Les clients d’aujourd’hui se sont habitués à la commodité de multiples méthodes de paiement, qu’ils achètent des compléments alimentaires en magasin ou des baskets en ligne. L’un des outils pratiques que vous pouvez ajouter à vos options de paiement est le terminal virtuel. Cette solution Web vous permet d’accepter les paiements sans avoir besoin d’un terminal de point de vente (TPV), ce qui rend la gestion des transactions plus accessible pour les entreprises tout en diversifiant les options de paiement pour les clients.
Qu’est-ce qu’un terminal virtuel ?
Un terminal virtuel est une plateforme de traitement des paiements en ligne qui transforme n’importe quel appareil connecté à Internet en centre de paiement, permettant à votre entreprise de traiter les transactions sans matériel physique spécialisé. Cette option Web gère les paiements via un navigateur, où vous pouvez saisir manuellement les détails de paiement, tels que les informations du détenteur de la carte bancaire et le montant de la transaction. Des plateformes de paiement comme PayPal, Stripe et Square proposent des terminaux virtuels en complément de leurs autres options de paiement.
Les terminaux virtuels sont idéaux pour les commandes téléphoniques, e-mail ou postales et les transactions en personne. Ils sont couramment utilisés par les freelancers, les prestataires de services et les restaurants qui prennent des commandes par téléphone. Mais ils ont aussi leur place dans les opérations de commerce de détail et d’e-commerce. En dehors des paiements par carte de crédit ou de débit, de nombreux terminaux virtuels traitent également les paiements numériques, ce qui en fait une solution flexible pour différents types de transactions.
Comment fonctionne un terminal virtuel ?
Les terminaux virtuels vous permettent d’accepter facilement les paiements par carte de crédit et de débit de clients qui ne sont pas physiquement présents, ou lorsque vous n’avez pas de terminal TPV. Bien que la technologie derrière les terminaux virtuels soit sophistiquée, le processus lui-même est simple :
1. Vous accédez à votre terminal virtuel. Vous vous connectez à votre terminal virtuel via n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet : ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette ou smartphone.
2. Vous saisissez les détails de la transaction. Vous entrez les informations de paiement du client, notamment le nom, le numéro de carte, la date d’expiration, le numéro CVV et l’adresse de facturation.
3. Vous soumettez l’opération pour traitement. Une fois les détails de paiement saisis, le système initie la transaction via des canaux sécurisés. Le terminal virtuel chiffre les données sensibles et les achemine via votre processeur de paiement pour autorisation.
4. Vous attendez l’autorisation. Le processeur de paiement communique avec la banque du client pour vérifier la disponibilité des fonds et approuver la transaction. Ce processus de vérification ne prend généralement que quelques secondes, offrant ainsi une confirmation rapide pour vous et votre client.
5. Vous finalisez la transaction. Une fois la transaction approuvée, vous recevez une confirmation et vous pouvez envoyer un reçu numérique à votre client. Les fonds sont ensuite automatiquement déposés sur votre compte bancaire professionnel, généralement dans un délai d’un jour ouvrable.
Les avantages offerts par les terminaux virtuels
Selon le type d’entreprise que vous dirigez et la façon dont vous recevez les paiements de vos clients, les terminaux virtuels peuvent s’avérer une bonne option pour vous. Un terminal de paiement vous permet notamment de :
- Traiter les paiements depuis n’importe où. Les terminaux virtuels éliminent les contraintes géographiques en permettant aux entreprises d’accepter les paiements via n’importe quel appareil connecté à Internet.
- Réduire les coûts matériels. En utilisant leurs ordinateurs et appareils mobiles existants, les entreprises n’ont pas à investir dans des équipements TPV. Et comme un terminal virtuel est basé sur le Web, cela élimine également les coûts de maintenance ou de mises à niveau matérielles.
- Configurer des transactions récurrentes. La plupart des terminaux virtuels incluent des fonctionnalités permettant de programmer des paiements et de stocker les informations client de manière sécurisée. Cette automatisation facilite la prévision des flux de trésorerie tout en réduisant le temps de traitement manuel.
- Élargir les options de paiement. Au-delà du traitement standard des cartes bancaires, les terminaux virtuels prennent généralement en charge diverses méthodes de paiement, notamment numériques. Cette polyvalence aide les entreprises à répondre aux différentes préférences de leurs clients.
Les risques liés aux terminaux virtuels
La considération principale lors de l’adoption d’un terminal virtuel tient à la sécurité ; les transactions saisies manuellement comportent généralement des risques d’erreur et de fraude plus élevés que les paiements en personne.
Par exemple, un magasin de vêtements pourrait prendre des commandes téléphoniques de clients qui ont manqué une vente en magasin. Les employés collectent les informations de carte de crédit par téléphone et les saisissent manuellement dans leur terminal virtuel pour traiter la transaction.
Ce scénario introduit quelques vulnérabilités potentielles :
- le personnel peut noter ou stocker temporairement les numéros de carte, ce qui représente un risque ;
- les problèmes de connexion peuvent nécessiter de répéter des données sensibles ;
- les détails de carte peuvent être entendus par des tiers lors des commandes téléphoniques ;
- la saisie manuelle contourne les protocoles de sécurité des lecteurs de carte ;
- les transactions à distance compliquent la vérification de l’identité du détenteur de la carte.
La commodité des terminaux virtuels a aussi un coût : les transactions saisies manuellement impliquent généralement des frais de traitement plus élevés, ajoutant souvent près d’un point de pourcentage complet aux taux standard des paiements avec carte présente.
Pour atténuer les risques, veillez à utiliser des fonctionnalités de sécurité intégrées comme le service de vérification d’adresse (AVS, address verification service) et les codes de valeur de validation de carte (CVV, card validation value) pour confirmer l’identité du détenteur de la carte. Ces méthodes de vérification sont précieuses pour les transactions sans présentation de carte, dans le cadre desquelles l’entreprise ne peut pas vérifier physiquement la carte de paiement ou l’identité du client.
Certains fournisseurs de terminaux virtuels offrent également des solutions de tokenisation et de chiffrement de bout en bout, pour protéger les données sensibles tout au long du processus de paiement. La mise en œuvre de l’authentification à deux facteurs et la formation régulière du personnel sont également importantes pour renforcer au maximum votre dispositif de sécurité.
FAQ sur les terminaux virtuels
Y a-t-il des risques à utiliser un terminal virtuel ?
Par rapport aux transactions en ligne ou en personne, les terminaux virtuels impliquent des frais de traitement et des risques pour la sécurité plus élevés puisque les détails de la carte doivent être saisis manuellement plutôt qu’en utilisant un lecteur de carte sécurisé.
Quelle est la différence entre un terminal virtuel et une passerelle de paiement ?
Une passerelle de paiement traite les paiements en ligne lorsque les clients saisissent eux-mêmes leurs informations de carte de crédit ou de débit. Un terminal virtuel est une interface Web dans laquelle le personnel de l’entreprise saisit manuellement les détails de paiement au nom des clients.
Quelle est la différence entre un TPV et un terminal virtuel ?
Un système TPV nécessite du matériel physique pour accepter les paiements en personne et inclut souvent des fonctionnalités d’inventaire et de vente, tandis qu’un terminal virtuel est une solution Web qui a pour fonction principale de traiter les paiements et de gérer la facturation récurrente via n’importe quel navigateur Internet.
