Hva er et ERP-system? Slik velger du den beste leverandøren (2026)

Dagens e-handelsvirksomheter har tilgang til mer data enn noen gang før.

Det finnes mange måter å utnytte disse dataene på, og ledelsen forventes å utforske så mange av dem som mulig. Hver tilnærming gir unike muligheter for konkurransefortrinn og fortjeneste, fra forbedringer i forsyningskjeden til nye inntektsstrømmer og prognoser for markedsetterspørsel.

En sentral måte for organisasjoner å samle og forstå disse dataene på er gjennom enterprise resource planning (ERP).

I denne artikkelen går vi gjennom det grunnleggende om ERP, de beste ERP-løsningene og hvordan du velger det rette ERP-systemet for din virksomhet.

Hva er ERP?

Enterprise resource planning (ERP) er programvaren og systemene et foretak bruker til å administrere sentrale forretningsprosesser. Det samler data på tvers av avdelinger, som forsyningskjede, salg, personalressurser, produksjon, innkjøp, regnskap og prosjektledelse.

ERP gir hele organisasjonen større synlighet og sanntidsdata, uansett tid og sted.

Hvordan fungerer ERP?

ERP oppsto på 1960-tallet som material requirements planning (MRP)-systemer. Produsenter brukte MRP-programvare til å planlegge, tidsplanlegge og administrere lager under produksjonsprosessen. Tjue år senere utviklet leverandører et manufacturing resource planning (MRP-II)-system, som tilbød nye måter å sentralisere og behandle informasjon om tidsplanlegging, lagerstyring og kostnadskontroll i produksjon.

Ideen bak ERP er å hjelpe større organisasjoner med å bli mer smidige og effektive, samt ta datadrevne beslutninger som resulterer i bedre forretningsresultater. Dataene som samles i et ERP-system presenteres ofte i et dashbord som beslutningstakere kan bruke til å overvåke og administrere virksomhetene sine i sanntid.

Med en anslått verdi på 49,5 milliarder dollar innen 2024, er bedrifter i økende grad avhengige av ERP for å administrere forretningsaktiviteter. Disse systemene fortsetter å utvikle seg for å inkludere ny teknologi og støtte en rekke funksjoner. Men målet forblir det samme: forbedre forretningsprosesser og øke lønnsomheten.

Hva er et ERP-system?

Et ERP-system samler alle disse dataene i én felles database slik at interessenter kan etablere grunnlinjer for hele bedriften, finne referansepunkter og sette mål for veien videre. Dette gjøres gjennom ERP-integrasjoner som lar informasjon flyte mellom programvaren din slik at den kan brukes på tvers av avdelinger.

Men hva motiverer en organisasjon til å opprette et enterprise resource planning-programvaresystem i utgangspunktet? Nesten alle (94%) bedrifter sier at rettidig innovasjon er viktig, og ERP kan hjelpe med det.

Andre vanlige årsaker inkluderer:

• Forbedre forretningsytelse.
• Posisjonere bedriften for vekst.
• Redusere arbeidskapital.
• Betjene kunder bedre.
• Gjøre ansattes liv enklere.

I en nylig undersøkelse fra Shopify og IDC har 28% av bedriftene allerede oppnådd betydelige fordeler, som forbedret kundeopplevelse og raskere tid til markedet, gjennom dyp integrasjon av en SaaS-handelsplattform i virksomheten sin.

Fordeler med ERP

Tenk på forretningsaktivitetene dine som deler av en motor. Muligheten til å se under panseret mens motoren går kan være uvurderlig når du skal bestemme om du skal stoppe og gjøre forebyggende vedlikehold, ta den til verksted for umiddelbar reparasjon, eller fortsette så lenge som mulig fordi alt er i orden.

ERP-programvare gir et sentralisert datasystem som hver organisasjon trenger. Hele 73 % av bedriftene anser det som svært eller ekstremt viktig å bryte ned datasiloer og fremme bedre intern kommunikasjon og samarbeid. En ERP-systemintegrasjon kan hjelpe virksomheten din med å oppnå det.

