Meluncurkan usaha kecil Anda berarti mengambil tanggung jawab akuntansi yang baru. Meski mengelola keuangan mungkin bukan bagian paling menarik dari menjalankan toko, hal ini penting untuk kesuksesan jangka panjang.
Praktik akuntansi yang baik membantu Anda melacak cara suatu usaha menghasilkan dan membelanjakan uang, menghitung pajak dengan akurat, dan mengajukan laporan tepat waktu. Memahami keuangan memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih cerdas untuk meningkatkan keuntungan.
Panduan ini mencakup semua yang perlu Anda ketahui tentang akuntansi usaha kecil, termasuk alat akuntansi terbaik untuk membantu mengelola keuangan secara efektif.
Siap memulai usaha? Buat website Anda hari ini atau pelajari lebih lanjut tentang alat Shopify untuk berjualan online dan offline.
Apa itu akuntansi usaha kecil?
Akuntansi usaha kecil melibatkan pelacakan, pengukuran, dan pengorganisasian keuangan usaha Anda. Aktivitas ini mencakup pencatatan transaksi, rekonsiliasi laporan bank, pengelolaan gaji dan inventaris, serta penanganan pajak.
Cara melakukan akuntansi usaha kecil dalam 13 langkah
- Buka rekening bank usaha kecil
- Bangun skor kredit usaha
- Kembangkan sistem akuntansi usaha kecil
- Lacak pengeluaran usaha kecil
- Siapkan sistem penggajian usaha kecil
- Teliti pajak impor
- Pilih metode pembayaran
- Siapkan prosedur pajak penjualan
- Ketahui kewajiban pajak Anda
- Hitung margin kotor
- Dapatkan pendanaan usaha
- Temukan mitra akuntansi berkualitas
- Tinjau metode akuntansi secara berkala
1. Buka rekening bank usaha kecil
Rekening bank terpisah untuk usaha melindungi aset pribadi jika menghadapi kebangkrutan, tuntutan hukum, atau audit. Memiliki catatan keuangan usaha yang kuat juga memudahkan mendapat pendanaan dari kreditor atau investor.
Untuk membuka rekening bank usaha, Anda memerlukan:
- Nama usaha yang terdaftar
- Registrasi negara atau provinsi, jika diperlukan
- Izin usaha yang sesuai
- Dokumen tambahan (periksa dengan bank pilihan Anda)
Mulai dengan rekening giro, lalu tambahkan rekening tabungan untuk mengatur arus kas dan merencanakan pajak. Sisihkan 25% dari pendapatan untuk pajak. Usaha yang berpendapatan tinggi mungkin perlu menyimpan hingga sepertiga.
Catatan: PT, CV, dan korporasi harus secara hukum mempertahankan rekening bank terpisah. Meskipun usaha perseorangan tidak diwajibkan secara hukum memiliki rekening terpisah, tetapi memilikinya sangat direkomendasikan.
2. Bangun skor kredit usaha
Sebagai pemilik usaha baru, mendapatkan kartu kredit usaha membantu membangun kredit yang diperlukan untuk pendanaan mendatang atau membiayai pesanan pembelian besar. Jika menjalankan korporasi atau PT, Anda harus menggunakan kartu kredit terpisah untuk memisahkan keuangan pribadi dan usaha.
Pilih kartu kredit usaha yang sesuai dengan transaksi usaha Anda. Jika sering bepergian, cari kartu yang menawarkan reward perjalanan. Beberapa kartu, seperti Shopify Credit, memberikan cashback pada kategori pengeluaran tertinggi.
3. Kembangkan sistem akuntansi usaha kecil
Akuntansi ecommerce membantu memahami kemajuan usaha dengan menganalisis data dalam laporan keuangan. Anda memiliki dua pilihan utama untuk mengelola pembukuan:
- Menangani sendiri menggunakan software seperti QuickBooks, Wave, atau spreadsheet
- Bekerja dengan bookkeeper atau akuntan (penuh waktu atau kontrak)
Anda juga perlu memilih antara dua metode akuntansi:
- Metode kas: Catat pendapatan dan pengeluaran saat uang berpindah tangan
- Metode akrual: Catat transaksi saat terjadi, bahkan sebelum uang berpindah tangan—ini memerlukan pelacakan piutang dan hutang
Usaha di Indonesia dengan pendapatan kurang dari Rp 50 miliar dapat menggunakan metode kas. Usaha yang lebih besar harus menggunakan akuntansi akrual sesuai standar akuntansi keuangan yang berlaku.
