Makbuz Nasıl Oluşturulur: Kâğıt ve Dijital (2026)

Küçük bir işletme sahibi olarak, dijital veya kâğıt dökümler tutmak, bir işletmenin operasyonlarının temel bir parçasıdır.

Bir müşteri bir ürün satın aldığında veya iade ettiğinde, satış makbuzu hem satın alma kanıtı görevi görür hem de doğru envanter kaydı için tutulur. Vergi dönemi geldiğinde ise işletme gider makbuzları, beyan edilen harcamaları belgelemek için kullanılır.

Makbuzun türü ne olursa olsun, doğru kayıtlar tutmak ve işletmenizin başarısını takip etmek için değerlidirler. İşte makbuzlar hakkında bilmeniz gereken her şey ve bunları mağazanız için nasıl otomatikleştirebileceğiniz.

Makbuz/fiş nedir?

Makbuz/fiş, bir ticari işlemin basılı veya elektronik kaydıdır; diğer bir deyişle, satın alma kanıtıdır. Müşterinin ürün veya hizmetler için ödeme yaptığını, ne kadar maliyetinin olduğunu gösterir ve satıcının ürünü teslim ettiğini onaylar. Diğer fiş detayları arasında işlem tarihi ve saati ile ödeme yöntemi de bulunabilir.

Ulusal düzeyde müşterilere ürün veya hizmet için makbuz verme zorunluluğu bulunmasa da bazı yerel vergi düzenlemeleri her satışta tahsil edilen vergilerin kaydının tutulmasını zorunlu kılabilir.

Makbuzlar neden önemlidir?

Perakende fişleri, işlemlerinizin kaydını tutarak işletmenizin satış hacmini anlamanıza yardımcı olur. Seçtiğiniz satış noktası (POS) sistemi, müşterilerinize fiziksel ve dijital fişler sunup sunamayacağınızı belirleyecektir.

Birçok nedenle gereklidirler:

• İadeler ve değişimler. Makbuzlar, iadeleri veya değişimleri kolaylaştırır. Müşteri geçerli bir iade yapmak isterse ve fişi yoksa, geri ödeme talebi reddedildiğinde onu kalıcı olarak kaybedebilirsiniz. Birçok olumlu alışveriş deneyimi bu temel uygulama ve prosedüre bağlıdır.
• Satış takibi. Makbuzlar, müşterilerinizin en sık hangi ürün veya hizmetleri satın aldığını takip eder. Bu veriler, işletme tekliflerinizi hedef pazarınıza en iyi şekilde uyacak şekilde özelleştirmenize yardımcı olur.
• Sepet büyüklüğü. Sepet büyüklüğü, belirli bir ürünün kaç adet satıldığını ifade eder. Bu bilgiden yola çıkarak en çok gelir getiren ürünleri belirleyebilir ve pazarlama kampanyalarınızı bu ürünler üzerine yoğunlaştırabilirsiniz.
• Defter tutma. Fişler, işletme satışlarını ve gelirlerini kâr ve zarar tabloları için belgelemeye yardımcı olur.
• İşletme vergileri. Eğer vergi dairesi işletmenizi denetlerse, işlemleriniz adına olan fişleri görmek isteyeceklerdir. Müşterilere verilen fişlerin kopyaları, işletmenizin ne kadar gelir elde ettiğini ve ne zaman elde ettiğini kanıtlar. Fişler ayrıca, işlemin gerçekleştiği sırada müşterinin ödediği satış vergilerini de belgelemektedir.

Bir makbuzda/fişte neler bulunmalı?

Bir fişte çeşitli bilgileri görebilirsiniz. Bu bilgiler arasında şunlar yer alır:

• Şirket bilgileri. İşletmenizin adı, adresi, telefon numarası ve e-posta adresi gibi iletişim bilgilerini içerir.
• Alışveriş bilgileri. Alışveriş bilgileri, ürün veya hizmetin tanımını, ilgili stok tutma birimini (SKU) ve satın alınan ürünlerin miktarını belirtir.
• Ödeme detayları. Fişleriniz, toplam fiyatları, alışveriş için ödenecek tutarı ve müşterinin ödeme yöntemini belirtmelidir.
• Satın alma tarihi bilgileri. Satın alma tarihi, saati ve bazen işlemi gerçekleştiren çalışan adı veya çalışan numarası bulunabilir.
• Fiş numarası. Fiş numarası, satın alma ile ilişkilendirilmiş benzersiz bir tanımlayıcıdır. Bazı satıcılar, fiş numaralarının bir iş günü veya hafta boyunca sıralı başlamasını tercih eder.
• Uygun ibare. Her makbuzda “Makbuz” kelimesi açıkça yer almalıdır. Böylece makbuz, sevk irsaliyesi veya sonradan ödenecek bir fatura gibi diğer satış belgeleriyle karıştırılmaz. Özel makbuzlarda ayrıca iade politikası alt kısımda yer alabilir.

Kredi kartı bilgilerini kısaltmanız gerektiğini unutmayın, böylece tam kredi kartı numaraları fişte görüntülenemez. Kredi ve banka kartlarının son kullanma tarihleri de gizli tutulmalıdır. Bu müşteri bilgileri hassastır ve siber dolandırıcılığa karşı korunmak adına dikkatli bir şekilde işlenmelidir.

Yerel mevzuata bağlı olarak, satış vergisinin nasıl gösterileceği gibi ek düzenlemeler de uygulanabilir. İşletmenizin durumunu anlamak için bulunduğunuz bölgedeki vergi oranlarını ve ürün muafiyet kurallarını kontrol etmeniz gerekir.

Dijital makbuz/fiş nasıl oluşturulur

1. Standart bir satış fişi şablonu bulun
2. Satış bilgilerinizi ekleyin
3. Fişi müşterinize verin

1. Standart bir satış fişi şablonu bulun

Ücretsiz bir çevrimiçi fiş oluşturucu kullanıyorsanız veya kendi şablonunuzu yapıyorsanız, şablonunuza işletme bilgilerini eklemek, ileride zaman kazandırabilir. Bir fiş oluşturucu, fişleri hızlı ve basit bir şekilde vermenin kolay ve daha az maliyetli bir yoludur. Ayrıca, çok sayıda SKU'nuz varsa, zaman kazandırıcı olabilir.

Microsoft Word, Microsoft Excel ve Canva gibi yazılımları kullanarak her seferinde özelleştirebileceğiniz ücretsiz bir satış fişi şablonu edinebilirsiniz.

Ya da bir Shopify satıcısıysanız, Shopify yönetim panelindeki Satış kanalları sekmesinin altında “Satış noktası”na giderek dijital fiş şablonunuzu özelleştirebilirsiniz. “Fiş özelleştirmesi”ne tıklayın ve kendi logonuzu eklemek, başlığı değiştirmek veya ekstra sipariş bilgileri eklemek için tasarım özelliklerini kullanın.

2. Satış bilgilerini ekleyin

Satış anında, fişe değişen detayları ekleyin; toplam tutar, satılan ürün sayısı, SKU ve kredi veya banka kartı bilgileri gibi. Kendi kayıtlarınızı düzenli tutmak ve işlemleri kolayca takip edebilmek için fişe veya faturaya bir numara eklemek de faydalı olacaktır. Shopify POS bu bilgileri otomatik olarak ekleyebilir.

3. Fişi müşterinize verin

Müşteri reddetmediği sürece, dijital fişin bir kopyasını onlara sağlamanız gerekir. En iyi yöntem, dijital fişi e-posta veya kısa mesaj yoluyla göndermektir. Bunu doğrudan Shopify POS sisteminizden yapabilirsiniz.

POS sisteminizde kâğıt fiş nasıl oluşturulur

Her POS cihazı, fiş oluşturma yöntemleri açısından biraz farklılık gösterebilir, ancak temel adımlar genel olarak benzer olacaktır. Bu kılavuzda, mağazada kâğıt fişlerin nasıl oluşturulacağını göstermek için Shopify POS uygulamasını kullanacağız.

1. Bir fiş yazıcısı bulun

Fiş oluşturmanın ilk adımı, POS sisteminizle uyumlu bir yazıcı sistemi bulmaktır. Dikkate almanız gereken üç ana seçenek vardır:

• Normal kağıt ve mürekkep
• Karbon kağıdı ve basınç
• Termal kağıt ve ısı

POS sistemleri genellikle ödeme altyapısıyla uyumlu yazıcılar sunar çünkü kendi başınıza uygun bir yazıcı bulmaya çalışmak oldukça zahmetli olabilir. Örneğin, Shopify POS donanım mağazası, Shopify POS ile sorunsuz şekilde entegre olabilen farklı bağlantı seçeneklerine sahip çeşitli yazıcı modelleri sunar.