Et ERP-programvaresystem kan spare organisasjoner penger ved å:

• Kontrollere IT-kostnader
• Gi finansiell synlighet
• Sikre alle bedriftsdata på ett sted
• Opprette en enkelt analyse- eller rapporteringslokasjon
• Gjøre det enklere å spore lager og salg nøyaktig
• Strømlinjeforme samarbeid mellom ansatte i forskjellige avdelinger
• Forbedre kundeservice
• Øke effektiviteten i forsyningskjeden
• Gi smartere forretningsintelligens

ERP hjelper med å skape en enkelt sannhetskilde i virksomheten din, noe som betyr at du får sanntidsinnsikt på ett sted. Dette hjelper deg med å identifisere mønstre og forutsi trender som ikke er mulig uten hjelp fra ERP.

Tre typer ERP

Riktig ERP kan hjelpe deg med å øke produktiviteten og forbedre personalisering av kundeopplevelsen. Imidlertid er ikke alle ERP-er skapt like. Det finnes tre forskjellige typer å kjenne til, spesielt hvis du er ny til ERP.

1. Lokalt ERP

Lokalt ERP er når organisasjonen eier datasenteret. De fleste eldre systemer regnes som lokale. Det er fortsatt en anbefalt praksis for store foretak å bruke lokalt ERP fordi de har penger og ressurser til å administrere vedlikehold og infrastrukturendringer.

Lokal programvare kan kjøpes gjennom en evig lisens og kan være vert internt eller eksternt.

Grunnen til at mange organisasjoner nøler med å gå til skyen er på grunn av lokale ERP-systemer. Å flytte til en ny infrastruktur og system er skremmende og kan være dyrt.

Kjennetegn ved lokale ERP-systemer inkluderer:

• Installert lokalt på bedriftens datamaskiner og servere
• Belastet som engangslisensgavgift
• Tregere å implementere (kan ta måneder til år)
• Du er ansvarlig for hosting, vedlikehold, programvareoppdateringer og driftskostnader
• Krever en fulltids administrator
• Begrenset til hvilke e-handelsløsninger du kan bruke
• Vanskelig å gjøre endringer
• Noen systemer kan trenge omfattende tilpasning
• Datasikkerhet er bedriftens ansvar

2. Sky-ERP-integrasjon

I 2023 valgte nesten 65 % av undersøkte organisasjoner sky-programvare fremfor lokalt. Med fremveksten av tingenes internett, er det ikke overraskende at leverandører beveger seg mot skybaserte tilbud. Sky-programvare er vert i datasentre med leverandører som administrerer plattformen og har blitt en vanlig forretningsløsning.

Sky-ERP-systemer nås over internett i stedet for en lokal datamaskin eller installert programvare. Det er vert i skyen og kan implementeres som en hostet modell eller programvare som en tjeneste (SaaS).

Panorama fant at nesten 90% av bedriftene som valgte skybaserte ERP-systemer valgte en SaaS-modell. Det er relativt enklere å bruke og administreres helt av leverandøren, noe som tilsvarer lavere IT-vedlikeholdskostnader.

Kjennetegn ved sky-ERP inkluderer:

• Abonnementsprismodell
• Kommer med all hosting, server, vedlikehold og programvareoppdateringer
• Kan koste opptil 46% mindre sammenlignet med lokalt
• Ingen interne utviklere eller IT-administratorer kreves
• Enkel tilgang til e-handelsplattformer som Shopify for foretak
• Raskere implementeringstider
• Raskt å gjøre prosess- eller programvareendringer
• Skalerbar etter behov
• Enkelt å integrere med tredjepartssystemer via API-tilkoblinger
• Sky-leverandører har strenge sikkerhetsprotokoller på plass for å forhindre hacking

"Etter å ha synkronisert millioner av ERP-poster med andre systemer," sier Todd Earwood, grunnlegger av Integrate IQ, "har vi funnet tre hovedgrunner til at folk velger sky fremfor lokalt."

