Hoe open je een winkel? Een 15-stappenplan

Heb je er ooit van gedroomd om je passie om te zetten in een succesvol retailbedrijf? De weg van idee naar opening bestaat uit verschillende stappen, van strategische planning en creatief ontwerp tot zorgvuldige voorbereiding.

Deze gids helpt je om te begrijpen wat er komt kijken bij het openen van een winkel: van kosten en registratie tot tips voor het promoten van je winkel.

Hoe je een winkel opent

1. Kies je niche
2. Schrijf een businessplan
3. Registreer je retailbedrijf
4. Verkrijg vergunningen, licenties en verzekeringen
5. Leer over belastingen en boekhouding
6. Zoek een winkel locatie
7. Ontwerp de indeling van je winkel
8. Vind productleveranciers
9. Kies een kassasysteem
10. Huur winkelpersoneel in
11. Gebruik een voorraadbeheersysteem
12. Bouw je retailmerk op
13. Plan je winkeloperaties
14. Promoot de opening van je winkel
15. Breid je retailbedrijf online uit

1. Kies je niche

Waar wil je je op richten? Als je net begint met een retailbedrijf, is het verleidelijk om alles te willen verkopen. Maar je tijd en middelen zijn beperkt, dus gebruik ze slim.

Bepaal welke producten je wilt aanbieden en wie je doelgroep is.

Hier zijn wat tips om je niche te bepalen

• Denk na over wat je leuk vindt. Het is veel gemakkelijker om iets te verkopen waar je echt om geeft en in gelooft. Begin hier je zoektocht naar een niche.
• Wat kan er misgaan? Dit is een serieuze vraag om jezelf te stellen. Elke sector heeft zijn obstakels en barrières. Denk na over de mogelijke problemen in jouw niche en hoe waarschijnlijk het is dat je deze kunt overwinnen voordat je een definitieve keuze maakt.
• Onderzoek de winstgevendheid. Het is belangrijk dat je houdt van wat je probeert te verkopen, maar het is net zo belangrijk dat anderen dat ook doen. Zijn er concurrenten? Zo niet, waarom niet? Zorg ervoor dat er vraag is naar jouw niche en dat er een mogelijkheid is om winst te maken.
• Analyseer concurrenten. Sommige dingen die je concurrenten doen, kunnen goed werken. Anderen zullen de plank mis slaan. Kijk goed naar de beste en slechtste aspecten van hun marketinginspanningen, verkoop, klantenservice en andere gebieden die je kunt onderzoeken. Neem hun beste strategieën over en verbeter alles wat niet werkt.

2. Schrijf een businessplan

De belangrijkste reden om een businessplan te schrijven is om een zakelijke lening aan te vragen. Maar zelfs als je zelf financiert, helpt een businessplan je om je ideeën te verduidelijken en zakelijke behoeften aan te wijzen die je aanvankelijk niet had overwogen.

Businessplannen verschillen in diepgang en detail, maar de meeste bevatten de volgende informatie:

• Bedrijfsnaam en beschrijving
• Samenvatting
• Bedrijfsstructuur
• Producten en diensten
• Doelgroep
• Marktonderzoek en marketingstrategieën
• Cashflowprognose en opstartkosten
• Logistiek en productie details
• Details van eventuele verstrekte leningen of subsidies
•  

Als dit intimiderend voelt en je niet weet waar je moet beginnen, gebruik dan gerust dit businessplan-sjabloon als leidraad.

Kies een bedrijfsnaam

Je merknaam is misschien wel het belangrijkste onderdeel van je retailbedrijf. Klanten zien hem in elke fase van hun winkelervaring: wanneer ze langs je winkel lopen, je social media posts bekijken, of hun transactie op hun bankafschrift zien.

De beste bedrijfsnamen zijn:

• Kort
• Makkelijk te onthouden
• Gemakkelijk te spellen

💡Tip: Zit je vast? Gebruik dan een gratis AI bedrijfsnaam generator om je creativiteit op gang te brengen. Typ in wat je verkoopt of welke doelgroep je wilt bereiken, en krijg een lijst met ideeën waar je mee aan de slag kunt.

