Il peut être tentant de commander des stocks d'avance au cas où vos produits expireraient. Mais en fin de compte, de nombreuses entreprises se retrouvent avec 1,40 € de stock pour chaque euro de ventes (étude de l’United States Bureau – en anglais), un type de gonflement qui peut survenir pour de nombreuses raisons. Une des raisons qui expliquent ce problème : le manque de suivi des commandes passées auprès des fournisseurs, ce qui entraîne des niveaux de stock élevés et des coûts de stockage correspondants.
En créant des bons de commande, vous réduisez ce problème.
Un bon système de gestion des bons de commande facilite la prévision de la demande et la commande de stocks futurs. Il améliore la trésorerie et anticipe des erreurs de commande qui peuvent survenir tout au long du processus. Apprenez en plus sur les bons de commande, comment les créer, comment les gérer et téléchargez un modèle de bon de commande gratuit
Qu'est-ce qu’un bon de commande ?
Un bon de commande (BC) est un document officiel par lequel votre boutique s'engage à acheter des biens auprès d'un fournisseur ou d'un vendeur. Il inclut les noms de l'acheteur (votre magasin) et du vendeur, les informations des entreprises et les quantités de produits achetés.
Les bons de commande sont émis à partir d'un système de gestion des bons de commande qui se synchronise avec les portails d'inventaire, de finance et de fournisseurs. Les entreprises peuvent obtenir des informations en temps réel sur les comptes de SKU entrants et les dépenses engagées, ce qui est important quand 58 % des marques admettent que leur précision d'inventaire est inférieure à 80 %, selon le rapport Inventory Data Accuracy and Promising de Fluent Commerce (en anglais).
Un bon système de gestion des bons de commande permet également aux équipes de libérer plus rapidement le fonds de roulement. L'étude de référence 2024 de Coupa sur la gestion des dépenses (en anglais) a révélé que les équipes peuvent passer de la demande d'achat au BC approuvé en 3,8 heures ouvrables.
Qui émet les bons de commande ?
L'acheteur est responsable d'émettre des bons de commande. Si vous commandez du stock pour votre magasin, c'est à vous de créer le bon de commande. Si vous exécutez une commande pour une autre entreprise, c'est à elle d'émettre un bon de commande.
Selon la taille de votre magasin, vous pourriez avoir un département financier, un département des achats ou une équipe de comptabilité fournisseurs qui émet des bons de commande. Sinon, le chef d'entreprise ou le responsable du magasin s'en charge.
Qui approuve les bons de commande ?
Le fournisseur, qu'il s'agisse d'un fabricant, d'un entrepreneur ou autre, est responsable de l'approbation des bons de commande. Si vous avez émis un BC pour le stock que vous commandez auprès d'un fournisseur, c'est à lui de l'approuver.
Une fois approuvé, le BC devient un contrat légalement contraignant. Vous vous engagez officiellement à payer ce fournisseur pour les biens décrits dans le bon de commande.
Pourquoi la gestion des bons de commande est-elle importante ?
Contrôler les dépenses et prévenir les achats non autorisés
Un flux de travail de BC bien gouverné bloque les commandes non budgétées et hors contrat qui réduisent les économies négociées. Dans le Rapport CPO ProcureCon 2025 (en anglais), 64 % des responsables des achats ont déclaré que les dépenses non autorisées avaient diminué au cours des 12 mois précédents après avoir resserré les règles d'approbation.
AstraZeneca a déployé Coupa P2P sur 11 marchés, réduisant le temps d'approbation des BC de 3 jours à 1,5 jour et l'approbation des factures de 60 jours à 4,5 jours, donnant aux finances une visibilité sur chaque transaction.
Améliorer la communication avec les fournisseurs
Les portails fournisseurs qui affichent le statut des BC en temps réel éliminent les interminables échanges d’e-mails.
