Czym jest PIM Shopify dla sklepu internetowego? Definicja i najlepsze rozwiązania

Ekscytacja sięga zenitu. Właśnie ogłaszasz zespołowi, że firma jest gotowa na rozpoczęcie międzynarodowej ekspansji w nadchodzącym roku. Kwestie lokalizacji i walut? To przecież tylko drobny szczegół…

„Założymy po prostu kolejny sklep i będzie z głowy” – rzuca jeden z menedżerów e-commerce.

Na to odzywa się menedżer produktu: „A jak zamierzamy zarządzać danymi o produktach, których będzie trzy razy więcej, i koordynować to wszystko bez logistyki zewnętrznej?”

Być może już to znasz.

Od początku było jasne, że ręczne zarządzanie danymi produktowymi szybko stanie się uciążliwe, dlatego zapadła decyzja o wdrożeniu zautomatyzowanego systemu. Ekspansja zagraniczna została rozpoczęta, ale od tego momentu minął już rok i sytuacja zaczyna robić się poważna. Niezależnie od tego, czy ten scenariusz odzwierciedla aktualne wyzwania, czy dopiero zapowiada nadchodzące problemy, to dobry moment, by przyjrzeć się, jak wygląda zarządzanie informacjami o produktach i sposób ich wdrażania.

Nie tylko Ciebie to dotyczy.

Co to jest system zarządzania informacjami o produktach (PIM)?

System PIM, czyli zarządzania informacjami o produktach, służy do organizowania i kontrolowania danych produktowych wykorzystywanych w działaniach marketingowych i sprzedażowych prowadzonych przez różne kanały. Zbiera informacje z różnych źródeł i centralizuje je w jednym miejscu.

Obrazek pochodzi z książki „Zarządzanie informacjami o produktach: teoria i praktyka” autorstwa Abrahama Jorji (tłum.: Shopify).

Dzięki interfejsowi systemu PIM Ty i Twój zespół możecie w jednym czasie edytować i zarządzać wszystkimi informacjami o produktach, takimi jak numery referencyjne, oznaczenia katalogowe, dane SKU, zdjęcia, materiały wideo, tłumaczenia, lokalizacje czy dokumentacja.

PIM pozwala na przekazywanie spójnych danych produktowych różnym interesariuszom, od wewnętrznych zespołów operacyjnych po dostawców, producentów, hurtowników i klientów.

Wiele firm decyduje się na wdrożenie takiego systemu, gdy mają do obsługi tysiące produktów, jednak nawet sklepy z ograniczonym asortymentem mogą z powodzeniem zainwestować w PIM. Nawet przy niewielkiej liczbie produktów mogą występować liczne warianty i opcje personalizacji. A jeśli firma rozwija się międzynarodowo, często zakłada wiele sklepów w ramach procesu lokalizacji.

Ważne funkcje PIM

Wybierając system PIM dla swojej firmy, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, które pozwolą ocenić, czy dane rozwiązanie rzeczywiście spełni oczekiwania.

Każdy system, w który warto zainwestować, powinien oferować przynajmniej część, a najlepiej wszystkie z poniższych funkcji:

• Możliwość ręcznego i automatycznego zbierania informacji o produktach
• Obsługę wielu SKU
• Opcję dostosowywania pól dla danych produktowych, takich jak opisy, atrybuty, rozmiary i inne
• Zarządzanie substytutami, częściami zamiennymi i akcesoriami
• Automatyzację procesów i przepływu pracy
• Możliwość tworzenia i przechowywania treści marketingowych powiązanych z konkretnymi produktami
• Integrację z CMS, IMS, ERP, firmami logistycznymi 3PL oraz pozostałymi elementami ekosystemu e-commerce
• Elastyczne przepływy pracy dopasowane do różnych działów i etapów łańcucha dostaw

Jeśli firma oferuje szeroką gamę produktów albo pracuje z różnorodnymi typami asortymentu, system PIM jest praktycznie niezbędny. Umożliwia znaczne ograniczenie ręcznego wprowadzania danych i pozwala uniknąć błędów, zwłaszcza w sytuacjach, gdy zarządzanie dużą liczbą SKU staje się coraz bardziej wymagające.