Schat je opstartkosten in

Onderzoek wijst uit dat het ongeveer € 40.000 kost om een winkel te openen. Het is echter ook mogelijk om met een kleiner budget te beginnen. De kosten hangen af van je gekozen locatie, de grootte van je winkel en het type producten dat je verkoopt.

Maak een schatting van hoeveel je gaat uitgeven aan het openen van je winkel als onderdeel van je businessplan. Neem zowel eenmalige als terugkerende kosten op, zoals:

• Huur van de winkelruimte
• Verzekeringen
• Vergunningen en licenties
• Voorraad
• Reclame- en marketingkosten
• Inrichting en inventaris
• Personeelskosten
• Nutsvoorzieningen
• Schoonmaak en onderhoud

Regel financiering

Zelfs als je een winkel opent met een kleiner budget, heb je startkapitaal nodig om je bedrijf op te zetten en draaiende te krijgen.

Bepaal als onderdeel van je businessplan hoe je je nieuwe onderneming gaat financieren. Dat kan zijn via:

• Financiering van familie en vrienden
• Persoonlijke creditcards
• Zakelijke leningen zoals Shopify Capital
• Subsidies voor kleine bedrijven
• Crowdfunding
• Angel investors

Elk van deze financieringsbronnen heeft voor- en nadelen. Een persoonlijke creditcard kan bijvoorbeeld leunen op je persoonlijke kredietwaardigheid voor een lagere rente, maar je persoonlijke bezittingen kunnen risico lopen als je moeite hebt met terugbetalen. Weeg je opties af en zorg dat je eventuele financiering kunt terugbetalen (indien vereist) om de juiste keuze te maken.

3. Registreer je retailbedrijf

De volgende stap is het registreren van je bedrijf. Hiervoor moet je bepalen welke rechtsvorm je kiest. Die keuze heeft invloed op hoe je belasting betaalt, hoe je geld kunt aantrekken, en hoe je aansprakelijkheid geregeld is.

In Nederland kun je kiezen uit drie hoofdvormen

• Eenmanszaak (zzp)
• Vennootschap onder firma (vof)
• Besloten vennootschap (bv)

Zorg ervoor dat je je opties zorgvuldig onderzoekt, want het later wijzigen van je structuur kan een gedoe zijn. Heb je een rechtsvorm gekozen? Zoek dan een geregistreerde agent en schrijf je bedrijf in bij de Kamer van Koophandel.

4. Controleer of je vergunningen nodig hebt

De volgende stap is het regelen van de juiste vergunningen.

Voor bijna elke fysieke winkel heb je een verkoopvergunning van de gemeente nodig, een algemene bedrijfsvergunning en een registratie van je handelsnaam als je bedrijfsnaam afwijkt van je eigen naam.

Je hebt ook speciale vergunningen nodig om bepaalde artikelen te verkopen, zoals medicijnen, alcohol, levende dieren, vuurwapens en producten voor volwassenen.

Afhankelijk van je locatie moet je mogelijk ook andere vergunningen aanvragen voor een fysieke winkel:

• Bestemmingsvergunning. Sommige gemeenten bepalen welke soorten retailbedrijven in specifieke gebieden mogen opereren.
• Exploitatievergunning. Als je voedsel gaat verkopen of een horecabedrijf opent, heb je mogelijk een exploitatievergunning nodig.
• Milieuvergunningen. Als je bedrijf de lucht of het water kan vervuilen, heb je mogelijk een milieugerelateerde vergunning nodig.
• Reclamevergunning. Sommige gemeenten eisen dat lokale retail bedrijven een vergunning aanvragen voordat ze een reclamebord mogen plaatsen.

Onderzoek of je één of meer van deze vergunningen nodig hebt als onderdeel van je businessplan. Dit zijn tevens niet alle vergunning die je mogelijk nodig gaat hebben. Controleer dus welke vergunningen van toepassing kunnen zijn op jouw bedrijf.

5. Leer over belastingen en boekhouding

Belastingregels verschillen per land, regio en rechtsvorm. Een eenmanszaak in Nederland moet bijvoorbeeld aangifte doen in de maanden na afloop van het boekjaar. De Belastingdienst biedt hierover meer informatie.