Une étude de l'American Productivity & Quality Center (APQC) a révélé que les organisations les plus performantes traitent les bons de commande en moins de cinq heures, tandis que les moins performantes prennent plus de 48 heures (étude en anglais). Les mises à jour en temps réel permettent aux fournisseurs d'effectuer des modifications, de raccourcir les délais et de maintenir tout le monde aligné sur les dates et les livrables.
Rationaliser les processus d'approvisionnement
L'automatisation réduit le temps de traitement de chaque bon de commande. Les fabricants qui numérisent les approbations peuvent économiser sur les coûts d'approvisionnement et réduire le temps de traitement. Couplés à des cycles de moins de cinq heures, les acheteurs peuvent se concentrer sur la construction de relations avec les fournisseurs et passer moins de temps sur la paperasse.
Suivre les commandes entrantes
Il est difficile de prévoir le réapprovisionnement des stocks, surtout si vous stockez de grandes quantités de SKU. Vous vous êtes peut-être déjà demandé : « Est-ce que j'ai oublié de réapprovisionner ce produit pour le mois prochain ? »
Si vous vous occupez du réapprovisionnement trop tard, vous risquez de manquer de produits best-sellers. Si vous le faites trop tôt, vous vous retrouvez avec des stocks en trop. Les deux constituent des erreurs coûteuses.
💡 ASTUCE PRO : Pour éviter les ruptures de stock, définissez des points de recommande sur Shopify pour recevoir des notifications de stock faible. Cela garantit que vous avez suffisamment de temps pour réapprovisionner l'inventaire d'un produit avant que les quantités ne soient à zéro.
C'est là où un système de gestion des bons de commande est utile. Il montre toutes les commandes à venir, vous permettant donc de savoir quelles dépenses vous engagez et quels articles vous avez commandés.
Éviter les doublons
Vous avez déjà passé une commande pour l'inventaire du mois prochain ? En intégrant des BC dans votre processus d'achat, un coup d'œil dans votre système vous donnera la réponse. En clair, cela vous empêche d'acheter la même marchandise deux fois.
Prévenir les erreurs de commande
Si vous passez des commandes par téléphone, vous risquez qu'une information soit mal interprétée ou mal entendue. Si un fabricant pense que vous avez commandé 230 t-shirts alors qu'en réalité, vous en aviez besoin de 130, vous recevrez une énorme commande ainsi qu’une facture coûteuse.
Daniel Carter, responsable SEO de Skuuudle, souligne : « Pour expliquer précisément tous les détails de l'achat, les bons de commande fournissent un enregistrement exact de ce que vous avez commandé et à quel prix. Ce type de document vous protège de toute erreur, comme quelqu'un qui interprète mal une commande passée par téléphone ».
« Lorsqu'il y a un désaccord concernant ce qui a été ou aurait dû être commandé, votre équipe peut se référer aux BC. Ce document vous donne un outil précieux pour résoudre les erreurs internes ainsi que les problèmes qui peuvent arriver entre vous et vos fournisseurs », ajoute-t-il.
Disposer d'un document légal
Dès qu'un bon de commande est approuvé par un fournisseur, vous êtes légalement obligé de lui payer le montant détaillé pour les produits indiqués. Cela peut faire peur, mais c'est avantageux pour vous en tant qu'acheteur, car vous pouvez commander de nouveaux produits sans payer immédiatement. La trésorerie s'améliore immédiatement. En clair, vous avez un cycle plus long pour générer suffisamment de bénéfices pour payer les stocks futurs.
La même protection légale s'applique aux fournisseurs à qui vous envoyez des BC. Ils sont confiants dans la livraison des produits que vous avez commandés, sachant qu'une facture et un paiement suivront.
Devenir plus efficace
La gestion des stocks est un processus qui prend du temps, mais c'est aussi l'activité qui maintient votre magasin à flot. Une absence de stock signifie ne rien vendre et donc 0 € de chiffre d'affaires.
Les bons de commande rendent les processus de gestion des stocks plus efficaces. Avec des BC, vous comprendrez les niveaux de stock et suivrez les coûts des articles que vous commandez auprès des fournisseurs.