Najlepsze oprogramowanie PIM

Jasper PIM

Jasper PIM centralizuje wszystkie kluczowe informacje o produktach w jednym, zaawansowanym systemie. Po stronie klienta przechowuje zdjęcia, filmy i materiały marketingowe związane z każdym produktem, a w tle gromadzi dane o dostawcach, stanach magazynowych i kategoriach.

Jako aplikacja zintegrowana z Shopify, Jasper płynnie współpracuje z tą platformą i oferuje rozbudowane funkcje dostosowane do potrzeb sklepów Shopify, takie jak ulepszona wyszukiwarka czy automatyczna dystrybucja produktów bezpośrednio do sklepu.

Z pomocą Jaspera możesz:

• Oferować te same produkty w różnych językach, pod różnymi markami i na wielu stronach internetowych
• Automatycznie dodawać produkty na różne platformy e-commerce
• Wprowadzać zmiany w treści produktów i promocje cenowe
• Porządkować produkty wraz z pełną oprawą graficzną

Cena: od 99 USD/miesiąc (ok. 420 zł, w momencie publikacji).

Akeneo

Akeneo to zaawansowany system do zarządzania informacjami o produktach, stworzony z myślą o uporządkowaniu i wzbogaceniu całego katalogu produktowego. Zaprojektowano go tak, aby wspierał różne modele sprzedaży – od bezpośredniej sprzedaży konsumenckiej, przez opcję „kliknij i odbierz”, aż po wysyłkę ze sklepu stacjonarnego.

Akeneo działa jako otwartoźródłowe oprogramowanie SaaS, co oznacza, że dostępnych jest wiele modeli cenowych dostosowanych do różnych etapów rozwoju firmy. Wśród nich znajduje się darmowa wersja, którą można zainstalować lokalnie, wymagająca jednak pewnej wiedzy technicznej. Istnieje także możliwość skorzystania z wersji zarządzanej w chmurze, dostępnej w formie subskrypcji.

Darmowa edycja oferuje podstawowe funkcje systemu PIM, natomiast płatne wersje zapewniają między innymi:

• Hosting w chmurze
• Automatyzację i zarządzanie
• Narzędzia do poprawy jakości danych
• Tłumaczenia i jednostki dostosowane do różnych rynków
• Narzędzia do zarządzania dostawcami

Cena: darmowa instalacja lokalna lub od 25 000 USD rocznie (ok. 107 000 zł) za zarządzaną wersję chmurową (w momencie publikacji).

Plytix

Plytix to system stworzony z myślą o pracy zespołowej, który zapewnia wszystkim dostęp do właściwych informacji o produktach dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Niezależnie od tego, czy chodzi o dostawy, logistykę, sprzedaż czy marketing, każdy ma jasny obraz statusu i specyfikacji produktów, jeśli korzysta z Plytix.

Zespół stojący za tym rozwiązaniem kładzie duży nacisk na estetykę i intuicyjność interfejsu. Oprogramowanie wyróżnia się przejrzystym designem i łatwością obsługi, co w świecie systemów e-commerce dla biznesu wciąż nie jest normą.

Wśród najważniejszych funkcji Plytix znajdują się:

• Nieograniczona liczba użytkowników
• Zaawansowane filtry i skuteczne wyszukiwanie
• Zarządzanie zasobami cyfrowymi
• API do niestandardowych integracji
• Elastyczne zarządzanie wariantami

Cena: dostępny jest bezpłatny plan, a płatne opcje zaczynają się od 330 USD miesięcznie (ok. 1410 zł) za wersję Standard i 1200 USD miesięcznie (ok. 5130 zł) za wersję Pro (w momencie publikacji).

Sales Layer

Sales Layer to oparty na chmurze system zarządzania informacjami o produktach, stworzony z myślą o osobach zajmujących się marketingiem produktowym. To wyjątkowo przyjazna użytkownikowi platforma PIM, która ma na celu poprawę doświadczeń klientów poprzez dostarczanie precyzyjnych treści i danych produktowych.

Jednym z kluczowych elementów Sales Layer jest rozbudowany moduł analityczny. Umożliwia on ocenę jakości informacji w katalogu, dzięki czemu łatwo wychwycić braki lub błędy w danych, co jest szczególnie cenne przy rozbudowanym i zróżnicowanym asortymencie.

Wśród głównych funkcji platformy znajdują się:

• Aktualizacje danych w czasie rzeczywistym
• Raporty dotyczące statusu katalogu
• Zarządzanie zasobami cyfrowymi
• Projektowanie i zarządzanie przepływem pracy

Cena: ustalana indywidualnie na życzenie.

