ออกใบเสร็จยังไงให้เป๊ะ! ทั้งแบบกระดาษและดิจิทัล (2026)

หากลูกค้าซื้อสินค้าหรือขอคืนสินค้า ใบเสร็จรับเงินถือเป็นหลักฐานการซื้อขายที่สำคัญ และยังช่วยให้ร้านบันทึกสต๊อกสินค้าได้อย่างถูกต้อง ในช่วงยื่นภาษี ใบเสร็จค่าใช้จ่ายทางธุรกิจก็มีบทบาทสำคัญเช่นกัน เพราะเป็นหลักฐานยืนยันค่าใช้จ่ายที่นำมาหักลดหย่อนได้

ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จประเภทไหนก็ตาม เอกสารเหล่านี้ล้วนมีคุณค่าต่อการจัดเก็บข้อมูลให้แม่นยำ และช่วยให้ติดตามความสำเร็จของธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ มาดูรายละเอียดทุกอย่างที่ควรรู้เกี่ยวกับการออกใบเสร็จ พร้อมขั้นตอนสร้างใบเสร็จที่คุณสามารถนำไปใช้ในร้านของตัวเองได้ทันที

ใบเสร็จคืออะไร?

ใบเสร็จคือหลักฐานการซื้อขายทางธุรกิจ ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบกระดาษหรือดิจิทัล ใช้ยืนยันว่าลูกค้าได้ชำระเงินสำหรับสินค้า หรือบริการเรียบร้อยแล้ว ใบเสร็จยังแสดงราคาสินค้าและยืนยันว่าผู้ขายได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการตามนั้น โดยทั่วไปใบเสร็จจะมีรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น วันที่และเวลาทำรายการ รวมถึงวิธีการชำระเงิน

แม้จะไม่มีข้อบังคับระดับประเทศที่กำหนดให้ธุรกิจต้องออกใบเสร็จทุกครั้ง แต่ในบางพื้นที่หรือบางรัฐอาจมีข้อกำหนดให้ต้องเก็บบันทึกยอดขายและภาษีที่เรียกเก็บจากลูกค้า เพื่อให้การยื่นภาษีของธุรกิจเป็นไปอย่างถูกต้องและโปร่งใส

ทำไมใบเสร็จถึงสำคัญ?

ใบเสร็จจากการขายปลีกคือหลักฐานของธุรกรรมแต่ละรายการ ซึ่งช่วยให้เข้าใจปริมาณยอดขายและพฤติกรรมการซื้อของลูกค้า ระบบจุดขาย (POS) ที่ธุรกิจเลือกใช้จะเป็นตัวกำหนดว่าร้านสามารถออกใบเสร็จแบบกระดาษหรือแบบดิจิทัลให้ลูกค้าได้หรือไม่

เหตุผลที่ธุรกิจควรออกใบเสร็จจริงๆ แล้วมีหลายข้อด้วยกัน เช่น

1. การคืนหรือเปลี่ยนสินค้า ใบเสร็จช่วยให้ขั้นตอนการคืนหรือเปลี่ยนสินค้าทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น หากลูกค้าต้องการคืนสินค้าที่ถูกต้องแต่ไม่มีใบเสร็จ และร้านปฏิเสธ อาจทำให้สูญเสียลูกค้ารายนั้นไปตลอด การมีระบบออกใบเสร็จที่ชัดเจนจึงเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์การช้อปที่ดี

2. การติดตามยอดขาย ใบเสร็จช่วยให้เห็นว่าลูกค้ามักซื้อสินค้า หรือบริการใดบ่อยที่สุด ข้อมูลนี้สามารถนำมาวิเคราะห์และปรับกลยุทธ์การขายให้ตรงกับความต้องการของกลุ่มเป้าหมายมากขึ้น

3. การวัดจำนวนสินค้าในแต่ละบิล การดูจำนวนสินค้าเฉลี่ยต่อบิลช่วยให้เข้าใจว่าสินค้าใดสร้างรายได้มากที่สุด เพื่อนำไปต่อยอดในแคมเปญการตลาดและจัดโปรโมชั่นได้แม่นยำขึ้น

