การบัญชีร้านออนไลน์ รวมเรื่องการเงินที่คุณต้องรู้ในฐานะเจ้าของร้าน

เส้นทางสู่การเริ่มต้นธุรกิจนั้นเต็มไปด้วยก้าวสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จและโอกาสใหม่ๆ

วันที่สินค้าพร้อมขาย วันที่เปิดร้านออนไลน์ให้โลกได้รู้จัก และวันที่ทำยอดขายครั้งแรกคือก้าวสำคัญที่ควรเฉลิมฉลอง!

ในฐานะผู้ประกอบการอีคอมเมิร์ซ ไม่มีอะไรที่จะตื่นเต้นไปกว่าการเห็นเงินไหลเข้าสู่บัญชีธนาคารของคุณ

แต่ก่อนที่จะเปิดแชมเปญและเริ่มสนุกไปกับความสำเร็จ อย่าลืมวางแผนในการติดตามและจัดการรายรับ-รายจ่ายของคุณให้เป็นระบบ เพราะคุณต้องมีระบบบัญชีร้านออนไลน์ที่แข็งแกร่งเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจ

บัญชีร้านออนไลน์คืออะไร?

บัญชีร้านออนไลน์คือการบันทึก จัดระเบียบ และจัดการข้อมูลการเงินและธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของธุรกิจร้านออนไลน์ หากนึกภาพให้เห็น ก็คือการบัญชีธุรกิจขนาดเล็กที่ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับความต้องการเฉพาะของผู้ให้บริการร้านออนไลน์

โดยพื้นฐานแล้ว บัญชีร้านออนไลน์คือการติดตามและบันทึกธุรกรรม พร้อมทั้งจัดประเภทธุรกรรมนั้นๆ ว่าเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่าย ง่ายใช่ไหม?

แต่ถึงจะดูเรียบง่าย ก็ยังมีคำศัพท์ในโลกบัญชีที่อาจทำให้คุณสับสน โดยเฉพาะหากคุณยังใหม่กับการบริหารการเงินธุรกิจ สำหรับผู้ที่ต้องการความเข้าใจที่ง่ายขึ้น นี่คือบางส่วนขององค์ประกอบสำคัญในบัญชีร้านออนไลน์:

• ใบสั่งซื้อ: ใบสั่งซื้อคือเอกสารที่มีผลทางกฎหมายจากลูกค้า ซึ่งระบุจำนวนและประเภทของสินค้าที่ต้องการซื้อ พร้อมการยืนยันที่จะจ่ายราคาที่ตกลงกันไว้ แม้ว่าใบสั่งซื้อนั้นจะไม่ใช่การชำระเงิน แต่ควรมีรายละเอียดการชำระเงินเช่นกัน ธุรกิจของคุณอาจใช้ใบสั่งซื้อเพื่อขอวัสดุจากผู้ขาย หรือผู้ซื้ออาจส่งใบสั่งซื้อมาหาคุณเพื่อขอซื้อสินค้าหรือบริการตามจำนวนที่ต้องการ

• ใบสั่งขาย: ใบสั่งขายคือเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้น (มักจะเป็นการตอบสนองต่อใบสั่งซื้อ) ซึ่งจะระบุรายละเอียดทั้งหมดของการขาย รวมถึงข้อมูลลูกค้า คำอธิบายและจำนวนสินค้าที่ขายยอดขาย ข้อมูลการชำระเงิน ที่อยู่จัดส่ง และวันที่จัดส่ง

• บัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้: คำเหล่านี้หมายถึงบิลและใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ หรือยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้จ่ายและรายได้ที่ยังไม่ได้รับ