Catsy

Catsy to intuicyjna platforma do zarządzania danymi o produktach, która szczególnie dobrze sprawdza się przy tworzeniu katalogów. Dzięki rozbudowanym możliwościom konfiguracji bazy danych można z łatwością przygotować ulotki, cenniki, karty specyfikacji, katalogi i inne materiały. Kreatory importu znacznie upraszczają dodawanie nowych produktów i treści, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Choć Catsy jest skierowana głównie do sklepów stacjonarnych i operacji wysyłkowych, może być również pomocna w środowisku e-commerce, szczególnie gdy do zarządzania jest duży asortyment i zależy nam na porządku.

Do najważniejszych funkcji należą:

• Automatyczne tworzenie katalogów
• Gotowe szablony
• Możliwość dostosowywania stylu katalogów
• Wykorzystanie danych produktowych w różnych materiałach marketingowych
• Obsługa wielu formatów i typów danych
• Świetna obsługa klienta

Cena: ustalana indywidualnie na życzenie.

Salsify

Salsify to system PIM, który dostarcza dane o produktach do całej tzw. „cyfrowej półki”, czyli wszystkich punktów styku, z którymi spotyka się konsument na ścieżce zakupowej. Twórcy Salsify podkreślają, że „informacje o produktach to nowa marka”, a ich jakość ma kluczowe znaczenie dla budowania pozytywnego doświadczenia klienta.

Z tego powodu Salsify nie określa swojego rozwiązania wyłącznie jako PIM, ale jako ProductXM, czyli system do zarządzania doświadczeniem produktu. Jest to jedno z bardziej zaawansowanych narzędzi na rynku, skierowane przede wszystkim do dużych producentów, marek, detalistów i dystrybutorów.

Najważniejsze funkcje to:

• Rozbudowane narzędzia do tworzenia treści z możliwością korzystania z niestandardowych szablonów
• Uproszczony import danych
• Automatyzacja zarządzania informacjami produktowymi
• Utrzymywanie spójnych standardów jakości danych w całym systemie
• Bezpieczna architektura SaaS z regularnymi aktualizacjami

Cena: ustalana indywidualnie na życzenie.

Korzyści z wdrożenia rozwiązania PIM

Efektywność czasowa dzięki zmniejszeniu ręcznego wprowadzania danych

Jedną z najbardziej zauważalnych zalet PIM jest oszczędność czasu i wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych oraz uciążliwego poprawiania błędów, które często spowalniają pracę zespołu.

W swojej książce Zarządzanie informacjami o produktach: teoria i praktyka, Abraham Jorji pisze:

„Z danych przedstawionych przez firmę Goodmasters wynika, że rocznie poświęca się średnio 25 minut na ręczne porządkowanie danych przypadających na jeden SKU, co zajmuje tylko 4 minuty przy automatycznej synchronizacji. Innymi słowy, 20 miesięcy roboczych na 10 000 SKU!”

Jorji cytuje również: „Przed wprowadzeniem systemu PIM mniej niż 17% pracowników w firmach produkcyjnych spędzało mniej niż 2 godziny tygodniowo na wyszukiwaniu produktów. Po wdrożeniu ten odsetek wzrósł do 36%. W przypadku sprzedawców detalicznych ten odsetek wzrósł z 47% do 58%”.

Spójne, precyzyjne informacje

Z perspektywy operacyjnej i finansowej korzyści płynące z wdrożenia systemu PIM są znaczące:

„Aberdeen w swoich badaniach zauważa 67% spadek kosztów pracy. Podobnie Yankee Group informuje o wzroście wydajności pracowników o 20%” – pisze Jorji.

Ale jak dodaje: „Jednak w naszych własnych studiach przypadków nie widzimy realizacji oszczędności kosztów. Chociaż powyższe redukcje kosztów są ważne, w rzeczywistości wprowadzenie systemu PIM rzadko zmniejsza koszty operacyjne. Oszczędności kosztów są zazwyczaj bezpośrednio inwestowane w tworzenie lepszych i bardziej kompletnych informacji o produktach i/lub wspieranie strategii długiego ogona”.

