Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε ένα ντροπιαστικό παλιό όνομα χρήστη (username) να στοιχειώνει το inbox μας (ονόματα χρήστη όπως parakeetlover91, tapdancergal, bbbbballer23 σάς είναι οικεία). Ως ένα ιδιόμορφο τεχνολογικό στάδιο ενηλικίωσης, όλα αυτά τα παιχνιδιάρικα ή υπερβολικά ενθουσιώδη ονόματα ήταν μέρος της διαδικασίας του να μάθουμε πώς να υπάρχουμε στο διαδίκτυο.
Στις επαγγελματικές σας επαφές, μια σωστά επιλεγμένη διεύθυνση email ενισχύει την εικόνα σας, αφήνει καλή εντύπωση και μειώνει τις πιθανότητες να χαθούν σημαντικά μηνύματα. Όσο κι αν αγαπάτε αυτά τα παλιά, αστεία username, η σύγχρονη επαγγελματική επικοινωνία απαιτεί μια πιο σοβαρή και καθαρή διεύθυνση email. Στην ψηφιακή εποχή, σημασία έχει να παρουσιάζεστε με σαφήνεια και αξιοπιστία, επιλέγοντας ένα email που να είναι σύντομο, ξεκάθαρο και αντιπροσωπευτικό της επιχείρησής σας.
Στοιχεία μιας διεύθυνσης email
Ενώ κάθε διεύθυνση email είναι μοναδική, όλες ακολουθούν μια βασική μορφή:
Τοπικό μέρος
Το «τοπικό μέρος» της διεύθυνσης email είναι το όνομα χρήστη σας. Μπορεί να αποτελείται από γράμματα, αριθμούς και τους περισσότερους αλφαριθμητικούς χαρακτήρες.
@
Το σύμβολο «@» είναι βασικό στοιχείο όλων των διευθύνσεων email. Χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά το 1971 από τον πρωτοπόρο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας Ray Tomlinson, για να διαχωρίσει το όνομα από τον υπολογιστή του παραλήπτη. Σήμερα, το σύμβολο @ χρησιμοποιείται για να διαχωρίζει το όνομα χρήστη από τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από το προσαρμοσμένο όνομα τομέα (domain) της διεύθυνσης.
Όνομα τομέα (domain)
Το όνομα τομέα (domain) της διεύθυνσης email δηλώνει τον διακομιστή προορισμού (destination web server) στον οποίο θα σταλεί το μήνυμα. Για παράδειγμα, σε έναν προσωπικό λογαριασμό Gmail, το domain είναι gmail.com. Σε μια επαγγελματική διεύθυνση, το domain είναι συνήθως το όνομα της εταιρείας ή, στην περίπτωση προσωπικών brand ή ιστοσελίδων portfolio, το προσωπικό σας όνομα.
Συμβουλές για τη δημιουργία επαγγελματικής διεύθυνσης email
- Κρατήστε την απλή και εύκολη να τη θυμάται κανείς
- Χρησιμοποιήστε το όνομά σας, όχι τον επαγγελματικό σας τίτλο
- Χρησιμοποιήστε σημεία στίξης με φειδώ
- Διατηρήστε ξεχωριστά τον κύριο και τον δευτερεύοντα φάκελο εισερχομένων
- Συνδέστε το όνομα τομέα της ιστοσελίδας σας
- Διατηρήστε τις γενικές διευθύνσεις email όσο πιο απλές γίνεται
Η δημιουργία μιας διεύθυνσης email φαίνεται αρκετά απλή υπόθεση, αλλά όταν σκεφτεί κανείς πόσες υπάρχουν ήδη, περίπου 7,9 δισεκατομμύρια το 2023, τα πράγματα γίνονται πιο δύσκολα. Το κλειδί είναι να βρείτε έναν τρόπο να παρουσιάσετε τον εαυτό σας όσο πιο καθαρά και ξεκάθαρα γίνεται, με τις επιλογές που απομένουν.
Τι πρέπει να θυμάστε:
Κρατήστε την απλή και εύκολη να τη θυμάται κανείς
Οι επαγγελματικές διευθύνσεις email πρέπει να μπορούν να ειπωθούν προφορικά χωρίς δυσκολία. Εάν βρίσκεστε σε μια συνάντηση ή σε μια εκδήλωση δικτύωσης, η διεύθυνσή σας πρέπει να είναι αρκετά σαφής ώστε κάποιος να μπορέσει να την καταγράψει σωστά και να επικοινωνήσει μαζί σας αργότερα, αν χρειαστεί.