4. Lacak pengeluaran usaha kecil Anda
Melacak pengeluaran membantu memantau pertumbuhan usaha, membuat laporan keuangan, melacak deduksi, dan menyiapkan laporan pajak yang akurat. Meski pemilik toko Indonesia tidak memerlukan kuitansi untuk pengeluaran di bawah Rp 1 juta, menyimpan catatan semua pengeluaran membantu memahami kesehatan keuangan usaha Anda.
Simpan catatan detail untuk lima jenis pengeluaran penting ini:
- Makan dan hiburan: Saat bertemu untuk keperluan usaha di restoran, catat siapa yang hadir dan tujuan pertemuan di kwitansi.
- Perjalanan ke luar kota: Simpan kuitansi untuk mendokumentasikan aktivitas usaha saat bepergian. Perlu diingat bahwa otoritas pajak memeriksa pengeluaran perjalanan dengan teliti.
- Penggunaan kendaraan: Catat kapan dan alasan menggunakan kendaraan untuk urusan usaha. Kilometer bensin dapat dikurangkan sepenuhnya jika menyimpan log detail perjalanan usaha, termasuk tujuan dan keperluan.
- Hadiah usaha: Jika memberikan tiket ke acara, catat apakah Anda hadir. Ini menentukan apakah pengeluaran diklasifikasikan sebagai hiburan atau hadiah.
- Kantor rumah: Memulai usaha di rumah adalah cara bagus untuk menjaga overhead tetap rendah. Anda dapat mengurangi persentase rumah yang digunakan untuk usaha, plus bagian dari biaya internet, telepon, dan transportasi untuk keperluan usaha.
5. Siapkan sistem penggajian usaha kecil
Seiring toko online berkembang, Anda akhirnya perlu mempekerjakan bantuan dari luar. Pertama, tentukan apakah akan mempekerjakan karyawan atau kontraktor independen.
Untuk karyawan:
- Buat jadwal penggajian
- Siapkan pemotongan pajak
- Pertimbangkan software atau layanan penggajian (banyak alat akuntansi menawarkan fitur ini)
Untuk kontraktor independen:
- Lacak pembayaran dengan hati-hati
- Simpan informasi kontak untuk formulir pajak
- Usaha di Indonesia mungkin perlu mengajukan formulir pajak untuk setiap kontraktor di akhir tahun
6. Teliti pajak impor
Jika mengimpor produk atau menjual secara internasional, Anda perlu menangani pajak dan bea. Terutama penting bagi usaha dropshipping. Gunakan Shopify Markets untuk:
- Memperkirakan biaya impor
- Menghitung bea di checkout
- Membuat jejak kertas untuk bea cukai
- Membantu pelanggan menghindari biaya tak terduga
Untuk detail lebih lanjut, periksa Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Indonesia atau konsultasi dengan konsultan perdagangan internasional.
7. Pilih metode pembayaran
Saat pesanan masuk, Anda memerlukan cara andal untuk menerima pembayaran. Shopify Payments memungkinkan merchant menerima kartu kredit dan debit tanpa menyiapkan pemrosesan pembayaran terpisah.
Jika menggunakan prosesor pembayaran lain, bandingkan struktur biaya mereka:
- Persentase plus biaya tetap (biasanya 2,9% + Rp 4.500 per transaksi)
- Biaya transaksi tetap
- Langganan bulanan untuk transaksi tak terbatas
Dengan Shopify Payments, Anda dapat menerima pembayaran online atau menjual langsung melalui Shopify POS. Tawarkan pembayaran contactless, dompet digital, dan bahkan cicilan tanpa bunga dengan Shop Pay. Semua data tersedia di admin Shopify untuk akuntansi yang mudah.
"Shop Pay Installments sekarang 6,5% dari GMV [gross merchandise volume] kami," kata Will Beck, direktur pengembangan usaha di Pillow Cube. "Kami juga melihat peningkatan konsisten dalam tingkat nilai pesanan rata-rata."
8. Siapkan prosedur pajak penjualan
Aturan pajak penjualan masing-masing berbeda untuk penjualan online dan langsung. Jika toko fisik mengenakan pajak berdasarkan lokasi mereka, toko online perlu mempertimbangkan tempat tinggal pelanggan.
Usaha di Indonesia harus mengenakan PPN 11% untuk penjualan barang dan jasa. Untuk usaha dengan omzet di atas Rp 4,8 miliar per tahun, wajib menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan memungut serta menyetor PPN.
Menjual ke pelanggan internasional bisa lebih sederhana daripada pajak domestik. Akan tetapi, aturan berbeda di setiap wilayah. Diskusikan dengan akuntan tentang regulasi spesifik lokasi Anda.