Scaler plus facilement
En tant que chef d'une petite entreprise, vous pensez peut-être que passer des commandes ne représente pas beaucoup de travail. Mais si vous prévoyez d'élargir votre gamme de produits à mesure que votre clientèle grandit, les bons de commande facilitent ce processus. Pourquoi ? Car vous n'êtes plus responsable de l’organisation des commandes à venir, de prévenir les doublons et de corriger les erreurs de commande.
Utiliser des bons de commande et un système pour les organiser pose des bases solides. Formez les vendeurs à l'utilisation de votre formulaire de bon de commande. Créez des automatisations pour en générer un lorsque les stocks les plus performants descendent en dessous d'un certain niveau. Créez aussi un département financier qui approuve les bons de commande et empêche les dépenses excessives. Cela facilitera le travail à long terme.
Processus de gestion des bons de commande
Identifier le besoin et créer une demande d'achat
Une équipe signale le besoin de nouveaux stocks ou services et soumet une demande d'achat avec les numéros SKU/pièces, les quantités et le code budgétaire. Ajouter une date de livraison requise et un court argumentaire commercial accélère l'approbation managériale.
Rédiger et approuver le bon de commande
L'approvisionnement convertit la demande approuvée en bon de commande formel qui spécifie les articles, les prix, les conditions de livraison et les conditions de paiement. Vérifiez deux fois les codes fiscaux et les comptes GL pour que le BC puisse passer par les finances sans révision supplémentaire.
Envoyer le bon de commande au fournisseur
Transmettez le bon de commande électroniquement (EDI, portail fournisseur ou e-mail) pour créer une piste d'audit vérifiable. Demandez au vendeur d'accepter ou de rejeter la commande dans les 24 heures.
Confirmation ou rejet du fournisseur
Le vendeur accepte le bon de commande tel quel ou signale les problèmes de quantité, de prix ou de délai pour une résolution rapide. Capturez la confirmation dans votre OMS pour que les équipes en aval voient les conditions finales convenues.
Exécution, bon de livraison et expédition
Le fournisseur fabrique ou prépare la commande, crée un bon de livraison qui reflète le BC, et expédie avec le numéro de BC sur l'étiquette. Activez les mises à jour automatiques de statut pour suivre les étapes en transit et prévoir le personnel de réception.
Réception et inspection des marchandises
À l'arrivée, le personnel d'entrepôt vérifie les articles et les quantités par rapport au bon de commande et au bon de livraison, enregistrant tout manque ou dommage. La réception des marchandises met immédiatement à jour l'inventaire et déclenche la correspondance à trois voies.
Correspondance et approbation des factures
Le fournisseur convertit le BC exécuté en facture ; le système AP effectue une correspondance à trois voies contre le BC et l'enregistrement de réception des marchandises. Les factures correspondantes s'auto-approuvent, tandis que les exceptions sont dirigées vers les acheteurs pour une résolution rapide.
Paiement et tenue de registres
Les finances programment le paiement selon les conditions négociées, prenant les remises de paiement anticipé quand la trésorerie le permet. Le règlement est enregistré dans l'ERP et la fiche d'évaluation du fournisseur, bouclant la boucle pour l'audit et les évaluations de performance.
Exemple de bon de commande
Voici ce à quoi un bon de commande pourrait ressembler pour un magasin. Le document décrit les informations du fournisseur, les articles commandés, les quantités et les conditions d'expédition.
Modèle de bon de commande gratuit
Besoin d'aide pour créer votre bon de commande ? Utilisez le modèle de bon de commande gratuit de Shopify. Entrez les informations requises, comme compris l'adresse de votre magasin, les informations de l'entreprise du fournisseur et les articles commandés, pour recevoir un bon de commande à votre adresse e-mail, prêt à être transféré aux fournisseurs.
