Wat is een oprichtingsakte? (2025)

Ga je een webshop of bedrijf starten? Dan krijg je te maken met een hoop nieuwe dingen. Eén daarvan is de oprichtingsakte: een document waarmee je je bedrijf officieel opricht via een notaris. Maar wat is een oprichtingsakte precies, wanneer is het verplicht en wat moet je er allemaal voor regelen?

Wat is een oprichtingsakte? 

Een oprichtingsakte is een officieel document waarmee je je bedrijf opricht. Je hebt een oprichtingsakte nodig voor het opzetten van bijvoorbeeld een besloten vennootschap (bv), stichting of naamloze vennootschap (nv). 

In de oprichtingsakte akte staan alle belangrijke details: de naam van je bedrijf, waar je gevestigd bent, wat je gaat doen, hoeveel startkapitaal je hebt, wie er in het bestuur zit en – bij een bv of nv – hoe het aandelenkapitaal is verdeeld. De notaris stelt het document op, kijkt of alles klopt en regelt dan je registratie bij de Kamer van Koophandel (KVK). 

Voor welke rechtsvorm is een oprichtingsakte verplicht?

Niet voor elke rechtsvorm is een oprichtingsakte nodig. Maar in bepaalde gevallen is zo’n akte wél verplicht en moet je altijd langs de notaris. Dat geldt voor deze rechtsvormen:

• Besloten vennootschap (bv)
• Naamloze vennootschap (nv)
• Stichting 
• Coöperatie
• Onderlinge waarborgmaatschappij

Voor een eenmanszaak of een vennootschap onder firma (vof) hoef je niet naar de notaris. Een snelle inschrijving bij de KVK is genoeg.

Voordelen van een oprichtingsakte

Naast dat een oprichtingsakte in sommige gevallen noodzakelijk is, heeft het ook bepaalde voordelen.

Je privévermogen blijft privé

Ga je een bv of nv oprichten? Dan ben je (dankzij de oprichtingsakte) nooit persoonlijk aansprakelijk voor wat er in je bedrijf gebeurt. Een oprichtingsakte zorgt ervoor dat je bedrijf een rechtspersoon wordt, het staat juridisch op zichzelf en los van jou als persoon. De onderneming kan dus zelf contracten afsluiten, schulden maken en aansprakelijk worden gesteld, niet jij privé. 

Heb je geen oprichtingsakte, dan heeft je bedrijf geen officiële status als aparte ‘entiteit’. Jij en je bedrijf zijn dezelfde ‘partij’. En dat betekent dat jij persoonlijk verantwoordelijk bent voor alles wat er mis kan gaan. Schulden, claims of andere zaken kunnen gewoon op privévermogen terechtkomen. Dat betekent dat je huis, auto en spaargeld gebruikt kan worden om schulden van je bedrijf af te betalen. Met een oprichtingsakte scheid je je privévermogen van je zakelijke vermogen. Alleen het geld in het bedrijf loopt dan risico. 

Je regelt makkelijker financiering

Voor veel zakelijke stappen heb je een oprichtingsakte of uittreksel van de KVK nodig. Bijvoorbeeld bij het openen van een zakelijke rekening, het aanvragen van een lening of het binnenhalen van investeerders.

Goed vastleggen = minder gedoe

In de oprichtingsakte spreek je bepaalde dingen af: wie beslist waarover, hoe verdeel je de winst en wat gebeurt er als er aandeelhouders bijkomen? Dit is altijd goed om vast te leggen, zeker als je later gaat groeien, investeerders hebt of personeel aanneemt. Aandelen en stemrechten worden verdeeld en er worden duidelijke afspraken gemaakt tussen de aandeelhouders.

Tenslotte voegt een oprichtingsakte net dat stukje professionaliteit toe aan je bedrijf. Je laat zien dat je je bedrijf serieus neemt en zaken goed geregeld hebt.

Wat staat er precies in een oprichtingsakte?

In een oprichtingsakte staan de basisgegevens van je onderneming. De inhoud van een oprichtingsakte verschilt per rechtsvorm, maar dit zijn de onderdelen die je bijna altijd tegenkomt:

1. De naam van je bedrijf

Je legt de officiële handelsnaam vast waaronder je je inschrijft bij de KVK. De naam mag niet lijken op bestaande namen binnen jouw branche en mag ook geen misleidende indruk wekken. Tip: kijk vooraf altijd even of de naam die je gaat kiezen nog beschikbaar is. 

2. De rechtsvorm

In de akte staat welke rechtsvorm je kiest: bv, nv, stichting of coöperatie. De rechtsvorm bepaalt hoe je aansprakelijkheid is geregeld, welke belastingregels er voor jou gelden en welke eisen er zijn voor de oprichting. 

3. Duur van de onderneming 

Je kiest of je bedrijf voor bepaalde of onbepaalde tijd wordt opgericht. In de praktijk kiezen de meeste ondernemers voor onbepaalde duur, maar een einddatum kan handig zijn bij een tijdelijke samenwerking of project.

4. Statuten

De statuten zijn de juridische basis van je bedrijf. Hierin staat hoe beslissingen worden genomen, wie waarvoor bevoegd is, hoe de winst verdeeld wordt en wat er gebeurt bij verkoop of opheffing van het bedrijf. De statuten zijn een belangrijk en verplicht deel van de oprichtingsakte.

5. Doelomschrijving (statutair doel)

Hier beschrijf je wat je onderneming precies doet en met welk doel je het opricht. De omschrijving van je activiteiten moet duidelijk en juridisch correct zijn. Gelukkig helpt de notaris je hier meestal bij. 

Waarom is de doelomschrijving zo belangrijk? Het geeft grenzen aan van wat je bedrijf mag doen. Alles wat daarbuiten valt, ligt buiten de bevoegdheid van de vennootschap. Het is dus slim om je doel niet té beperkt te beschrijven.

