin menestyksen tulevina vuosina. ERP-järjestelmiä asiakkaiden sitouttamiseen älykkäästi käyttävät yritykset menestyvät.

Yleisiä ERP-integraation haasteita ja riskejä

Mikä ERP-järjestelmän tarkoitus siis oikein on? Oikea vastaus: liiketoimintaprosessien automatisoiminen ja yrityksen tehostaminen.

28 % kyselyymme vastanneista yrityksistä on jo saavuttanut merkittäviä hyötyjä ja tehokkuutta intergoimalla SaaS-verkkokauppa-alustan liiketoimintaansa.

ERP-järjestelmän integrointi muihin yrityksen järjestelmiin ei ole aina helppoa. Seuraavaksi käymme läpi muutamia yleisiä ERP-järjestelmän integroimiseen liittyviä haasteita.

Budjetin ylitys

ERP-järjestelmän toteuttaminen voi maksaa kolmesta neljään kertaa alkuperäistä budjettia enemmän. Hyödyt kuitenkin ylittävät kustannukset.

Parhaat ERP-kumppanit ovat hyvän ERP-järjestelmän rakentamisen edellytys. Ne tarjoavat palvelukokonaisuuden integraatioiden ja toteutuksen kattamiseen, asettavat selkeät tavoitteet ja varmistavat, että yritys saa käyttöönsä sopivan järjestelmän.

Turvattomat yhteydet

ERP-järjestelmä on kriittisimmän liiketoimintatiedon, kuten arkaluonteisten asiakastietojen ja omistusoikeudellisten tietojen, koti. Niitä täytyy suojella hinnalla millä hyvänsä.

Järjestelmän monimutkaisuuden lisääminen ERP-integraation kautta lisää turvattomien yhteyksien mahdollisuuksia, mikä nostaa organisaation uhkatasoa, kun kyberhakkerit kohdistavat hyökkäyksiään ERP-ohjelmistoihin.

Monimutkaisuus

Integraation toteuttaminen voi viedä odotettua kauemmin huonon viestinnän ja suunnittelun vuoksi.

Yritysten täytyy usein ratkaista seuraavat ongelmat:

• sisäinen vastustus uusia järjestelmiä kohtaan
• ohjelmistojen integraatio-ongelmat
• datan huono laatu

Käyttäjät täytyy kouluttaa käyttämään järjestelmiä oikein. Sisäinen käyttöönotto ja mahdollistaminen on siinä avainasemassa. Toteutukset voivat kaatua integraation lanseerauksen jälkeen, jos kukaan ei tue niitä tai työnkulun dokumentaatiota ei toteuteta kunnolla. Käyttäjien on myös ymmärrettävä, miksi prosessia on muutettu, jotta he ovat motivoituneempia oppimaan käyttämään uutta järjestelmää.

Yritykset, joilla on selkeä ERP-integraatiosuunnitelma ja jotka ymmärtävät sen vaatimukset, voivat ottaa sen käyttöön ja jatkaa sen käyttämistä onnistuneesti.

ERP-integraatioiden tyypit

Sopiva ERP-integraation tyyppi riippuu IT-resursseista ja kunkin liiketoiminnan tarpeista.

Verkkokaupankäynti

Verkkokauppaintegraatio tarkoittaa verkkokaupankäyntijärjestelmän, kuten Shopifyn, yhdistämistä pilvipohjaiseen ERP-ratkaisuun. Yhdessä ne auttavat laajentamaan verkkokaupan toiminnallisuutta ja tarjoamaan parempia ostokokemuksia asiakkaille.

Liidit, asiakkaat, tilaukset, toimitusajat, verot, asiakastuki ja muut tiedot ovat seurattavissa verkkokaupan ERP-integraation kautta. Integraation tarkoituksena on tuoda tiedot organisaation kaikkien verkkokaupankäyntiä hallinnoivien käyttäjien saataville.

Hyödyt sisältävät:

• tarkat, olennaiset verkkosivuston käyttäjille näkyvät tiedot saatavilla kaikille osastoille
• reaaliaikaiset varastosaldot käyttäjille näkyvässä ja näkymättömissä järjestelmissä
• dynaamiset, asiakaskohtaiset hinnoitteluvaihtoehdot
• automatisoidut taloudellisten tietojen tarkastukset

ERP voidaan integroida verkkokauppa-alustaan seuraavilla tavoilla:

• Käytä verkkokaupparatkaisun APIa itse ja räätälöi järjestelmä. Tällöin olet itse kokonaan vastuussa sen hallinnasta.
• Käytä kolmannen osapuolen valmista ratkaisua. Jos tarvitset räätälöintiä, joudut maksamaan siitä ja jättämään sen toisen tiimin tehtäväksi.
• Käytä ERP-järjestelmää natiivissa integraatiossa verkkokauppa-alustasi kanssa. Natiiveilla integraatioilla varustettu ERP, kuten Shopify–NetSuite, on joustavin vaihtoehto. ERP-yritys luo natiiviin integraation verkkokauppajärjestelmään. Se on tarpeeksi ketterä vastaamaan organisaation tarpeisiin ja voi mukautua markkinoiden vaatimuksiin.