De deadline voor het indienen van je belastingaangifte is meestal vijf maanden na het einde van je boekjaar. De exacte datum hangt af van wanneer je je bedrijf hebt gestart. Zoek goed uit wat voor jouw situatie geldt.

In Nederland moet je btw (belasting over de toegevoegde waarde) rekenen over de meeste verkopen. Voor sommige producten geldt een lager tarief, en artikelen zoals voedsel en kinderkleding zijn soms vrijgesteld. Niet elk bedrijf hoeft zich voor btw te registreren, dus controleer of dit op jou van toepassing is via de website van de overheid.

6. Zoek een winkel locatie

Als je de juiste vergunningen hebt, kun je op zoek gaan naar de ideale winkelruimte.

Het is belangrijk dat je weet wie je klanten zijn en waar ze zich bevinden. Als je bijvoorbeeld schoolspullen verkoopt, heeft het weinig zin om je winkel meer dan tien kilometer van een school of universiteit te vestigen.

Let op deze 7 punten:

• Zichtbaarheid
• Parkeergelegenheid
• Toegankelijkheid
• Reclame
• Verkeer
• Activiteit

Vergeet daarnaast niet te kijken naar de grootte van het pand en de ruimte voor je voorraad. Een van de grootste verschillen tussen een webshop en een fysieke winkel is dat je ruimte nodig hebt voor je presentatie, opslag, kassa en loopruimte.

Als je te veel ruimte huurt terwijl je het niet gebruikt, betaal je mogelijk onnodig veel per vierkante meter en oogt je winkel leeg. Te weinig ruimte betekent dat je niet genoeg voorraad of klanten kwijt kunt. De juiste balans vinden is belangrijk. Als je twijfelt, overweeg dan om te beginnen met een pop-up winkel.

7. Ontwerp de indeling van je winkel

Zodra een klant je winkel binnenloopt, wil je dat ze worden verwelkomd door een uitnodigende inrichting. Denk goed na over wat ze als eerste zien. Wat trekt ze naar binnen? Zorg voor een opvallende etalage die hen kan verleiden tot een aankoop. Bedenk ook welke product displays hun aandacht zullen trekken.

Denk bij het indelen van de winkel na over de plek van producten. Zijn er combinaties die logisch zijn voor de klant?

Bepaal ook hoe de kassa eruitziet. Welke producten leg je daar neer om extra verkoop te stimuleren? Zorg dat het afrekenproces snel en gemakkelijk verloopt, en voorkom lange wachtrijen.

Zorg dat je winkel voor iedereen toegankelijk is. Rolstoelgebruikers, ouders met kinderwagens en mensen met een beperking moeten zich vrij kunnen bewegen. Let op de breedte van gangpaden, de hoogte van de toonbank en andere zaken die bijdragen aan toegankelijkheid.

Een veel vergeten punt is de opslagruimte. Denk na over hoe je nieuwe voorraad binnen krijgt, of je snel bij populaire producten kunt, en hoe je voorkomt dat je schappen leeg raken. Denk ook na over beveiligingssystemen om winkeldiefstal tegen te gaan.

8. Vind productleveranciers

Als je bedrijf het hart is, dan zijn je leveranciers de aderen. Een goede relatie opbouwen begint bij het kiezen van de juiste leveranciers. Het lijkt een beetje op het aannemen van personeel — je wilt weten wie je voor je hebt.

Een slechte leverancier kan zorgen voor vertragingen in de productie en levering, wat je tijd en geld kost. Stel daarom eerst vast wat je belangrijk vindt bij een leverancier. Prijs is één factor, maar kijk ook naar:

• De kwaliteit van de producten
• Klantenservice
• Bestaande relaties
• De ethiek van het bedrijf
• Minimale bestelhoeveelheden (MOQ's)
• Kennis van jouw markt
• Referenties van anderen

Stel voorraadbeheerpraktijken vast

Voorraadbeheer is een belangrijk onderdeel van de dagelijkse operatie, dus het is slim om meteen goed te beginnen met de juiste voorraadsoftware.

