Vad är ett ERP-system? Hur väljer jag en leverantör (2026)

Dagens e-handel har tillgång till mer data än någonsin tidigare.

Det finns många sätt att använda denna data, och cheferna förväntas utforska så många av dem som möjligt. Varje metod erbjuder unika möjligheter för konkurrensfördelar och lönsamhet, från förbättringar av leveranskedjan till nya intäktsströmmar och prognoser för marknadsbehov.

Ett centralt sätt för organisationer att samla och förstå denna data är genom affärssystem (ERP).

I denna artikel kommer vi att gå igenom grunderna för ERP-system, de bästa ERP-lösningarna och hur du väljer rätt ERP-system för din organisation.

Vad är ett ERP-system?

Affärssystem (Enterprise Resource Planning) avser den mjukvara och de system som ett företag använder för att hantera centrala affärsprocesser. Det samlar in data från olika avdelningar, såsom leveranskedja, försäljning, personalresurser, tillverkning, inköp, redovisning och projektledning.

ERP-system ger hela organisationen större insyn och realtidsdata, när som helst och var som helst.

Hur fungerar ERP-system?

ERP-system har sitt ursprung på 1960-talet som materialbehovsplanering (MRP). Tillverkare använde MRP-mjukvara för att planera, schemalägga och hantera lager under tillverkningsprocessen. Tjugo år senare utvecklade leverantörer ett system för resursplanering vid tillverkning (MRP-II), som erbjöd nya sätt att centralisera och bearbeta information för schemaläggning, lagerhantering och kostnadskontroll inom tillverkning.

Tanken bakom ERP-system är att hjälpa större organisationer att bli mer smidiga och effektiva, samt att fatta datadrivna beslut som resulterar i bättre affärsresultat. Den data som samlas i ett ERP-system presenteras ofta i en kontrollpanel som beslutsfattare kan använda för att övervaka och hantera sina verksamheter i realtid.

Med en prognos om att ERP-system blir en bransch värd 49,5 miljarder dollar, förlitar sig företag alltmer på ERP-system för att hantera affärsaktiviteter. Dessa system fortsätter att utvecklas för att integrera ny teknik och stödja en rad funktioner. Men målet förblir detsamma: förbättra affärsprocesser och öka lönsamheten.

Vad är ett ERP-system?

Ett ERP-system samlar all denna data i en gemensam databas där intressenter kan etablera företagsövergripande baslinjer, hitta riktmärken och sätta mål för framtiden. Detta görs genom ERP-integrationer som låter information flöda mellan programmen så att den kan användas tillsammans.

Men vad motiverar en organisation att skapa ett affärssystem från början? Nästan alla företag (94 %) säger att snabb innovation är viktig och att ERP-system kan hjälpa med det.

Andra vanliga skäl inkluderar:

• Förbättra affärsprestanda.
• Positionera företaget för tillväxt.
• Minska rörelsekapital.
• Betjäna kunder bättre.
• Göra medarbetarnas liv enklare.

I en nylig undersökning från Shopify och IDC har 28 % av företagen redan fått betydande fördelar, såsom förbättrad kundupplevelse och snabbare time-to-market, genom djup integration av en SaaS-handelsplattform i sin verksamhet.

Fördelar med ERP-system

Tänk på dina affärsaktiviteter som delar av en motor. Möjligheten att titta under motorhuven medan motorn går kan vara ovärderlig när du ska avgöra om du ska stanna och göra förebyggande underhåll, ta den till verkstad för omedelbar reparation eller fortsätta så länge som möjligt eftersom allt fungerar bra.

ERP-program tillhandahåller ett centraliserat datasystem som varje organisation behöver. Hela 73 % av företagen anser att det är mycket eller extremt viktigt att bryta ner datasilon och främja bättre intern kommunikation och samarbete. En ERP-systemintegration kan hjälpa ditt företag att uppnå detta.

Ett ERP-system kan spara pengar för organisationer genom att:

• kontrollera IT-kostnader
• ge finansiell transparens
• säkra all företagsdata på ett ställe
• skapa en enda plats för analys eller rapportering
• Göra det enklare att noggrant spåra lager och försäljning
• Effektivisera samarbetet mellan medarbetare på olika avdelningar
• Förbättra kundservice
• Öka leveranskedjans effektivitet
• Tillhandahålla smartare affärsintelligens

ERP hjälper till att skapa en enda sanningskälla i ditt företag, vilket innebär att du får realtidsinsikter på ett ställe. Detta hjälper dig att identifiera mönster och förutsäga trender som inte är möjliga utan hjälp av ERP.