• ต้นทุนสินค้าที่ขาย: คือค่าต้นทุนทั้งหมดในการผลิตและจัดจำหน่ายสินค้าหนึ่งๆ มักจะคำนวณรวมค่าจัดส่ง ค่าเช่าคลังสินค้า ค่าธรรมเนียมบัตรเครดิต และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการขายสินค้า แต่มักจะไม่รวมค่าใช้จ่ายทางออฟฟิศ เช่น เงินเดือน การตลาด ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ หรือพื้นที่สำนักงาน

• ภาษีขายของร้านออนไลน์: หมายถึงภาษีที่ธุรกิจร้านออนไลน์ต้องจ่ายให้แก่ประเทศที่ธุรกิจร้านออนไลน์ตั้งอยู่ และมีจุดเกาะเกี่ยวในการจัดเก็บภาษีเกิดขึ้น หมายความว่าประเทศมีสิทธิ์ในการเก็บภาษีกับธุรกิจ (ซึ่งปกติแล้วจะเกิดขึ้นหากธุรกิจดำเนินกิจกรรมทางเศรษฐกิจในประเทศนั้น)

บัญชีร้านออนไลน์ประกอบด้วยอะไรบ้าง?

เช่นเดียวกับการบัญชีธุรกิจทั่วไป บัญชีร้านออนไลน์จะประกอบไปด้วย:

• ฟังก์ชันบัญชีพื้นฐาน เช่น การจัดการการออกใบแจ้งหนี้เงินเดือน และงบดุล
• ฟังก์ชันการวางแผนและรายงานที่ซับซ้อน เช่น การเตรียมงบการเงินและการสร้างแผนภาษีกลยุทธ์

โดยทั่วไปแล้ว การบริหารจัดการภาษี บันทึกบัญชีร้านออนไลน์ และการวางแผนเพื่อการเติบโตจะเป็น 3 ส่วนสำคัญที่ต้องให้ความสำคัญ

การบริหารจัดการภาษี

การบริหารภาษีอาจซับซ้อน และการทำผิดพลาดในการยื่นภาษีหรือการตีความกฎหมายรัษฎากรอาจส่งผลเสียต่อเจ้าของธุรกิจอย่างรุนแรง นั่นคือเหตุผลที่การบริหารจัดการภาษี (รวมถึงการวางแผนภาษีและการเตรียมภาษี) เป็นบริการหลักของบริษัทบัญชีหลายแห่ง

การจัดการภาษีสำหรับร้านออนไลน์ในประเทศไทยรวมถึงการติดตามและชำระภาษีที่เกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีธุรกิจเฉพาะ การคำนวณและยื่นภาษีที่คาดการณ์ไว้ในแต่ละไตรมาส การยื่นภาษีประจำปี และการจัดเตรียมรายงานให้กับกรมสรรพากร

การกำหนดว่าเมื่อใดที่ผู้ขายร้านออนไลน์ต้องเก็บภาษีขายนั้นอาจซับซ้อน และยิ่งซับซ้อนขึ้นไปอีกเมื่อประเทศต่างๆ มีกฎระเบียบที่แตกต่างกัน โดยทั่วไปแล้ว หากผู้ขายมีธุรกิจที่สำคัญในประเทศนั้น (หรือที่เรียกว่าจุดเกาะเกี่ยวในการจัดเก็บภาษี) หรือความเกี่ยวข้องกับประเทศนั้น เช่น หากผู้ขายมีการดำเนินธุรกิจในประเทศ หรือมีการขายสินค้าผ่านทางออนไลน์ให้แก่ลูกค้าในไทย ผู้ขายต้องเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สำหรับสินค้าหรือบริการที่ขายในประเทศ

ร้านออนไลน์มักจะมีจุดเกาะเกี่ยวในการจัดเก็บภาษีขายในประเทศที่ตั้งของธุรกิจ ในกรณีที่มีการดำเนินธุรกิจในประเทศไทย เช่น การมีสำนักงาน มีพนักงานในไทย หรือมีการทำธุรกรรมออนไลน์ที่เกี่ยวข้องกับผู้บริโภคในประเทศ หรือแม้กระทั่งการโฆษณาสินค้าในไทย ซึ่งทุกกิจกรรมเหล่านี้อาจทำให้ผู้ขายมีภาระการเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ตามกฎหมายไทย