2. Yazıcıyı POS sisteminizle eşleştirin

Shopify POS, üyelerin kişiselleştirilmiş basılı fişleri kolayca oluşturmasını sağlar. Satın alma işlemi tamamlandıktan sonra fişleri kısa mesaj veya e-posta yoluyla dijital olarak paylaşabilirsiniz.
İlk olarak yazıcınızı güç kaynağına bağlayın ve fişe takın. Seçtiğiniz yazıcı türüne bağlı olarak, POS sisteminize LAN, Wi-Fi veya Bluetooth üzerinden bağlantı kurabilirsiniz.

Shopify POS uygulamasında “Ana Sayfa”ya gidin, ardından “Ayarlar”ı seçin ve “> Bağlı Donanımı Yönet”e tıklayın. Seçeneklerden “Fiş yazıcısı”nı seçin ve donanımınızı bağlamak için talimat ekranlarını takip edin. Yazıcınızın ve POS sisteminizin başarıyla eşlendiğini doğrulamak için “Test Fişi”ne tıklayın. Ardından “Tamam”a tıklayın. Yazıcınızın Fiş Yazıcıları altında listelendiğini görmelisiniz.

3. Müşteri siparişi oluşturun

Shopify POS'a giriş yaptığınızda, ana ekranla karşılaşacaksınız. Müşteri siparişi için ürünleri eklemek adına, üstteki arama çubuğunu kullanarak isimle arama yapabilir veya altta “Ürünler”e tıklayıp sisteme eklediğiniz ürünler listesinden seçim yapabilirsiniz.

Tüm müşteri siparişi için ürünleri ekledikten sonra “Ödeme”ye tıklayın. Ödeme yöntemini seçin ve satışı tamamlamak için talimatları takip edin.

4. Makbuzu oluşturun ve gönderin

Satış tamamlandığında, “Ödeme başarılı” yazılı bir ekran göreceksiniz. Burada, makbuzu yazdırma, mesajla gönderme, e-posta ile gönderme veya müşteriye hediye makbuzu sunma seçeneğiniz olacaktır.

Mağazada alışveriş yapan müşteriler dijital bir makbuz istiyorsa, müşteri bilgilerini toplamak için iyi bir fırsat ortaya çıkar. Örneğin, e-posta adreslerini veya telefon numaralarını alarak Shopify POS uygulamasında onlar için bir profil oluşturabilirsiniz.

Ayrıca, Shopify POS sistemini otomatik olarak kağıt makbuzlar yazdıracak şekilde ayarlayabilirsiniz. Yoğun bir mağazada, her satıştan sonra makbuz seçeneğini belirlemek zorunda kalmadan işlemleri hızlandırabilirsiniz. Yazıcınızın açık ve Shopify POS sisteminize bağlı olduğundan emin olun. Ardından Shopify POS uygulamasında “Ana Sayfa”, “Ayarlar” ve “Yazdırılan makbuzlar”a gidin, ardından “Makbuzları otomatik olarak yazdır” seçeneğini etkinleştirin.

Shopify ile otomatik makbuz oluşturun

Makbuzları takip etmek, bir perakende işletmesini yürütmek için gereken yoğun belge işlerini toplamanın ve düzenlemenin ilk adımıdır. Tüm makbuzların bir kopyasını saklamanız şiddetle tavsiye edilir. Bunlar olmadan işletmenizin kâr ve zararını doğru şekilde belgelemeniz mümkün olmaz. Ayrıca, vergi dairesi işletmenizi incelediğinde, makbuzlarınız ne sattığınızı ve satışın ne zaman gerçekleştiğini gösterir.

Shopify POS ile otomatik makbuz/fiş oluşturabilir, bunları e-posta yoluyla gönderebilir veya kâğıt olarak yazdırabilirsiniz. Tüm bu süreci tek bir sistem üzerinden kolayca yönetebilirsiniz.