4. การจัดทำบัญชีธุรกิจ ใบเสร็จเป็นเอกสารสำคัญในการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่าย ใช้ประกอบรายงานกำไรขาดทุน เพื่อดูภาพรวมสุขภาพทางการเงินของธุรกิจ

5. การยื่นภาษีธุรกิจ ในกรณีที่มีการตรวจสอบภาษีจากหน่วยงานรัฐ (เช่น IRS ในสหรัฐฯ) เจ้าหน้าที่จะขอดูใบเสร็จเพื่อยืนยันรายได้และภาษีขายที่ธุรกิจเก็บจากลูกค้า ใบเสร็จยังช่วยแสดงรายละเอียดภาษีแยกเป็นบรรทัดชัดเจน ทำให้ธุรกิจโปร่งใสและลดความเสี่ยงทางกฎหมายได้

ข้อมูลที่ควรใส่ในเทมเพลตใบเสร็จ

ใบเสร็จที่ดีและครบถ้วนจะต้องมีข้อมูลสำคัญหลายส่วน เพื่อให้ทั้งธุรกิจและลูกค้าสามารถอ้างอิงได้อย่างชัดเจน โดยรายการต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรใส่เมื่อคุณออกใบเสร็จให้ลูกค้า

1. ข้อมูลบริษัท ระบุชื่อธุรกิจ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมลติดต่อให้ครบถ้วน เพื่อให้ลูกค้าทราบแหล่งที่มาของการซื้อและสามารถติดต่อกลับได้หากมีปัญหา

2. รายละเอียดการซื้อสินค้า/บริการ ระบุชื่อสินค้า หรือบริการที่ขาย พร้อมรหัสสินค้า (SKU) และจำนวนที่ลูกค้าซื้อ เพื่อให้การตรวจสอบสต๊อกและการคืนสินค้าทำได้ง่าย

3. รายละเอียดการชำระเงิน แสดงราคาต่อหน่วย ยอดรวม ราคาสุทธิ และวิธีการชำระเงิน เช่น เงินสด บัตรเครดิต หรือการโอนผ่านแอป

4. วันที่และเวลาทำรายการ ระบุวันที่และเวลาที่เกิดการซื้อขาย รวมถึงชื่อพนักงานหรือรหัสพนักงานที่ทำรายการ เพื่อช่วยตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก

5. หมายเลขใบเสร็จ เป็นรหัสเฉพาะที่ใช้ระบุธุรกรรมแต่ละรายการ บางธุรกิจอาจตั้งหมายเลขใบเสร็จให้เรียงลำดับอัตโนมัติในแต่ละวันหรือแต่ละสัปดาห์

6. ข้อความและรูปแบบที่เหมาะสม ควรมีคำว่า “ใบเสร็จรับเงิน” หรือ “Receipt” พิมพ์ไว้ชัดเจน เพื่อไม่ให้สับสนกับเอกสารประเภทอื่น เช่น ใบส่งของ หรือใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใส่นโยบายการคืนสินค้าหรือการรับประกันไว้ด้านล่างของใบเสร็จ เพื่อให้ลูกค้าเห็นได้ง่าย

7. การปกป้องข้อมูลลูกค้า ห้ามแสดงหมายเลขบัตรเครดิตเต็มใบหรือวันหมดอายุบนใบเสร็จเด็ดขาด ต้องซ่อนบางส่วน (เช่น XXXX-XXXX-1234) เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลและการฉ้อโกงทางไซเบอร์

ทั้งนี้ ในบางพื้นที่อาจมีกฎหมายหรือข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับการแสดงภาษีขายในใบเสร็จ เช่น รูปแบบการระบุ VAT หรือสินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี ดังนั้นควรตรวจสอบอัตราภาษีและกฎของพื้นที่ที่ธุรกิจตั้งอยู่ เพื่อให้การออกใบเสร็จ เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

