B2B Ordrehåndtering: Den komplette guiden for å effektivisere virksomheten i 2025

Forventningene til B2B-kjøpere har endret seg dramatisk på bare noen få år. Direkte-til-forbruker-handel (DTC) har satt en ny standard for ordrehåndtering, og hever standarden år etter år. Men mange B2B-bedrifter henger etter og holdes tilbake av utdaterte systemer og fragmenterte arbeidsflyten ved bestillinger. Papirskjemaer, telefonsamtaler og e-posttråder er fortsatt vanlig.

Det kunne ha vært akseptabelt for noen år siden. Før pandemien foretrakk nesten halvparten av B2B-kjøperne fortsatt personlige møter og tradisjonell ordrehåndtering, ifølge McKinsey. Men denne preferansen har endret seg betydelig. “Tredjedelsregelen” definerer nå B2B-kjøpsreisen: en tredjedel av kjøperne ønsker personlige interaksjoner, en tredjedel foretrekker fjernsamtaler, og en tredjedel forventer fullstendig digitale selvbetjeningsalternativer.

Hvis din B2B-bestillingsopplevelse fortsatt er den samme som i 2019, risikerer du å bli akterutseilt. En fersk rapport viste at 67 % av B2B-kjøperne er villige til å bytte leverandør for å få tilgang til mer moderne, forbrukerlignende opplevelser.

Men saken har en annen side. Merkevarer som møter disse økte forventningene har en stor mulighet til å vinne nye kunder og vokse. Det globale B2B-netthandelsmarkedet forventes å doble i størrelse, fra 19,34 billioner dollar i 2024 til 47,54 billioner dollar innen 2030, i stor grad drevet av forbedrede digitale og omnikanal-kjøpsopplevelser.

For å fange opp denne veksten trenger bedrifter mer enn bare en nettkatalog. De trenger en moderne, fleksibel og fullverdig B2B-ordrehåndteringsløsning som gir kjøperne kontroll.

Hva er B2B-ordrehåndtering?

B2B-ordrehåndtering er prosessen med å håndtere bedrift-til-bedrift-innkjøpsordre fra mottak til oppfyllelse, inkludert kundekontobehandling, lagerkoordinering og arbeidsflyten i ordrebehandlingen.

For mange B2B-bedrifter, spesielt store, involverer ordrehåndtering flere sammenkoblede komponenter:

• Ordrebehandling
• Lagerstyring
• Kundekontobehandling
• Ordreoppfyllelse

Disse prosessene varierer mye avhengig av hvilken netthandelsplattform som brukes. Eldre systemer er ofte avhengige av manuelle prosesser og offlineverktøy. Moderne plattformer, derimot, effektiviserer ordrehåndtering med skalerbar tilpasning.

Med riktig infrastruktur kan bedrifter forbedre effektiviteten, redusere kompleksiteten og tilpasse arbeidsflytene sine uten en tung teknisk innsats.

Hvordan B2B-bestilling har utviklet seg over tid

Engros- og B2B-handel har gjennomgått et dramatisk skifte det siste tiåret. Relasjonsdrevet salg var normen i årevis. Selgere og kjøpere bygde personlige forbindelser, og store ordrer var avhengige av telefonsamtaler og e-poster. Kjøperne hadde tidligere stor tålmodighet med prosessen, og eventuelle problemer ble som regel løst raskt med en samtale eller en personlig beklagelse..

Pandemien akselererte betydelig endringer som allerede var i gang, og dagens B2B-kjøpslandskap ser veldig annerledes ut. Nå tilbyr 71 % av B2B-bedriftene netthandel, og nettsalg står for 34 % av totalinntektene. Personlig salg fortsetter å synke, og utgjør bare 17 % av inntektene i 2024. Dette digitale skiftet er i stor grad et resultat av endringer i kjøpernes demografi.

Millennials og Gen Z utgjør nå 71 % av personene i innkjøpsrollene. Disse kjøperne forventer raske, enkle og transparente digitale opplevelser, i likhet med hverdagsaktiviteter som nettbank eller shopping på Amazon.