การบันทึกบัญชีร้านออนไลน์

การบันทึกบัญชีที่แม่นยำเป็นข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการวางแผนและการดำเนินธุรกิจทั้งหมด ซึ่งรวมถึงการติดตามและจัดประเภทของรายได้และค่าใช้จ่าย การจัดการสต็อกสินค้า และการตรวจสอบงบดุล

การบันทึกบัญชียังรวมถึงการติดตามการคืนสินค้าจากลูกค้า ซึ่งสามารถช่วยเสริมสร้างความภักดีของลูกค้าได้ แต่หากไม่จัดการอย่างเหมาะสม การคืนสินค้าหนึ่งชิ้นอาจทำให้ตัวเลขยอดขาย สต็อกสินค้า ค่าใช้จ่าย การคาดการณ์ และบันทึกภาษีขายของคุณผิดพลาด

ระบบบัญชีร้านออนไลน์ควรคำนึงถึงการคืนสินค้าและอนุญาตให้คุณรับคืนสินค้าได้โดยไม่ทำให้รายงานการเงินของคุณเสียหาย

การวางแผนเพื่อการเติบโต

ไม่มีอะไรที่น่าตื่นเต้นไปกว่าการขยายธุรกิจ! แต่โชคดีที่การบัญชีร้านออนไลน์ไม่ได้เป็นแค่การทำการบ้านสำหรับเจ้าของธุรกิจ แต่มันยังเป็นกระบวนการในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

การบัญชีร้านออนไลน์สามารถช่วยให้คุณวิเคราะห์:

• สินค้าหรือบริการใดที่ทำกำไรให้กับบริษัทมากที่สุด
• การเปลี่ยนแปลงในกำไรของคุณตลอดเวลา
• ค่าใช้จ่ายและหนี้สินที่ใหญ่ที่สุด
• โอกาสในการเพิ่มอัตรากำไรของคุณ

มันยังช่วยให้คุณมีการวัดทางการเงินที่สามารถใช้ในการประเมินความสำเร็จของการลงทุนใหม่ๆ (เช่น การคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน หรือ การคำนวณแคมเปญการตลาดใหม่) และช่วยให้คุณคิดอย่างมีกลยุทธ์ในการตัดสินใจครั้งต่อไป

คุณสามารถซื้อกิจการคู่แข่งได้ไหม? คุณใช้จ่ายไปกับค่าขนส่งเท่าไหร่ในแต่ละปี และการมีคลังสินค้าในประเทศอื่นจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้หรือไม่? ฤดูกาลที่ยุ่งที่สุดของคุณคือตอนไหน และคุณจะพร้อมไหม?

การบัญชีร้านออนไลน์ยังรวมถึงการจัดทำรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน และ งบกระแสเงินสด คิดซะว่าเป็นคู่มือเจ้าของธุรกิจ รายงานการเงินของคุณแทบจะเป็นทุกอย่างที่คุณต้องการรู้เกี่ยวกับการทำงานของบริษัทของคุณ ทั้งหมดนี้ถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจร้านออนไลน์ต้องติดตาม

การบัญชีร้านออนไลน์ต้องการการติดตามทุกธุรกรรม สต็อกสินค้า และข้อมูลทางการเงินของบริษัท ซึ่งรวมถึงตัวชี้วัดต่างๆ เช่น กระแสเงินสด กำไรขั้นต้น งบดุล และงบกำไรขาดทุน

• กระแสเงินสด: กระแสเงินสดหมายถึงการเคลื่อนไหวของเงินที่เข้าและออกจากธุรกิจของคุณ การจัดการกระแสเงินสดจะช่วยให้คุณสามารถชำระหนี้สินทั้งหมดได้ตรงเวลา และหลีกเลี่ยงการเกิดหนี้ที่ไม่ตั้งใจ