วิธีออกใบเสร็จดิจิทัล

ใบเสร็จดิจิทัลคือหลักฐานการชำระเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ร้านค้าสามารถส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือข้อความ SMS แทนใบเสร็จกระดาษได้ โดยธุรกิจจำนวนมากนิยมใช้วิธีนี้เพราะสะดวก รวดเร็ว และไม่ต้องกังวลว่าใบเสร็จจะสูญหายเหมือนแบบกระดาษ

นอกจากนี้ การออกใบเสร็จดิจิทัลยังเปิดโอกาสให้ร้านค้ารวบรวมข้อมูลลูกค้า เช่น อีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ เพื่อใช้ในการสื่อสารและทำการตลาดในอนาคต เช่น การส่งโปรโมชั่นเฉพาะกลุ่ม หรือข้อเสนอพิเศษให้กับลูกค้าประจำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. เลือกเทมเพลตใบเสร็จดิจิทัล

เริ่มต้นด้วยการเลือกเทมเพลตสำหรับออกใบเสร็จดิจิทัล ไม่ว่าจะใช้เครื่องมือสร้างใบเสร็จออนไลน์ฟรี หรือออกแบบเทมเพลตเอง การใส่ข้อมูลธุรกิจพื้นฐานไว้ตั้งแต่ต้นจะช่วยประหยัดเวลาในระยะยาว

เครื่องมือสร้างใบเสร็จฟรีเป็นวิธีที่ง่าย รวดเร็ว และไม่ต้องลงทุนมาก เหมาะสำหรับร้านที่มีสินค้าหลายรหัส (SKU) เพราะช่วยลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลซ้ำๆ ได้ ตัวอย่างโปรแกรมที่ใช้ได้ฟรี เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, หรือ Canva ซึ่งมีเทมเพลตใบเสร็จเงินสดให้ปรับแต่งได้ตามต้องการ

หากคุณใช้ Shopify คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตใบเสร็จดิจิทัลได้โดยไปที่เมนู “Point of sale” ภายใต้แท็บ Sales channels ในหน้า Shopify admin จากนั้นคลิกที่ “Receipt customization” เพื่อเพิ่มโลโก้ของร้าน เปลี่ยนหัวกระดาษ หรือใส่รายละเอียดคำสั่งซื้อเพิ่มเติมให้เหมาะกับแบรนด์ของคุณ

2. ใส่รายละเอียดการขาย

เมื่อมีการขายสินค้า ให้เพิ่มข้อมูลสำคัญลงในใบเสร็จ เช่น ยอดรวมที่ต้องชำระ จำนวนสินค้าที่ขาย รหัสสินค้า (SKU) และข้อมูลการชำระเงิน เช่น บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต เพื่อให้ใบเสร็จสมบูรณ์และตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก นอกจากนี้ การใส่หมายเลขใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ก็ช่วยให้ธุรกิจติดตามรายการขายแต่ละรายการได้ง่ายขึ้น โดยระบบ Shopify POS สามารถเพิ่มข้อมูลเหล่านี้ให้อัตโนมัติ

3. ส่งใบเสร็จให้ลูกค้า

เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว ควรส่งสำเนาใบเสร็จดิจิทัลให้ลูกค้า เว้นแต่ลูกค้าปฏิเสธการรับใบเสร็จ วิธีที่สะดวกและมืออาชีพที่สุดคือการส่งทางอีเมลหรือข้อความ SMS ซึ่งสามารถทำได้โดยตรงผ่านระบบ Shopify POS

💡 ทิปส์: การออกใบเสร็จดิจิทัลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเก็บอีเมลลูกค้าขณะชำระเงิน โดย Shopify จะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลนี้กับบัญชี Shop Pay เพื่อเพิ่มข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าและสร้างประสบการณ์ Omnichannel ที่ต่อเนื่องระหว่างหน้าร้านและช่องทางออนไลน์

ตัวอย่างเช่น แบรนด์เครื่องประดับ Little Words Project ใช้ฟีเจอร์นี้ใน Shopify POS เพื่อเพิ่มอัตราการเก็บอีเมลลูกค้าหน้าร้านเฉลี่ยมากกว่า 20% และเพิ่มยอดออเดอร์ที่มีอีเมลลูกค้าและการยินยอมรับข่าวสารขึ้น 33% ในทุกสาขา

