ERP คืออะไร แล้วจะเลือกผู้ให้บริการยังไงในปี 2026

ในยุคที่แบรนด์อีคอมเมิร์ซระดับองค์กรต้องจัดการข้อมูลมากมายมหาศาล

โอกาสในการนำข้อมูลเหล่านี้มาสร้างคุณค่าใหม่ ๆ มีอยู่รอบตัว และผู้นำองค์กรต่างคาดหวังให้สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างเต็มที่

ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาห่วงโซ่อุปทานให้ลื่นไหลยิ่งขึ้น การสร้างรายได้จากช่องทางใหม่ ๆ หรือการคาดการณ์ความต้องการของตลาดได้แม่นยำกว่าเดิม ทุกอย่างล้วนเป็นแต้มต่อทางธุรกิจที่มาจากการใช้ข้อมูลอย่างชาญฉลาด

และหัวใจสำคัญที่จะช่วยรวมศูนย์ข้อมูลทั้งหมดให้เข้าใจง่ายและนำไปใช้ได้จริง ก็คือระบบ ERP นั่นเอง

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปทำความเข้าใจพื้นฐานของ ERP แนะนำโซลูชัน ERP ที่ดีที่สุดในปี 2024 และแนะแนววิธีเลือกระบบ ERP ที่เหมาะกับองค์กรของคุณมากที่สุด

ERP คืออะไร

Enterprise Resource Planning (ERP) หมายถึง ซอฟต์แวร์และระบบที่ใช้ในการจัดการกระบวนการหลักของธุรกิจในองค์กร โดยระบบนี้จะรวบรวมข้อมูลจากหลายแผนก เช่น ห่วงโซ่อุปทาน การขาย ทรัพยากรบุคคล การผลิต การจัดซื้อ การบัญชี และการบริหารโครงการ

ERP ช่วยให้ทุกส่วนขององค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็วและโปร่งใส ซึ่งช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นด้วยข้อมูลที่เป็นปัจจุบันแบบเรียลไทม์ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนหรือเวลาใดก็ตาม

ERP ทำงานอย่างไร

ระบบ ERP เริ่มต้นในช่วงทศวรรษ 1960 ภายใต้ชื่อ Material Requirements Planning (MRP) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการวางแผน กำหนดเวลา และจัดการสินค้าคงคลังในกระบวนการผลิต สำหรับผู้ผลิตที่ต้องการควบคุมสินค้าที่จะใช้ในการผลิตอย่างมีประสิทธิภาพ  20 ปีต่อมา Manufacturing Resource Planning (MRP-II) ได้ถูกพัฒนา ซึ่งมีฟังก์ชันใหม่ๆ ในการรวมศูนย์ข้อมูลและประมวลผลการกำหนดเวลาผลิต การจัดการสินค้าคงคลัง และการควบคุมต้นทุนในการผลิต

ที่มา: Robotics & Automation News

แนวคิดหลักของ ERP คือการช่วยให้องค์กรขนาดใหญ่มีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงช่วยให้สามารถตัดสินใจจากข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดียิ่งขึ้น ข้อมูลที่รวบรวมในระบบ ERP จะถูกแสดงผลในรูปแบบของแดชบอร์ดที่ผู้บริหารสามารถใช้ในการตรวจสอบและบริหารธุรกิจได้แบบเรียลไทม์

คาดการณ์ว่าในปี 2024 อุตสาหกรรม ERP จะมีมูลค่าถึง 49.5 ล้านล้านบาท ซึ่งหลายบริษัทเริ่มพึ่งพาระบบ ERP เพื่อจัดการกิจกรรมทางธุรกิจมากขึ้น ระบบเหล่านี้ยังคงพัฒนาไปอย่างต่อเนื่องเพื่อนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้และรองรับฟังก์ชันที่หลากหลาย แต่เป้าหมายหลักยังคงเหมือนเดิม  นั่นคือการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและเพิ่มผลกำไร

ระบบ ERP คืออะไร

ระบบ ERP คือเครื่องมือที่ช่วยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเข้าสู่ฐานข้อมูลกลางเดียวกัน เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในองค์กรสามารถกำหนดเกณฑ์มาตรฐานทั่วทั้งบริษัท ค้นหาเกณฑ์มาตรฐาน และกำหนดเป้าหมายเพื่อก้าวไปข้างหน้า ซึ่งทำได้ผ่านการเชื่อมต่อระบบ ERP ที่ช่วยให้ข้อมูลไหลเวียนระหว่างซอฟต์แวร์ต่างๆ ภายในองค์กร เพื่อให้ข้อมูลต่างๆ สามารถใช้งานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่คำถามที่น่าสนใจคือ อะไรที่กระตุ้นให้บริษัทต่างๆ ตัดสินใจพัฒนาระบบ ERP ขึ้นมา หลายๆ บริษัท (94%) ระบุว่า การนำนวัตกรรมใหม่ๆ มาใช้ทันเวลาเป็นสิ่งสำคัญ และระบบ ERP ก็ช่วยในการทำให้เกิดนวัตกรรมนี้ได้