Å levere den typen opplevelse lønner seg. En fersk undersøkelse fant at 79 % av B2B-kjøperne foretrekker å legge inn gjentatte bestillinger på nett, og mange er villige til å bruke store beløp når prosessen er enkel. Faktisk sier 39 % at de er komfortable med å bruke mer enn 500 000 dollar per ordre gjennom selvbetjent netthandel, en økning fra 28 % bare to år tidligere.

Snyder Performance Engineering, en forhandler av bil- og reservedeler, gjennomgikk en betydelig transformasjon. Deres voksende engrosvirksomhet sto overfor en stor flaskehals: hver B2B-ordre krevde en telefonsamtale eller e-post. Dette betydde at kundene var helt avhengige av direkte kontakt med Snyder-teamet for å bestille, noe som begrenset antall kjøpere forhandleren kunne betjene effektivt.

Etter at et første forsøk på netthandel mislyktes, fant Snyder en skalerbar løsning i Shopify. Plattformen tilbød funksjoner spesifikt for engroshandel, som kundespesifikk prising, fleksibel produktvisning og betalingsbetingelser. Dette utstyrte Snyder til å strømlinjeforme driften og tilpasse opplevelsen for hver enkelt kunde.

I dag kan engroskunder legge inn store bestillinger og fullføre kjøpene når det passer dem, gjennom et grensesnitt som er like brukervennlig som vanlig netthandel. Resultatene er imponerende: Snyder har redusert tiden brukt på backoffice-oppgaver med 25 % og økt gjennomsnittlig kundeforbruk med 40 %.

Som Snyder selv sier: “Teamet mitt trenger ikke å vente på at en ordre skal legges inn manuelt. Når noen legger inn en bestilling, kan den bokstavelig talt pakkes og sendes i løpet av et par minutter. Det er stort i engroshandel.”

Amy Snyder, medgründer og COO, Snyder Performance Engineering.

Forstå kjernekomponentene i moderne B2B-ordrehåndtering

Å levere B2B-ordrehåndteringsopplevelsen som dagens kjøpere forventer krever optimalisering av hvert trinn i prosessen. Fra hvordan kunder blar til hvordan ordrer oppfylles, spiller hver interaksjon en rolle i å redusere friksjon og øke kjøpertilfredshet.

Her er kjernekomponentene som definerer moderne B2B-ordrehåndtering:

Kundekontobehandling

En robust selvbetjeningsportal er grunnleggende. Kjøpere bør kunne administrere ordrer, spore aktivitet og få tilgang til personlig prising uten å være avhengig av en selger. Støtte for kontohierarkier forenkler organisasjonsstrukturer, tillatelsestildelinger og innkjøpsarbeidsflyter.

Katalogstyring

B2B-kjøpere krever tilgang til et produktutvalg som er nøyaktig tilpasset deres kontrakter og avtalte betingelser. Virksomheter må ha tilgang til verktøy som muliggjør opprettelse av spesialtilpassede kataloger og prisstrukturer. Disse må kunne skreddersys basert på faktorer som kundegrupper, kjøpsvolum eller spesifikke kontraktsvilkår. Denne graden av tilpasning er avgjørende for å øke konverteringsraten og minimere behovet for manuelle tilbudsprosesser.

Ordrebehandling

For å håndtere store volumer av verdifulle bestillinger, er det nødvendig med funksjonalitet som støtter lagrede lister, masseopplasting og godkjenningsflyter. Slike verktøy forenkler gjenbestilling og sikrer samtidig intern kontroll. I tillegg må det være enkelt å tilpasse og oppdatere arbeidsflytene i tråd med endrede forretningsbehov, uten at det krever komplisert utviklingsarbeid.

Lagerintegrasjon

Sanntids lagersynlighet er avgjørende for å bygge tillit hos kjøpere, som må ha nøyaktig informasjon om tilgjengelighet. Bedrifter må derfor kunne allokere lagerbeholdningen intelligent på tvers av ulike regioner eller nøkkelkontoer. Når systemene ikke er enhetlige, står IT-avdelinger overfor store utfordringer med manuell synkronisering av verktøy. For å unngå både kundefrustrasjon og unødvendig høye tekniske kostnader, er integrert lagerstyring på en felles backend en absolutt nødvendighet i moderne drift.