Martin Hogan ผู้อำนวยการฝ่ายร้านค้าของแบรนด์กล่าวว่า “การเก็บอีเมลขณะชำระเงินช่วยให้เราได้ข้อมูลลูกค้ามากกว่าที่เคย และตอนนี้เราสามารถเชื่อมโยงข้อมูลลูกค้าระหว่างช่องทางหน้าร้านกับออนไลน์ได้อย่างสมบูรณ์แบบ Shopify ทำให้เราสร้างประสบการณ์ Omnichannel ที่ราบรื่นและเป็นส่วนตัวได้จริง”

วิธีออกใบเสร็จแบบกระดาษ

ถ้าคุณชอบออกใบเสร็จแบบกระดาษมากกว่าแบบดิจิทัล แต่ละอุปกรณ์ POS อาจมีขั้นตอนที่ต่างกันเล็กน้อยในการพิมพ์ใบเสร็จ อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนหลักจะคล้ายกันในทุกระบบ

ในคู่มือนี้ เราจะใช้แอป Shopify POS เป็นตัวอย่าง เพื่ออธิบายขั้นตอนต่างๆ ของการสร้างและพิมพ์ใบเสร็จแบบกระดาษ

1. เลือกเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ

ขั้นตอนแรกของการออกใบเสร็จแบบกระดาษ คือการเลือกเครื่องพิมพ์ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS ของร้านได้อย่างเหมาะสม โดยทั่วไปแล้วจะมีตัวเลือกหลัก 3 แบบให้พิจารณา

• กระดาษธรรมดาและหมึกพิมพ์
• กระดาษก๊อปปี้ 
• กระดาษความร้อน 

ผู้ให้บริการระบบ POS ส่วนใหญ่มักมีเครื่องพิมพ์ที่ออกแบบมาให้ทำงานร่วมกันได้โดยตรง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการเชื่อมต่อหรือความเข้ากันไม่ได้ เช่น Shopify POS Hardware Store ก็มีเครื่องพิมพ์หลายรุ่นให้เลือก พร้อมระบบเชื่อมต่อที่ทำงานเข้ากับ Shopify POS ได้อย่างราบรื่น

2. เชื่อมต่อเครื่องพิมพ์กับระบบ POS

Shopify POS ช่วยให้เจ้าของร้านสร้างใบเสร็จพิมพ์แบบกำหนดเองได้ง่ายและรวดเร็ว หลังจากลูกค้าชำระเงิน คุณยังสามารถส่งใบเสร็จให้ทางอีเมลหรือข้อความ SMS ได้ทันที

เริ่มจากเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์เข้ากับปลั๊กไฟและเปิดเครื่อง จากนั้นเลือกวิธีเชื่อมต่อกับระบบ POS ไม่ว่าจะเป็น LAN, Wi-Fi, หรือ Bluetooth ขึ้นอยู่กับรุ่นของเครื่องพิมพ์ที่ใช้

เมื่อทุกอย่างพร้อม ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เปิดแอป Shopify POS แล้วไปที่ “Home” > “Settings”
2. เลือก “Manage Connected Hardware”
3. กดเลือก “Receipt printer”
4. ทำตามขั้นตอนบนหน้าจอเพื่อเชื่อมต่ออุปกรณ์
5. กด “Test Receipt” เพื่อทดสอบการพิมพ์ว่าทำงานได้ปกติ
6. เมื่อเสร็จแล้ว กด “Done” จากนั้นคุณจะเห็นชื่อเครื่องพิมพ์แสดงอยู่ในรายการ Receipt Printers

3. สร้างออเดอร์ของลูกค้า

หลังจากเข้าสู่ระบบ Shopify POS คุณจะเห็นหน้าแรกของระบบ ซึ่งเรียกว่า Smart Grid หน้าจอหลักที่จัดวางเป็นไทล์ เพื่อให้คุณทำงานต่างๆ ใน POS ได้รวดเร็วโดยไม่ต้องคลิกหลายขั้นตอน