เหตุผลที่พบบ่อยๆ สำหรับการนำระบบ ERP มาใช้ ได้แก่:

• ปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ
• วางตำแหน่งบริษัทเพื่อการเติบโตในอนาคต
• ลดเงินทุนหมุนเวียน
• ให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้น
• ทำให้ชีวิตของพนักงานง่ายขึ้น

จากการสำรวจล่าสุดของ Shopify และ IDC พบว่า 28% ของบริษัทที่ใช้ระบบ SaaS Commerce Platform เชื่อมต่อกับระบบ ERP ได้ประโยชน์อย่างมาก เช่น การปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า และลดเวลาในการเข้าสู่ตลาด ผ่านการรวมระบบแพลตฟอร์มคอมเมิร์ซ SaaS เข้ากับธุรกิจ

ประโยชน์ของ ERP คืออะไร

ลองนึกถึงกิจกรรมทางธุรกิจของคุณเหมือนกับส่วนต่างๆ ของเครื่องยนต์ การที่คุณสามารถมองเข้าไปใต้ฝากระโปรงในขณะที่เครื่องยนต์กำลังทำงานนั้นมีค่ามากเมื่อคุณต้องตัดสินใจว่าจะจอดรถเพื่อทำการบำรุงรักษาเชิงป้องกันหรือไม่ จะนำไปซ่อมที่อู่ทันที หรือจะขับต่อไปเพราะทุกอย่างยังทำงานได้ดี

ระบบ ERP ก็เหมือนกับการมองเข้าไปใต้ฝากระโปรงของธุรกิจของคุณ โดยช่วยให้คุณสามารถควบคุมและมองเห็นทุกกระบวนการในธุรกิจได้จากจุดเดียว ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการ 73% ของบริษัทระบุว่า การทำลายกำแพงข้อมูลระหว่างแผนก และการส่งเสริมการสื่อสารและความร่วมมือภายในองค์กรนั้นสำคัญมาก หรือมีความสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งระบบ ERP สามารถช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายนี้ได้

ระบบ ERP สามารถช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายได้หลายทาง เช่น:

• ควบคุมค่าใช้จ่ายด้าน IT
• การให้ทัศนวิสัยทางการเงิน 
• การรักษาความปลอดภัยข้อมูลทั้งหมดของบริษัทไว้ในที่เดียว
• สร้างแหล่งข้อมูลการวิเคราะห์หรือรายงานเดียว 
• ติดตามสินค้าคงคลังและยอดขายได้อย่างแม่นยำ
• ปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานในแผนกต่างๆ
• ปรับปรุงการบริการลูกค้า
• เพิ่มประสิทธิภาพห่วงโซ่อุปทาน
• ให้ข้อมูลทางธุรกิจที่ชาญฉลาดขึ้น

ระบบ ERP ช่วยสร้างแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ หรือ single source of truth ให้กับธุรกิจของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ในที่เดียว ช่วยให้คุณระบุรูปแบบและคาดการณ์แนวโน้มที่อาจจะไม่สามารถทำได้หากไม่มีระบบ ERP มาช่วย

รู้จัก 3 ประเภท ERP 

การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าให้เป็นแบบเฉพาะบุคคลได้อย่างดีเยี่ยม แต่ระบบ ERP ไม่ได้มีแค่ประเภทเดียว มี 3 ประเภทหลัก ที่คุณควรรู้ โดยเฉพาะหากคุณเป็นมือใหม่กับ ERP

1. On-premise ERP

On-premise ERP คือระบบที่องค์กรเป็นเจ้าของศูนย์ข้อมูลของตัวเอง ซึ่งระบบ ERP เก่าหรือ legacy systems ส่วนใหญ่จะเป็นแบบนี้ การใช้ on-premise ERP ยังเป็นทางเลือกที่แนะนำสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ เพราะพวกเขามีงบประมาณและทรัพยากรในการดูแลบำรุงรักษาและปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐาน

ซอฟต์แวร์ on-premise สามารถซื้อได้ในรูปแบบ perpetual license ซึ่งจะต้องติดตั้งและโฮสต์ภายในหรือภายนอกองค์กร