6. Statutaire zetel 

De statutaire zetel is de officiële vestigingsplaats van je onderneming, maar verwar deze niet met je werkadres. Je mag dus prima een kantoor of werkplek in Rotterdam hebben en een statutaire zetel in Amsterdam. 

7. Bestuur en bevoegdheden 

Wie zit er in het bestuur? Wie mag tekenen? En wie neemt welke besluiten? In de akte leg je dit allemaal vast. 

8. Kapitaal en aandelen 

Bij een bv of nv wordt ook het aandelenkapitaal vastgelegd. Wie bezit welke aandelen? Wat zijn de stemrechten? Hoe zit het met overdracht of winstverdeling? 

Je oprichtingsakte regelen

De notaris regelt het opstellen van de oprichtingsakte voor je, maar jij bent nog steeds verantwoordelijk voor het aanleveren van de inhoud. 

1. Verzamel je gegevens 

Zorg dat je de basisinformatie paraat hebt. Je bedrijfsnaam, rechtsvorm, statutaire activiteiten en namen van bestuurders en aandeelhouders. 

2. Maak een afspraak met een notaris 

Als je eenmaal duidelijk hebt welke rechtsvorm je kiest en je je bedrijfsgegevens op orde hebt, dan is het tijd om een afspraak te maken bij een notaris. Voor een bv, nv, stichting en coöperatie moet er altijd een notaris aan te pas komen, die het document opstelt en het hele proces begeleidt.

Wat doet de notaris precies?

Als je je gegevens hebt aangeleverd, dan gaat de notaris voor je aan de slag. De notaris zorgt ervoor dat je onderneming juridisch goed wordt ingericht en stelt op basis van jouw input de oprichtingsakte op. Daar komen alle formele gegevens van je bedrijf te staan: bedrijfsnaam, rechtsvorm, vestigingsplaats, het doel van je onderneming en (eventueel) verdeling van aandelenkapitaal. 

Als alles klopt, dan regelt de notaris ook de inschrijving bij de KVK én je aanmelding in het Handelsregister. 

Wat kost een notaris? 

De kosten voor een notaris liggen gemiddeld tussen de € 500 en € 1.500. Hoeveel je precies betaalt hangt af van twee dingen: de complexiteit van je bedrijf en het notariskantoor zelf. 

Sommige kantoren bieden een vast tarief aan voor het oprichten van een standaard bv. Andere kantoren werken met een uurtarief. Niet elk kantoor geeft duidelijk aan wat er wel en niet inbegrepen is, dus vraag altijd vooraf een offerte aan.

Hoelang duurt het oprichten van een bv of stichting? 

Het proces voor het oprichten van een bv verschilt, maar meestal is de wachttijd tussen de 5 en 10 werkdagen. Met een spoedaanvraag kan het vaak al binnen 48 uur geregeld zijn. Een stichting duurt meestal iets langer, houd rekening met een doorlooptijd van 10 tot 14 werkdagen. 

Hoe vind ik de juiste notaris?

Er zijn grote notariskantoren met meerdere vestigingen en kleine kantoren die vaak persoonlijker werken. Tip: kies een notaris die ervaring heeft met webshops of startende ondernemers. Zeker als je een klein bedrijf hebt, kan het fijn zijn om snel te kunnen schakelen. Check daarom of het kantoor goed bereikbaar is en of je je prettig voelt bij het contact. Sommige notariskantoren kunnen zelfs alles volledig digitaal voor je regelen.

3. Ondertekenen en inschrijven bij de KVK

Na het opstellen ontvang je een conceptakte, die je ondertekent en terugstuurt naar de notaris. Dat gaat meestal gewoon digitaal. Daarna schrijft de notaris je bedrijf in bij de KVK. Je ontvangt daarna je KVK-nummer en uittreksel. De Belastingdienst wordt automatisch op de hoogte gebracht, hier hoef je niks voor te doen.

4. Praktische zaken

Nu de oprichting rond is, kun je verder met de volgende stappen:

• Open een zakelijke bankrekening op naam van je bedrijf.
• Zorg dat je bedrijfsgegevens op je website te vinden zijn. Noteer het KVK-nummer, de rechtsvorm en het btw-nummer in de footer of op de contactpagina.
• Zorg dat je je algemene voorwaarden, retourbeleid en privacybeleid klaar hebt. 
• Als je je webshop bouwt via Shopify, zorg dan dat je de juiste rechtsvorm en bedrijfsgegevens hebt ingesteld in je Shopify-omgeving (bedrijfsgegevens, facturatie, btw-instellingen). 
• Kijk naar een aansprakelijkheidsverzekering (voor schade aan derden, bijvoorbeeld bij een klant of leverancier) en/of een bedrijfsverzekering (voor schade aan je spullen). 
• Kies een boekhoudprogramma of schakel een boekhouder in. Zie je er tegenop om je administratie op te zetten? Begrijpelijk, maar zorg dat je dit toch regelt, want niks is erger dan achterstallige administratie bijwerken. 
• Afhankelijk van je branche heb je misschien een bedrijfsvergunning nodig. Ga na of dit voor jou geldt.
• Laat klanten veilig en snel afrekenen in je webshop. Via Shopify kun je gemakkelijk betaalproviders instellen. 

En tot slot: een goede voorbereiding is het halve werk. Hoe beter je je vooraf inleest, hoe makkelijker alles wordt. Begin op tijd met dingen regelen, want er zijn meestal wachttijden bij notarissen. 

Ga je verkopen via Shopify? Dan kun je veel praktische zaken direct in je webshopomgeving regelen. Wel zo fijn als je snel wilt starten.