"For det første forbedrer fjerningen av versjonert programvare brukeradopsjon og tilfredshet med konstante oppdateringer og tilleggsfunksjoner. Gamle programvareversjoner frustrerer brukere og tvinger interessenter til å ta vanskelige økonomiske beslutninger om når de skal oppgradere og vedlikeholde systemet."

"For det andre tilbyr skybaserte systemer støtteplaner eller tilbyr et nettverk av partnere som kan gi toppnivå støtte fra hvor som helst, når som helst. Og for det tredje har modningen av skyen gitt komfort til tekniske ledere for sikkerhet. De fleste e-handelsbedrifter overgår sikkerhetskrav mens de velger et skyalternativ for organisasjonen sin."

Den ene ulempen? Leverandører kan endre prosessflyter som krever kontinuerlig opplæring og dokumentasjonsoppdateringer.

3. To-lags (hybrid)

Bedrifter implementerte tradisjonelt ett ERP-system for hele organisasjonen, fra hovedkontor til regionale kontorer og datterselskaper. Det var en kostbar og vanskelig tilnærming å implementere. Visse datterselskaper hadde spesielle krav og trengte ikke hele bedriftspakken. Denne én-størrelse-passer-alle-tilnærmingen fungerer ikke for mange organisasjoner.

Et nyere system for moderne enterprise resource planning, to-lags ERP-systemer lar organisasjoner bruke sine nåværende eldre ERP-systemer (lag 1), mens mindre forretningsenheter bruker en annen ERP-løsning (lag 2), som ofte er skybasert. Målet med et to-lags system er å trygt og effektivt flytte data mellom de to lagene. Noen sky-løsninger har nå innebygde integrasjoner for å fungere med bedrifts-ERP-systemer.

To hovedfordeler med et to-lags system er:

• Rimeligere enn å konfigurere et bedrifts-ERP-system til å fungere for alle enheter
• Enklere å implementere skybaserte lag-to-løsninger

Som Gartner uttaler, bør organisasjoner "vurdere om en to-lags ERP-strategi vil tilby flere forretningsfordeler enn en ett-lags, spesielt ved å modernisere små potensielle raskt voksende forretningsenheter."

Hvordan velge riktig ERP-system

Tror du at du er i markedet for et ERP-system? Å velge riktig produkt og leverandør avhenger av å forstå organisasjonens behov og evaluere konkurrerende systemer side om side.

Her er hva du bør vurdere når du velger et ERP-system.

• Bestem om virksomheten din er klar for ERP
• Sett mål og forretningskrav
• Mål ROI
• Avmystifiser demoen
• Sjekk referanser
• Få den virkelige prisen
• Bestem leverandørens levedyktighet

1. Bestem om virksomheten din er klar for ERP

Å bygge et ERP-system tar tid og penger. Det er heller ikke svaret på alle problemene dine. Du vil forsikre deg om at du får mest mulig ut av investeringen din.

Hver bedrift er forskjellig. Det finnes ikke én definerende faktor som roper ut: "Vi trenger et ERP!" Men det finnes vanlige problemer som de fleste organisasjoner møter før de går på jakt etter en løsning.

Hvis du opplever følgende fem kriterier, kan du være klar for et ERP:

• Du har mange forskjellige programvarer for forskjellige prosesser.
• Du har ikke enkel tilgang til kritisk forretningsinformasjon.
• Regnskap er en lang og vanskelig prosess.
• Kundenes opplevelse er mindre enn ideell.
• IT-avdelingen din er kompleks og forvirrende.

Se på organisasjonen din og spør deg selv ærlig om den har problemer med å henge med. Hvis disse kriteriene høres ut som virksomheten din, kan det være på tide å vurdere en ERP-løsning.

2. Sett mål og forretningskrav

Hvorfor er du egentlig interessert i ERP-implementering? Hvilket problem prøver du å løse?

Å skissere spesifikke mål vil hjelpe deg med å identifisere smale krav som ERP-programvare må oppfylle for å bli kjøpt. For å unngå å bli påvirket av leverandørmarkedsføring, kan du vurdere å liste kravene dine før du begynner å undersøke alternativer.