Tre typer av ERP-system

Rätt ERP-system kan hjälpa dig att öka produktiviteten och förbättra anpassningen av kundupplevelsen. Dock är inte alla ERP-system skapade lika. Det finns tre olika typer att känna till, särskilt om du är ny inom ERP.

1. Lokalt ERP-system

Lokalt ERP-system är när organisationen äger datacentret. De flesta äldre system betraktas som lokala. Det är fortfarande en rekommenderad praxis för stora företag att använda lokalt ERP-system eftersom de har pengar och resurser för att hantera underhåll och infrastrukturändringar.

Lokal mjukvara kan köpas genom en permanent licens och kan hostas internt eller externt.

Anledningen till att många organisationer tvekar att gå över till molnet är på grund av lokala ERP-system. Att flytta till en ny infrastruktur och system är skrämmande och kan vara dyrt.

Egenskaper hos lokala ERP-system inkluderar:

• Installeras lokalt på företagets datorer och servrar
• Debiteras som en engångslicensavgift
• Långsammare att implementera (kan ta månader till år)
• Du ansvarar för hosting, underhåll, mjukvaruuppdateringar och driftskostnader
• Kräver en heltidsadministratör
• Begränsat till vilka e-handelslösningar du kan använda
• Svårt att göra ändringar
• Vissa system kan behöva omfattande anpassning
• Datasäkerhet är företagets ansvar

2. Molnbaserad ERP-integration

År 2023 valde nästan 65 % av undersökta organisationer molnbaserad mjukvara framför lokala lösningar. Med uppkomsten av Internet of Things är det inte överraskande att leverantörer rör sig mot molnbaserade erbjudanden. Molnbaserad mjukvara hostas i datacenter med leverantörer som hanterar plattformen och har blivit en vanlig affärslösning.

Molnbaserade ERP-system nås via internet snarare än en lokal dator eller installerad mjukvara. Det hostas i molnet och kan implementeras som en hostingmodell eller mjukvara som tjänst (SaaS).

Panorama fann att nästan 90 % av företag som valde molnbaserade ERP-system valde en SaaS-modell. Det är relativt enklare att använda och hanteras helt av leverantören, vilket innebär lägre underhållskostnader.

Egenskaper hos molnbaserat ERP inkluderar:

• Prenumerationsprismodell
• Kommer med all hosting, server, underhåll och mjukvaruuppdateringar
• Kan kosta upp till 46 % mindre jämfört med lokala lösningar
• Inga interna utvecklare eller IT-administratörer krävs
• Enkel åtkomst till e-handelsplattformar som Shopify för företag
• Snabbare implementeringstider
• Snabbt att göra process- eller mjukvaruändringar
• Skalbart efter behov
• Enkelt att integrera med tredjepartssystem via API-anslutningar
• Molnleverantörer har strikta säkerhetsprotokoll för att förhindra hackerattacker

Todd Earwood, grundare av Integrate IQ säger: "Efter att ha synkroniserat miljontals ERP-poster med andra system, har vi hittat tre huvudsakliga skäl till varför personer väljer moln framför lokala lösningar."

"För det första förbättrar borttagandet av versionerad mjukvara användaracceptans och tillfredsställelse med konstanta uppdateringar och ytterligare funktioner. Gamla mjukvaruversioner frustrerar användare och tvingar intressenter att fatta svåra ekonomiska beslut om när de ska uppgradera och underhålla systemet."

"För det andra erbjuder molnbaserade system supportplaner eller ett nätverk av partners som kan tillhandahålla support på toppnivå från var som helst, när som helst. För det tredje har molnets mognad gett tekniska ledare trygghet när det gäller säkerhet. De flesta e-handelsvarumärken överträffar säkerhetskraven samtidigt som de väljer ett molnalternativ för sin organisation."

Den enda nackdelen? Leverantörer kan ändra processflöden som kräver kontinuerlig utbildning och dokumentationsuppdateringar.

3. Dubbla nivåer (hybrid)

Företag implementerade traditionellt ett ERP-system för hela sin organisation, från huvudkontor till regionala kontor och dotterbolag. Det var en dyr och svår metod att implementera. Vissa dotterbolag hade särskilda krav och behövde inte hela företagssviten. Denna "en storlek passar alla"-metod fungerar inte för många organisationer.

Ett nyare system för moderna affärssystem, ERP-system med dubbla nivåer låter organisationer använda sina nuvarande äldre ERP-system (nivå 1), medan mindre affärsenheter använder en annan ERP-lösning (nivå 2), som ofta är molnbaserad. Målet med ett system med två nivåer är att säkert och effektivt flytta data mellan de två nivåerna. Vissa molnlösningar har nu inbyggda integrationer för att fungera med företagets ERP-system.