หลายองค์กรยังลังเลที่จะย้ายไปใช้ระบบคลาวด์ เพราะการย้ายจากระบบ on-premise ไปสู่ระบบใหม่ๆ มักจะเป็นเรื่องที่น่ากังวลและอาจมีค่าใช้จ่ายสูง

ฟีเจอร์ของระบบ ERP แบบ on-premise ได้แก่

• ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทคุณ
• ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์ภายในบริษัท
• คิดค่าธรรมเนียมเป็นแบบ **one-off license fee**
• ใช้เวลาติดตั้งนาน (อาจใช้เวลาหลายเดือนถึงหลายปี)
• บริษัทต้องรับผิดชอบในการโฮสต์ บำรุงรักษา อัปเดตซอฟต์แวร์ และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
• ต้องการผู้ดูแลระบบที่ทำงานเต็มเวลา
• จำกัดในการใช้โซลูชันอีคอมเมิร์ซบางประเภท
• การทำการเปลี่ยนแปลงในระบบค่อนข้างยาก
• บางระบบอาจต้องการการปรับแต่งอย่างมาก
• ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นความรับผิดชอบของบริษัท

2. Cloud ERP Integration

ในปี 2023 เกือบ 65% ขององค์กรที่ได้รับการสำรวจเลือกใช้ซอฟต์แวร์คลาวด์ มากกว่าซอฟต์แวร์ on-premise การเติบโตของ Internet of Things และการพัฒนาของเทคโนโลยีคลาวด์ทำให้ไม่แปลกใจที่ผู้ให้บริการต่าง ๆ หันมาเสนอบริการคลาวด์กันมากขึ้น ซอฟต์แวร์คลาวด์จะถูกโฮสต์ในศูนย์ข้อมูลและมีผู้ให้บริการจัดการแพลตฟอร์ม ทำให้มันกลายเป็นโซลูชันทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย

Cloud ERP คือระบบที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ตแทนที่จะใช้คอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งไว้ ระบบนี้จะถูกโฮสต์บนคลาวด์และสามารถนำไปใช้งานในรูปแบบ Hosted Model หรือ Software as a Service (SaaS)

จากการสำรวจของ Panorama พบว่าเกือบ 90% ของบริษัทที่เลือกใช้ระบบ ERP แบบคลาวด์เลือกโมเดล SaaS เพราะใช้งานง่ายกว่าและทั้งหมดได้รับการจัดการจากผู้ให้บริการ ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบ IT

ฟีเจอร์ของระบบ ERP แบบ Cloud ได้แก่

• โมเดลการคิดค่าบริการแบบสมัครสมาชิก
• รวมการโฮสต์ เซิร์ฟเวอร์ การบำรุงรักษา และการอัปเดตซอฟต์แวร์ทั้งหมด
• ค่าใช้จ่ายอาจต่ำกว่าซอฟต์แวร์ on-premise on-premise ถึง 46%
• ไม่ต้องการนักพัฒนาในองค์กรหรือผู้ดูแลระบบ IT
• การเข้าถึงแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซอย่าง Shopify ได้ง่ายสำหรับองค์กรขนาดใหญ่
• ใช้เวลาติดตั้งที่เร็วกว่า
• ทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือซอฟต์แวร์ได้รวดเร็ว
• รองรับการขยายตัวตามความต้องการ
• การเชื่อมต่อกับระบบภายนอกผ่าน API ได้อย่างง่ายดาย
• ผู้ให้บริการคลาวด์มีมาตรการความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อป้องกันการแฮกข้อมูล

Todd Earwood ผู้ก่อตั้ง Integrate IQ กล่าวว่า “หลังจากการซิงค์ข้อมูล ERP หลายล้านรายการกับระบบอื่นๆ เราพบว่าเหตุผลหลักที่ผู้คนเลือก cloud แทน on-premise มีอยู่ 3 ข้อหลัก”

"ประการแรก การลบซอฟต์แวร์เวอร์ชันเก่าออก ช่วยให้การใช้งานสะดวกขึ้นและเพิ่มความพึงพอใจให้กับผู้ใช้ เพราะซอฟต์แวร์ได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ซึ่งช่วยหลีกเลี่ยงความยุ่งยากที่เกิดจากการใช้เวอร์ชันเก่า"

"ประการที่สองระบบคลาวด์มักจะมีแผนการสนับสนุนหรือเครือข่ายพันธมิตรที่สามารถให้การสนับสนุนระดับสูงจากที่ใดก็ได้ ตลอดเวลา และ ประการที่สาม ความมั่นคงด้านความปลอดภัยของระบบคลาวด์ในปัจจุบันช่วยให้ผู้นำทางเทคนิคมั่นใจ โดยบริษัทอีคอมเมิร์ซหลายแห่งเลือกใช้ระบบคลาวด์เพราะมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ตอบโจทย์"