Bruk alle tilgjengelige ressurser til å lage kravene dine. Snakk med innkjøpsledere og leverandører. Chat med toppledelsen og regnskapsteamene.

La hver gruppe lage en liste over ting de føler ERP-systemet må ha. Dette kan være spesifikke integrasjoner eller ERP-moduler, som arbeidsflytautomatiseringer eller masseoppdateringer og CSV-import for dataadministrasjon.

La teamene dele listen sin ned i må-ha og fint-å-ha. Gjør må-ha til toppprioritet. Dette vil hjelpe deg med å implementere et ERP-system som oppfyller alles krav.

Når du identifiserer behovene dine, husk å balansere dem med ansattpolicyen din på mobile enheter. Selv om mobil ERP ikke er nytt, er trenden det og bør vurderes når du balanserer fordelene ved å bruke ERP på farten og sikrer at data er sikre.

3. Mål ROI

Når du begynner å undersøke ERP-alternativer, vil du merke at det ikke mangler på advarsler om hvor vanskelig det er å måle ERP ROI. Heldigvis vil det å tydelig artikulere spesifikke mål, som du allerede har gjort, hjelpe.

Du kan måle ERP-ytelse ved å:

• Redusere antall ansatte med X% på Y måneder
• Øke ansattes produktivitet med X% på Y måneder
• Redusere lager med X% som resulterer i Y regnskapsforbedring
• Forbedre nøyaktigheten av produksjonskostnadstilbud med X% på Y måneder

Når du finner ut hvordan du skal måle ytelse, sørg for å vurdere forskjeller mellom internt og sky-ERP. Selv om sky-ERP ofte er brukervennlig og kan kreve mindre internt personale for vedlikehold, betyr det også at sensitive data vil bli lagret utenfor stedet.

Omvendt kan et internt ERP tillate deg å lagre sensitive data nærmere hjemmet, men å gjøre det kan kreve ekstra personale for systemvedlikehold. Begge beslutninger kan påvirke IT-kulturen og antall ansatte.

4. Avmystifiser demoen

På dette punktet i prosessen er du klar til å se programvaredemonstrasjoner.

Du kan ønske å gi et demoskript som skisserer viktige forretningsfunksjoner, arbeidsflyter eller funksjoner du forventer å se under demoen. Å styre demoen med presisjon vil spare tid og hjelpe deg med å bedre avgjøre om programvaren oppfyller målene dine.

En alternativ tilnærming er å bare gi leverandørene et mål og se hvordan de reagerer.

Husk at du ga leverandøren flere av målene du forventer at ERP skal hjelpe deg med å oppnå:

Bruker selgerne tid på å lære om virksomheten din, stille oppfølgingsspørsmål om hvordan du vil bruke ERP, og frivillig inkorporere målene dine i demoen?

Demoen du mottar kan være ekstremt avslørende når det gjelder hva slags partner leverandøren vil være på lang sikt.

5. Sjekk referanser

Når du innser at du sannsynligvis ikke vil ringe eller få samarbeid fra en direkte konkurrent, kan det være nyttig å snakke med en referanse som har lignende mål som dine og kan svare på spørsmål som:

• Hvilke løfter ble holdt?
• Hvilke løfter ble brutt?
• Hva overrasket deg med leverandøren/produktet?
• Hva gjør ikke produktet som du ble fortalt at det ville gjøre?
• Betaler du for moduler/verktøy du ikke trenger?
• Hvilke frister ble møtt og hvilke ikke?
• Var det ekstra eller overraskende kostnader?
• Hvilke feil gjorde du eller hva skulle du ønske du visste om på forhånd?

Potensielt enda viktigere er å spørre en leverandør om noe de sannsynligvis ikke er tilbøyelige til å gi: en liste over bedrifter som nylig valgte en konkurrerende ERP-leverandør. Det er kanskje ikke standard praksis å spørre om denne typen informasjon, men en leverandørs respons på forespørselen din kan være avslørende.