Oppfyllelseskoordinering

For å sikre pålitelig levering på tvers av alle kanaler, er rask og nøyaktig ordreoppfyllelse avgjørende, og det krever mer enn bare fraktetiketter. Bedrifter må implementere automatisert ruting, smart valg av transportør og sømløs lagerkoordinering. Dette bygger kjøpertillit og muliggjør rask skalering i takt med økende etterspørsel.

Brooklinen, en forhandler av kvalitetssengetøy, er et eksempel på en bedrift som fullstendig transformerte sin B2B-ordrehåndtering for å drive vekst. Opprinnelig fokusert på direkte-til-forbruker (DTC), opplevde de en økende etterspørsel etter store bestillinger fra hotellkjeder og bedriftskunder. I begynnelsen ble B2B-salget håndtert manuelt, men den operasjonelle byrden ble for stor etter hvert som volumet økte.

Løsningen ble å utnytte eksisterende bruk av Shopify for DTC-butikken og raskt etablere en dedikert nettbutikk for B2B-kunder. Kjøpere kan nå plassere bulkordrer gjennom en personlig selvbetjeningsopplevelse, som inkluderer tilpasset prising, produkttilgang og betalingsbetingelser. 

Prosessen er gjort intuitiv og føles som et vanlig forbrukerkjøp.

Resultatene var umiddelbare og betydelige. I stedet for å bruke tid på manuell administrasjon av ordrer, bruker Brooklinens team nå 80 % av tiden på å bygge kundeforhold og utvikle engrosvirksomheten.

Nicolas Lukac, direktør for nye kanaler hos Brooklinen, uttalte: “Teamet vårt har frihet og rom til å bygge relasjoner med kunder, fremfor å kun gjennomføre transaksjoner. Vi bruker mer tid på å forstå kundene våre og mindre på manuelle inndata. Dette lar oss levere eksepsjonelle opplevelser til våre DTC-, B2B- og detaljhandelskunder.”

De viktigste fordelene ved å forbedre B2B-ordrehåndtering

Vi har allerede dekket hvorfor forbedring av B2B-ordrehåndtering er kritisk. Kjøpere forventer mer, og disse forventningene omformer markedet. Men utover å holde tritt, tilbyr modernisering av ordrehåndtering betydelige forretningsfordeler:

Større operasjonell effektivitet

Når ordrehåndtering er effektivisert, flyttes flere ordrer naturlig på nett. Dette reduserer belastningen på interne team og lar dem fokusere på å støtte kundene og drive vekst. Kjøpere kan legge inn gjentatte bestillinger raskere, og den totale salgssyklusen blir kortere og enklere.

Forbedret kundeopplevelse

B2B-kjøpere ønsker en rask, transparent og pålitelig kjøpsopplevelse. Når du leverer det, er de komfortable med å legge inn store ordrer (500 000 dollar eller mer), uten å snakke med en selger. De vet nøyaktig hva som er tilgjengelig, hva det koster, og når det vil ankomme. Det nivået av tillit skaper en bedre opplevelse og bygger langsiktig tillit.

Kundebevaring og lojalitet

En moderne, friksjonsfri kjøpsprosess gjør at kundene kommer tilbake. Omvendt driver dårlige opplevelser dem bort. Siden mange B2B-kjøpere er villige til å bytte leverandør for en bedre opplevelse, bidrar forbedring av ordrehåndteringen til å beholde eksisterende kunder og tiltrekke misfornøyde kjøpere fra konkurrenter.

Skalerbarhet uten økt bemanning

Med riktig netthandelsplattform kan bedrifter øke ordrevolumet uten å utvide teamet. Siden kjøpere administrerer kjøpene sine gjennom en selvbetjeningsportal, kan bedrifter håndtere vekst effektivt. Lansering i nye markeder blir også enklere, ettersom nye nettbutikker kan lanseres raskt, med lavere kostnader og redusert risiko.

Tilgang til dataintelligens

Å bringe ordrehåndtering inn i et digitalt, sentralisert system gir verdifull innsikt. Med enhetlige data kan bedrifter forstå ordretrender, kjøperdemografi og virkningen av spesifikke kampanjer. Disse dataene forbedrer prognoser og hjelper team med å forberede seg på høysesonger og unngå forsinkelser eller utsolgte varer.