9. Ketahui kewajiban pajak Anda
Kewajiban pajak bergantung pada struktur usaha. Jika bekerja sendiri melalui usaha perseorangan, PT, atau CV, Anda akan melaporkan pendapatan usaha pada SPT pribadi dan melaporkan setiap tahun sebelum 31 Maret.
Korporasi mengajukan pajak terpisah dari pemilik, karena dianggap sebagai entitas pajak terpisah. Anda perlu membayar pajak korporasi sebelum tanggal 30 April setelah akhir tahun pajak, dan melaporkan pendapatan pribadi dari korporasi sebagai karyawan. Bekerja dengan profesional pajak dapat menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang, terutama saat ragu terkait dengan kewajiban pajak.
10. Hitung margin kotor
Margin kotor menunjukkan berapa banyak uang yang tersisa setelah membayar biaya langsung untuk memproduksi produk atau layanan. Metrik penting ini membantu memahami apakah usaha dapat bertahan atau tidak.
Untuk menemukan persentase margin kotor, kurangi harga pokok penjualan (HPP) dari pendapatan, lalu bagi dengan pendapatan. HPP mencakup biaya material dan tenaga kerja langsung.
Margin kotor (%) = (pendapatan - HPP) / pendapatan
💡 Tips pro: Gunakan kalkulator margin keuntungan gratis untuk menghitung angka ini dengan cepat.
11. Dapatkan pendanaan usaha
Mengembangkan usaha sering memerlukan pendanaan tambahan. Anda mungkin memerlukan modal untuk mengembangkan produk baru, membeli inventaris, membuka lokasi ritel, mempekerjakan staf, atau mengelola perubahan musiman dan penurunan penjualan tak terduga.
Sebagian besar pemberi pinjaman memerlukan laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan terkadang laporan arus kas. Shopify Capital menawarkan opsi lebih sederhana untuk merchant Shopify mendapatkan pendanaan, memberikan dana berdasarkan riwayat penjualan toko, dengan pelunasan melalui penjualan mendatang.
Sebelum mengambil pinjaman, hitung laba atas investasi dengan membandingkan biaya perkiraan pembiayaan, proyeksi pendapatan baru, dan biaya bunga. Anda dapat menggunakan kalkulator pinjaman usaha untuk memastikan pendanaan akan menguntungkan usaha dalam jangka panjang.
12. Temukan mitra akuntansi berkualitas
Seorang perencana keuangan terampil dapat membantu mengelola uang dengan lebih baik dan merencanakan pertumbuhan. Pertimbangkan bekerja dengan mereka yang memenuhi kriteria berikut:
- Akuntan publik bersertifikat penting jika menghadapi audit. Mereka adalah satu-satunya profesional yang secara hukum memenuhi syarat untuk menyiapkan laporan keuangan yang diaudit.
- Bookkeeper menangani catatan harian, merekonsiliasi akun, mengategorikan pengeluaran, dan mengelola utang dan piutang.
- Profesional pajak hadir dalam dua bentuk: penyusun yang mengajukan SPT dan menyiapkan estimasi pembayaran dan perencana yang membantu mengurangi beban pajak sebelum pengajuan.
💡 Tips pro: Shopify Partners menghubungkan Anda dengan ahli pajak penjualan untuk memudahkan proses akuntansi.
13. Tinjau metode akuntansi secara berkala
Anda mungkin memulai dengan spreadsheet sederhana untuk mengelola pembukuan, tetapi kebutuhan keuangan akan berkembang beriringan dengan berkembangnya usaha. Saat berkembang, pertimbangkan solusi lebih canggih seperti QuickBooks atau Bench.
Secara berkala, nilai ulang berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk pembukuan dan berapa biayanya bagi usaha. Solusi yang tepat dapat membebaskan waktu tersebut dan berpotensi mengurangi pengeluaran.
Software akuntansi usaha kecil terbaik
Software akuntansi usaha kecil yang baik adalah yang membantu melacak keuangan secara efisien. Setelah terhubung ke rekening bank, software mengategorikan transaksi secara otomatis dan menampilkannya dalam bagan akun. Anda dapat memeriksa saldo, memahami pendapatan dan biaya, memperkirakan keuntungan, dan merencanakan pajak.
Saat memilih software akuntansi, cari:
- Integrasi platform dengan platform ecommerce dan alat pihak ketiga
- Pelaporan canggih untuk inventaris dan pengeluaran guna memantau kesehatan keuangan
- Konfigurasi pajak penjualan untuk membantu pengumpulan dan pembayaran
- Dukungan pelanggan andal, termasuk opsi 24/7 dan sumber daya layanan mandiri
Anda akan menemukan banyak opsi ramah pengguna di Shopify App Store yang terintegrasi sepenuhnya dengan toko. Berikut beberapa pilihan populer:
Xero
Xero adalah sistem akuntansi berbasis cloud yang dirancang untuk usaha kecil dan berkembang. Anda dapat terhubung dengan penasihat terpercaya dan mendapat visibilitas kesehatan keuangan dari berbagai perangkat. Fitur canggihnya membantu melacak arus kas, transaksi, dan data keuangan penting lainnya.