• กำไรขั้นต้น: กำไรขั้นต้นเป็นหนึ่งในตัวชี้วัดสำคัญในการดำเนินธุรกิจของคุณ โดยคำนวณจากรายได้รวมหักต้นทุนสินค้าที่ขายออกไป ซึ่งสามารถแสดงเป็นสูตรได้ว่า:

  กำไรขั้นต้น = รายได้ - ต้นทุนสินค้าที่ขาย

• อัตรากำไรขั้นต้น: อัตรากำไรขั้นต้นจะคำนวณจากข้อมูลเดียวกันกับกำไรขั้นต้น แต่แสดงผลเป็นเปอร์เซ็นต์ของรายได้รวม สูตรการคำนวณอัตรากำไรขั้นต้นคือ:

  อัตรากำไรขั้นต้น = (รายได้ - ต้นทุนสินค้าที่ขาย) / รายได้

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณมีรายได้จากการขายสินค้า 10,000 บาท โดยต้นทุนสินค้าที่ขาย 4,000 บาท กำไรขั้นต้นจะเป็น 6,000 บาท และอัตรากำไรขั้นต้นจะเป็น 60%

• งบดุล: งบดุลของคุณจะประกอบไปด้วย 3 หมวดหมู่หลัก: 

• สินทรัพย์ ได้แก่ เงินสด ลูกหนี้ และสต็อกสินค้า
• หนี้สิน ได้แก่ เจ้าหนี้ เงินเดือน และภาษีเงินได้
• ส่วนของเจ้าของ ซึ่งคือส่วนรวมของหุ้นส่วนทั้งหมดในธุรกิจ

• กำไรและขาดทุน: งบกำไรขาดทุนจะให้ภาพรวมของความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจคุณในช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยคำนวณจากรายได้รวมหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น ต้นทุนสินค้าที่ขาย ค่าใช้จ่ายการตลาด เงินเดือนและค่าใช้จ่ายทั่วไป หากตัวเลขนี้เป็นบวก แสดงว่าคุณมีกำไรในช่วงเวลานั้น หากเป็นลบ แสดงว่าคุณขาดทุน

วิธีการบัญชีร้านออนไลน์

มีผู้ให้บริการบัญชีมากมายตั้งแต่แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์บัญชีไปจนถึงบริษัทบัญชีแบบดั้งเดิม แต่ก่อนที่จะเริ่มต้นกับผู้ให้บริการ คุณต้องเลือกวิธีการบัญชีที่เหมาะสม

วิธีการบัญชีหลักๆ ได้แก่: บัญชีแบบเงินสดและบัญชีแบบคงค้าง ธุรกิจร้านออนไลน์สามารถเลือกใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่ง แต่ไม่สามารถใช้ทั้งสองวิธีในเวลาเดียวกัน การเปลี่ยนวิธีการบัญชีจะต้องทำการยื่นเอกสารกับกรมสรรพากร

บัญชีแบบเงินสด

บัญชีแบบเงินสดเป็นวิธีการบัญชีที่วัดจากการโอนย้ายของเงินสด

บัญชีแบบเงินสดจะช่วยให้ธุรกิจร้านออนไลน์ง่ายต่อการติดตามการเงินในระยะสั้น แต่จะไม่สะท้อนผลกำไรหรือขาดทุนในระยะยาวได้ทั้งหมด

ตัวอย่างวิธีการทำบัญชีแบบเงินสด: เมื่อคุณได้รับเงินจากลูกค้า จะมีการบันทึกในระบบบัญชีทันทีว่าเป็นรายรับแต่เมื่อคุณจ่ายค่าใช้จ่ายใดๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง จะบันทึกในระบบบัญชีเมื่อมีการจ่ายเงินออกจริงๆ

ตารางการเคลื่อนไหวของกระแสเงินสด

ดูเหมือนจะง่ายใช่ไหม?