Χρησιμοποιήστε το όνομά σας, όχι τον επαγγελματικό σας τίτλο
Οι επαγγελματικοί τίτλοι αλλάζουν, ακόμη και μέσα στην ίδια εταιρεία. Αυτό σημαίνει ότι δεν έχουν θέση στη διεύθυνση email σας. Κρατήστε τον επαγγελματικό σας τίτλο, τα στοιχεία της εταιρείας, τα επαγγελματικά σας προσόντα ή τους ακαδημαϊκούς σας τίτλους για την υπογραφή του email, όχι για τη διεύθυνση.
Αν θέλετε, μπορείτε να συμπεριλάβετε το αντικείμενο εργασίας σας μέσα στη διεύθυνση email, όμως μπορεί να αποδειχθεί ανακριβές ή ξεπερασμένο μελλοντικά. Αυτό λειτουργεί καλύτερα για συμβούλους ή αυτοαπασχολούμενους επαγγελματίες των οποίων η ειδικότητα είναι η ίδια η δουλειά τους, όπως στις διευθύνσεις anethewriter@domain.com ή jdoe.legal@domain.com .
Χρησιμοποιήστε σημεία στίξης με φειδώ
Τα σημεία στίξης, όπως τελείες ή κάτω παύλες, μπορούν να βοηθήσουν στον διαχωρισμό ονομάτων και αρχικών, ώστε η διεύθυνση να διαβάζεται ευκολότερα και να αποφεύγονται λάθη στην ορθογραφία. Ωστόσο, η υπερβολική χρήση μπορεί να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα. Χρησιμοποιήστε μία συγκεκριμένη «λογική» στη δομή και ακολουθήστε την σε όλη τη διεύθυνση.
Διατηρήστε ξεχωριστά τον κύριο και τον δευτερεύοντα φάκελο εισερχομένων
Για λόγους οργάνωσης και ιδιωτικότητας, δεν είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιείτε την ίδια διεύθυνση email για προσωπική και επαγγελματική χρήση. Κρατήστε τα διακριτά, έχοντας δύο (ή περισσότερους) λογαριασμούς: μία κύρια επαγγελματική διεύθυνση και έναν ξεχωριστό φάκελο εισερχομένων για την προσωπική σας αλληλογραφία.
Συνδέστε το όνομα τομέα της ιστοσελίδας σας
Τα περισσότερα πακέτα φιλοξενίας ιστοσελίδων περιλαμβάνουν μερικούς δωρεάν επαγγελματικούς λογαριασμούς email συνδεδεμένους με το δικό σας, προσαρμοσμένο όνομα τομέα. Η χρήση του προσωπικού σας domain, και όχι μια διεύθυνση τύπου @gmail.com ή @yahoo.com, προβάλλει πιο επαγγελματική εικόνα και ενισχύει την αναγνωρισιμότητα της επωνυμίας σας.
Αφού δημιουργηθούν οι διευθύνσεις σας, συνδέστε τες με τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε (όπως Gmail, Outlook ή άλλη εφαρμογή email), καθώς και με οποιαδήποτε πλατφόρμα CRM και λογισμικό μάρκετινγκ, όπως το HubSpot ή το Klaviyo.
Διατηρήστε τις γενικές διευθύνσεις email όσο πιο απλές γίνεται
Για μηνύματα που δεν απευθύνονται σε συγκεκριμένο άτομο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια γενική διεύθυνση επικοινωνίας που θα είναι προσβάσιμη από πολλούς υπαλλήλους ή τμήματα. Έτσι, τα εισερχόμενα μηνύματα από πιθανούς πελάτες ή αιτήματα υποστήριξης μπορούν να προωθηθούν εύκολα στο κατάλληλο μέλος της ομάδας.
Η απλότητα και η προβλεψιμότητα είναι κρίσιμα στοιχεία σε μια γενική επαγγελματική διεύθυνση email· ο στόχος είναι να διευκολύνετε όσο γίνεται την επικοινωνία μαζί σας. Παραδείγματα όπως marketing@yourdomain.com ή contactus@yourdomain.com λειτουργούν αποτελεσματικά. Θα διαπιστώσετε ότι μια απλή και ευθύγραμμη γενική διεύθυνση μπορεί να φέρει περισσότερους ενδιαφερόμενους πελάτες από μια πιο «έξυπνη» αλλά λιγότερο ξεκάθαρη επιλογή ονόματος χρήστη.
Ιδέες για επαγγελματικές διευθύνσεις email
Πολλές εταιρείες, ακόμη και σε πιο δημιουργικούς ή χαλαρούς κλάδους, έχουν καθιερωμένο σύστημα ονοματοδοσίας για τις διευθύνσεις email. Ωστόσο, η δημιουργία της δικής σας επαγγελματικής διεύθυνσης μπορεί να απαιτεί λίγη παραπάνω προσπάθεια, ιδίως αν το όνομά σας είναι συνηθισμένο και οι πιο απλές επιλογές είναι ήδη κατειλημμένες.