Verkkokauppabrändit voivat myös integroitua eri alustojen kanssa parantaakseen tehokkuutta ja kustannussäästöjä esimerkiksi seuraavien vaihtoehtojen kautta:

• tuotteen elinkaaren hallinta
• toimitusketjun hallinta
• varastonhallintajärjestelmät

Asiakkuudenhallinta (CRM)

Jokainen verkkokauppayritys tarvitsee standardoidun tavan liidien ja asiakkaiden hallitsemiseen. Myynti- ja markkinointitiimit voivat käyttää työsssään CRM-järjestelmien hallinnoimia asiakastietoja, kuten osto- ja yhteystietoja. Yritykset käyttävät tätä dataa saadakseen parempia näkemyksiä asiakkaistaan ja tehdäkseen tietoisia päätöksiä vuorovaikutuksestaan näiden kanssa.

Esimerkiksi Salesforce ja Oraclen NetSuite, ERP- ja CRM-integraatio, välittävät tietoja toisilleen, jolloin yritykset voivat saada asiakkaistaan kattavan näkymän. Yrityksillä on kaikki tarvittavat ostajatiedot myyntiä, tukea ja markkinointia varten yhdessä paikassa. Näitä tietoja voidaan käyttää helposti asiakassuhteita parantavien kokemusten rakentamiseen.

Liiketoimintatiedon hallinta

Liiketoimintatieto-ohjelmisto on suunniteltu hakemaan, analysoimaan ja raportoimaan dataa. Liiketoimintatieto-ohjelmisto on tärkeä digitaalista muutosta läpi käyville yrityksille, sillä se tarjoaa mahdollisuuden yrityksen tietojen tarkastelemiseen. Se kokoaa ja visualisoi tietoja helposti, jotta sidosryhmät voivat löytää uusia oivalluksia ja toimia niiden perusteella parantaakseen yrityksen tulosta.

Joissakin tapauksissa liiketoimintatietotoiminto voi olla sisäänrakennettu ERP-järjestelmään, mutta useissa tapauksissa tämä toiminnallisuus ei ole tarpeeksi tehokas organisaatioille, jotka vastaanottavat valtavia datamääriä päivittäin.

Kun yritys yhdistää kolmannen osapuolen liiketoimintatietojärjestelmän integroituun ERP-järjestelmään, nämä oivallukset ovat helposti kaikkien valtuutettujen työntekijöiden käytettävissä. He voivat käyttää myös kehittynyttä raportointia, joka auttaa yritystä hyödyntämään kaikkia vastaanotettuja tietoja parhaalla mahdollisella tavalla.

Henkilöstöhallinto

Millään muulla osastolla ei ole hoidettavanaan niin monia taustatehtäviä kuin henkilöstöhallinnolla. Palkkahallintoon, rekrytointiin, arviointeihin ja työtarjouksiin liittyvän tietomäärän hallinta voi kasvaa nopeasti ylivoimaisen suureksi. Arkaluonteisten henkilöstötietojen väärinkäyttö on sekä kallista että turvallisuusuhka kaikille yrityksille.

ERP-järjestelmän HR-moduuli auttaa hallinnoimaan, digitalisoimaan ja automatisoimaan HR-osaston prosesseja. Hyötyjä ovat muun muassa:

• perustyöntekijöiden tietokantojen turvallinen säilytys ja hallinta
• yksinkertaistettu palkanlaskenta ja korvausten hallinta
• parannettu ajan ja läsnäolon hallinta
• parempi työntekijöiden koulutus ja kehitys

Yritykset voivat käyttää ERP-järjestelmän HR-moduulia myös luovasti. Ne voivat lähettää työpaikkakyselyjä mitatakseen työntekijöiden tyytyväisyyttä, konfiguroida automatisoidun raportoinnin sekä toteuttaa ja ymmärtää helposti suorituskykyarvioita koko organisaatiossa.