คุณสามารถเพิ่มสินค้าในออเดอร์ของลูกค้าได้หลายวิธี ได้แก่

• ค้นหาชื่อสินค้าผ่านแถบค้นหาด้านบน
• แตะที่เมนู Products ด้านล่าง แล้วเลือกสินค้าจากรายการที่คุณเพิ่มไว้ในระบบ
• ใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดที่เชื่อมต่อกับระบบ POS

เมื่อเพิ่มสินค้าครบแล้ว ให้แตะ Checkout เพื่อไปยังขั้นตอนชำระเงิน จากนั้นเลือกวิธีการชำระเงินและทำตามขั้นตอนบนหน้าจอจนกว่าการขายจะเสร็จสมบูรณ์

💡 ทิปส์: เพราะ Shopify เชื่อมต่อระบบ POS และร้านค้าออนไลน์ไว้ในแพลตฟอร์มเดียวกัน คุณจึงไม่ต้องเสียเวลานำเข้าข้อมูลสินค้า เช่น ชื่อ ราคา ส่วนลด หรือภาษีเข้าสู่ระบบ POS อีกต่อไป ทุกอย่างจะซิงค์และอัปเดตแบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติ

4. สร้างและส่งใบเสร็จของคุณ

เมื่อการขายเสร็จสมบูรณ์ หน้าจอในอุปกรณ์ Shopify POS จะแสดงข้อความว่า Payment successful จากนั้นคุณสามารถเลือกได้ว่าจะพิมพ์ใบเสร็จ ส่งทางข้อความ อีเมล หรือออกเป็นใบเสร็จของขวัญให้ลูกค้า

หากลูกค้าที่ซื้อหน้าร้านต้องการใบเสร็จดิจิทัล นี่คือโอกาสดีในการเก็บข้อมูลติดต่อของลูกค้า เช่น อีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ ซึ่งระบบ Shopify จะสร้างโปรไฟล์ลูกค้าแบบรวมศูนย์ โดยใช้ทั้งข้อมูลนี้และเก็บข้อมูลเพิ่มเติมในอนาคต เช่น คะแนนสะสม รายการสั่งซื้อ หรืออีเมลที่ลูกค้าเปิดอ่าน เพื่อใช้ในการตลาดอย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

คุณยังสามารถตั้งค่าให้ระบบ Shopify POS พิมพ์ใบเสร็จแบบกระดาษโดยอัตโนมัติได้ด้วย เหมาะสำหรับร้านค้าที่มีลูกค้าแน่นและต้องการลดขั้นตอนการเลือกออกใบเสร็จหลังการขายทุกครั้ง

เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์เปิดอยู่และเชื่อมต่อกับระบบ Shopify POS แล้วทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ในแอป Shopify POS

1. ไปที่ “Home”
2. เลือก “Settings” แล้วกด “Printed receipts”
3. เปิดใช้งานตัวเลือก “Automatically print receipts”

สร้างใบเสร็จอัตโนมัติด้วย Shopify POS

สำหรับเจ้าของร้าน การเก็บสำเนาใบเสร็จของทุกรายการขายถือเป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากไม่มีเอกสารเหล่านี้ คุณจะไม่สามารถบันทึกรายรับรายจ่ายหรือกำไรขาดทุนของธุรกิจได้อย่างถูกต้อง และในกรณีที่มีการตรวจสอบจากหน่วยงานภาษี ใบเสร็จจะเป็นหลักฐานชัดเจนว่าเกิดการขายสินค้าอะไรขึ้นและเมื่อใด

ทุกวันนี้ ขั้นตอนการออกใบเสร็จ ไม่จำเป็นต้องทำด้วยมืออีกต่อไปให้เสียเวลาและทำให้แถวเช็กเอาต์ยาว ด้วยระบบ Shopify POS คุณสามารถสร้างใบเสร็จ ส่งให้ลูกค้าทางอีเมล หรือพิมพ์ออกเป็นกระดาษได้อัตโนมัติทั้งหมดในระบบเดียว