ในวิธีการบัญชีแบบเงินสดนี้ คุณอาจได้รับใบสั่งซื้อสำหรับโต๊ะกาแฟทำมือมูลค่า ฿800 จากนั้นคุณก็จะทำโต๊ะกาแฟและส่งให้ลูกค้า และบันทึกรายได้จากการขายโต๊ะกาแฟเมื่อการชำระเงินจากลูกค้าเข้าบัญชีของคุณเท่านั้น

เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายคุณอาจต้องจ่ายเงินให้กับช่างวิดีโอ ฿10,000 สำหรับการผลิตวิดีโอสินค้าในช่วงต้นไตรมาสที่ 2 แต่เนื่องจากเงิน ฿10,000 นี้ยังคงอยู่ในบัญชีธนาคารของคุณในสิ้นไตรมาสที่ 1 คุณจะต้องเสียภาษีจากมันในช่วงไตรมาสแรก สำหรับวัตถุประสงค์ทางบัญชี หนี้สินนี้จะมีความสำคัญก็ต่อเมื่อเงินออกจากบัญชีของคุณแล้วเท่านั้น

บัญชีแบบคงค้าง

ต่างจากบัญชีแบบเงินสด บัญชีแบบคงค้างจะวัดธุรกรรมที่มีการรับเงินหรือจ่ายเงินเกิดขึ้นไม่ใช่เมื่อการชำระเงินเปลี่ยนมือไป

วิธีการบัญชีแบบคงค้างมักถูกใช้โดยบริษัทใหญ่ๆ และต้องการความรู้บัญชีเฉพาะทาง รวมถึงการจัดการบัญชีที่ต้องใช้การดูแลอย่างใกล้ชิดมากกว่าบัญชีแบบเงินสด

วิธีนี้จะให้ภาพรวมของสถานะทางการเงินของบริษัทที่แม่นยำกว่า แต่ก็มีความซับซ้อนมากกว่าการบัญชีแบบเงินสด โดยการบัญชีแบบคงค้างเป็นหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปใช้กัน

วิธีการทำงานของบัญชีแบบคงค้าง:

ในระบบบัญชีแบบคงค้าง คุณจะบันทึกธุรกรรมในทันทีที่มีธุรกรรมเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการรับรายได้หรือการเกิดค่าใช้จ่าย แม้ว่ายังไม่ได้รับหรือยังไม่ได้ชำระเงินจริงๆ การทำเช่นนี้ทำให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนและแม่นยำเกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินของธุรกิจในระยะยาว

ตารางรายได้และค่าใช้จ่าย

การบัญชีแบบคงค้าง จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของธุรกิจในระยะยาวได้แม่นยำมากขึ้น เช่น ถ้าคุณทำโต๊ะกาแฟเสร็จแล้ว การบันทึกบัญชีจะบันทึกรายได้ ฿800 ทันทีในวันที่เสร็จงาน แม้ว่าบัญชีธนาคารของคุณจะยังว่างเปล่าก็ตาม นี่คือจุดสำคัญที่บัญชีแบบคงค้างอาจทำให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจผิดเกี่ยวกับสถานะการเงินในปัจจุบันได้ เพราะการ “หารายได้” จะเกิดขึ้นทันทีที่ธุรกรรมเกิดขึ้น แม้ยังไม่ได้รับการชำระเงินในทันที

แม้การใช้บัญชีแบบคงค้างจะให้ภาพที่แม่นยำมากขึ้นในระยะยาว แต่ก็ต้องระมัดระวังในการประเมินสถานะการเงินในระยะสั้น เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดในภาวะที่เงินสดยังไม่เข้า

ซอฟต์แวร์บัญชีร้านออนไลน์ที่ดีที่สุด

มาดูกันว่าซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจขนาดเล็กไหนบ้างที่คุณสามารถใช้ในการจัดการบัญชีร้านออนไลน์ของคุณ