Manfaat:
- Manajemen inventaris dan stok
- Harga terjangkau
- Terhubung ke bank utama
- Laporan mudah dilihat dan dapat disesuaikan
- Database kontak dan segmentasi
- Penggajian
- Aplikasi mobile
- Rekonsiliasi bank
- Terintegrasi dengan Shopify
QuickBooks Online
QuickBooks Online, dari Intuit, membantu melacak pendapatan dan pengeluaran sekaligus mengelola kuitansi dan faktur. Software menunjukkan semua biaya, seperti inventaris dan pemeliharaan beserta penjualan dari waktu ke waktu. Software memperbarui penjualan dan biaya inventaris secara otomatis menggunakan pelacakan inventaris perpetual, dan terintegrasi dengan Shopify untuk menjaga data tetap terorganisir.
Manfaat:
- Aplikasi mobile
- Berbasis cloud
- Pelacakan jarak tempuh
- Manajemen kontraktor
- Pelacakan inventaris
- Memisahkan pengeluaran usaha dan pribadi
- Terintegrasi dengan Shopify
Wave
Wave adalah solusi akuntansi berbasis web yang dibuat untuk usaha kecil. Hubungkan rekening bank, akun PayPal, dan sumber data lain untuk melihat transaksi real-time. Platform menghasilkan laporan penting termasuk piutang, neraca, laporan laba rugi, dan laporan pajak penjualan.
Manfaat:
- Terjangkau
- Biaya pemrosesan kartu kredit kompetitif
- Akuntansi gratis dan pemindaian kwitansi
- Tanpa batas transaksi atau penagihan
- Jumlah pengguna tak terbatas
- Aplikasi mobile
FreshBooks
FreshBooks adalah akuntansi berbasis cloud dan software manajemen faktur yang menangani manajemen pengeluaran, akuntansi inti, dan pembukuan dasar untuk usaha kecil.
Manfaat:
- Mudah digunakan
- Harga sederhana
- Faktur yang dapat disesuaikan
- Dukungan layanan mandiri detail
- Terintegrasi dengan Shopify
Pahami angka pengembangan usaha Anda
Mengendalikan keuangan usaha dari awal penyiapan menuju sukses. Mulai dari memilih kartu kredit usaha yang tepat hingga menghitung pendapatan per produk. Setiap keputusan keuangan membentuk masa depan usaha. Meluangkan waktu untuk memahami perbankan, manajemen transaksi, dan penggalangan dana membantu membangun fondasi kuat untuk pertumbuhan.
FAQ akuntansi usaha kecil
Bagaimana cara melakukan akuntansi untuk usaha kecil saya?
Meski Anda dapat melacak akuntansi dasar dalam spreadsheet, lebih efisien menggunakan software akuntansi usaha kecil. Minimal, lacak pengeluaran dan pendapatan dalam platform berbasis cloud yang aman untuk menghindari kesalahan manual dan menghemat waktu.
Berapa yang harus saya bayar untuk akuntan usaha kecil?
Akuntan internal memperoleh sekitar Rp 840 juta per tahun menurut data industri Indonesia. Layanan akuntansi yang dialih dayakan berkisar dari beberapa juta hingga puluhan juta rupiah bulanan, tergantung kebutuhan Anda.
Apa metode akuntansi terbaik untuk usaha kecil?
Akuntansi basis kas bekerja dengan baik untuk sebagian besar usaha kecil. Anda hanya perlu mencatat uang saat masuk atau keluar dari rekening bank, yang memudahkan pencatatan.
Apa yang dilakukan bookkeeper untuk usaha kecil?
Bookkeeper mengelola tugas akuntansi harian seperti merekonsiliasi akun, mencatat transaksi, mengelola utang dan piutang, serta menyiapkan laporan keuangan. Mereka sering menangani penggajian dan faktur, dan membantu menjaga usaha kecil tetap patuh pada regulasi keuangan.
Apa kesalahan umum yang harus dihindari dalam akuntansi usaha kecil?
Banyak usaha baru membuat kesalahan hanya dengan tidak mendapat bantuan profesional melalui software akuntansi atau penasihat keuangan. Kesalahan umum lainnya termasuk pencatatan buruk (termasuk kuitansi), melewatkan tenggat pajak, atau mencampur keuangan pribadi dan usaha.