Filtrous så disse fordelene etter å ha flyttet sine B2B-operasjoner til Shopify. I utgangspunktet stolte de på BigCommerce, men etter å ha brukt et år på å bygge nettstedet sitt, fant teamet plattformen upålitelig og vanskelig å administrere. Enkle endringer ødela ofte nettstedet, og kundeopplevelsen var så frustrerende at kjøpere gikk tilbake til å legge inn bestillinger gjennom kundeservice.

Selskapet migrerte til Shopify på bare to måneder. Derfra satte de raskt opp kundespesifikke kataloger, tilpassede rabatter og fleksible betalingsalternativer. De automatiserte også backoffice-oppgaver som e-post og innkreving av fakturaer ved hjelp av Shopifys innebygde B2B-funksjoner. Resultatet var et mer avansert, pålitelig ordrehåndteringssystem som kundene elsket, og en 27 % økning i deres nettkonverteringsrate.

“De konstante oppdateringene til B2B på Shopify har overrasket oss positivt. Det virker som om disse utgivelsene er svært skreddersydd til behovene til B2B-forhandlere, og får oss til å føle at vi blir hørt.”

Yin Fu, direktør for netthandel, Filtrous

Hvordan implementere bedre ordrehåndtering med riktig plattform

Nå som vi har gått gjennom risikoen ved utdatert ordrehåndtering og fordelene ved modernisering, er neste trinn å forstå hvordan man strategisk oppgraderer uten unødvendige forsinkelser eller overdrevne kostnader.

Start med å evaluere din nåværende løsning og hvordan den påvirker bunnlinjen. Spør deg selv:

• Er det tegn på teknisk gjeld, som feil, nedbremsinger eller løsninger som påvirker inntektene?
• Kan du gjøre forbedringer i ordrehåndtering uten å være avhengig av kostbart utviklingsarbeid?
• Hvor mange ordrer som burde være enkle nok til å legges inn på nett krever fortsatt manuell håndtering?

Når du har et klart bilde av hvor du står i dag, definer hvordan en ideell ordrehåndteringsopplevelse ville sett ut for teamet ditt og kjøperne dine. Denne visjonen vil hjelpe deg med å velge riktig B2B-ordrehåndteringsløsning.

Å levere en moderne opplevelse raskt og rimelig avhenger av å velge riktig B2B-netthandelsplattform. Hvis du jobber med et utdatert system eller en altfor kompleks løsning, kan selv grunnleggende forbedringer ta for lang tid eller kreve for mye teknisk innsats. Dette er tegn på at det er på tide med en endring.

Når du vurderer potensielle leverandører, se etter en plattform som møter dine nåværende behov og støtter langsiktig vekst. Nøkkelfaktorer å vurdere inkluderer:

• Antall B2B-spesifikke funksjoner tilgjengelig ut av boksen
• Om plattformen tilbyr en enhetlig backend og robuste API-er for å muliggjøre fleksible frontend-opplevelser
• Hvor enkelt løsningen integreres med ERP (enterprise resource planning) og andre kritiske systemer
• Størrelsen og kvaliteten på app-økosystemet, slik at du kan utvide funksjonaliteten uten ytterligere utvikling
• De totale eierkostnadene (TCO), inkludert lisensavgifter, støttekostnader og interne ressurser
• Hvor lang tid migreringen vil ta, og sikkerhetstiltakene som tilbys for å minimere risiko
• Om leverandøren støtter trinnvise utrullinger for store eller komplekse bedrifter

Valget av en ny plattform er en viktig investering som krever grundig vurdering. Det er avgjørende å velge en leverandør som tilbyr tilstrekkelig B2B-støtte og åpenhet rundt priser, da ikke alle netthandelsleverandører har dette. Etter at beslutningen er tatt, er det viktig å prioritere implementeringsplanlegging, teamopplæring og å sikre langsiktig bruk i organisasjonen.

Den ideelle netthandelsplattformen skal være en ressurs for hele teamet. Med moderne verktøy og en godt gjennomtenkt opplæringsprosess, bør selv de som ikke har en teknisk bakgrunn kunne håndtere oppgaver som produktlanseringer, prisoppdateringer, kampanjegjennomføring og ordrehåndtering, uten å være avhengige av utviklere.