QuickBooks Online

QuickBooks Online คือซอฟต์แวร์บัญชีระบบคลาวด์ที่ครบวงจร ซึ่งช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติในธุรกิจร้านออนไลน์ โดยสามารถเชื่อมต่อกับช่องทางการขายออนไลน์ที่ได้รับความนิยม เช่น Shopify ฟีเจอร์นี้ช่วยลดการกรอกข้อมูลด้วยตนเองและการตรวจสอบข้อมูลการขายและการจ่ายเงินระหว่างร้านค้าต่างๆ

ฟีเจอร์:

• การเชื่อมต่อที่ราบรื่น: เชื่อมโยงแพลตฟอร์มร้านออนไลน์และตลาดออนไลน์ของคุณกับ QuickBooks เพื่อให้นำข้อมูลการขายและการจ่ายเงินมาใช้อัตโนมัติ และจัดการกับบัญชีที่ถูกต้อง
• การจับคู่ที่ชาญฉลาด: QuickBooks จะทำการแยกรายได้ภาษี และค่าธรรมเนียมต่างๆ ตามช่องทางการขาย และจับคู่การจ่ายเงินกับการฝากเงินในธนาคาร
• การวิเคราะห์แนวโน้ม: ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับยอดขาย รายได้ และสินค้าขายดีของคุณ พร้อมรายงานที่ละเอียดเกี่ยวกับผลการดำเนินธุรกิจในช่องทางการขายต่างๆ
• การจัดการภาษี: โดยการทำให้การทำบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ QuickBooks ช่วยให้คุณใช้สิทธิหักภาษีได้สูงสุด ทำให้ช่วงเวลาการยื่นภาษีง่ายขึ้น

ดาวน์โหลดแอป QuickBooks Online Shopify Connector

Xero

Xero เป็นซอฟต์แวร์บัญชีแบบคลาวด์ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ซึ่งมีคุณสมบัติในการจัดการการเงินอย่างครบครัน เช่น การให้สิทธิ์ผู้ใช้ไม่จำกัด การทำบัญชีแบบสองรายการ และการสนับสนุนงบประมาณ นอกจากนี้คุณยังสามารถปรับแต่งแดชบอร์ดของคุณเพื่อดูเมตริกของธุรกิจร้านออนไลน์ทั้งหมดในที่เดียว

ฟีเจอร์:

• การเชื่อมต่อมากกว่า 800 รายการ: เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามหลากหลาย รวมถึง Shopifyและ Stripe เพื่อเสริมฟังก์ชันการทำงาน
• ผู้ใช้ไม่จำกัด: คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ได้มากเท่าที่ต้องการ พร้อมกับระดับการควบคุมที่แตกต่างกันสำหรับบัญชีแต่ละประเภท
• การออกใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคา: มีเทมเพลตการออกใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งได้ และฟีเจอร์สำหรับการสร้างและส่งใบเสนอราคา รวมถึงตัวเลือกสำหรับการเตือนความจำอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ที่ต้องออกบ่อย และสามารถส่งและรับเงินจากผู้ใช้ Xero คนอื่น
• การติดตามค่าใช้จ่าย: เชื่อมต่อบัตรเครดิตและบัญชีธนาคารของคุณกับแอปพลิเคชัน จัดประเภทค่าใช้จ่ายของคุณ แยกธุรกรรม และจดจำประเภทของธุรกรรมที่คุณใช้ก่อนหน้านี้

ดาวน์โหลดแอป Xero Shopify

Zoho Books

Zoho Books เป็นแพลตฟอร์มที่ครบวงจรสำหรับการจัดการงานบัญชีและการจัดระเบียบธุรกรรมของธุรกิจของคุณ มันมอบสถานที่ที่ปลอดภัยและการรวมศูนย์เพื่อจัดการบิลและใบแจ้งหนี้ของบริษัท งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร และการควบคุมการใช้จ่าย