Zoek naar platforms die de voorraad van je webshop en je fysieke winkel samenvoegen. Met Shopify heb je ingebouwde functies voor voorraadbeheer en kun je ook koppelingen maken met platforms van derden zoals Stocky. Hiermee kun je:

• Voorraadniveaus bijhouden over elk verkoopkanaal (in de winkel en online)
• Snel klantbestellingen afrekenen bij de kassa
• Veiligheidsvoorraadwaarschuwingen instellen om uitverkoop te voorkomen
• Gedetailleerde voorraadrapportages genereren, zoals ABC-analyses en waarderingsrapporten

9. Kies een kassasysteem

Er zijn twee hoofdonderdelen van een kassasysteem om te overwegen: het verkooppunt waarmee je betalingen aanneemt, en de betalingsverwerker.

Verkooppunt systeem

Je kassasysteem is de hardware en software waarmee je betalingen van klanten accepteert en aankopen in de winkel verwerkt. De hardware kan zo simpel zijn als een mobiel apparaat (zoals een tablet of smartphone) met een kaartlezer of pinautomaat. Meestal wil je ook contant geld kunnen accepteren, in dat geval heb je ook een geldlade nodig.

Andere belangrijke kassasysteem functies om te overwegen zijn:

• Orderbeheer
• Automatische kortingen
• Aangepaste e-mail of digitale bonnen
• Winkelwagens e-mailen
• Betalingsverwerking
• Retouren en omruilingen
• Klantprofielen
• Loyaliteitsprogramma's
• Personeelsrollen en rechten

Zorg ervoor dat je kassasysteem een snel afrekenproces biedt en verschillende betaalmethoden ondersteunt, zoals creditcards, pinpassen, contactloze betalingen, fysieke en digitale cadeaubonnen en contant geld.

Betalingsverwerker

Shopify POS heeft een geïntegreerde betalingsverwerking, terwijl andere systemen vereisen dat je aparte contracten, kosten en afhandeling regelt met een derde partij.

Een kassasysteem met geïntegreerde betalingen maakt je maandelijkse administratie eenvoudiger, versnelt uitbetalingen en vermindert fouten in je financiële rapportage. Je hoeft minder tijd te besteden aan het handmatig bijhouden van kosten.

Werk je met een aparte partij voor betalingsverwerking? Dan moet je handmatig betalingen uit je kaartlezer koppelen aan je systeem, en het kan langer duren voor je je geld ontvangt.

Controleer bij het kiezen van een kassasysteem of betalingsverwerking inbegrepen is, anders kun je later voor verrassingen komen te staan.

10. Huur winkelpersoneel in

Een groot verschil tussen e-commerce en fysieke winkels is dat je vaak vanaf het begin personeel nodig hebt. Het is lastig, zo niet onmogelijk, om een winkel in je eentje te runnen. Je hebt een team nodig dat je kunt trainen in de vaardigheden die nodig zijn in de retail.

Zorg bij het aannemen van personeel dat je voldoet aan de regels voor werkgevers in Nederland. Denk aan de juiste verzekeringen, zoals werknemersverzekeringen. Je hebt ook een systeem nodig voor loonadministratie, een proces om de identiteit en werkstatus van je personeel te controleren, en je moet nieuwe werknemers melden bij de overheid. De Rijksoverheid heeft een handige checklist van zeven stappen die je hierbij helpt.

Tijdens sollicitatiegesprekken is het slim om niet alleen op vaardigheden te letten, maar ook op houding. Iemand met de juiste instelling kun je vaak nog trainen — maar een verkeerde mentaliteit is moeilijker bij te sturen.

Wat betreft training: elke nieuwe medewerker moet op de hoogte worden gebracht van de werkwijze in je winkel. Stel een onboardingprogramma samen dat hen leert hoe ze je kassasysteem moeten gebruiken, uitstekende klantenservice bieden en winkelprocedures volgen.

💡Tip: Je keuze voor een kassasysteem heeft grote invloed op hoe gemakkelijk (en snel) het is om nieuw personeel te trainen. Met Shopify zijn bijvoorbeeld winkelprocessen, inclusief voorraadbeheer en betalingsverwerking, standaard verenigd, waardoor je maar één systeem hoeft te trainen.