ข้อเสีย อย่างหนึ่งของระบบคลาวด์คือผู้ให้บริการอาจเปลี่ยนกระบวนการทำงานหรือฟังก์ชันที่ต้องการการฝึกอบรมและการอัปเดตเอกสารใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง

3. Two-tier (Hybrid) ERP

ในอดีตบริษัทต่างๆ มักจะใช้ระบบ ERP ระบบเดียวสำหรับทั้งองค์กร ตั้งแต่สำนักงานใหญ่จนถึงสำนักงานภูมิภาคและสาขาย่อย ซึ่งเป็นวิธีที่ทั้งมีค่าใช้จ่ายสูงและยากต่อการใช้งาน เพราะบางสาขาย่อยอาจมีความต้องการเฉพาะและไม่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชันทั้งหมดที่ระบบ ERP ของบริษัทมีให้ แนวทางแบบ one-size-fits-all นี้ไม่ได้ผลสำหรับหลายองค์กร

ระบบ ERP แบบ two-tier (hybrid) เป็นวิธีที่ช่วยแก้ไขปัญหานี้ โดยองค์กรสามารถใช้ ระบบ ERP เดิม (Tier 1) สำหรับสำนักงานใหญ่และหน่วยงานหลักในขณะที่หน่วยธุรกิจขนาดเล็กหรือสาขาย่อยสามารถเลือกใช้ระบบ ERP ที่แตกต่างกัน (Tier 2) ซึ่งมักจะเป็นระบบคลาวด์ เป้าหมายของระบบ two-tier คือการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างกันได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ขณะนี้มีโซลูชันคลาวด์บางตัวที่มีการผสานการทำงานที่พร้อมใช้งานร่วมกับระบบ ERP ขององค์กรใหญ่

ข้อดีหลักสองประการของระบบ ERP แบบ two-tier ได้แก่

• ราคาถูกกว่า การปรับแต่งระบบ ERP ขององค์กรใหญ่ให้ทำงานได้กับทุกหน่วยงาน
• ง่ายกว่า ในการติดตั้งโซลูชัน ERP บน Tier 2 ที่ใช้ระบบคลาวด์

ตามที่ Gartner กล่าวไว้ว่า "องค์กรควรประเมินว่ากลยุทธ์ ERP แบบ two-tier จะให้ประโยชน์ทางธุรกิจมากกว่า ระบบ ERP แบบชั้นเดียวหรือไม่ โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องการปรับปรุงหน่วยธุรกิจขนาดเล็กที่มีศักยภาพในการเติบโตอย่างรวดเร็ว”

วิธีเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม

คุณกำลังมองหาระบบ ERP อยู่หรือไม่? การเลือกผลิตภัณฑ์และผู้ให้บริการ ERP ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับการเข้าใจความต้องการขององค์กรและการประเมินระบบต่างๆ ที่แข่งขันกันอย่างละเอียด

นี่คือสิ่งที่คุณควรพิจารณาเมื่อเลือกระบบ ERP

• ตัดสินใจว่าองค์กรของคุณพร้อมสำหรับ ERP หรือไม่
• กำหนดวัตถุประสงค์และความต้องการทางธุรกิจ
• วัดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)
• ทำความเข้าใจกับเดโม (การสาธิต)
• ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง
• ตรวจสอบราคาที่แท้จริง
• ประเมินความมั่นคงของผู้ให้บริการ

1. ตัดสินใจว่าองค์กรของคุณพร้อมสำหรับ ERP หรือไม่

การสร้างระบบ ERP ต้องใช้เวลาและงบประมาณ และมันไม่ได้เป็นคำตอบสำหรับทุกปัญหา คุณต้องมั่นใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนนี้

แต่ละบริษัทมีความแตกต่างกัน ไม่มีปัจจัยหนึ่งที่สามารถบอกได้ชัดเจนว่า "เราต้องการ ERP!" แต่มีปัญหาทั่วไปที่หลายองค์กรต้องเผชิญก่อนที่จะเริ่มมองหาทางออกใหม่ๆ

หากธุรกิจของคุณเข้าข่ายตามเกณฑ์ 5 ข้อต่อไปนี้ อาจถึงเวลาพิจารณาใช้ ERP แล้ว

• ใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวสำหรับกระบวนการต่าง ๆ
• เข้าถึงข้อมูลธุรกิจสำคัญได้ยาก
• การทำบัญชีใช้เวลานานและซับซ้อน
• ประสบการณ์ของลูกค้ายังไม่ดีเท่าที่ควร
• แผนกไอทีมีกระบวนการที่ยุ่งยากและซับซ้อน

ลองมองภาพรวมขององค์กรอย่างตรงไปตรงมา หากคุณเริ่มรู้สึกว่าการจัดการล่าช้าไม่ทันยุค อาจถึงเวลาที่ต้องพิจารณาระบบ ERP แล้ว

2. กำหนดวัตถุประสงค์และความต้องการทางธุรกิจ

ทำไมคุณถึงสนใจจะติดตั้งระบบ ERP? ปัญหาที่ต้องการแก้คืออะไร?