Två huvudfördelar med dubbla nivåer är:

• Mer prisvärt än att konfigurera ett företags-ERP-system för alla enheter
• Enklare att implementera molnbaserade lösningar med dubbla nivåer

Som Gartner konstaterar bör organisationer "bedöma om en ERP-strategi med dubbla nivåer skulle erbjuda fler affärsfördelar än en strategi med en nivå, särskilt genom att modernisera små potentiellt snabbväxande affärsenheter."

Hur du väljer rätt ERP-system

Tror du att det börjar bli dags att skaffa ett ERP-system? Att välja rätt produkt och leverantör beror på din organisations behov och utvärdereringen av konkurrerande system sida vid sida.

Här är vad du bör överväga när du väljer ett ERP-system.

• Avgör om ditt företag är redo för ERP
• Sätt mål och affärskrav
• Mät avkastningen
• Avmystifiera demon
• Kontrollera referenser
• Få det verkliga priset
• Bestäm leverantörens livskraft

1. Avgör om ditt företag är redo för ett ERP-system

Att bygga ett ERP-system tar tid och pengar. Det är inte heller lösningen på alla dina problem. Du vill vara säker på att du får största möjliga nytta av din investering.

Varje företag är olika. Det finns inte en enda avgörande faktor som säger "Vi behöver ett ERP!" Men det finns vanliga problem som de flesta organisationer stöter på innan de börjar leta efter en lösning.

Om du upplever följande fem kriterier kan du vara redo för ett ERP:

• Du har många olika mjukvaror för olika processer.
• Du har inte enkel åtkomst till kritisk affärsinformation.
• Redovisning är en lång och svår process.
• Dina kunders upplevelse är mindre än idealisk.
• Din IT-avdelning är komplex och förvirrande.

Titta på din organisation och fråga dig själv ärligt om den har svårt att hänga med. Om dessa kriterier låter som ditt företag kan det vara dags att överväga en ERP-lösning.

2. Sätt mål och affärskrav

Varför är du egentligen intresserad av att implementera ett ERP-system? Vilket problem försöker du lösa?

Att beskriva specifika mål hjälper dig att identifiera snäva krav som ERP-programmet måste uppfylla för att köpas. För att undvika att påverkas av leverantörsmarknadsföring kan du överväga att lista dina krav innan du börjar undersöka alternativ.

Använd alla tillgängliga resurser för att skapa dina krav. Prata med inköpschefer och leverantörer. Chatta med företagsledning och redovisningsteam.

Låt varje grupp skapa en lista över saker de känner att ERP-systemet måste ha. Detta kan vara specifika integrationer eller ERP-moduler, såsom arbetsflödesautomatiseringar eller massuppdateringar och CSV-import för datahantering.

Låt teamen dela upp sin lista i måste-ha och bra-att-ha. Gör måste-ha till högsta prioritet. Detta hjälper dig att implementera ett ERP-system som uppfyller allas krav.

När du identifierar dina behov, kom ihåg att balansera dem med din medarbetarpolicy för mobila enheter. Även om mobilt ERP inte är nytt, är trenden det och bör övervägas när du balanserar fördelarna med att använda ERP på språng och säkerställer att data är säker.

3. Mät avkastningen

När du börjar undersöka ERP-alternativ kommer du att märka att det inte saknas varningar om hur svårt det är att mäta avkastningen av ett ERP-system. Lyckligtvis kommer tydligt artikulerade specifika mål som du redan har gjort att hjälpa.

Du kan mäta ERP-prestanda genom att:

• Minska personalstyrkan med X % på Y månader
• Öka medarbetarnas produktivitet med X % på Y månader
• Minska lagret med X % som resulterar i Y redovisningsförbättring
• Förbättra noggrannheten i offerter för tillverkningskostnad med X % på Y månader

När du räknar ut hur du ska mäta prestanda, se till att överväga skillnaderna mellan internt och molnbaserat ERP-system. Även om molnbaserat ERP ofta är användarvänligt och kan kräva mindre intern personal för underhåll, innebär det också att känslig data kommer att lagras utanför företaget.

Omvänt kan ett internt ERP låta dig lagra känslig data närmare hemma, det kan kräva ytterligare personal för systemunderhåll. Båda besluten kan påverka din IT-kultur och personalstyrka.

4. Avmystifiera demon

Vid denna punkt i processen är du redo att se mjukvarudemon.

