Sebagian besar dari kita memiliki alamat email memalukan yang masih menghantui kotak masuk kita (pecintaburung91, penarikreatif, pemainbola23, Anda pasti pernah tahu yang semacam itu). Sebagai ritual teknologi masa lalu, semua nama pengguna yang jenaka dan terlalu serius itu adalah bagian dari proses belajar menjadi seseorang di internet.
Dalam urusan bisnis, alamat email yang dipilih dengan baik dapat berkontribusi pada citra profesional, meninggalkan kesan positif, dan mengurangi risiko pesan yang terlewat. Burung kesayangan akan selalu mendapat cinta Anda, tetapi komunikasi profesional modern membutuhkan alamat email profesional yang sesuai. Di era digital saat ini, itu berarti menampilkan diri Anda apa adanya dan memiliki alamat email yang jelas dan ringkas untuk bisnis Anda.
Elemen alamat email
Meskipun setiap alamat email bersifat unik, semuanya mengikuti format alamat email dasar:
Bagian lokal
Bagian "lokal" dari alamat email Anda adalah nama pengguna Anda. Bagian ini dapat terdiri dari huruf, angka, dan sebagian besar karakter alfanumerik.
@
Simbol "@" adalah bagian tetap dari semua alamat email. Pertama kali digunakan pada tahun 1971 oleh pelopor email Ray Tomlinson untuk memisahkan nama dan mesin penerima yang dituju. Saat ini, simbol tersebut memisahkan nama pengguna dari penyedia email atau lokasi domain khusus.
Domain
Domain email Anda menunjukkan server web tujuan tempat email Anda akan dikirim. Untuk akun Gmail pribadi, misalnya, nama domainnya adalah gmail.com; domain profesional biasanya berupa nama perusahaan, merek pribadi, atau situs web portofolio, nama Anda sendiri.
Tips membuat alamat email profesional
- Buat sederhana dan mudah diingat
- Gunakan nama Anda, bukan jabatan
- Gunakan tanda baca secukupnya
- Kelola kotak masuk primer dan sekunder
- Hubungkan domain web Anda
- Biarkan kotak masuk generik tetap generik
Membuat alamat email tampak cukup sederhana, tetapi ketika Anda mempertimbangkan berapa banyak alamat email yang sudah ada. Yaitu, sekitar 7,9 miliar pada tahun 2023, situasinya menjadi sedikit lebih rumit. Kuncinya adalah menemukan cara untuk menampilkan diri Anda sejelas mungkin dengan opsi yang tersisa.
Berikut yang perlu diingat:
Buat sederhana dan mudah diingat
Alamat email bisnis harus mudah dikomunikasikan secara lisan. Jika Anda sedang dalam rapat atau menghadiri acara jejaring, email Anda harus cukup jelas agar seseorang dapat menuliskannya dengan akurat dan melakukan tindak lanjut dengan Anda jika perlu.
Gunakan nama Anda, bukan jabatan
Jabatan dapat berubah, bahkan dalam organisasi yang sama. Ini berarti tidak ada tempat untuk jabatan dalam alamat email bisnis. Simpan jabatan, informasi perusahaan, kredensial profesional, dan/atau gelar Anda untuk tanda tangan email bisnis saja.
Meskipun Anda dapat menyertakan fungsi pekerjaan dalam alamat email jika diinginkan, Anda mungkin merasa bahwa hal tersebut terasa ketinggalan zaman atau tidak akurat di kemudian hari. Ini paling cocok untuk konsultan atau profesional wiraswasta yang keahliannya adalah perdagangan mereka, seperti "janepenulis@domain.com" atau "jdoe.hukum@domain.com."
Gunakan tanda baca secukupnya
Menggunakan titik dan garis bawah untuk memisahkan nama dan inisial dapat mencegah kesalahan ejaan dan membuat alamat Anda lebih mudah dibaca, tetapi menggunakan terlalu banyak dapat memberikan efek sebaliknya. Targetkan satu konvensi dan konsisten menggunakannya di seluruh alamat Anda.
Kelola kotak masuk primer dan sekunder
Untuk alasan organisasi dan privasi, tidak baik menggunakan alamat email yang sama untuk keperluan pribadi dan profesional. Pisahkan dengan dua (atau lebih) akun email: satu alamat email bisnis utama dan kotak masuk terpisah untuk email pribadi Anda.
Hubungkan domain web Anda
Sebagian besar paket situs web dilengkapi dengan beberapa akun email bisnis gratis yang terhubung ke domain khusus Anda. Menggunakan domain Anda sendiri daripada domain umum seperti @gmail.com atau @yahoo.com dapat lebih profesional dan membantu pengenalan merek. Setelah alamat Anda siap, hubungkan ke penyedia email pilihan Anda (Gmail, Outlook, atau aplikasi email lainnya), serta CRM dan perangkat lunak pemasaran seperti Hubspot atau Klaviyo.
