RFID-voorraadbeheer: dit zijn de voor- en nadelen

Voorraadbeheer is een uitdaging voor de meeste retailers. Onjuiste voorraadniveaus kunnen leiden tot klantklachten, handmatige voorraadcontroles kunnen uren duren, en artikelen raken vaak kwijt. Radiofrequentie-identificatie (RFID) technologie kan al deze problemen oplossen.

Op het eerste gezicht lijkt RFID-technologie misschien een te technische oplossing die alleen door grote merken wordt gebruikt. Maar steeds meer kleine retailers omarmen RFID-voorraadbeheersystemen. Er is een kleine leercurve verbonden aan de technologie; één die zich op de lange termijn terugbetaalt wanneer je profiteert van de voordelen die RFID te bieden heeft.

Als je niet weet waar je moet beginnen, biedt deze gids voor RFID-voorraadbeheer inzicht in hoe de technologie werkt, met een stapsgewijze handleiding voor de implementatie in jouw eigen winkel.

Wat is RFID-voorraadbeheer?

Radiofrequentie-identificatie (RFID) is een technologie die retailers kunnen gebruiken om hun voorraad te beheren. Het werkt door gebruik te maken van RFID-tags die elektronisch opgeslagen informatie bevatten, zoals stock keeping unit (SKU)-nummers, productprijzen en voorraadniveaus. De retailer kan vervolgens een RFID-lezer gebruiken om deze gegevens snel en efficiënt te vinden.

RFID versus barcodes

Een RFID-tag werkt op een vergelijkbare manier als een barcode, omdat het retailers helpt om productinformatie snel te vinden. Het belangrijkste verschil is dat een barcodelezer een directe zichtlijn met het product nodig heeft. Dit kan problematisch zijn als barcodelabels loskomen of de lijnen op een barcode beschadigd zijn (bijvoorbeeld als een spat water de inkt doet uitlopen).

Actieve RFID-tags zijn echter duurzamer dan barcodes omdat een RFID-scanner geen directe zichtlijn naar de tag nodig heeft. Plaats de scanner eenvoudig in de buurt van de tag om productinformatie op het scherm van de lezer te zien.

Hoe werkt RFID in de praktijk?

RFID-technologie werkt door gegevens op te slaan op een kleine tag die op een product is geplaatst, zoals een label op een kledingstuk. Deze tag heeft een unieke identificatie die specifiek is voor dat item. Het slaat informatie over het product op, zoals:

• SKU-nummers
• Voorraadniveaus
• Productnamen en beschrijvingen
• Prijzen, inclusief eventuele kortingen of promoties
• Geschiedenis van de toeleveringsketen, zoals de oorsprong of leverancier van het item

Retailers gebruiken vervolgens RFID-scanners om te monitoren waar de voorraad zich bevindt (zonder handmatig te tellen). Dit verhoogt de zichtbaarheid van de voorraad en geeft hen real-time informatie over waar hun producten zijn.

Bijvoorbeeld, een kleine ondernemer kan een RFID-scanner bij de deur van zijn fysieke winkel hebben. De scanner synchroniseert met hun point of sale (POS)-systeem om bij te houden welke producten zijn betaald. Als iemand de winkel verlaat en de POS het product niet als verkocht heeft herkend, zal de RFID-scanner een alarm laten afgaan, zodat je verlies kunt voorkomen en dieven kunt afschrikken.

Voordelen van een RFID-voorraadsysteem

1. Veel hogere nauwkeurigheid

Nauwkeurigheid is cruciaal bij het monitoren van voorraadniveaus. Het laatste wat je wilt is een klant beloven dat ze een product kunnen krijgen, terwijl het niet op voorraad is. Ze laten wachten op nieuwe voorraad kan ze naar een concurrent drijven.

Retailers die RFID invoeren, zien de voorraadnauwkeurigheid typisch stijgen van circa 65–75% naar 93–99%, dankzij snellere, foutarme tellingen en realtime zicht op voorraad. Dus een RFID-scanner kan informatie over een product detecteren, menselijke fouten die gepaard gaan met gegevensinvoer verminderen en verkeerde tellingen of gemiste barcodelabelscans verminderen.

RFID-systemen kunnen ook meerdere items tegelijk scannen. Dit vermindert aanzienlijk de kans op het missen van items tijdens handmatige voorraadcontroles. Stel herbestelpunt in in Shopify Admin om meldingen van lage voorraad te ontvangen en ervoor te zorgen dat je voldoende tijd hebt om de voorraad van een product aan te vullen voordat de hoeveelheden op nul komen.

2. Sneller picken en verzenden

Als je jouw winkel als een mini-distributiecentrum gebruikt, kan jouw voorraadkamer aanvoelen als een ongeorganiseerde rommel. RFID-technologie helpt je om producten te lokaliseren in de drukste magazijnen, omdat je scanners kunt gebruiken om te detecteren waar specifieke items zich bevinden.

Je kunt ook processen zoals verzendbevestiging automatiseren met RFID-tags. Voordat je de bestelling naar je klant verzendt, laat je alle dozen door de scanner lopen om te controleren of ze overeenkomen met de pakbon.