6. Få den virkelige prisen

For å velge riktig løsning for virksomheten din, forstå nøyaktig hvor mye prosjektet vil koste på hvert stadium:

• Forhåndskostnad
• Vedlikehold
• Støtte
• Gjentakende kostnader

Å ha en grundig diskusjon om pris kan forhindre fremtidige overraskelser og skuffelse. Det kan også hjelpe deg med å forme en kontrakt som begge parter kan være fornøyde med.

Tilpasning er avgjørende for å presse ut hver bit av verdi fra ERP-programvare. Imidlertid kan for mye resultere i store kostnadsoverskridelser og forsinket implementering. Over-tilpasning kan også resultere i høyere oppgraderingskostnader. Med mindre en spesifikk tilpasning gir et konkurransefortrinn eller målbar fordel, vurder å spare den ekstra tiden og pengene som tilpasset koding ofte krever.

7. Bestem leverandørens levedyktighet

Ettersom bedriftsprogramvare-området konsolideres, ønsker bedrifter kanskje ikke å støtte alle produktene de kjøper opp i evighet. Oppkjøpere kan velge å avvikle et spesifikt produkt eller varsle kunder om at de ikke lenger vil støtte et produkt etter en bestemt dato. Dette er en risiko for alle som vurderer ERP-programvare.

Det er derfor viktig å prøve å forstå en leverandørs strategiske visjon:

• Ble produktet laget for å være attraktivt for en potensiell oppkjøper?
• Hvem kontrollerer bedriften og ser de etter å selge den?
• Har grunnleggerne en historie med å selge programvarebedrifter?
• Hvis så, hva er tidshorisonten, og hvem prøver de å selge til?
• Har ERP-leverandøren investorer?
• Hvis så, hva slags merittliste har de?
• Retter produktet seg mot en spesifikk nisje eller løser et unikt problem som større leverandører ikke har rettet seg mot eller løst?

For ERP-leverandører som ikke ser ut til å være oppkjøpsmål, er det viktig å se balansene deres slik at du kan vurdere deres finansielle styrke og om de sannsynligvis vil være der på lang sikt.

Beste ERP-programvareløsninger

Med over 250 ERP-leverandører på markedet kan det være vanskelig å vite hvilken som passer best for organisasjonen din. For å gi deg et forsprang har vi redusert det tallet til en liste over de fire beste enterprise resource planning-systemene.

Shopify

Med Shopifys globale ERP-program kan utvalgte enterprise resource planning-partnere integrere direkte med en app fra Shopify App Store. Shopify samarbeidet med Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica og Brightpearl for å gjøre ERP-integrasjon enklere.

Du kan få tilgang til nøyaktige, oppdaterte lager-, produkt-, ordre- og kundedata ved å bruke det globale ERP-programmets apper. Dine proprietære data flyter sømløst og sikkert mellom Shopify admin og ERP uten behov for å koble til tredjeparter.

Med færre krav for å drive forretningsdrift kan du implementere automatiseringer som gjør driften mer effektiv.

Brightpearl

Brightpearl er en ledende forretningsstyringsprogramvare for nettbutikker. Brightpearl har en innfødt Shopify-integrasjon bygget og vedlikeholdt internt.

Det lar Shopify-forhandlere bedre administrere post-kjøpsoperasjoner fra sanntids lageroppdateringer til automatiserte ordrestyringsprosesser, flerlokasjons lagerstyring, CRM, integrert finansiell rapportering og mer.

NetSuite

Oracle NetSuite er rangert som verdens nummer én sky-ERP-løsning. Det tilbyr en suite av skybaserte ERP-applikasjoner, fra økonomi til HR, lagerstyring og omnikanalens e-handelsfunksjonalitet, og brukes av mer enn 24 000 bedrifter rundt om i verden.

NetSuite er en robust plattform og kan sannsynligvis gi alt du trenger. Den er fullt tilpassbar og har en åpen API slik at du enkelt kan koble til tredjepartsapplikasjoner. NetSuite oppdaterer alltid den nyeste versjonen av applikasjonene sine uten ekstra kostnad.