Recevez le modèle de bon de commande gratuit dès maintenant
Logiciels de gestion des bons de commande
Shopify
Sur Shopify, vous trouverez les bons de commande, les réceptions d'inventaire et les dossiers fournisseurs dans le même admin que vous utilisez pour gérer votre boutique. Pas d'applications supplémentaires, d'API ou de formation. Les marques e-commerce nécessitant un flux de gestion des bons de commandes intégré qui se synchronise avec la gestion d'inventaire peuvent tirer parti des fonctionnalités de Shopify.
Retrouvez également d’autres fonctionnalités :
- Rédiger, émettre et modifier les BC dans l'admin Shopify.
- Convertir les BC en PDF en un clic pour les fournisseurs.
- Recevoir l'inventaire contre le BC pour mettre à jour automatiquement le stock disponible dans tous les emplacements.
- Le répertoire des fournisseurs se trouve dans le menu déroulant « Sélectionner le fournisseur », chaque nouvel enregistrement alimente les bons de commande futurs.
- Trier et filtrer les BC ouverts par date de création, arrivée prévue, vendeur, emplacement ou statut.
Coupa
Coupa est une option adaptée aux entreprises ou aux organisations à forte croissance qui gèrent des milliers de bons de commande (BC) dans plusieurs unités commerciales et nécessitent des analyses approfondies. Il centralise chaque euro dépensé, puis utilise l'IA pour mettre en évidence les économies, signaler les risques et rationaliser les approbations.
Parmi ses fonctionnalités, on retrouve :
- Suite complète procure-to-pay avec achat guidé, analyse des dépenses par IA et suivi des BC en temps réel.
- Notation intégrée des risques fournisseurs, gestion du cycle de vie des contrats et automatisation AP.
- La version 2025 « IA agentique » (Navi AI) offre une analyse de données plus rapide et suggère automatiquement des actions correctives.
NetSuite
NetSuite rassemble les demandes d'achat, les bons de commande, l'inventaire et les comptes fournisseurs dans une seule base de données. Les organisations qui utilisent déjà NetSuite ERP, ou prévoient de le faire, peuvent bénéficier de la fonctionnalité de gestion des achats de NetSuite.
Fonctionnalités que vous obtiendrez :
- Convertit automatiquement les demandes d'achat en BC, applique les prix contractuels et suit les commandes spéciales ou les livraisons directes.
- Flux d'approbation flexibles (limites simples en euros ou SuiteFlow multi-étapes) plus rappels intégrés empêchent les goulots d'étranglement.
- Le portail vendeur permet aux fournisseurs de vérifier le statut des BC et les dates de livraison, réduisant les échanges par e-mail.
Meilleures pratiques de gestion des bons de commande
Standardiser les processus
Verrouillez les modèles réutilisables pour les demandes d'achat et les bons de commande afin que chaque acheteur remplisse les mêmes champs, tels que le SKU, le code GL, les Incoterms et la date d'arrivée prévue.
Selon l'étude comparative 2025 de l'APQC sur les entreprises les plus performantes, les équipes d'approvisionnement qui formalisent les modèles réduisent considérablement la durée du cycle des bons de commande par rapport à leurs homologues.
Établir des flux d'approbation clairs
Construisez des niveaux d'approbation basés sur les montants en euros et dirigez les demandes via des alertes automatisées plutôt que des e-mails ad hoc. Vous pouvez accélérer la validation, empêcher les « achats fantômes » et laisser une piste d'audit pour les finances et la conformité.
Suivre la performance des fournisseurs
Évaluez les vendeurs mensuellement sur la précision de livraison, la fiabilité des délais et le taux de défaut pour que les problèmes remontent à la surface avant la prochaine recommande.
Une enquête Deposco 2025 a révélé que 58 % des entreprises ont manqué les objectifs de livraison ou de précision pendant la haute saison, preuve que les vraies métriques battent l'intuition (étude en anglais).
Maintenir des enregistrements précis
Il existe plusieurs façons de suivre les bons de commande. Excel est souvent le premier choix pour les entreprises qui commencent à s'y familiariser. Le problème, c’est que ces feuilles de calculs sont lourdes, confuses et deviennent rapidement inexactes, surtout si vous oubliez de les mettre à jour une fois qu'un bon de commande a été émis, approuvé ou converti en facture.