การระบุวัตถุประสงค์เฉพาะเจาะจงจะช่วยให้คุณระบุข้อกำหนดเฉพาะที่ซอฟต์แวร์ ERP จะต้องตอบสนองได้อย่างชัดเจน ก่อนที่คุณจะเริ่มศึกษาตัวเลือกต่างๆ การตั้งข้อกำหนดล่วงหน้าอาจช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการถูกชักจูงจากการตลาดของผู้ให้บริการ

ใช้ทุกแหล่งข้อมูลที่มีในการสร้างรายการความต้องการ เช่น พูดคุยกับฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบริหาร ฝ่ายบัญชี และซัพพลายเออร์

ให้แต่ละทีมจัดลิสต์สิ่งที่คิดว่าระบบ ERP ต้องมี เช่น ฟีเจอร์การอัตโนมัติงาน (workflow automation) การอัปเดตข้อมูลเป็นชุด หรือการนำเข้าไฟล์ CSV

จากนั้นให้แบ่งรายการออกเป็นจำเป็นต้องมีและอยากมี โดยให้ความสำคัญกับสิ่งจำเป็นก่อน เพื่อให้ระบบ ERP ตอบสนองต่อความต้องการของทุกฝ่ายได้จริง

ขณะระบุความต้องการ อย่าลืมคำนึงถึงนโยบายการใช้มือถือขององค์กรด้วย เพราะ ERP บนมือถือ (mobile ERP) กำลังเป็นเทรนด์ที่ต้องพิจารณาให้สมดุลระหว่างความสะดวกและความปลอดภัยของข้อมูล

3. วัดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)

ตอนที่เริ่มศึกษาตัวเลือก ERP คุณอาจเห็นคำเตือนมากมายว่าการวัด ROI ของ ERP ทำได้ยาก แต่หากคุณกำหนดเป้าหมายไว้ชัดตั้งแต่ต้น ก็จะวัดผลได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างเป้าหมายที่สามารถใช้ได้ เช่น

• ลดจำนวนพนักงานลง X% ภายใน Y เดือน
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานขึ้น X% ภายใน Y เดือน
• ลดสต็อกสินค้า X% ทำให้บัญชีดีขึ้น Y%
• เพิ่มความแม่นยำของต้นทุนการผลิต X% ภายใน Y เดือน
  

ระหว่างกำหนดวิธีวัดผล อย่าลืมเปรียบเทียบระหว่าง ERP แบบติดตั้งภายในองค์กรกับแบบคลาวด์ด้วย ถึงแม้ว่าระบบ ERP แบบคลาวด์อาจใช้งานง่ายและต้องการพนักงานดูแลน้อยกว่า แต่ข้อมูลจะถูกเก็บไว้นอกองค์กร 

ในทางกลับกัน ระบบ ERP ภายในองค์กรอาจปลอดภัยกว่าเพราะให้คุณเก็บข้อมูลที่สำคัญไว้ใกล้ตัวคุณ แต่ต้องมีคนดูแลระบบมากขึ้น ซึ่งมีผลต่อโครงสร้างและจำนวนพนักงานด้านไอทีโดยตรง

4. ทำความเข้าใจกับเดโม (การสาธิต)

ถึงขั้นตอนนี้ คุณพร้อมจะดูการสาธิตซอฟต์แวร์แล้ว

คุณอาจเตรียม “สคริปต์เดโม” ระบุฟังก์ชันหลัก เวิร์กโฟลว์ หรือฟีเจอร์สำคัญที่อยากเห็นระหว่างเดโม เพื่อให้การสาธิตตรงจุดและช่วยประเมินได้ชัดว่าซอฟต์แวร์ตอบโจทย์ของคุณหรือไม่

อีกทางหนึ่งคือบอกเป้าหมายที่ต้องการให้ผู้ขายรู้ แล้วพิจารณาดูข้อเสนอจากพวกเขา

โปรดจำไว้ว่า คุณบอกเป้าหมายที่คุณคาดหวังหลายข้อให้ผู้ขายรู้

ลองสังเกตว่าผู้ขายใช้เวลาเรียนรู้ธุรกิจของคุณไหม ถามคำถามเชิงลึกไหม และนำเป้าหมายของคุณไปปรับในเดโมหรือไม่ 

