Firmy detaliczne od zawsze żonglowały różnymi zadaniami – sprzedażą, marketingiem, produkcją, zarządzaniem łańcuchem dostaw, zapasami, finansami oraz relacjami z klientami. Do niedawna zadania te były zazwyczaj obsługiwane osobno, a kluczowe informacje przechowywano w rozproszonych systemach danych. Jeśli dyrektor marketingu potrzebował danych produkcyjnych z hali fabrycznej, zwykle musiał na nie czekać, o ile w ogóle je otrzymał.
Rozwiązaniem tego problemu okazały się systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Systemy ERP zbierają dane biznesowe z całej firmy i przechowują je w jednej wspólnej bazie danych, dostępnej dla wszystkich uprawnionych interesariuszy. Dzięki temu są to idealne rozwiązania dla wielooddziałowych firm e-commerce.
W raporcie International Data Corporation, w którym przebadano globalnych liderów, 73% firm uważa wspieranie lepszej komunikacji i współpracy wewnętrznej za działania bardzo ważne lub niezwykle ważne. Integracja e-commerce z systemem ERP może pomóc Twojej firmie to osiągnąć.
Czym jest integracja e-commerce z ERP?
Integracja e-commerce z systemem ERP to proces łączenia i synchronizacji Twojej platformy e-commerce z systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa.
Integracja ta umożliwia zespołowi dostęp do wszystkich danych zbieranych podczas prowadzenia sklepu internetowego. Obejmuje to projekty produktów, informacje o dostawcach, założenia marki, standardy obsługi klienta, badania rynku, dane klientów oraz raporty sprzedaży. Innymi słowy, systemy ERP przechowują wszystkie te dane w jednym, centralnym miejscu.
Dzięki szerokiemu dostępowi do cennych danych integracja systemu ERP ułatwia członkom zespołu współpracę między działami i strategiczne planowanie w całej organizacji.
Jak działa integracja ERP z e-commerce?
Działanie integracji e-commerce z systemem ERP polega na konsolidacji danych ze wszystkich procesów biznesowych (m.in. projektowania produktów, sprzedaży, marketingu, zarządzania zapasami, zarządzania relacjami z klientami) oraz na przechowywaniu ich w jednej, kompleksowej bazie danych.
Integracja ERP zastępuje znaczną część ręcznego wprowadzania danych, które wcześniej wiązało się z prowadzeniem firmy. W przeszłości być może konieczne było kserowanie ewidencji sprzedaży w Twojej firmie, aby przekazać ją do różnych działów lub przynajmniej żmudne wysyłanie dokumentów przez e-mail.
Automatycznie synchronizując dane ze wszystkich obszarów działalności, integracja ERP gwarantuje, że najbardziej aktualne informacje są dostępne w całej organizacji przez cały czas.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie dane firmowe trafiają do każdej osoby czy działu. Każdy użytkownik może mieć spersonalizowany portal ERP, który daje mu dostęp do danych odpowiednich dla jego stanowiska i poziomu uprawnień. Zapobiega to sytuacji, w której niesprawdzony podwykonawca uzyskuje dostęp do tajemnic handlowych, jednocześnie pozwalając inżynierowi produktu z wyższymi uprawnieniami na przeglądanie wcześniejszych projektów.
Korzyści z integracji ERP
Integracja platformy e-commerce z systemem ERP optymalizuje procesy biznesowe, dostarczając aktualne i dokładne dane odpowiednim interesariuszom. Korzyści z tej integracji obejmują:
- Stany magazynowe w czasie rzeczywistym w systemach front-end i back-end.
- Zautomatyzowane procesy składania zamówień.
- Monitorowanie zamówień.
- Zarządzanie dostawcami.
- Dynamiczne, spersonalizowane opcje cenowe.
- Zautomatyzowane audyty finansowe.
- Zastąpienie procesów manualnych.
1. Stany magazynowe w czasie rzeczywistym w systemach front-end i back-end
System ERP może usprawnić zarządzanie zapasami w e-commerce poprzez ciągłe dostarczanie najbardziej aktualnych stanów magazynowych ze wszystkich sklepów i magazynów. Dotyczy to zarówno systemów front-endowych (widocznych dla użytkowników), jak i back-endowych (takich jak serwery i bazy danych).
2. Zautomatyzowane procesy składania zamówień
Gdy klienci składają zamówienia w sklepie internetowym, system ERP może automatycznie uruchamiać kolejne kroki w procesie realizacji – od generowania etykiet wysyłkowych po wysyłanie e-maili z potwierdzeniem.