Παρακάτω θα βρείτε ιδέες για επαγγελματικές διευθύνσεις email για εσάς ή την ομάδα σας, καθώς και παραδείγματα για το πώς μπορείτε να δομήσετε το όνομα χρήστη (username):
Πλήρες όνομα
Αρχικά, δείτε αν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήρες όνομά σας (janedoe@domain.com).
Αν χρησιμοποιείτε μεσαίο όνομα ή αρχικό, δοκιμάστε να το ενσωματώσετε (janexdoe@domain.com).
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε σημεία στίξης για να ξεχωρίσετε και να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα (jane.doe@domain.com, jane.x.doe@domain.com).
Μερικό όνομα
Μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζεται μόνο το επώνυμό σας και να δηλώσετε το μικρό με ένα αρχικό. Αυτό προσφέρει μεγαλύτερη ιδιωτικότητα και περισσότερους συνδυασμούς. Μικρές εταιρείες με λίγα μέλη μπορούν να εμφανίζουν μόνο το μικρό όνομα (jane@domain.com). Αντίθετα, μεγαλύτερες εταιρείες μπορεί να χρειάζονται πιο σύνθετες δομές, όπως συνδυασμούς αρχικών και επωνύμου, π.χ. το πρώτο αρχικό + το αρχικό του μεσαίου ονόματος + το επώνυμο (jxdoe@domain.com).
Κοινόχρηστες διευθύνσεις email για την ομάδα
Αν είστε ιδρυτής ή επικεφαλής ομάδας και ρυθμίζετε τους βασικούς λογαριασμούς email της εταιρείας σας, υπάρχουν ορισμένες κοινόχρηστες διευθύνσεις που μπορεί να χρειαστείτε, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Αυτές οι γενικές, κοινόχρηστες διευθύνσεις βοηθούν στην εξοικονόμηση χρόνου, καθώς επιτρέπουν σε πολλά μέλη της ομάδας να παρακολουθούν και να απαντούν σε εισερχόμενα μηνύματα.
- Υποβολές από εξωτερικούς συνεργάτες: Αν βασίζεστε σε freelancers και συνεισφορές της κοινότητας, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε λέξεις-κλειδιά σχετικές με τη βιομηχανία, όπως «pitches@domain.com» ή «submissions@domain.com».
- Προσλήψεις: Για εταιρείες που αναπτύσσονται γρήγορα ή έχουν ενεργή διαδικασία στελέχωσης, διευθύνσεις όπως «careers@domain.com» ή «jobs@domain.com» είναι εύκολοι και ξεκάθαροι τρόποι παρακολούθησης αιτήσεων και εκδήλωσης ενδιαφέροντος.
- Γενική επικοινωνία: Για γενικές διευθύνσεις πωλήσεων, κρατήστε τις επιλογές απλές, όπως «inquiries@domain.com» ή «sales@domain.com».
- Εξυπηρέτηση πελατών: Μια πολύ συνηθισμένη διεύθυνση email εξυπηρέτησης πελατών είναι η «Help@domain.com», εενώ για επιστροφές προϊόντων λειτουργεί αποτελεσματικά η διεύθυνση email «returns@domain.com.
Συχνές ερωτήσεις για επαγγελματική διεύθυνση email
Ποια θεωρείται καλή επαγγελματική διεύθυνση email;
Μια καλή επαγγελματική διεύθυνση email αποτρέπει την παρεξήγηση και επιβεβαιώνει την ταυτότητά σας στον παραλήπτη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως σε θέσεις που έχουν άμεση επαφή με πελάτες, η διεύθυνση email μπορεί να αντικατοπτρίζει το τμήμα στο οποίο εργάζεται το άτομο, όπως εξυπηρέτηση πελατών ή πωλήσεις.
Ποια είναι η πιο επαγγελματική μορφή διεύθυνσης email;
Η πιο επαγγελματική διεύθυνση email είναι κάποια παραλλαγή του πλήρους ή μερικού ονόματός σας, με περιορισμένη χρήση σημείων στίξης (όπως τελείες ή κάτω παύλες) και χωρίς αριθμούς. Αν και μερικές φορές δεν μπορεί να αποφευχθεί η χρήση δωρεάν domain όπως το Gmail ή το Yahoo, η χρήση ενός προσαρμοσμένου ονόματος τομέα με το όνομα της επιχείρησης συμβάλλει σε πολύ πιο επαγγελματική εικόνα.
Τι εκλαμβάνεται ως μη επαγγελματική διεύθυνση email;
Μη επαγγελματικές διευθύνσεις email είναι όσες περιέχουν αναφορές σε προσωπικά ενδιαφέροντα, αστεία, παρατσούκλια ή σειρές αριθμών δίπλα στο όνομα του χρήστη.