Projektinhallinta

Liiketoimintatieto-ohjelmiston tapaan jotkin ERP-järjestelmät voivat sisältää projektinhallintaratkaisuja. Monet ERP-järjestelmän rakentamista aloittavat yritykset käyttävät jo monimutkaisempaa projektinhallintaohjelmistoa. Projektien tilan näkeminen ERP-järjestelmässä on hyödyllistä esimerkiksi seuraavista syistä:

• projektin kustannusten määrittelymahdollisuus
• mahdollisuus nähdä projektin päivitykset ja prosessit
• mahdollisuus selvittää, toimivatko projektimenetelmät vai eivät
• mahdollisuus yhteistyöhön HR- ja palkkahallinto-osastojen kanssa.

Projektinhallintamoduulin lisääminen ERP-järjestelmään tarkoittaa, että kuka tahansa voi nähdä, kuka tekee mitä ja milloin se toimitetaan. Näiden työnkulkujen ymmärtäminen lisää osastojen välistä vastuun kantamista ja voi auttaa yrityksiä ratkaisemaan projektin pienet ongelmat ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi.

ERP-järjestelmän integroiminen nykyisiin ohjelmistotoimintoihin

Verkkokaupankäynnissä integraatio-termillä on useita merkityksiä. Minkä tahansa kahden järjestelmän, joilla on kunnolliset ohjelmointirajapinnat (API), pitäisi pystyä keskustelemaan keskenään tai integroitumaan. Integraatiolla viitataan usein valmiiseen liittimeen. Näillä yhteyksillä on eri nimiä niiden isäntäohjelmiston mukaan – esimerkiksi Shopify kutsuu niitä sovelluksiksi.

Yhä suositumpi integraatiostrategia tunnetaan nimellä integraatioalusta palveluna (iPaaS). Tämä pilvipohjainen lähestymistapa integraatioon mahdollistaa sovellusten synkronoinnin nopeammin ja helpommin. Se ei vaadi koodausta, ja sen avulla ERP-järjestelmät voidaan yhdistää SaaS-tuotteisiin.

Monet näistä sovelluksista tai valmiista liittimistä toimivat iPaaS-alustalla. Ne on suunniteltu integraation toteuttamiseen siten, että  50–90 % vaadittavasta integraatiotyöstä on jo tehty. Integraation viimeistelemiseen vaaditaan usein jonkin verran kehittäjän tai integraatiokumppanin tekemää hienosäätöä.

Integroiminen ERP järjestelmään iPaaS-integraatioratkaisun kautta edellyttää seuraavia toimenpiteitä:

• API-tunnuksen konfiguroiminen ERP- ja muihin integroitaviin järjestelmiin
• työnkulkujen rakentaminen määrittämään vuorovaikutukset ERP-järjestelmän ja muiden sovellusten välillä, kuten tapa, miten integraatio siirtää dataa ja miten CRUD-operaatiot suoritetaan
• putkiyhteyksien konfiguroiminen yhdistettyihin järjestelmiin
• kartoituksen ja muokkaajien määrittäminen esimerkiksi lisäämällä uusi asiakas -tunniste tiettyihin CRM-järjestelmän yhteystietoihin ja sitten synkronoida tunniste sähköpostimarkkinointiohjelmistoon käynnistämään tervetulokampanja
• synkronointiaikataulun ja -tiheyden määrittäminen; reaaliaikainen synkronointi edellyttää, että ERP-järjestelmä ja muut sovellukset lähettävät uudet tiedot automaattisesti toisilleen

Shopifyn integraatiokumppaneita kutsutaan iPaaS-kumppaneiksi. Syy on se, että monia valmiista liittimistä isännöidään kumppaneiden palveluissa tai valitussa pilvipalvelussa. Useimmat iPaaS-vaihtoehdot sisältävät kartat ja muunnokset integraatiotyönkulkujen kehityksen nopeuttamista varten ja liiketoimintasääntöjä vuorovaikutusten määrittämiseksi.

Shopify integroituu huippuluokan ERP-ohjelmistojen kanssa, joihin kuuluu muun muassa:

• NetSuite
• Acumatica
• Brightpearl
• Microsoft

Shopify-kauppa voi asentaa esimerkiksi NetSuite ERP Shopify -sovelluksen ja siirtää tietoja NetSuiteen. Sitten NetSuite-toteutustiimi tai NetSuiten sertifioima kumppani voi lisätä räätälöintiä NetSuite-toteutukseen.