11. Gebruik een voorraadbeheersysteem

Bij het openen van een nieuwe winkel moet je goed nadenken over je voorraadbeheer. Dit is een belangrijk onderdeel van de dagelijkse operatie, dus het is slim om meteen goed te beginnen met de juiste voorraadsoftware. Kies een systeem waarmee je zowel de voorraad van je webshop als van je winkel kunt beheren.

Met Shopify kun je de voorraad van je webshop en je fysieke winkel beheren vanuit één dashboard. Shopify heeft ingebouwde functies voor voorraadbeheer en biedt ook de mogelijkheid om koppelingen te maken met andere systemen.

12. Je merk opbouwen

Een sterk merk creëren waarmee klanten zich emotioneel kunnen verbinden, kan bijdragen aan het succes van je winkel. Je retailmerk is meer dan alleen een naam en een logo, het is wie je bent, waar je merk voor staat en waarom het bestaat. Je merk moet onderdelen bevatten zoals een missie en visie, en visuele elementen zoals een logo, kleurenpalet, lettertypes en lay-out. Ook je merkstem en tone-of-voice horen hierbij.

Nog belangrijker dan het opstellen van je merk, is ervoor zorgen dat je hele team het begrijpt en uitstraalt. Neem je merkidentiteit daarom op in de training van je medewerkers.

Pop-up winkels kunnen ook helpen om je merk te versterken, zoals bij Monday Swimwear. Deze Shopify-verkoper organiseert regelmatig populaire pop-up winkels en gebruikt de mobiliteit van Shopify POS Go om klanten de hele dag door te helpen.

13. Plan je winkeloperaties

Dagelijkse operaties klinken misschien niet als het meest spannende onderdeel van het openen van een nieuwe winkel, maar ze zijn belangrijk. Beleid en procedures zorgen voor een consistente klantervaring en helpen ook bij het beheren van voorraad en het snel bedienen van klanten.

Belangrijke onderdelen om op te nemen in je operatieplan zijn:

• Openings- en sluitingsprocedures
• Retour- en omruilbeleid
• Orderverwerkingsprocessen
• Fysiek voorraadbeheer
• Promoties en prijsstelling
• Personeelsbeheer en planning

Als je nadenkt over de werking van je winkel, kijk dan ook naar hoe je fysieke winkel kan samenwerken met je webshop. Misschien wil je klanten de mogelijkheid geven om online te bestellen en hun bestelling in de winkel op te halen, of gebruik te maken van afhalen bij een pakketpunt. In Nederland is "Click & Collect" al jaren bekend in supermarkten, en veel andere winkels zijn deze methode ook gaan gebruiken. Kies in dat geval voor een unified commerce oplossing zoals Shopify die klant-, order- en voorraadgegevens kan verenigen over elk verkoopkanaal.

Gebruik systemen die je fysieke winkel en je webshop met elkaar verbinden. Dat is precies wat Riess Group doet wanneer zij Shopify-verkopers zoals Vestique helpen om hun winkels te optimaliseren. Ze zijn blij dat Shopify veel van deze koppelingen standaard aanbiedt, dit heeft geleid tot een omzetstijging van 18%.

14. Promoot de opening van je winkel

Je hebt nu je bedrijf geregistreerd, een locatie gevonden, leveranciers en personeel geregeld, en een kassasysteem gekozen. De volgende stap: je winkel promoten en je voorbereiden op de grote opening! Terwijl je wacht op de levering van je eerste voorraad en de winkel klaarmaakt, kun je alvast nadenken over hoe je je winkel lokaal onder de aandacht brengt.

Je kunt dit doen via samenwerkingen met lokale partners, door promotionele evenementen te organiseren of door een bijzondere winkelervaring te creëren. Hang flyers op in de buurt, plaats borden bij je winkel en overweeg een advertentie in de lokale krant.

15. Breid je retailbedrijf online uit

Fysieke retail is misschien waar je je nu op richt, maar het hoeft niet je enige verkoopkanaal te zijn. Een kwart van de winkelende klanten heeft merken al online onderzocht voordat ze naar de winkel gaan.

