Uma etiqueta de envio é um elemento essencial da cadeia de abastecimento. Sem a informação correta, as encomendas podem sofrer atrasos durante o transporte ou ser entregues no endereço errado, o que afeta negativamente a confiança do cliente e gera custos adicionais para o negócio.
Para garantir a melhor experiência possível ao cliente, é fundamental incluir todos os dados necessários nas etiquetas de envio. Este artigo explica como obter uma etiqueta de envio, como preencher e rotular um pacote manualmente e apresenta um modelo de etiqueta para facilitar o processo desde o início.
O que é uma etiqueta de envio?
Uma etiqueta de envio é um autocolante aplicado a cada encomenda que identifica o destino, o destinatário, o peso e outras informações essenciais para o transporte. Estas etiquetas são utilizadas por serviços de entrega como DHL, UPS ou FedEx, entre outros.
As etiquetas de envio incluem normalmente códigos de barras únicos e legíveis por scanner, que permitem acompanhar a encomenda ao longo de todo o percurso. Esta informação facilita o rastreio por parte dos transportadores e oferece visibilidade tanto ao remetente como ao destinatário sobre o estado e a localização da encomenda durante o envio.
Como escrever uma etiqueta de envio
Uma etiqueta de envio deve conter informações claras e precisas para garantir que a encomenda é entregue corretamente e entregue sem atrasos. Os elementos incluídos podem variar consoante o tipo de envio, mas, de forma geral, uma etiqueta de envio pode conter os seguintes dados:
- Nome e endereço do remetente
- Nome e endereço do destinatário
- Peso total da encomenda
- Código legível por máquina
- Código IMpb
- Método de envio
- Número de classificação
- Número de rastreamento online
As etiquetas de envio não são um espaço para criatividade. Devem incluir apenas informações essenciais e normalizadas, permitindo que os transportadores processem a encomenda de forma rápida e correta. O conjunto de dados necessário depende do formato do envio. Por exemplo, um envelope simples exige menos informação do que uma encomenda de maiores dimensões.
Endereçar um envelope
As etiquetas de envio para envelopes devem ser colocadas no centro do mesmo, com o endereço do remetente no canto superior esquerdo. A inclusão do endereço de retorno não é obrigatória, mas é recomendada, pois permite que o envelope seja devolvido ao remetente caso não possa ser entregue devido a danos ou a um endereço incorreto.
Uma etiqueta de envio para envelopes deve incluir:
- Nome do destinatário
- Nome da empresa do destinatário (se aplicável)
- Endereço (incluindo número de apartamento ou fração, quando necessário)
- Cidade, código postal e país (na mesma linha)
- País
Por fim, deve-se colocar o selo ou franquia no canto superior direito do envelope, ficando este pronto para envio.
Um exemplo de envelope com todas as informações necessárias.
Escrever uma etiqueta de envio numa caixa
As etiquetas de envio para pacotes ou caixas exigem mais informação do que as usadas em envelopes. A etiqueta deve ser colocada no centro da face maior da caixa, garantindo que fica bem visível e legível durante todo o transporte.
Uma etiqueta de envio para caixas deve incluir:
- Método de envio (por exemplo, correio prioritário, correio prioritário expresso ou envio expresso)
- Nome e endereço do remetente
- Nome e endereço de envio do destinatário
- Peso da encomenda
- Código de barras legível por scanner, utilizado para o rastreio da encomenda ao longo do transporte
Incluir estas informações de forma clara e organizada ajuda a reduzir erros, facilita o processamento pelos transportadores e aumenta a probabilidade de entrega dentro do prazo previsto.
Criar etiquetas de envio com um endereço de destino e informações chave de envio.
Como criar etiquetas de envio
Envios Shopify
Os “Envios Shopify” dão acesso a etiquetas de envio de transportadoras populares, como a UPS e a DHL Express. Quando o local de cumprimento é elegível para os “Envios Shopify”, é possível comprar etiquetas de envio diretamente no momento de realização das encomendas.
As etiquetas podem ser adquiridas individualmente ou em conjuntos, e também é possível criar etiquetas de devolução. Este processo ajuda a centralizar a gestão de envios e a poupar tempo no processamento diário.
As etiquetas de envio podem ainda ser associadas a formulários personalizados e comprovativos de embalagem, permitindo a impressão em lote para reduzir custos e aumentar a eficiência. Para imprimir os documentos de envio, é necessária uma impressora de secretária ou uma impressora de etiquetas compatível com a Shopify.