ฟีเจอร์:

• การนำเข้าข้อมูล: สามารถนำเข้าข้อมูลที่มีอยู่และจัดระเบียบข้อมูลเหล่านั้นเพื่อให้การดำเนินการทำได้ง่ายขึ้น
• การปรับแต่ง: ช่วยให้คุณปรับแต่งเทมเพลตธุรกรรมการซื้อขาย เช่น การขายและการซื้อ เพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจและสะท้อนถึงเอกลักษณ์ของแบรนด์
• การทำงานอัตโนมัติ: ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงานและการจัดการงานหลายอย่างพร้อมกันด้วยกระบวนการทำงานอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนทางอีเมล การอัปเดตฟิลด์ และการแจ้งเตือนภายในแอป
• การจัดการเอกสาร: มอบสถานที่ที่รวมศูนย์สำหรับเอกสารทั้งหมดของคุณ ทำให้สามารถอัปโหลดและแนบเอกสาร เช่น ใบเสร็จรับเงิน ไปยังบันทึกธุรกรรมได้ เอกสารยังสามารถถูกส่งทางอีเมลไปยังกล่องข้อความของคุณโดยที่มันจะถูกจัดประเภทและประมวลผลโดยอัตโนมัติ

วิธีเลือกซอฟต์แวร์บัญชีร้านออนไลน์ที่เหมาะสม

การเลือกซอฟต์แวร์บัญชีร้านออนไลน์ที่ดีที่สุดสำหรับร้านของคุณเป็นการตัดสินใจที่สำคัญ เมื่อคุณเปรียบเทียบตัวเลือกต่างๆ ของคุณ ให้พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

• การเชื่อมต่อ: เมื่อคุณรวมทั้งสองระบบเข้าด้วยกัน คุณจะสามารถทำให้การถ่ายโอนข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ รักษาระดับสต็อกสินค้าให้แม่นยำ และทำให้การปฏิบัติตามภาษีง่ายขึ้น
• ความสามารถในการขยาย: เมื่อธุรกิจของคุณเติบโต ความต้องการด้านบัญชีของคุณจะเปลี่ยนแปลงไป มองหาซอฟต์แวร์ที่มีแผนราคาหรือแพ็กเกจที่สามารถอัปเกรดได้เมื่อความต้องการของคุณเพิ่มขึ้น
• ฟีเจอร์: มองหาฟังก์ชันที่ช่วยประหยัดเวลา เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย การคำนวณภาษีขาย การจ่ายเงินเดือน และการรองรับหลายสกุลเงินที่ช่วยให้การจัดการงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น
• ใช้งานง่าย: คุณไม่ต้องการใช้เวลามากในการเรียนรู้ (หรือฝึกอบรมทีมงานของคุณ) เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้งานง่ายและมีอินเทอร์เฟซที่สะอาดตา
• การสนับสนุนลูกค้า: การสนับสนุนที่ดีเป็นสิ่งสำคัญหากคุณพบปัญหา มองหาซอฟต์แวร์ที่มีบริการลูกค้าดีเยี่ยม รวมถึงการไลฟ์แชท การให้ความช่วยเหลือทางโทรศัพท์ และฐานความรู้ที่แข็งแกร่ง
• ความปลอดภัย: ข้อมูลทางการเงินของคุณเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณมีคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัย เช่น การยืนยันตัวตนสองขั้นตอน การเข้ารหัสข้อมูล และการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
• รีวิวดี: ตรวจสอบความคิดเห็นจากธุรกิจร้านออนไลน์อื่นๆ คุณสามารถค้นหาบนเว็บไซต์อย่าง G2 หรือ Shopify App Store เพื่อดูข้อดีข้อเสียของซอฟต์แวร์