การสาธิตที่คุณได้รับอาจบอกอะไรได้มากมายเกี่ยวกับลักษณะของผู้ขายในระยะยาว ทั้งในเรื่องของความเข้าใจธุรกิจของคุณและความสามารถในการสนับสนุนการใช้งาน ERP ในอนาคต

5. ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง

เมื่อคุณตัดสินใจเลือกผู้ขายแล้ว การตรวจสอบรีวิวจากลูกค้าปัจจุบันหรือลูกค้าในอดีตของผู้ขายเป็นสิ่งสำคัญมาก ถึงแม้จะติดต่อคู่แข่งตรงๆ ได้ยาก แต่คุณสามารถพูดคุยกับลูกค้าที่มีเป้าหมายคล้ายคลึงกัน เพื่อถามคำถามเหล่านี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณได้คำตอบที่ตรงประเด็นจากการใช้งานจริง

• คำสัญญาไหนที่ผู้ขายทำได้จริง?
• คำสัญญาไหนที่ทำไม่ได้?
• อะไรคือสิ่งที่คุณประหลาดใจเกี่ยวกับผู้ขายหรือผลิตภัณฑ์?
• มีฟังก์ชันไหนที่บอกว่าจะมีแต่ไม่มีจริงไหม?
• คุณจ่ายค่าฟีเจอร์ที่ไม่จำเป็นอยู่หรือเปล่า?
• เดดไลน์ไหนที่ทำได้ตามกำหนด และเดดไลน์ไหนที่ทำไม่ได้ตามกำหนด?
• มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่คาดคิดไหม?
• มีข้อผิดพลาดหรือสิ่งที่ควรรู้ก่อนหน้าหรือไม่?

อีกคำถามสำคัญคือขอรายชื่อบริษัทที่เพิ่งเลือกใช้ ERP ของคู่แข่ง เพราะแม้จะไม่ใช่เรื่องปกติที่ผู้ขายจะให้ข้อมูลนี้ แต่การตอบสนองจากผู้ขายอาจบ่งบอกอะไรบางอย่างเกี่ยวกับความโปร่งใสและวิธีการดำเนินการของพวกเขา

6. ตรวจสอบราคาที่แท้จริง

ในการเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ คุณต้องเข้าใจราคาที่แท้จริงในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน:

• ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น
• ค่าบำรุงรักษา
• ค่าซัพพอร์ต
• ค่าใช้จ่ายประจำ

การพูดคุยเรื่องราคาอย่างละเอียดจะช่วยหลีกเลี่ยงความผิดหวังในอนาคต และทำให้สร้างสัญญาที่ทุกฝ่ายพึงพอใจได้

การปรับแต่ง (customization) เป็นกุญแจสำคัญในการดึงประสิทธิภาพสูงสุดจาก ERP แต่หากปรับแต่งมากเกินไปอาจทำให้ต้นทุนบานปลายและการติดตั้งล่าช้า รวมถึงค่าอัปเกรดที่สูงขึ้นด้วย หากการปรับแต่งนั้นไม่ได้สร้างข้อได้เปรียบหรือประโยชน์ที่ชัดเจน ควรหลีกเลี่ยงเพื่อประหยัดเวลาและงบประมาณ

7. ประเมินความมั่นคงของผู้ให้บริการ

ตลาดซอฟต์แวร์องค์กรมีการควบรวมกิจการบ่อย ทำให้บางบริษัทอาจไม่รองรับผลิตภัณฑ์เดิมตลอดไป หรือประกาศหยุดซัพพอร์ตผลิตภัณฑ์บางตัว หรือแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าจะไม่ให้การสนับสนุนผลิตภัณฑ์นั้นๆ หลังจากวันที่กำหนด ซึ่งเป็นความเสี่ยงสำหรับผู้ที่พิจารณาเลือกใช้ซอฟต์แวร์ ERP

ดังนั้น การทำความเข้าใจวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ของผู้ขายจึงเป็นสิ่งสำคัญ

• ผลิตภัณฑ์ถูกสร้างมาเพื่อขายต่อหรือไม่?
• ใครเป็นเจ้าของบริษัท และมีแผนจะขายบริษัทหรือไม่?
• ผู้ก่อตั้งเคยขายบริษัทซอฟต์แวร์มาก่อนไหม?
• ถ้าเคย ระยะเวลาการขายโดยเฉลี่ยเป็นเท่าไหร่ และขายให้ใคร?
• บริษัทมีนักลงทุนไหม? ถ้ามี พวกเขามีผลงานอย่างไร?
• ผลิตภัณฑ์เจาะกลุ่มเฉพาะหรือแก้ปัญหาที่รายใหญ่ยังไม่ทำหรือไม่?
  