Como rotular um pacote à mão com a Shopify
A Shopify disponibiliza um modelo de etiqueta de envio que simplifica a criação de etiquetas individuais. Antes de começar, é necessário ter as seguintes informações:
- Nome e endereço do remetente
- Nome e endereço do destinatário
- Peso da encomenda
- Número de rastreamento
Depois de inserir estes dados, basta selecionar a opção “Criar etiqueta de envio”. A etiqueta gerada fica disponível por e-mail ou pode ser acedida diretamente no painel de administração da Shopify, pronta para impressão e utilização.
Modelo de etiqueta de envio da Shopify.
A etiqueta final terá um formato semelhante a este, apresentando todas as informações necessárias de forma clara e organizada para facilitar o processamento e o transporte da encomenda.
Um exemplo de como são as etiquetas de envio da Shopify.
Depois de impressas, as etiquetas de envio podem ser coladas nas encomendas correspondentes. A partir desse momento, os pacotes ficam prontos para serem enviados através da transportadora escolhida.
Transportadora
Em alternativa, é possível gerar uma etiqueta de envio diretamente através do site, quiosque ou balcão da transportadora escolhida. Este processo é feito manualmente e não permite a criação de etiquetas em massa, mas pode ser adequado para envios pontuais ou para negócios que enviam apenas alguns produtos por mês.
Para criar a etiqueta, deve-se aceder ao site da transportadora, localizar o modelo de etiqueta de envio, descarregar o ficheiro e imprimi-lo antes de o colar na encomenda.
Algumas das principais transportadoras que disponibilizam modelos de etiquetas de envio incluem:
Esta opção oferece flexibilidade para envios ocasionais, embora seja menos eficiente para operações com maior volume de encomendas.
Como escrever uma etiqueta de envio: dicas para um envio bem-sucedido
Depois de compreender como escrever corretamente uma etiqueta de envio, existem algumas boas práticas que ajudam a otimizar a estratégia de envio e a garantir que as encomendas chegam ao destino certo, no momento certo.
1. Adicionar instruções especiais
Se a encomenda contiver artigos frágeis, perecíveis ou sensíveis, essa informação deve ser claramente indicada na etiqueta. As instruções especiais ajudam os transportadores a manusear o pacote com maior cuidado e reduzem o risco de danos durante o transporte.
2. Incluir um comprovativo de embalagem
Os comprovativos de embalagem, também conhecidos como guias de remessa, devem ser colocados no interior da encomenda e funcionam como um recibo. Normalmente incluem os dados de contacto do remetente, o endereço do destinatário, a data do pedido, o número de rastreamento e a lista dos artigos enviados. Estes documentos ajudam a evitar erros e facilitam a resolução de eventuais problemas.
3. Usar a etiqueta como indicação de “este lado para cima”
A colocação da etiqueta de envio na parte superior da caixa ajuda a indicar qual é o lado correto da encomenda. Esta prática reduz o risco de o pacote ser virado ou agitado durante o transporte e contribui para um manuseamento mais cuidadoso.
4. Garantir que a etiqueta está clara e legível
A etiqueta de envio deve ser aplicada numa superfície plana da embalagem, sem dobras ou vincos. Etiquetas mal colocadas podem ocultar informações importantes ou tornar o código de rastreamento ilegível, dificultando o processamento e a entrega.
As etiquetas de envio desempenham um papel fundamental em todo o processo de cumprimento. Permitem acompanhar a localização das encomendas, informam clientes e remetentes sobre o estado do envio e ajudam os transportadores a garantir entregas rápidas e precisas.
Perguntas frequentes: como escrever um rótulo de envio
É suficiente escrever apenas o endereço num pacote?
Para garantir que uma encomenda chega ao destinatário sem problemas, não é suficiente indicar apenas o endereço. O rótulo de envio deve incluir o nome e endereço do destinatário, o endereço do remetente, o código de rastreamento e o peso da encomenda. Estes dados reduzem o risco de atrasos, extravios ou devoluções.
É necessário imprimir um rótulo de envio ou pode ser escrito à mão?
Um rótulo de envio pode ser escrito à mão, mas a maioria das transportadoras exige a inclusão de um código de rastreamento, que é normalmente gerado de forma digital. Para assegurar uma entrega rápida e eficiente, o rótulo deve conter o nome e endereço do destinatário, o endereço do remetente, o código de rastreamento e o peso da encomenda.