Du kanske vill tillhandahålla ett demoskript som beskriver viktiga affärsfunktioner, arbetsflöden eller funktioner du förväntar dig att se under demon. Att styra demon med precision sparar tid och hjälper dig att bättre avgöra om mjukvaran uppfyller dina mål.

En alternativ metod är att helt enkelt ge leverantörerna ett mål och se hur de svarar.

Kom ihåg att du gav leverantören flera av de mål du förväntar dig att ERP-systemet ska hjälpa dig att uppnå:

Ägnar säljarna tid åt att lära sig om ditt företag, ställer de uppföljningsfrågor om hur du kommer att använda ERP och inkluderar de frivilligt dina mål i demon?

Demon du får kan vara extremt avslöjande när det gäller vilken typ av partner leverantören kommer att vara på lång sikt.

5. Kontrollera referenser

Med insikten att du sannolikt inte kommer att ringa eller få samarbete från en direkt konkurrent, kan det vara till hjälp att prata med en referens som har liknande mål som dina och kan svara på frågor som:

• Vilka löften hölls?
• Vilka löften bröts?
• Vad överraskade dig med leverantören/produkten?
• Vad utför produkten inte som du fick veta att den skulle göra?
• Betalar du för moduler/verktyg du inte behöver?
• Vilka deadlines uppfylldes och vilka gjorde det inte?
• Fanns det ytterligare eller överraskande kostnader?
• Vilka misstag gjorde du eller vad önskar du att du visste om i förväg?

Potentiellt ännu viktigare är att be en leverantör om något de sannolikt inte är benägna att ge: en lista över företag som nyligen valde en konkurrerande ERP-leverantör. Det kanske inte är standardpraxis att be om denna typ av information, men en leverantörs svar på din förfrågan kan vara talande.

6. Få det verkliga priset

För att välja rätt lösning för ditt företag är det viktigt att förstå exakt hur mycket projektet kommer att kosta i varje skede:

• Förskottskostnad
• Underhåll
• Support
• Återkommande kostnader

Att ha en grundlig diskussion om pris kan förhindra framtida överraskningar och besvikelser. Det kan också hjälpa dig att skapa ett kontrakt som båda parter kan vara nöjda med.

Anpassning är avgörande för att pressa ut varje bit av värde från ERP-mjukvaran. Dock kan för mycket resultera i stora kostnadsöverskridanden och försenad implementering. Överanpassning kan också resultera i högre uppgraderingskostnader. Om inte en specifik anpassning ger en konkurrensfördel eller mätbar fördel, överväg att spara den extra tid och pengar som anpassad kodning ofta kräver.

7. Bestäm leverantörens livskraft

När företagets programvara konsolideras kanske företag inte vill stödja alla produkter de förvärvar för evigt. Förvärvare kan välja att avveckla en specifik produkt eller meddela kunder att de inte längre kommer att stödja en produkt efter ett visst datum. Detta är en risk för alla som överväger ERP-system.

Därför är det viktigt att försöka förstå en leverantörs strategiska vision:

• Skapades produkten för att vara attraktiv för en potentiell förvärvare?
• Vem kontrollerar företaget och vill de sälja det?
• Har grundarna en historia av att sälja mjukvaruföretag?
• I så fall, vad är tidsramen och vem försöker de sälja till?
• Har ERP-leverantören investerare?
• I så fall, vilken typ av meritlista har de?
• Riktar sig produkten mot en specifik nisch eller löser den ett unikt problem som större leverantörer inte har riktat in sig på eller löst?

För ERP-leverantörer som inte verkar vara förvärvsmål är det viktigt att se deras balansräkning så att du kan bedöma deras finansiella styrka och om de sannolikt kommer att finnas kvar på lång sikt.

Bästa ERP-systemen

Med över 250 ERP-leverantörer på marknaden kan det vara svårt att veta vilken som passar bäst för din organisation. För att ge dig ett försprång har vi minskat antalet till en lista över de fyra bästa affärssystemen.

Shopify

Med Shopifys globala ERP-program kan utvalda affärssystempartner integrera direkt med en app från Shopify App Store. Shopify samarbetar med Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica och Brightpearl för att göra ERP-integration enklare.

Du kan komma åt korrekt, uppdaterad lager-, produkt-, order- och kunddata med hjälp av det globala ERP-programmets appar. Din proprietära data flödar sömlöst och säkert mellan Shopify admin och ERP utan behov av att ansluta till tredje parter.

Med färre krav för att driva affärsverksamhet kan du implementera automatiseringar som gör din verksamhet mer effektiv.

Brightpearl

Brightpearl är ett ledande affärssystem för online-återförsäljare. Brightpearl har en inbyggd Shopify-integration som byggs och underhålls internt.

