Voor veel startende ondernemers voelt de eerste stap richting ondernemerschap als een flinke drempel: wanneer moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel, en heb je als eenmanszaak dus een KVK-nummer nodig? De meeste mensen beginnen klein: een eerste klus, een eerste verkoop, een eerste klant. Hierdoor is het niet altijd direct duidelijk is op welk moment je officieel ondernemer bent. Toch is de keuze om wel of niet in te schrijven geen vrijblijvende. De wet stelt duidelijke eisen, en wie daadwerkelijk geld wil verdienen als zelfstandige, komt bijna altijd uit op dezelfde conclusie: een KVK-nummer is noodzakelijk om professioneel, legaal en veilig te kunnen ondernemen.
Dit artikel legt stap voor stap uit wat een KVK-nummer is, waarom het verplicht is voor vrijwel iedere eenmanszaak, hoe het inschrijfproces werkt en welke risico’s je loopt als je je onderneming niet registreert.
Wat is een KVK-nummer?
Het KVK-nummer is het officiële identificatienummer dat je ontvangt wanneer je je onderneming inschrijft in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Iedere onderneming en rechtspersoon in Nederland staat verplicht in dat register vermeld, zodat zakelijke informatie transparant en controleerbaar is voor derden. Het nummer van acht cijfers is uniek per onderneming en wordt gebruikt door banken, leveranciers, klanten en overheidsinstanties om te controleren of jij daadwerkelijk een bedrijf voert. Het KVK-nummer laat uiteindelijk zien dat je staat ingeschreven bij de KVK en dat je dus volgens de wet een bedrijf hebt.
Naast het KVK-nummer verstrekt de Belastingdienst automatisch een btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer. Deze nummers heb je nodig voor je belastingaangiftes, facturatie en financiële administratie. Zonder deze nummers kun je simpelweg geen complete en wettelijke bedrijfsvoering opzetten.
Wanneer moet je een eenmanszaak inschrijven?
De verplichting tot inschrijven is gekoppeld aan het begrip ‘‘ondernemerschap’’. Volgens de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst ben je ondernemer zodra je zelfstandig werkzaamheden uitvoert, deze met regelmaat doet, meerdere klanten bedient en de intentie hebt om winst te maken. Het gaat dus niet alleen om daadwerkelijke winst: ook zonder winst kun je ondernemer zijn, zolang je er wel naar streeft.
Als zelfstandig ondernemer ben je je eigen baas. Je bepaalt zelf je tarieven, zoekt actief naar klanten, verzorgt je eigen facturering en regelt je bedrijfsmiddelen, verzekeringen en pensioenvoorziening. Daarnaast draag je het ondernemersrisico: bij ziekte, wanbetaling door klanten of periodes zonder opdrachten loop je inkomsten mis. Ook ben je aansprakelijk voor eventuele schade.
Voorbeelden van situaties waarin inschrijven nagenoeg altijd verplicht is:
- Je voert structurele opdrachten uit voor klanten
- Je maakt reclame of hebt een website voor je diensten
- Je investeert geld of middelen in je bedrijf
- Je hebt meerdere opdrachtgevers of verkoopt producten aan verschillende klanten
- Je bent afhankelijk van je inkomsten voor je levensonderhoud
Een belangrijke uitzondering zijn hobbymatige activiteiten. Wie slechts incidenteel iets verkoopt of een kleine hobby deelt met bekenden, hoeft zich niet in te schrijven. Maar zodra de activiteit een meer professioneel karakter krijgt, spreken overheid en KVK van ondernemerschap, en wordt inschrijving verplicht.
Wat zijn de gevolgen van niet-inschrijven?
Veel starters denken dat beginnen zonder inschrijving weinig gevolgen heeft, maar dat is een misverstand. Niet inschrijven terwijl dat wel verplicht is, wordt gezien als een economisch delict volgens de Handelsregisterwet. Het is strafbaar op basis van de Wet Economische Delicten. Je kunt een gevangenisstraf, geldboete of taakstraf krijgen. De Kamer van Koophandel kan boetes opleggen, en de Belastingdienst kan naheffingen opleggen wanneer blijkt dat jij btw-plichtig was maar geen btw-aangifte hebt gedaan.
Daarnaast loop je tegen praktische en zakelijke beperkingen aan. Zo kunnen banken geen zakelijke rekening voor je openen zonder KVK-nummer. Grote opdrachtgevers vragen vrijwel altijd om een KVK-nummer voordat zij met je samenwerken. Ook kun je geen wettelijke facturen versturen, omdat een KVK-nummer daar onderdeel van is. Veel ondernemers lopen hierdoor inkomsten mis, simpelweg omdat zij administratief niet in orde zijn.
Hoe de inschrijving bij de Kamer van Koophandel werkt
Het inschrijfproces is eenvoudiger dan veel starters verwachten. Via de website van de Kamer van Koophandel meld je jouw bedrijf aan en vul je de gegevens in, zoals je bedrijfsnaam, bedrijfsactiviteiten, vestigingsadres en identiteitsgegevens. Daarna maak je een afspraak op een KVK-kantoor bij jou in de buurt. Je mag je onderneming inschrijven vanaf één week voordat je start tot uiterlijk één week nadat je bent begonnen.