Vang deze klanten op met een unified commerce platform, één platform dat je voorraad-, order- en klantgegevens verenigt, waar je ook verkoopt. Shopify is het enige platform dat dit standaard doet. Het geeft klanten de naadloze omnichannel-ervaring die ze verwachten van retailers waar ze winkelen, zonder de technische complexiteit te verhogen.

Open een webshop

Het combineren van je fysieke winkel met een webshop biedt het beste van twee werelden. Lokale klanten kunnen naar hun winkel in de buurt gaan om producten te bekijken, terwijl mensen verder weg een vergelijkbare (zij het digitale) ervaring krijgen via je webshop.

Beide kanalen kunnen samenwerken en je helpen omnichannel klantervaringen te bieden via diensten zoals:

• Online bestellen, ophalen in de winkel
• Online kopen, retourneren in de winkel
• Lokale bezorging, waarbij klanten uit de buurt online kunnen kopen en jouw winkelpersoneel de bestelling vanuit de fysieke locatie bezorgt

Online verkopen is ook de perfecte manier om lokale zoekers te bereiken. Claim je Google Bedrijfsprofiel en maak speciale landingspagina's die gericht zijn op lokale zoekopdrachten. Geef daar zo veel mogelijk relevante informatie op, inclusief het adres van je winkel, openingstijden en routebeschrijving, om online shoppers om te zetten in voetverkeer.

Verkoop via sociale media

De helft van de Gen Z-doelgroep zegt een aankoop te hebben gedaan tijdens het browsen op sociale mediaplatforms zoals TikTok, Instagram en Facebook. Zelfs als je je richt op oudere doelgroepen, geldt hetzelfde: social commerce-verkopen zullen tegen 2028 meer dan $ 1 biljoen bedragen.

Maak je winkel zichtbaar op deze sociale verkoopkanalen door:

• Lid te worden van lokale groepen of pagina's
• Social media-advertenties te plaatsen
• Samen te werken met lokale influencers of creators
• Lokale hashtags te gebruiken
• De stad waarin je winkel zich bevindt te taggen

💡Tip: Start native storefronts op deze social commerce platforms direct vanuit je Shopify admin. Installeer Facebook & Instagram, Google & YouTube en TikTok verkoopkanalen om je productcatalogus te synchroniseren met elk kanaal, en tag vervolgens producten in je organische posts om volgers naar een aankoop te leiden.

Overweeg marktplaatsen

Marktplaatsen zoals Amazon en Etsy zijn de eerste plek waar 40% van de shoppers naartoe gaat. Met enorme doelgroepen van potentiële klanten die al op zoek zijn naar de producten die jij verkoopt, kan het een aanvullend verkoopkanaal zijn om inkomsten te genereren terwijl je je winkel opzet en draaiende krijgt.

Dat gezegd hebbende, is er een afweging tussen het bereiken van potentiële klanten en een verlaging van je winstmarges. Amazon neemt bijvoorbeeld tussen de 8% en 15% van de totale verkoopprijs als commissie.

Marktplaatsen beschermen ook klantgegevens, je zult moeite hebben om klanten die al bij je hebben gekocht elders opnieuw te targeten. Daarom is verkopen via marktplaatsen het meest effectief in combinatie met andere eigen kanalen (bijvoorbeeld je fysieke winkel of webshop).

Start vandaag nog je eigen winstgevende retailbedrijf

Er zullen onvermijdelijk hobbels op de weg zijn voordat je officieel je retailbedrijf start, en dus zal een sterk netwerk van ondersteuning om je heen helpen om alle stukjes aan elkaar te lijmen. Naast mensen kunnen de juiste tools je bedrijf naar een hoger niveau tillen.

Shopify heeft alle tools die je nodig hebt om een winstgevende winkel te openen. Meer dan alleen een kassasysteem om bestellingen af te rekenen, met Shopify kun je elk aspect van je bedrijf beheren vanuit één backend, of dat nu het verzamelen van klantgegevens is, het uitvoeren van omnichannel loyaliteitsprogramma's of het verenigen van voorraadgegevens overal waar je verkoopt.