Det gör att Shopify-handlare bättre kan hantera verksamheten efter köp från realtidsuppdateringar av lager till automatiserade orderhanteringsprocesser, hantering av lager på flera platser, CRM, integrerad finansiell rapportering och mer.

NetSuite

Oracle NetSuite rankas som världens främsta molnbaserade ERP-lösning. Det erbjuder en svit av molnbaserade ERP-applikationer, från ekonomi till HR, lagerhantering och flerkanalig e-handelsfunktionalitet, och används av mer än 24 000 företag runt om i världen.

NetSuite är en robust plattform och kan sannolikt tillhandahålla allt du behöver. Det är helt anpassningsbart och har ett öppet API så att du enkelt kan ansluta till tredjepartsapplikationer. NetSuite uppdaterar alltid den senaste versionen av sina applikationer utan extra kostnad.

Acumatica

Acumatica är en mjukvara som tjänst utformad för att hjälpa organisationer att utveckla sin ekonomi och affärssystemplanering. Det erbjuder lokal implementering eller molnimplementering med en webbläsarbaserad app som gör det enkelt att använda på mobila enheter.

Acumaticas prisstruktur baseras på resurser istället för per-plats-antal, vilket skiljer sig från traditionella ERP-leverantörer. Alla applikationer är integrerade i ditt system, och fler kan läggas till när som helst. Du köper bara det du behöver.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central är ett allt-i-ett affärssystem för små till medelstora organisationer. Det är idealiskt för varumärken som omfattar flera branscher och affärsenheter och erbjuder funktioner för ekonomi, verksamhet, försäljning och kundservice.

Risker med ERP-system

Om du har undersökt ERP-system ett tag har du sannolikt stött på många ERP-misslyckanden, såsom företag som Dow Chemical som spenderade 1 miljard dollar på ett ERP-system som tog åtta år att bygga. Mer nyligen skrev flotthanteringsföretaget Leaseplan av nästan 100 miljoner dollar i projektkostnader associerade med misslyckade ERP-implementeringar.

Överväganden som kan påverka kostnad, integrationstid och funktionalitet inkluderar:

• Om du integrerar befintlig mjukvara med ny ERP-mjukvara
• Om du börjar från början och väger molnbaserat ERP mot internt ERP
• Om du integrerar ett befintligt internt äldre ERP med ett nytt molnbaserat ERP

IT-resurserna som krävs för de beskrivna scenarierna kommer att variera och därmed också påverka kostnad och varaktighet för implementering. Leverantören du väljer kan implementera mjukvaran själv, samarbeta med en tredjepartskonsult eller lämna allt upp till dig.

Ytterligare ERP-utmaningar kan inkludera:

• Att gå över budget. De flesta ERP-implementeringar kostar tre till fyra gånger vad som ursprungligen budgeterades.
• Säkerhets- och datamigrationsrisker. Din mest vitala affärsinformation finns i ditt ERP-system. Den måste skyddas. I en tid när cyberhackare riktar in sig på ERP-program är chansen att bli hackad högre, ju mer komplex ditt system är.
• Medarbetarutbildning. För att dra full nytta av ERP-system måste medarbetare använda det, vilket kan kräva utbildning som minskar produktiviteten och ökar kostnaderna.
• Beroende av en enda leverantör. Leverantören du väljer kommer att ansvara för uppgraderingar och anpassningar och måste förbli i verksamhet i åratal för att du ska kunna dra full nytta av ett ERP-system.

För att starta inom budget och schema måste du:

• identifiera exakt vad dina mål är genom att implementera ERP
• utvärdera IT och infrastruktur som krävs för att integrera och underhålla systemet
• kartlägga exakt hur du ska spåra och mäta framgång.

Att förstå dessa punkter i förväg hjälper dig inte bara att välja rätt leverantör utan också att begränsa kostnaderna och förbättra oddsen för att implementeringen inte drar ut på tiden i åratal framöver.

Bygg ditt ERP-system idag

Det är tydligt att moderna ERP-system kan gynna din organisation. Det är därför majoriteten av företagen redan har en fullt integrerad SaaS-handelsplattform inom sin affärsverksamhet. Med rätt lösning kommer du att förbättra affärsprestanda, automatisera repetitiva uppgifter, betjäna dina kunder bättre och positionera ditt företag för tillväxt. Det kommer säkert att påverka din nettoinkomst.

Oavsett om du sätter ihop ett ERP-system för första gången eller vill uppgradera ditt system, kommer informationen vi har beskrivit i denna artikel att hjälpa dig hitta den bästa mjukvaran för att möta dina affärsbehov.