หากผู้ขายไม่ได้อยู่ในกลุ่มที่ถูกคาดว่าจะถูกซื้อกิจการ คุณควรพิจารณาสถานะการเงินของพวกเขา โดยการตรวจสอบงบดุล เพื่อประเมินความแข็งแกร่งทางการเงินและความสามารถในการดำเนินธุรกิจในระยะยาว

โซลูชัน ERP ที่ดีที่สุด

ในตลาดมีผู้ให้บริการ ERP มากกว่า 250 ราย ทำให้การเลือกไม่ง่าย เพื่อช่วยให้เริ่มต้นได้เร็วขึ้น เราได้คัด 4 ระบบ ERP ที่ดีที่สุดมาให้แล้ว

Shopify

ด้วยโปรแกรม Shopify Global ERP Program พาร์ทเนอร์ ERP ระดับองค์กรสามารถเชื่อมต่อโดยตรงผ่านแอปใน Shopify App Store ได้ทันที Shopify ได้ร่วมมือกับ Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica และ Brightpearl เพื่อทำให้การเชื่อมต่อ ERP ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลสต็อกสินค้า ผลิตภัณฑ์ คำสั่งซื้อ และลูกค้าได้อย่างถูกต้องและอัปเดตแบบเรียลไทม์ผ่านแอปในโปรแกรม Global ERP Program ข้อมูลทั้งหมดของธุรกิจคุณจะถูกส่งต่อระหว่าง Shopify admin และระบบ ERP ได้อย่างราบรื่นและปลอดภัย โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการรายอื่น

ด้วยความซับซ้อนที่ลดลงในการดำเนินธุรกิจ คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติ (automation) เพื่อทำให้การจัดการในแต่ละขั้นตอนมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Brightpearl

Brightpearl เป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการธุรกิจชั้นนำสำหรับร้านค้าออนไลน์ โดยมีระบบเชื่อมต่อกับ Shopify โดยตรงและพัฒนาโดยทีมงานภายในเอง

ผู้ค้าบน Shopify สามารถจัดการขั้นตอนหลังการขายได้ดียิ่งขึ้น ตั้งแต่การอัปเดตสต็อกแบบเรียลไทม์ การจัดการคำสั่งซื้ออัตโนมัติ การดูแลคลังสินค้าหลายแห่ง การบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ไปจนถึงรายงานทางการเงินที่เชื่อมต่อแบบครบวงจร

NetSuite

Oracle NetSuite ได้รับการจัดอันดับให้เป็นโซลูชัน cloud ERP อันดับหนึ่งของโลก มาพร้อมชุดแอป ERP ครอบคลุมตั้งแต่ด้านการเงิน ทรัพยากรบุคคล การจัดการสินค้าคงคลังไปจนถึงระบบอีคอมเมิร์ซหลายช่องทาง (omnichannel ecommerce) โดยมีบริษัทมากกว่า 24,000 แห่งทั่วโลก ใช้งานอยู่

NetSuite เป็นแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งและสามารถปรับแต่งได้เต็มรูปแบบ มี open API ให้เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามได้ง่าย และอัปเดตซอฟต์แวร์เป็นเวอร์ชันล่าสุดโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

Acumatica

Acumatica เป็นบริการ SaaS (Software as a Service) ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กรขยายระบบบริหารทรัพยากรและการเงิน รองรับการติดตั้งทั้งแบบ on-premise และแบบคลาวด์ พร้อมแอปบนเบราว์เซอร์ที่ใช้งานง่ายบนอุปกรณ์พกพา

โครงสร้างราคาของ Acumatica คิดตามทรัพยากรที่ใช้แทนการคิดต่อผู้ใช้งาน (per-seat) ซึ่งแตกต่างจากผู้ให้บริการ ERP แบบดั้งเดิม ทุกโมดูลถูกเชื่อมเข้าระบบหลักโดยอัตโนมัติ และสามารถเพิ่มฟังก์ชันเพิ่มเติมเมื่อไรก็ได้ โดยจ่ายเฉพาะสิ่งที่ธุรกิจต้องใช้จริง

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central เป็นโซลูชันบริหารจัดการธุรกิจแบบครบวงจร เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลาง โดยเฉพาะแบรนด์ที่มีหลายหน่วยธุรกิจหรืออุตสาหกรรม มาพร้อมฟีเจอร์ด้านการเงิน การดำเนินงาน การขาย และการบริการลูกค้าในระบบเดียว