Biarkan kotak masuk generik tetap generik
Untuk pesan yang tidak ditujukan untuk orang tertentu, Anda dapat menyiapkan kotak masuk email kontak generik yang dapat diakses oleh beberapa karyawan atau beberapa departemen. Anda kemudian dapat mengarahkan pesan masuk dari calon klien atau pertanyaan pelanggan ke anggota tim yang sesuai.
Kesederhanaan dan prediktabilitas adalah bagian kunci dari alamat email generik; intinya adalah membuatnya semudah mungkin bagi seseorang untuk menghubungi Anda. Pikirkan, "marketing@domainanda.com" atau "hubungikami@domainanda.com." Anda mungkin menemukan bahwa kotak masuk email penjualan generik yang lugas menghasilkan lebih banyak prospek daripada yang memiliki nama pengguna yang kreatif, tetapi kurang intuitif.
Ide alamat email profesional
Banyak perusahaan, bahkan di industri kreatif atau kasual, memiliki aturan penamaan email yang sudah tetap. Namun, membuat email profesional untuk diri sendiri mungkin memerlukan sedikit eksperimen tambahan, terutama jika nama Anda relatif umum dan alamat email terkait sudah diambil.
Berikut beberapa ide alamat email profesional untuk membuat alamat email untuk Anda atau tim Anda, beserta beberapa contoh bagaimana cara menyusun nama pengguna Anda:
Nama lengkap
Pertama, lihat apakah Anda bisa menggunakan nama lengkap Anda (janedoe@domain.com). Jika Anda memiliki nama tengah atau inisial tengah, coba sertakan di dalam email (janexdoe@domain.com). Atau Anda bisa menggunakan tanda baca untuk membedakan diri dan meningkatkan keterbacaan (jane.doe@domain.com, jane.x.doe@domain.com).
Nama sebagian
Jika tidak demikian, Anda mungkin memilih untuk hanya menekankan pada nama belakang Anda dan menandai nama depan dengan inisial. Ini menjaga privasi pengguna dan menawarkan lebih banyak variasi. Perusahaan kecil dengan hanya beberapa anggota tim dapat memilih untuk hanya menampilkan nama depan pengguna (jane@domain.com), sementara perusahaan yang lebih besar mungkin mendapat manfaat dari menyusun bagian lokal di sekitar kombinasi nama depan dan belakang, seperti inisial pertama ditambah inisial tengah dan nama belakang (jxdoe@domain.com).
Kotak masuk tim
Sebagai pendiri atau pimpinan tim yang menyiapkan kotak masuk inti untuk perusahaan Anda, ada beberapa sebutan bersama yang mungkin perlu Anda sertakan, tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Alamat kotak masuk email generik menghemat waktu dengan memungkinkan kolaborasi tim saat memantau dan merespons email masuk.
- Kiriman freelance: Jika Anda mengandalkan freelancer dan kontribusi komunitas, pertimbangkan menggunakan kata kunci terkait industri, seperti "pitches@domain.com" atau "submissions@domain.com."
- Rekrutmen: Untuk merek yang berkembang pesat atau tim perekrutan, "karier@domain.com" atau "lowongan@domain.com" adalah cara yang mudah dan intuitif untuk melacak lamaran kerja atau minat yang masuk.
- Jangkauan umum: Untuk alamat kotak masuk penjualan generik, buat sederhana, seperti "pertanyaan@domain.com" atau "penjualan@domain.com."
- Layanan pelanggan: "Bantuan@domain.com" adalah alamat email layanan pelanggan yang umum, sementara "retur@domain.com" cocok untuk kotak masuk email retur generik.
FAQ ide email bisnis
Bagaimana alamat email bisnis yang baik?
Alamat email profesional yang baik menghilangkan kebingungan dan mengonfirmasi identitas Anda untuk pengirim. Dalam beberapa kasus, seperti posisi yang menghadapi klien, alamat email mungkin mencerminkan departemen pengguna, seperti layanan pelanggan atau penjualan.
Bagaimana alamat email yang paling profesional?
Alamat email yang paling profesional adalah salah satu dari beberapa variasi nama lengkap atau sebagian Anda, dengan tanda baca tidak berlebihan (titik atau garis bawah) dan tanpa angka. Meskipun menggunakan domain gratis seperti Gmail atau Yahoo terkadang tidak dapat dihindari, menggunakan domain khusus dengan nama bisnis berkontribusi pada citra yang lebih profesional.
Bagaimana alamat email bisnis yang tidak profesional?
Alamat email bisnis yang tidak profesional adalah yang merujuk pada keperluan di luar bisnis, lelucon, dan nama panggilan, atau menampilkan rangkaian angka yang melekat pada nama Anda.