โดยรวมแล้ว ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณจะขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมและความต้องการเฉพาะของธุรกิจคุณ ก่อนที่จะตัดสินใจเลือก ลองใช้เวอร์ชันทดลองฟรีเพื่อดูว่ามันมีฟีเจอร์ตามที่คุณต้องการหรือไม่

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบัญชีร้านออนไลน์

กฎบัญชีและข้อกำหนดทางภาษีอาจแตกต่างกันไปตามประเทศ ดังนั้นการอัปเดตข้อมูลอยู่เสมอจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของธุรกิจคุณ แม้ว่าการบัญชีอาจจะไม่ใช่จุดแข็งของคุณ แต่ก็มีแนวทางง่ายๆ ที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อการจัดการธุรกิจร้านออนไลน์ที่ราบรื่น

ไม่ว่าคุณจะเปิดร้านออนไลน์ครั้งแรกหรือครั้งที่ห้า นี่คือ 7 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบัญชีร้านออนไลน์ที่ควรปฏิบัติตาม:

1. ให้ความสำคัญกับการทำบัญชีที่ดี: การทำบัญชีให้สมดุลเป็นกุญแจสำคัญในการบัญชีร้านออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ บันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดอย่างถูกต้อง รวมถึงการขาย การซื้อ รายได้ และค่าใช้จ่าย ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจสถานะทางการเงินของธุรกิจได้ชัดเจน
2. ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ: เทคโนโลยีทำให้การทำงานบัญชีหลายๆ อย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามยอดขายคำนวณภาษี และแม้กระทั่งส่งใบแจ้งหนี้แทนคุณ ซึ่งจะลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์และช่วยประหยัดเวลา
3. ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีร้านออนไลน์: มีซอฟต์แวร์บัญชีมากมายที่รองรับการใช้งานสำหรับธุรกิจออนไลน์ และสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มร้านออนไลน์ของคุณได้ ระบบเหล่านี้ช่วยให้คุณจัดการและกระทบยอดยอดขาย สต็อกสินค้า และค่าใช้จ่ายได้อย่างสะดวก
4. พิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารของคุณเป็นประจำ: สร้างนิสัยในการเปรียบเทียบบันทึกทางการเงินของคุณกับรายการบัญชีธนาคารอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงกัน ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถพบและแก้ไขข้อผิดพลาดได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาที่ใหญ่ขึ้น
5. ติดตามสต็อกสินค้า: การจัดการสต็อกสินค้าที่ดีมีความสำคัญมากสำหรับธุรกิจร้านออนไลน์ คุณต้องรู้ว่าสินค้าที่คุณมีในสต็อก สินค้าไหนที่ขายดี และสินค้าชนิดไหนที่ขายไม่ดี ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณอาจมีฟีเจอร์ติดตามสต็อกสินค้า หรือคุณอาจต้องการใช้ระบบจัดการสต็อกสินค้าที่เชี่ยวชาญ
6. ติดตามกระแสเงินสด: จับตาดูกระแสเงินสดของคุณ หรือก็คือจับตาดูเงินที่เข้ามาและออกจากธุรกิจของคุณ กระแสเงินสดที่ดีหมายความว่าเงินเข้ามาและธุรกิจของคุณมีสุขภาพการเงินที่ดี แต่ถ้ามีเงินออกมากกว่าที่เข้ามา คุณจะต้องแก้ไขปัญหานี้อย่างรวดเร็ว
7. เข้าใจภาษีการขาย: ภาษีการขายมีความซับซ้อนสำหรับบัญชีร้านออนไลน์ โดยเฉพาะหากคุณขายสินค้าให้กับลูกค้าในหลายประเทศ คุณควรเข้าใจจุดเกาะเกี่ยวในการจัดเก็บภาษี ของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเก็บภาษีการขายได้อย่างถูกต้องและชำระภาษีไปยังประเทศที่เกี่ยวข้อง