Dzieje się tak, ponieważ większość firm pracuje z ogromną ilością niepoprawnych danych. River Sand Solutions szacuje, że w branży farmaceutycznej, zarówno u producentów, dystrybutorów, jak i dostawców, poziom błędów w danych sięga 30%, co stało się niejako standardem rynkowym.

I to jeszcze nie wszystko.

Jorji podkreśla, że ten problem dotyczy wszystkich danych, cytując statystykę przedstawioną przez AT Kearney: „30% wszystkich danych artykułów od hurtowników i producentów zawiera przynajmniej jeden błąd. Szacuje się, że koszt korekty wynosi od 60 EUR do 80 EUR (ok. 270–360 zł) za produkt”.

Jon Marsella, założyciel i dyrektor generalny Jasper Studios, komentuje jakość danych: „Przez większość czasu dane są pomieszane, są złożone, są wszędzie i są niespójne”.

Owszem, Twój zespół może zaoszczędzić czas, ograniczając ręczne wprowadzanie danych, ale zaoszczędzone godziny zostają przeznaczone na ich oczyszczanie. Dzięki PIM, który porządkuje wszystkie informacje w jednym miejscu, nowym zadaniem zespołu staje się dążenie do tego, by dane były możliwie najdokładniejsze.

Oszczędności wynikające z usprawnienia logistyki

Wraz ze wzrostem dokładności danych pojawiają się realne oszczędności kosztów, które stanowią zwrot z inwestycji w system PIM. Jak podaje Heiler (cytowany przez Jorji), firmy, które wdrożyły PIM, odnotowują nawet do 23% mniej zwrotów produktów.

To potwierdza również Kosin Huang, starszy analityk Yankee Group: „W przypadku firm, które wdrożyły PIM, roczna poprawa biznesowa wynosi średnio 25%. Dostawcy również dostrzegają wpływ PIM i będą wykorzystywać swoją strategię IT PIM, aby wyróżnić się wśród sprzedawców jako preferowani partnerzy, którzy mogą pochwalić się imponującymi sukcesami w łańcuchu dostaw”.

Dzięki PIM, firma Procter & Gamble odkryła, że 3,6% jej zamówień zawierało przestarzałe produkty. Z kolei Johnson & Johnson zidentyfikował, że błędne dane produktowe doprowadziły do 2,5% braków magazynowych u ich największego partnera detalicznego, firmy Walmart.

Oba są rzeczywistymi przykładami tego, jak PIM może przyczynić się do poprawy funkcjonowania firmy.

Czym różni się PIM od CRM?

Główna różnica między systemem PIM a CRM polega na rodzaju danych, którymi się zajmują.

CRM, czyli system zarządzania relacjami z klientami, służy do gromadzenia i organizowania informacji o klientach. Zawiera dane z całego cyklu relacji z klientem, od momentu pozyskania jako lead, aż po dokonanie zakupu i budowanie lojalności. Jego głównym celem jest lepsze zrozumienie klientów i wzmacnianie relacji z nimi.

PIM z kolei skupia się wyłącznie na produktach. To system zaprojektowany do przechowywania i zarządzania wszystkimi informacjami dotyczącymi asortymentu. Zawiera dane techniczne, opisy, treści marketingowe, metadane, informacje o wariantach, kategoriach i wiele innych. Jego zadaniem jest stworzenie jednego, spójnego źródła prawdy o każdym produkcie, z którego mogą korzystać inne systemy, na przykład strony produktowe w sklepie internetowym.

CRM i PIM mogą funkcjonować obok siebie, uzupełniając się nawzajem. Oba należą do szerszej kategorii MDM (Master Data Management), czyli zarządzania danymi głównymi w firmie. Mogą współdzielić dane i razem tworzyć spójny system, który pozwala lepiej zarządzać sprzedażą oraz skutecznie dopasowywać produkty do potrzeb klientów.

Czy Shopify to system PIM?

Shopify nie jest systemem PIM, choć bardzo dobrze integruje się z tego typu rozwiązaniami.

To kompleksowa platforma e-commerce, która umożliwia prowadzenie i rozwój sklepu internetowego. Jednak nie pełni roli centralnego repozytorium danych produktowych. Jeśli korzystasz z systemu PIM, Shopify może wykorzystywać przechowywane w nim informacje i synchronizować je z Twoim sklepem.