ความเสี่ยงของ ERP คืออะไร

หากคุณศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับ ERP มาสักพัก คงเคยได้ยินเรื่องราวความล้มเหลวของโครงการ ERP อยู่บ่อย เช่น Dow Chemical ที่ใช้เงินกว่า 36,000 ล้านบาท (ประมาณ 1 พันล้านดอลลาร์) และใช้เวลาถึง 8 ปีในการพัฒนา หรือ Leaseplan บริษัทจัดการยานพาหนะที่ต้องตัดขาดทุนกว่า 3,600 ล้านบาท (ประมาณ 100 ล้านดอลลาร์) จากโครงการ ERP ที่ล้มเหลว

สิ่งที่อาจส่งผลต่อ ต้นทุน ระยะเวลา และฟังก์ชันการใช้งาน ได้แก่

• การผสานรวมซอฟต์แวร์เดิมเข้ากับระบบ ERP ใหม่
• การเริ่มระบบใหม่ทั้งหมดและต้องเลือกระหว่าง ERP แบบคลาวด์หรือแบบติดตั้งภายในองค์กร
• การรวมระบบ ERP เดิมภายในองค์กรเข้ากับ ERP บนคลาวด์ใหม่

ทรัพยากรด้าน IT ที่ต้องใช้ในแต่ละกรณีจะแตกต่างกัน และส่งผลโดยตรงต่อค่าใช้จ่ายและระยะเวลาการดำเนินงาน ผู้ให้บริการบางรายอาจเป็นผู้ติดตั้งซอฟต์แวร์เอง บางรายใช้ที่ปรึกษาภายนอก หรือปล่อยให้ลูกค้าดำเนินการเองทั้งหมด

ความท้าทายเพิ่มเติมของ ERP ได้แก่

• งบประมาณบานปลาย: ส่วนใหญ่การติดตั้ง ERP ใช้เงินมากกว่าที่ตั้งไว้ 3–4 เท่า
• ความปลอดภัยและการย้ายข้อมูล: ERP เก็บข้อมูลธุรกิจสำคัญที่สุดไว้ในระบบ ต้องมีการป้องกันระดับสูง เพราะแฮ็กเกอร์มักโจมตีซอฟต์แวร์ ERP โดยเฉพาะ
• การฝึกอบรมพนักงาน: การใช้งาน ERP ให้เต็มประสิทธิภาพต้องอาศัยการฝึกอบรม ซึ่งอาจทำให้ผลผลิตลดลงและเพิ่มค่าใช้จ่ายในช่วงแรก
• การพึ่งพาผู้ขายรายเดียว: ผู้ขายจะเป็นผู้ดูแลการอัปเกรดและปรับแต่งระบบทั้งหมด เพื่อให้คุณสามารถได้รับประโยชน์จากระบบ ERP ในระยะยาว ดังนั้นหากเขาหยุดให้บริการ คุณจะได้รับผลกระทบทันที

เพื่อเริ่มต้นให้ตรงงบและตรงเวลา ควรทำดังนี้:

• ระบุเป้าหมายให้ชัดว่าต้องการอะไรจากการติดตั้ง ERP
• ประเมินทรัพยากร IT และโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการติดตั้งและบำรุงรักษา
• วางแผนการติดตามและวัดผลสำเร็จของระบบอย่างละเอียด

การทำความเข้าใจสิ่งเหล่านี้ตั้งแต่ต้นจะช่วยให้เลือกผู้ให้บริการได้เหมาะสม ควบคุมต้นทุนได้ดี และลดโอกาสที่โครงการจะยืดเยื้อไปหลายปี

สร้างระบบ ERP ของคุณวันนี้

ชัดเจนแล้วว่าระบบ ERP สมัยใหม่สามารถยกระดับประสิทธิภาพขององค์กรได้จริง ปัจจุบันกว่า 72% ของบริษัททั่วโลก ใช้แพลตฟอร์ม SaaS ที่เชื่อมต่อกับระบบ ERP แบบครบวงจร เมื่อเลือกโซลูชันที่เหมาะสม คุณจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจ ทำงานอัตโนมัติ ลดงานซ้ำซ้อน บริการลูกค้าได้ดีขึ้น และวางรากฐานให้ธุรกิจเติบโต ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลโดยตรงต่อกำไรสุทธิของบริษัท

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มติดตั้ง ERP ครั้งแรก หรือกำลังมองหาโอกาสในการอัปเกรดระบบ ข้อมูลทั้งหมดในบทความนี้จะช่วยให้คุณค้นหา ซอฟต์แวร์ ERP ที่ตอบโจทย์ธุรกิจได้ดีที่สุด