Tijdens de afspraak controleert een medewerker je gegevens en wordt de inschrijving direct afgerond. Je betaalt eenmalige inschrijfkosten (de kosten hiervan zijn € 82,25 in 2025) en ontvangt je KVK-nummer ter plekke. De Belastingdienst stuurt vervolgens automatisch je btw-nummers toe, meestal binnen enkele werkdagen.
Een inschrijving is dus relatief snel geregeld, maar vormt wel de officiële start van je bedrijfsactiviteiten. Vanaf dat moment ben je ondernemer volgens de wet, met bijbehorende verplichtingen zoals een administratie bijhouden en eventueel btw-aangifte doen.
Waarom een goede start belangrijk is
Inschrijven bij de KVK is meer dan een formaliteit. Het is een belangrijke eerste stap in het opbouwen van een professionele, betrouwbare onderneming. Een zakelijke rekening openen, verzekeringen afsluiten, samenwerken met grote klanten, investeren in je bedrijf of een webshop openen: vrijwel alles begint met een KVK-nummer. Door op tijd te registreren voorkom je dat je bedrijf vanaf de eerste dag tegen invoerfouten aanloopt.
Veel starters merken bovendien dat het inschrijfproces een goed moment is om na te denken over hun ondernemingsmodel, doelgroep, naamkeuze en boekhouding. De KVK en Belastingdienst bieden tijdens de registratie ook aanvullende informatie over je plichten en rechten als ondernemer. Daardoor begin je beter voorbereid aan je eerste opdrachten.
Heb je een KVK-nummer nodig als je een webshop start?
Wie een webshop begint, heeft vrijwel altijd een KVK-nummer nodig. Een webshop valt namelijk onder commerciële, structurele bedrijfsactiviteiten, en die zijn inschrijfplichtig volgens de Kamer van Koophandel. Zodra je online producten verkoopt met de intentie om winst te maken, ben je ondernemer volgens de wet en moet je je dus inschrijven.
Bovendien is een KVK-nummer vaak noodzakelijk om een betaalprovider of webshopplatform te activeren, omdat deze partijen verplicht zijn je bedrijfsgegevens te controleren. Voor het aanmaken van facturen, het afdragen van btw en het verwerken van bestellingen heb je daarnaast zowel je KVK- als btw-identificatienummer nodig. Ook wanneer je klein begint, bijvoorbeeld met een eerste collectie of een paar bestellingen per maand, geldt de inschrijfplicht zodra je structureel verkoopt en niet meer hobbymatig bezig bent. Voor meer informatie en een korte check om te zien of jouw webshop als bedrijf wordt gezien, kun je terecht op het Ondernemersplein van de KVK.
Veelgestelde vragen over eenmanszaak en kvk-nummer
Heb ik een KVK-nummer nodig als ik af en toe iets verkoop?
Nee. Incidentele of hobbymatige activiteiten vallen niet onder de inschrijfplicht. Worden die activiteiten echter structureel of commercieel, dan moet je je wel inschrijven (bron: Radar – Wanneer moet je je inschrijven bij KVK?).
Aan welke criteria moet ik voldoen als ik me wil inschrijven bij de KVK?
De KVK hanteert de volgende ondernemerscriteria waar je aan moet voldoen om je als ondernemer bij de KVK te registreren:
1. Je biedt zelfstandig producten of diensten aan Dit betekent dat je actief producten verkoopt of diensten levert aan anderen. Ook als je nog in de voorbereidingsfase zit, bijvoorbeeld door al producten in te slaan, tel je mee.
2. Je hanteert prijzen waarmee je geld verdient Je rekent een verkoopprijs of uurtarief waarmee je winst maakt of kosten bespaart. Dit onderscheidt jouw activiteit van een hobby die alleen geld kost zonder opbrengsten te genereren. Zie voorbeeld 1 in dit artikel voor verduidelijking.
3. Je werkt structureel met externe klanten Je levert consequent producten of diensten aan mensen buiten je persoonlijke kring van gezin, familie en vrienden.
Heeft een zzp’er een KVK-nummer nodig?
Ja. Een zzp’er is simpelweg een zelfstandig ondernemer met een eenmanszaak en moet zich daarom altijd inschrijven.
Is een KVK-nummer hetzelfde als een btw-nummer?
Nee. Het KVK-nummer identificeert je bedrijf in het Handelsregister. Het btw-nummer identificeert je onderneming bij de Belastingdienst. Beide nummers zijn nodig.
Mag je beginnen zonder inschrijving en later alsnog registreren?
Alleen als je nog niet structureel bent begonnen. Zodra je daadwerkelijk klanten bedient of producten verkoopt met winstintentie, moet je ingeschreven zijn.
Kan ik mijn eenmanszaak eerder inschrijven dan mijn startdatum?
Ja. Je mag je onderneming tot één week vóór start inschrijven. Dit helpt om je administratie en belastingzaken direct goed te regelen.