ERP-järjestelmäintegraation parhaat käytännöt

Pidä mielessä seuraavat parhaat käytännöt kaikkien ERP-integraatioiden yhteydessä.

Laadi integraatiosuunnitelma

Ennen ERP-järjestelmän integroimista tarvitaan sitä koskeva suunnitelma. Liiketoiminnan tavoitteita ja sisäisiä prosesseja parhaiten ymmärtävä henkilö sopii johtamaan tätä projektia. Yhteistyö sidosryhmien kanssa auttaa tekemään suunnitelmia mahdollisten esteiden varalle.

Suunnitelmaa laadittaessa kannattaa miettiä seuraavia asioita:

• miksi kauppa halutaan integroida ERP-järjestelmän kanssa
• mitä tietoja kaupan tulisi lähettää ERP-järjestelmään
• mitä tietoja ERP-järjestelmän tulisi lähettää kauppaan
• millaisia aukkoja varastotiedoissa on
• mitä muita järjestelmiä, kuten varastonhallinta tai 3PL, täytyy integroida, ja miten integraatio toteutetaan

Suunnittelu auttaa toteuttamaan integraation sujuvasti ja vähentää epäonnistumisen mahdollisuutta.

Tiedota työntekijöille, kumppaneille ja toimittajille muutoksesta

Vanhempia järjestelmiä käyttävät yritykset kohtaavat todennäköisesti jonkin verran muutosvastarintaa ERP-järjestelmän integraation yhteydessä. Integraatio voi vaikuttaa liiketoimintaprosesseihin, rooleihin ja muihin yrityksen toiminnan keskeisiin elementteihin, joten minkä tahansa organisaatiomuutoksen tapaan myös tämä muutos voi aiheuttaa jonkin verran vastustusta.

Jopa uudempien, pilvipohjaisia ERP-järjestelmiä (esim. NetSuitea) käyttävien yritysten prosesseihin ja rutiineihin voi tulla jonkin verran muutoksia. Joitakin tällä hetkellä käytössä olevia prosesseja täytyy ehkä mukauttaa verkkokauppaintegraatioon ja tiettyihin työnkulkuihin. Viestintä koko integraatioprojektin ajan on avainasemassa.

Varastointi- ja logistiikkahenkilöstön huono tiedottaminen voi johtaa hämmennykseen, kun tilaukset alkavat saapua verkkokauppa-alustalta ERP-järjestelmään, jos tätä tiimiä ei ole otettu mukaan integraatiota ja toimitusta koskeviin keskusteluihin. Asiakaspalvelu voi kärsiä, jos integraation jälkeiset odotukset ja uudet prosessit eivät ole yhdenmukaisia koko organisaatiossa.

Harjoita hyvää datan hallintaa

Järkevä datan hallinta on ERP-integraation selkäranka. Selkeät, luotettavat tiedot auttavat saamaan vahvoja oivalluksia liiketoiminnan prosesseista, mikä vaikuttaa yrityksen tulokseen. Tee seuraavat toimenpiteet säännöllisesti:

• puhdista tiedot ja normalisoi formaatit
• validoi tiedot niiden tarkkuuden varmistamiseksi
• tarkista, kenellä on tietojen käyttöoikeus ja miksi
• poista huonot tai päällekkäiset tiedot

Hyvä datan hallinta vähentää viiveitä integraatioprosessin aikana ja tekee siirtymästä sujuvamman.

Näin Shopify voi auttaa ERP-integraatiossa

On selvää, että ERP-integraatio on menestyksekkään verkkokauppaliiketoiminnan perusta. Siksi tietojemme mukaan 72 % yrityksistä on jo integroinut SaaS-verkkokauppa-alustan liiketoimintaansa.

Verkkokaupan voi yhdistää Shopify App Storesta löytyvään ERP-kumppaniin Shopify Global ERP -ohjelman avulla.

Lisäksi Shopify tekee yhteistyötä Microsoft Dynamics 365 Business Centralin, Oracle NetSuiten, Inforin, Acumatican ja Brightpearlin kanssa tehdäkseen ERP-integraatiosta yksinkertaista.

Verkkokaupan ja ERP-järjestelmän integraation jälkeen voit:

• käyttää tarkkoja varasto-, tuote-, tilaus- ja asiakastietoja reaaliaikaisesti
• toteuttaa automaatiota tehdäksesi toiminnoista tehokkaampia
• välttää aikaa vieviä ja kalliita räätälöityjä toteutuksia
• luottaa siihen, että tiedot kulkevat saumattomasti ja turvallisesti Shopify Adminin ja ERP-järjestelmän välillä