Gestão de inventário por código de barras: como funciona e as melhores aplicações

Imagine o final do dia na sua loja. A última cliente sai, os expositores estão impecáveis… e começa a contagem de inventário. Percorre corredor a corredor, a registar quantidades à mão, a confirmar duas vezes para não falhar nada. 

É lento, sujeito a erros e consome energia da sua equipa. Um sistema de gestão de inventário por código de barras muda este cenário: automatiza entradas e saídas, atualiza o stock em tempo real e dá-lhe visibilidade clara para decidir melhor. 

Neste artigo, observe como funciona a gestão de inventário por código de barras, que software escolher e como começar, passo a passo.

O que é a gestão de inventário por código de barras?

A gestão de inventário por código de barras é o processo de rastrear produtos através de etiquetas de código de barras e leitores. Cada código de barras corresponde a um padrão único de linhas e espaços que, quando escaneado, mostra dados-chave sobre o produto: nome, preço, SKU e quantidade disponível.

Este sistema permite que a sua empresa acompanhe todos os movimentos de stock: o que entra, o que sai e o que precisa de ser reabastecido. O controlo deixa de depender de contagens manuais e passa a ser automatizado, com dados precisos e em tempo real. O resultado? Decisões mais informadas, menos quebras de stock e clientes mais satisfeitos.

Como funciona um sistema de gestão de inventário por código de barras

No retalho, um sistema de inventário suportado por códigos de barras simplifica radicalmente a forma como uma empresa rastreia e gere produtos. O fluxo operacional baseia-se em 5 momentos principais:

1. Atribuição de códigos de barras
   Cada produto recebe um código de barras único que contém todos os dados necessários sobre o item: SKU, preço, descrição.
   
2. Escaneamento no ponto de venda
   Quando o cliente compra, o colaborador escaneia o código de barras no checkout. O sistema deduz automaticamente essa unidade do inventário, atualizando o stock em tempo real.
   
3. Receção de novo stock
   Quando chegam novas encomendas, cada item é escaneado no momento da receção. O sistema ajusta imediatamente as quantidades disponíveis no inventário.
   
4. Monitorização contínua e alertas
   O sistema acompanha as quantidades ao longo do tempo e pode emitir alertas automáticos quando um produto cai abaixo do mínimo definido, sugerindo reposição antes de esgotar.
   
5. Dados e relatórios
   Além de contar, o sistema lê padrões: identifica tendências, produtos que rodam mais rápido, margens, sazonalidade, ajudando a decidir o que aumentar, reduzir ou descontinuar.

Vantagens de um sistema de gestão de inventário por código de barras

Tanto em grandes operações de e-commerce como em pequenas lojas de retalho físico, um sistema de inventário baseado em códigos de barras traz vantagens estratégicas e operacionais:

Otimize as operações

A gestão de inventário por código de barras melhora tanto o checkout como o reabastecimento. Escanear códigos é mais rápido e preciso do que a introdução manual, resultando em transações mais ágeis e menos filas. Além disso, os códigos de barras simplificam processos internos (contagens, recepções, reposições), tornando possível escalar operações. 

Exemplo prático (Momo Lifestyle, Yann Max): quando a marca trabalha com um 3PL, os códigos de barras criam uma “língua comum” entre retalhista e operador. “Não podemos esperar que o 3PL conheça os nossos diferentes produtos e as suas especificações tão bem como nós, e é por isso que os códigos de barras ajudam a identificar isso.”

“Um ponto importante para facilitar a escalabilidade na operação é também usar um código de barras separado para a embalagem unitária do teu produto e a embalagem do cartonagem principal. Isso permite que o teu 3PL envie cartuchos completos de produtos para os armazéns de clientes B2B, bem como unidades individuais de produtos para consumidores finais.”

Melhore a precisão do controlo de inventário

O scan puxa dados do produto automaticamente, reduzindo erros humanos no registo. A precisão mantém níveis de stock fiáveis e minimiza ruturas e excesso de stock.

Informe as melhores decisões

O sistema regista tendências de vendas e movimentação de stock. A sua empresa pode usar estes dados para decidir encomendas, preços e promoções com menos risco.

Desvantagens de um sistema de gestão de inventário por código de barras

Mesmo com todas as vantagens, há pontos a ponderar antes da adoção. Eis as principais limitações a considerar.

Custos iniciais

A implementação exige investimento em hardware (leitores/impressoras), software e alguma infraestrutura. O retalhista deve avaliar o ROI e garantir que o custo faz sentido para a escala e orçamento do negócio.

Tempo de formação

A equipa precisa de aprender o novo fluxo (escaneamento, ajustes de stock, relatórios). Há uma curva inicial que pode abrandar operações, mas após a adaptação, os processos tornam-se mais fluídos.