3. Monitorowanie zamówień
Firmy e-commerce muszą monitorować różnego rodzaju zamówienia, w tym zamówienia przychodzące od dostawców i wychodzące do klientów. Systemy ERP mogą dostarczać dokładne dane o przesyłkach w czasie rzeczywistym.
4. Zarządzanie dostawcami
System ERP pomaga zarządzać bazą dostawców, z którymi współpracujesz. Możesz przechowywać i szybko uzyskiwać dostęp do danych – od informacji kontaktowych po dane dotyczące realizacji zamówień.
5. Dynamiczne, spersonalizowane opcje cenowe
Jeśli używasz cen dynamicznych, ceny Twoich produktów zmieniają się w czasie rzeczywistym na podstawie czynników rynkowych. ERP może pomóc automatycznie dostosowywać te ceny bez udziału człowieka. Nowe stawki automatycznie pojawiają się w sklepie internetowym dzięki zintegrowanym danym.
6. Zautomatyzowane audyty finansowe
Bez względu na to, jak duża jest firma, może ona używać systemów ERP do synchronizacji danych finansowych między różnymi lokalizacjami, działami czy filiami. Dzieje się tak, ponieważ można zaprogramować system ERP, aby automatycznie udostępniał te dane.
7. Zastąpienie procesów manualnych
Systemy ERP mogą zastąpić ręczną synchronizację danych, którą w przeciwnym razie musiałby wykonywać zespół. Odciąża to pracowników, którzy mogą skupić się na bardziej kreatywnych aspektach swojej pracy. Zmniejsza to również prawdopodobieństwo, że błąd ludzki wpłynie na spójność danych.
Rodzaje integracji ERP
Typ integracji ERP określa, w jaki sposób oprogramowanie ERP otrzymuje dane z innych systemów e-commerce. Tradycyjnie istniały trzy formy integracji ERP, z których najpopularniejszą jest obecnie platforma integracyjna jako usługa (IPaaS).
Oto sposoby integracji platform e-commerce i ERP:
1. Platforma integracyjna jako usługa (IPaaS)
Rozwiązanie IPaaS to centralny punkt służący do integracji różnych aplikacji i źródeł danych w firmie e-commerce. Pozwala zespołowi łączyć istniejące systemy bez konieczności tworzenia dedykowanego kodu.
System IPaaS działa w chmurze, integrując dane z wielu platform e-commerce, takich jak sklep internetowy czy konto na eBay. Informacje wysyłane na serwery chmury IPaaS zazwyczaj przechodzą przez wiele poziomów zabezpieczeń, co pomaga chronić dane firmowe przed naruszeniem.
Model chmurowy systemów IPaaS odpowiada potrzebom większości współczesnych sprzedawców e-commerce, którzy rzadko przechowują wszystkie dane w jednej, fizycznej lokalizacji. Jeśli już używasz oprogramowania biznesowego w chmurze, takiego jak Shopify, rozwiązanie IPaaS może być dla Ciebie odpowiednie. Dostawcy IPaaS mogą oferować elastyczne plany cenowe, zależne od liczby użytkowników i ilości danych przechowywanych w ich infrastrukturze chmurowej.
2. Inne metody integracji ERP z e-commerce
Zanim systemy IPaaS zyskały na popularności, wiele firm używało magistrali usług przedsiębiorstwa (ESB) jako oprogramowania pośredniczącego między wieloma platformami e-commerce a systemami ERP. Nadal można używać ESB do łączenia wielu systemów przechowujących różne dane, np. serwera z danymi sprzedażowymi i serwera z profilami klientów.
Można również użyć integracji typu point-to-point, która łączy jedną, konkretną platformę e-commerce z jednym systemem ERP za pomocą bezpośredniego połączenia. To jak bezpośredni kabel między dwoma urządzeniami.
Zarówno ESB, jak i integracja punkt-punkt opierają się na przechowywaniu danych na poszczególnych urządzeniach. To odróżnia je od rozwiązań chmurowych, w których dane nie znajdują się wyłącznie na jednej, fizycznej maszynie.
Jeśli Twoja działalność e-commerce działa w chmurze, prawdopodobnie uznasz ESB za nieefektywne rozwiązanie, a system IPaaS za platformę oferującą znacznie większą funkcjonalność i elastyczność.
Ważne funkcje ERP dla e-commerce
- Systemy chmurowe
- Zautomatyzowane finanse
- Zarządzanie zapasami
- Realizacja zamówień
- Zarządzanie relacjami z klientami
- Dane marketingowe
- Analityka biznesowa
- Ceny
Wybierając rozwiązanie ERP dla firmy e-commerce, priorytetowo traktuj następujące funkcje:
1. Systemy chmurowe
Większość firm e-commerce korzysta z przetwarzania w chmurze, co wymaga chmurowego systemu ERP z modelem integracji IPaaS. Możesz również używać integracji punkt-punkt lub magistrali usług przedsiębiorstwa, ale te modele nie są dobrze dopasowane do e-commerce działającego w chmurze.