3. Minder shrink & fraude

Diefstal kost retailers een geschatte €53 miljard in 2027. Maar met RFID-tags kun je dieven afschrikken van winkeldiefstal in jouw winkel. Als de scanner bij jouw deur een product detecteert dat nog niet in jouw POS-software is geregistreerd, zal er een alarm afgaan om je te waarschuwen voor de gestolen goederen.

Je kunt ook een RFID-systeem gebruiken om te verifiëren dat geretourneerde producten echt zijn. Retourfraude is een veelvoorkomend probleem dat zich voordoet wanneer mensen gestolen of vervalste producten retourneren in ruil voor een volledige terugbetaling. Jouw producten hebben een unieke RFID-tag die de geschiedenis van het item kan tonen, waardoor de kans op het uitgeven van terugbetalingen voor valse voorraad wordt verminderd.

Bovendien, door nauwkeurige voorraadtracking door de toeleveringsketen en binnen jouw winkels, kun je discrepanties tussen verwachte en werkelijke voorraadniveaus veel sneller identificeren dan handmatig tellen zou toelaten. Discrepanties kunnen wijzen op diefstal of krimp; twee grote problemen die kostbaar kunnen zijn als je ze niet snel opmerkt.

Nadelen van RFID-voorraadbeheer

Extra hardware & kosten

In vergelijking met traditionele barcodesystemen kan het proces van het installeren en configureren van RFID-apparatuur complexer zijn. Je hebt specifieke RFID-lezers, tags, antennes en software nodig om jouw systeem operationeel te krijgen.

RFID-technologie is ook duur en vereist voortdurende onderhoudskosten, wat sommige retailers simpelweg niet kunnen rechtvaardigen.

Dataminimalisatie

Actieve RFID-tags kunnen op afstand worden gelezen door iedereen met een RFID-lezer. Als iemand jouw winkel binnenkomt met hun eigen apparaat, kunnen ze gegevens lezen die je in de chip hebt opgeslagen. Vermijd het toevoegen van gevoelige informatie op jouw tags die je niet wilt riskeren in verkeerde handen te laten vallen, zoals klantgegevens of leverancierscontracten.

Compatibiliteit

Niet alle RFID-technologie maakt gebruik van exact dezelfde software. Verschillende scanners pakken verschillende frequenties op. Je moet mogelijk jouw tags (of jouw scanners) wijzigen als fabrikanten verschillende gebruiken.

In 5 stappen je eigen RFID-systeem

De meeste retailers ontdekken dat de voordelen van het gebruik van RFID voor effectief voorraadbeheer opwegen tegen de nadelen. Als jij het ermee eens bent, hier is hoe je jouw eigen systeem kunt bouwen.

1. Tags inkopen

De eerste stap is het creëren van RFID-tags die productgegevens opslaan. Uitbesteden is de gemakkelijkste manier om dit te doen, aangezien het proces van het daadwerkelijk maken en programmeren van een tag speciale expertise vereist. Voor de meeste retailers weegt de kleine kostprijs van het kopen van kant-en-klare tags zwaarder dan de prioriteit om te leren hoe ze te maken.

2. Lezers/antennes kiezen

Een RFID-lezer is het apparaat dat je gebruikt om tags te scannen. Je kunt deze kopen voor ongeveer €30. Zorg ervoor dat de jouwe integreert met jouw e-commerceplatform of voorraadbeheersysteem.

3. Productdata koppelen

Gebruik de RFID-antenne om jouw producttags te scannen. Upload de informatie die je op de tag wilt opslaan, zoals de productnaam, het SKU-nummer en de prijs. Herhaal deze voorraadprocessen voor elk product en plaats vervolgens de tag op het product. Dit kan door gebruik te maken van een zelfklevend RFID-label, een hangtag of door het in te naaien.

4. Integreren met je software

Als je al jouw voorraad hebt getagd, integreer je jouw voorraadbeheersoftware. Dit zorgt ervoor dat jouw beginvoorraad nauwkeurig is, en dat wanneer een RFID-tag wordt gedetecteerd, de niveaus in jouw IMS accuraat zijn.

5. Test & tune

Denk na over hoe je jouw RFID-tags gaat gebruiken en voer enkele testruns uit om te controleren of ze werken zoals verwacht. Bijvoorbeeld, je zou kunnen:

• Proberen de winkel te verlaten met een product van het schap om te zien of de RFID-antenne herkent dat het niet is gescand bij de kassa.
• Een RFID-tag scannen om te zien hoeveel items je op voorraad hebt, en dit vergelijken met jouw handmatige voorraadcontrole om te bevestigen dat het nauwkeurig is.
• Waarschuwingen instellen om productdisplays te monitoren. Als je hebt gespecificeerd dat er altijd vijf eenheden zichtbaar moeten zijn, waarschuwt de RFID-technologie je dan als je er nog maar vier hebt?

Beheer voorraad met RFID-tags

RFID-voorraadsystemen zijn populair omdat ze retailers helpen om productinformatie snel te lokaliseren, voorraadniveaus te monitoren en krimp te minimaliseren.

Als je twijfelt of je RFID moet gebruiken voor voorraadbeheer, start dan een pilotproject. Koop een kleine hoeveelheid RFID-tags en een kleine scanner, en kies welke producten je wilt monitoren. Je zult al snel de juiste voorraadbeheermethode voor jouw retailbedrijf vinden.