Problemas técnicos

Falhas acontecem: leitores que não reconhecem etiquetas danificadas, erros de software ou integrações instáveis. É crucial prever suporte técnico e procedimentos de contingência para resolver incidentes rapidamente.

Como organizar o inventário com códigos de barras

Pronto para organizar os itens do teu inventário com códigos de barras? Aqui está como começar:

1. Gera códigos de barras para o seu sistema

Cada produto precisa de um código de barras único. A empresa pode criá-los através de geradores online ou software próprio. Cada código deve corresponder a dados concretos do produto.

💡 DICA: O gerador de códigos de barras online gratuito da Shopify permite criar e descarregar um código em segundos.

2. Rotular o inventário

Depois de gerar os códigos de barras, estes devem ser impressos e aplicados nos produtos correspondentes. Os rótulos devem estar firmes, legíveis e colocados de forma a facilitar a leitura ótica. Este passo é fundamental para garantir identificação precisa e rastreamento consistente durante todo o ciclo de vida do inventário.

3. Adquirir um leitor de inventário

Um sistema de gestão de inventário baseado em códigos de barras requer um leitor fiável para funcionar no dia a dia. Um leitor pode ser uma aplicação móvel ou um dispositivo dedicado, ambos são comuns no retalho. O objetivo é permitir que a equipa escaneie rapidamente produtos para atualizar quantidades, registar recepções ou fazer contagens.

💡 DICA Shopify: com a aplicação móvel da Shopify, é possível escanear inventário diretamente a partir do telemóvel e ainda atribuir códigos de barras a produtos existentes ou atualizar quantidades em segundos.

4. Encontrar um software de inventário

Para que um sistema de códigos de barras funcione de forma integrada, a empresa precisa de um software de gestão de inventário compatível. Esta plataforma deve permitir acompanhar níveis de stock, monitorizar vendas e gerar relatórios úteis, tudo centralizado. 

Um software fácil de usar traz clareza operacional e reduz o risco de erros ou divergências de informação entre lojas, armazéns ou canais de venda.

5. Formação da equipa

Depois de o sistema ser implementado, é importante que a equipa seja formada para utilizá-lo corretamente. Os colaboradores precisam de compreender como escanear itens, atualizar quantidades e registar movimentos de stock no software. 

Uma equipa bem treinada reduz erros, acelera operações e garante que todas as etapas, da receção de mercadoria ao envio final, mantêm a integridade dos dados do inventário.

Aplicações de gestão de inventário por código de barras

Para apoiar a seleção de um software de códigos de barras adequado ao negócio, seguem-se três aplicações fáceis de utilizar.

1. Quick Scan - Leitor de Código de Barras

O Quick Scan apresenta um leitor de códigos de barras simples de configurar e utilizar. A aplicação permite escanear e decifrar códigos de barras de forma rápida, sendo indicada para retalhistas em fase inicial. Adicionalmente, facilita a adição e dedução de quantidades de inventário em loja e a transferência de stock entre localizações.

Principais funcionalidades:

• Escaneamento rápido de múltiplos formatos (QR, UPC, EAN, entre outros)
• Rastreio de níveis de inventário, organização de produtos e atualização de stock em tempo real
• Exportação de dados de escaneamento para ficheiros CSV
• Histórico de itens escaneados para referência e auditoria
• Transferência de inventário entre lojas e armazéns

2. EasyScan: SKU & Código de Barras

O EasyScan é compatível com leitores variados. Além de gerar etiquetas de código de barras imprimíveis, permite também a criação de SKUs.

Principais funcionalidades:

• Escaneamento de SKUs e diversos formatos de código de barras (QR, UPC, EAN, etc.)
• Geração de etiquetas de código de barras personalizadas
• Visualização da localização exata do produto no armazém
• Monitorização de níveis de inventário em tempo real
• Acesso a dados detalhados do produto (descrições, preços, stock)
• Exportação de escaneamentos e relatórios para CSV ou Excel

3. iPacky

O iPacky é uma aplicação Shopify focada em otimizar o cumprimento de pedidos. Inclui ferramentas para escaneamento de códigos de barras, picking em lote e embalagem, reduzindo erros e aumentando a eficiência nas operações de preparação e expedição.

Principais funcionalidades:

• Suporte a picking em lote, com impressão de listas de picking e notas de embalagem
• Localizações de bin para agilizar a separação
• Rotas de picking otimizadas para maior velocidade e organização
• Suporte a conjuntos/kits, garantindo picking e embalagem corretos
• Personalização de requisitos de fluxo de trabalho
• Acesso multiutilizador

Adotar a gestão de inventário por código de barras

A utilização de códigos de barras simplifica o controlo de inventário. Em vez de depender de verificações manuais, um escaneamento rápido disponibiliza níveis exatos de stock e localizações de bins. Em contextos de loja física, e-commerce ou operações híbridas, este método poupa tempo e facilita a escalabilidade.