Abandonnez les feuilles de calcul en faveur d'un système de gestion des bons de commande. Des applications comme Stocky se synchronisent avec votre boutique Shopify pour que vous puissiez créer et suivre des BC depuis votre back-office.
Téléchargez les informations de chaque vendeur avec lequel vous travaillez. Lorsque vous devez créer un nouveau bon de commande, sélectionnez le vendeur. Stocky créera un BC avec ses informations de contact pré-remplies.
💡 ASTUCE PRO : Vous avez du mal à savoir la quantité de stocks à commander auprès d'un fournisseur ? Les commerçants qui utilisent Shopify PDV peuvent se servir de la fonction de prévision de la demande de Stocky, qui utilise les données de ventes historiques pour suggérer quels produits et quantités recommander.
Les bons de commande sont-ils adaptés à votre magasin ?
Les bons de commande aident les commerçants à suivre les commandes entrantes, à s'engager sur des stocks plus longtemps à l'avance et à éviter les écarts de commande. Ils fournissent aussi une documentation légale en cas de problème dans votre processus de chaîne d'approvisionnement.
Déterminez le type de bon de commande dont vous avez besoin pour votre entreprise, puis utilisez un système de bon de commande comme Stocky pour les créer. Cela facilitera le développement de votre boutique et contribuera à équilibrer les niveaux d'inventaire.
FAQ sur les bons de commande
Qu'est-ce qu'un bon de commande et comment est-ce qu'il fonctionne ?
Un bon de commande (BC) est un document formel créé par un acheteur et envoyé à un vendeur comme demande de biens ou de services. Il comprend les détails des articles ou services demandés, le nombre d'unités demandées, le prix et les conditions de paiement, la date de livraison prévue, et toute autre instruction ou exigence spéciale. Le vendeur examine ensuite le BC, et s'il est accepté, fournira les biens ou services comme demandé. Une fois les biens ou services reçus, l'acheteur doit alors payer le vendeur selon les termes du BC.
Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture ?
Un bon de commande est un document envoyé d'un acheteur à un fournisseur qui détaille les articles ou services demandés. C'est un accord contraignant entre l'acheteur et le fournisseur qui décrit les conditions générales de l'achat. Une facture est un document envoyé du fournisseur à l'acheteur qui indique le montant total dû pour les biens ou services fournis. Elle est envoyée après que l'achat a été effectué et sert de preuve de la transaction.
Puis-je utiliser des bons de commande pour mieux gérer mes niveaux de stock ?
Oui, vous pouvez utiliser des bons de commande pour suivre les biens entrants et les faire correspondre à vos ventes pour déterminer vos niveaux de stock. Cela vous permet de planifier et de maintenir des niveaux d'inventaire optimaux.
Comment gérer les écarts de bons de commande, comme recevoir moins d'articles que commandés ?
S'il y a un écart entre votre bon de commande et les biens reçus, vous devez contacter votre fournisseur pour rectifier la situation. Certaines entreprises utilisent un bon de réception de marchandises (BRM) pour suivre ce processus.
Comment un bon de commande affecte-t-il les enregistrements comptables de mon magasin ?
Lorsque vous émettez un bon de commande, il devient une partie de vos enregistrements financiers. Lorsque les biens ou services sont reçus, la facture correspondante est associée au bon de commande, et le paiement est enregistré dans votre système comptable.
Que dois-je faire si un fournisseur ne respecte pas un bon de commande ?
Si un fournisseur ne respecte pas un bon de commande, vous devez d'abord le contacter pour comprendre le problème. S'ils ne peuvent pas vous livrer, vous devrez peut-être chercher d'autres fournisseurs. Les conditions générales de votre contrat devraient vous protéger dans de telles situations.
Un bon de commande peut-il être modifié ou annulé après avoir été émis ?
Cela dépend des termes convenus avec votre fournisseur. En général, les modifications ou annulations après émission nécessitent une communication et un accord des deux parties.