Acumatica

Acumatica er programvare som en tjeneste designet for å hjelpe organisasjoner med å skalere sin finansielle og enterprise resource planning. Det tilbyr lokal eller sky-implementering med en nettleserbasert app som gjør det enkelt å bruke på mobile enheter.

Acumaticas prisstruktur er basert på ressurser i stedet for per-sete-tall, noe som er forskjellig fra tradisjonelle ERP-leverandører. Alle applikasjoner er integrert i systemet ditt, og flere kan legges til når som helst. Du kjøper bare det du trenger.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central er en alt-i-ett forretningsstyringløsning for små til mellomstore organisasjoner. Den er ideell for merkevarer som omfatter flere bransjer og forretningsenheter, og tilbyr funksjoner for økonomi, drift, salg og kundeservice.

ERP-risikoer

Hvis du har undersøkt ERP-er en stund, har du sannsynligvis støtt på mange ERP-feilhistorier, som bedrifter som Dow Chemical som brukte 1 milliard amerikanske dollar på et ERP-system som tok åtte år å bygge. Mer nylig avskrev flåtestyringsbedriften Leaseplan nesten 100 millioner dollar i prosjektkostnader knyttet til mislykkede ERP-implementeringer.

Hensyn som kan påvirke kostnad, integrasjonstid og funksjonalitet inkluderer:

• Om du integrerer eksisterende programvare med ny ERP-programvare
• Om du starter fra bunnen av og veier sky-ERP mot internt ERP
• Om du integrerer et eksisterende internt eldre ERP med et nytt sky-ERP

IT-ressursene som er nødvendige for scenariene som er skissert vil variere og dermed også påvirke kostnad og varighet av implementering. Leverandøren du velger kan implementere programvaren selv, samarbeide med en tredjeparts konsulent, eller overlate alt til deg.

Ytterligere ERP-utfordringer kan inkludere:

• Å gå over budsjett. De fleste ERP-implementeringer koster tre til fire ganger det som opprinnelig var budsjettert.
• Sikkerhets- og datamigrasjonsrisikoer. Din mest vitale forretningsinformasjon eksisterer i ERP-systemet ditt. Det må beskyttes. I en tid da cyberhackere retter seg mot ERP-programvare, jo mer komplekst systemet ditt er, desto høyere er sjansen for å bli hacket.
• Ansattopplæring. For å dra full nytte av ERP må ansatte bruke det, noe som kan kreve opplæring som reduserer produktiviteten og øker kostnadene.
• Avhengighet av én leverandør. Leverandøren du velger vil være ansvarlig for oppgraderinger og tilpasninger og må forbli i virksomhet i årevis for at du skal høste full nytte av et ERP-system.

For å starte på budsjett og tidsskjema må du:

• Identifisere nøyaktig hva målene dine er ved å implementere ERP
• Evaluere IT og infrastruktur som er nødvendig for å integrere og vedlikeholde systemet
• Kartlegge nøyaktig hvordan du vil spore og måle suksess.

Å forstå disse elementene godt på forhånd vil ikke bare hjelpe deg med å velge riktig leverandør, men også begrense kostnader og forbedre sjansene for at implementeringen ikke drar ut i årevis.

Bygg ditt ERP-system i dag

Det er klart at moderne ERP-systemer kan være til nytte for organisasjonen din. Det er derfor 72 % av bedriftene allerede har en fullt integrert SaaS-handelsplattform innenfor forretningsdriften sin. Med riktig løsning vil du forbedre forretningsytelsen, automatisere repetitive oppgaver, betjene kundene dine bedre og posisjonere bedriften din for vekst. Det vil sikkert ha innvirkning på nettoinntekten din.

Enten du setter sammen et ERP for første gang eller ser etter å oppgradere systemet ditt, vil informasjonen vi har skissert i denne artikkelen hjelpe deg med å finne den beste programvaren for å møte forretningsbehovene dine.