Forstå beste praksis for B2B-ordrehåndtering

Når riktig plattform og struktur er på plass, kan bedriften din implementere beste praksis som støtter operasjonell effektivitet, sterke kundeopplevelser og langsiktig vekst. Disse grunnleggende praksisene sikrer at B2B-ordrehåndteringssystemet ditt er både effektivt og klart til å skalere.

Robust kontoopprettelse og -administrasjon

En sømløs B2B-opplevelse begynner med kundeportalen. Plattformen din bør tilby et omfattende sett med kontobehandlingsfunksjoner for å gjøre bestilling enkel fra start.

For eksempel inkluderer Shopify sikker pålogging, ordrehistorikk og raske gjenbestillingsfunksjoner som standard. Funksjoner som “Hurtigtillegg” og CSV-opplasting forenkler bulkbestilling. Samtidig sikrer personlige opplevelser, som kundespesifikke kataloger, produktsynlighetskontroller og prisregler, at hver kjøper ser de riktige produktene til riktig pris.

Tilpassede kontostrukturer for kunder

B2B-kjøp involverer ofte store team, med forskjellige personer som trenger ulike tilgangsnivåer. Noen brukere kan kreve synlighet i spesifikke kataloger, mens andre trenger muligheten til å legge inn eller godkjenne ordrer.

Ordrehåndteringssystemet ditt bør være fleksibelt nok til å støtte disse strukturene uten å legge til kompleksitet. Shopify lar bedrifter konfigurere kundekontoer hierarkier, automatisere onboarding-e-poster og tilby tilgangsforespørselsskjemaer for nye teammedlemmer, alt uten behov for tilpasset utvikling.

Optimaliserte, automatiserte arbeidsflyter

Effektivitet avhenger av arbeidsflyter designet for å håndtere de unike behovene til B2B-bestillinger. Fra utkastordrer og godkjenninger til unntakshåndtering og oppfyllelse, bør plattformen din være fleksibel nok til å imøtekomme alle aspekter av driften din.

De beste løsningene lar deg oppdatere disse arbeidsflytene uten å være sterkt avhengig av tekniske team. Dette gjør det enklere å tilpasse seg etter hvert som bedriften din vokser og utvikler seg.

Rask, sømløs integrasjon med nøkkelsystemer

Enterprise B2B-operasjoner er avhengige av sanntidsdata delt på tvers av systemer. Derfor må netthandelsplattformen din integreres rent med ERP-er, CRM-er og andre kritiske systemer.

Pålitelig integrasjon sikrer sanntids lagertilgjengelighet, komplette ordrehistorier og transparente leveringstidslinjer. For eksempel støtter Shopify sanntidsintegrasjon med systemer som Oracle ERP Cloud, slik at kjøpere kan stole på informasjonen de ser når de tar kjøpsbeslutninger.

Overvåk ytelse og iterer

Kontinuerlig forbedring er nøkkelen, også etter implementering. Med den rette plattformen får du tilgang til dype analyser og et rikt app-økosystem for funksjonsutvidelse og vedvarende optimalisering.

Overvåk sentrale ytelsesindikatorer (KPI-er) for bestillingsprosessen regelmessig. Å kunne måle og justere arbeidsflyten er avgjørende for å opprettholde bedriftens konkurransekraft og effektivitet.

Konklusjon

Moderne B2B-ordrehåndtering er nå en strategisk vekstdriver, ikke lenger bare en intern støttefunksjon. Bedrifter som moderniserer sine ordreprosesser er best rustet for langsiktig suksess, ettersom kundene forventer raske, digitale selvbetjeningsløsninger.

Denne artikkelen har vist hvordan B2B-ordrehåndtering har endret seg, hva som kjennetegner en moderne løsning, og hvilke forretningsfordeler den gir. Verdien er tydelig: fra redusert manuelt arbeid til muligheten for vekst uten økt bemanning.

Shopify posisjonerer B2B-merkevarer for raskere fremdrift, mer effektiv kundeservice og enkel tilpasning. Med innebygde funksjoner som tilpassede kataloger, kontospesifikk prising, verktøy for massebestilling og sømløs systemintegrasjon, forenkler Shopify selv de mest komplekse B2B-operasjonene.