2. Zautomatyzowane finanse
Szukaj systemu ERP, który może automatycznie synchronizować dane finansowe ze wszystkich działów i kont bankowych. Dane te zazwyczaj zmieniają się co minutę, więc wybierz system oferujący aktualizacje w czasie rzeczywistym.
3. Zarządzanie zapasami
Najlepsze rozwiązania ERP mają funkcje zarządzania zapasami, które pomagają sprawdzać zamówienia przychodzące, stany magazynowe i zamówienia oczekujące na realizację u dostawców.
4. Realizacja zamówień
Możesz używać oprogramowania ERP do koordynacji wszystkich zadań związanych z realizacją zamówień klientów, w tym rozliczania, wysyłania e-maili z potwierdzeniem, tworzenia etykiet wysyłkowych i wysyłania ankiet z prośbą o opinię po zakupie.
5. Zarządzanie relacjami z klientami
Twój ERP może obejmować integrację CRM. Pozwala to dostarczać informacje o klientach i ich historię zakupów zespołowi sprzedaży oraz innym uprawnionym interesariuszom.
6. Dane marketingowe
Możesz używać ERP do archiwizowania danych marketingowych, w tym szablonów, informacji o promocjach i danych o wynikach kampanii.
7. Analityka biznesowa
Główne platformy ERP nie tylko zbierają dane, ale dostarczają narzędzia analityczne, które pomagają zrozumieć dane i wykorzystać je do celów strategicznych. Każdy dostawca ERP ma własne narzędzia (np. Oracle, SAP czy Microsoft Dynamics).
8. Ceny
Oprogramowanie ERP jest drogie – koszty często sięgają setek tysięcy złotych, a systemy ERP klasy enterprise mogą kosztować nawet miliony. Koszt zależy od czynników takich jak liczba użytkowników, liczba integrowanych systemów i opcje dostosowania. Biorąc pod uwagę funkcje ERP, pamiętaj o potrzebach swojej firmy i budżecie.
Połącz swój ERP z możliwościami e-commerce na Shopify
Ponieważ rynek handlowy ewoluuje w zawrotnym tempie, sprzedawcy ze wszystkich branż musieli znaleźć nowe sposoby na zachowanie elastyczności i błyskawiczne przekształcanie swoich procesów biznesowych.
W ciągu ostatnich kilku lat sprzedawcy jasno zasygnalizowali, że potrzebują łatwiejszego dostępu do analiz w czasie rzeczywistym, pochodzących z płynnie połączonych aplikacji, aby wyprzedzać konkurencję.
W odpowiedzi Shopify ogłosił w 2021 roku swój Globalny Program ERP, który pozwala wybranym partnerom (dostawcom systemów ERP) na tworzenie bezpośrednich integracji w Shopify App Store. Był to pierwszy raz, gdy Shopify nawiązało bezpośrednią współpracę z najlepszymi dostawcami ERP – w tym Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica i Brightpearl.
Globalny Program ERP Shopify daje sprzedawcom dostęp do rozwiązań, które integrują się bezpośrednio z Shopify, eliminując potrzebę skomplikowanych wdrożeń realizowanych przez firmy zewnętrzne. Korzyści obejmują:
- Płynne połączenia między procesami. Aplikacje w ramach Globalnego Programu ERP łączą się bezpośrednio z systemami ERP sprzedawców, dostarczając dokładne, aktualne dane o zapasach, produktach, zamówieniach i klientach.
- Pełna kontrola nad danymi. Aplikacje w ERP Shopify dają sprzedawcom pewność, że ich zastrzeżone dane płynnie i bezpiecznie przepływają między panelem administracyjnym Shopify a ich systemem ERP, bez konieczności pośrednictwa firm trzecich.
- Możliwość oszczędzania czasu i pieniędzy. ERP umożliwia sprzedawcom unikanie czasochłonnych i kosztownych, niestandardowych wdrożeń. Przy mniejszych wymaganiach dotyczących prowadzenia procesów biznesowych, sprzedawcy mają większą elastyczność we wprowadzaniu automatyzacji, które zwiększają efektywność ich działań.
Chcesz dowiedzieć się więcej o Globalnym Programie ERP Shopify? Poznaj kolejne kroki łączenia swojego systemu ERP z Shopify.