Shopify nie zostało zaprojektowane jako narzędzie do kompleksowego zarządzania treściami produktowymi. Jeśli prowadzisz sprzedaż wielokanałową i potrzebujesz zarządzać różnymi wersjami zdjęć, filmów czy metadanych, przesyłanymi do różnych punktów sprzedaży, inwestycja w system PIM będzie dobrym krokiem.

Jeśli już korzystasz z Shopify i rozważasz wdrożenie PIM, warto przetestować jedno z opisanych wcześniej rozwiązań.

PIM jest zbyt często upraszczany

Już na początku pracy nad tym artykułem jeden z moich cenionych współpracowników ostrzegł: „Większość ludzi podchodzi do PIM z ograniczoną perspektywą. Nie chcemy upraszczać problemu trywialnym artykułem”.

I trudno się z tym nie zgodzić.

Jon Marsella z Jasper zauważa: „Kiedy firmy próbują wdrożyć PIM samodzielnie, myślę, że naprawdę nie rozumieją, jak daleko i jak głęboko zintegrowany jest zasięg ich produktów oraz ile procesów ręcznych używają”.

„Nie przewidują, ile pracy wiąże się z integracją z tymi rzeczami. Większość naszych klientów i potencjalnych klientów, których spotykamy, ma produkty rozrzucone wszędzie. Czasami mają je w ponad tuzinie miejsc i różne działy nimi zarządzają”.

To dotyczy organizacji każdej wielkości. Marsella dodaje: „Nawet mniejsze organizacje mogą niedoszacować kilku rzeczy. Na przykład liczby punktów styku, które są potrzebne, aby Twój PIM był skuteczny, aby naprawdę stał się mózgiem operacji, co w naszej opinii jest najlepszym podejściem, jeśli chodzi o architekturę”.

Lista wyzwań jest długa: taksonomie produktów, mapowanie danych, złożoność relacji między produktami nadrzędnymi i podrzędnymi, zestawy produktowe, zniżki. Do tego dochodzą ograniczenia narzucone przez platformy sprzedażowe, takie jak eBay czy Amazon.

Marsella ostrzega: „Kiedy firmy wdrażają swoje własne PIM-y, muszą również rozważyć, jak wdrożyć swoje punkty styku i złącza, a to jest śmierć przez tysiąc cięć”.

PIM to nie tylko rozwiązanie technologiczne dla problemów organizacyjnych. Aby wdrożenie zakończyło się sukcesem, trzeba dokładnie przemyśleć sposób, w jaki firma zarządza przepływem informacji. To proces, który wystawi na próbę komunikację i współpracę wewnątrz zespołu.

Can A. Dogan, główny specjalista w Ernst & Young, pisał w Supply Chain Quarterly o skłonności firm do przeceniania roli technologii w realizacji celów związanych z zarządzaniem zapasami:

„Branże są pełne firm, które zbagatelizowały krytyczne elementy, takie jak procesy, polityki, umiejętności interpersonalne, projektowanie organizacyjne, niezawodność danych, metryki, analitykę i raportowanie, koncentrując się głównie na umożliwieniu technologii. Te firmy często znajdują się w sytuacji, w której są obciążone systemami, które w najlepszym przypadku nigdy nie są w pełni wykorzystywane, a w najgorszym po prostu porzucane z czasem”.

Zadbaj o to, by Twoja firma nie podzieliła ich losu.

PIM jako czynnik napędzający wydajność biznesową

Wielu postrzega system PIM jako koszt, który należy ograniczyć do minimum. Biorąc pod uwagę skalę oszczędności wynikających z dokładnych i spójnych danych produktowych, takie podejście może wydawać się uzasadnione.

Jednak PIM pokazuje swój pełny potencjał dopiero wtedy, gdy przestaje być traktowany wyłącznie jako narzędzie wspierające łańcuch dostaw, a zaczyna być postrzegany jako aktywo realnie napędzające rozwój biznesu.

Jak wcześniej zauważył Jon Marsella, korzyści płynące z wdrożenia PIM to m.in. możliwość ekspansji na rynki i segmenty, które wcześniej były poza zasięgiem firmy, czy znaczne skrócenie czasu wprowadzania produktów na rynek (średnio 4 razy szybciej). PIM może również usprawniać proces sprzedaży, zapewniając wszystkim zespołom oraz partnerom szybki dostęp do potrzebnych dokumentów i materiałów, a także wspierać działania marketingowe dzięki automatyzacji kampanii promocyjnych i obecności w mediach społecznościowych.