ERP integrace: co tento termín znamená a jak funguje?

Plánování podnikových zdrojů (z ang. Enterprise Resource Planning, ERP) je tajemstvím těch nejúspěšnějších e-commerce podniků.

ERP označuje software a systémy, které propojují všechny obchodní procesy: finance, výrobu, dodavatelský řetězec, prodej, nákup a další. Na základní úrovni ERP integruje tyto procesy do jednoho jediného systému.

ERP nelze použít přímo „po vybalení“. Je třeba jej integrovat do struktur a cílů daného podniku. ERP sdružuje data – počínaje finančními, logistickými a konče řízením lidských zdrojů – a podporuje tak plánování a provoz na podnikové úrovni.

Centralizovaný ERP systém je pro velkou e-commerce firmu naprosto zásadní a integrace, které si zvolíte, budou odrážet váš úspěch. V této příručce se můžete podrobně seznámit se základy ERP integrace a také s tím, jak můžete začít budovat svůj ERP systém ještě dnes.

Co znamená termín ERP integrace?

ERP integrace je proces propojení systému plánování podnikových zdrojů s dalšími softwarovými aplikacemi, databázemi nebo externími systémy. Umožňuje plynulý tok dat, synchronizaci a automatizaci napříč různými obchodními funkcemi. To ve výsledku zvyšuje efektivitu, přehlednost a rozhodovací schopnosti v rámci dané organizace.

Jednoduše řečeno, ERP představuje způsob, jak automatizovat obchodní procesy a zlepšit produktivitu v celém podniku.

Mnoho společností považuje prolomení datových sil a podporu lepší interní komunikace a spolupráce za extrémně důležité. ERP integrace pomáhá ve vašem podniku vytvořit jediný zdroj pravdivých informací, což znamená, že relevantní informace lze rychle a snadno sdílet mezi jednotlivými odděleními.

Mezi nejběžnější metody integrace patří:

• Vlastní integrace: Podnik si vytváří vlastní základní integraci. Programátoři mohou přizpůsobit API kód softwaru systému ERP, se kterým jej chtějí integrovat. Tato metoda vyžaduje technické zdroje a dostatek času.
• Integrace vytvořené dodavatelem nebo nativní integrace: Jedná se o hotové integrace (připravené hned k použití), které umožňují propojit konkrétní aplikace. Například mnoho současných nástrojů se připojuje přímo k platformě Shopify. Jedná se o populární případy použití, přičemž obvykle se neplatí žádné dodatečné náklady na předplatné.
• Integrační platforma jako služba: (z angl. Integration Platform as a Service, iPaaS). Jedná se o cloudové řešení, které vytváří a nasazuje integrace. Pomocí iPaaS mohou organizace vytvářet pracovní postupy, které propojují cloudové aplikace, a nasazovat je bez nutnosti instalace nebo správy hardwaru.

E-commerce podniky mohou používat software ERP k automatizaci procesů: počínaje objednávkou a konče dodáním zboží. Pokud například integrujete software NetSuite s obchodem Shopify, můžete při procesu placení automaticky přenášet objednávky a zákaznická data z platformy Shopify do softwaru NetSuite. K předávání informací externímu logistickému partnerovi můžete zase použít konektor.

Integrace systému ERP může podnikům pomoci rychleji vyřizovat objednávky a zvýšit počet objednávek z webových stránek vyřízených ještě tentýž den. Představte si, kolik pracovních hodin by vám to mohlo pomoci ušetřit za měsíc.

Bez ERP integrace by společnost musela ručně aktualizovat stav skladových zásob ve svém ERP systému a e-commerce aplikaci. S rostoucím objemem prodeje a rozšiřujícími se zásobami je však obtížné škálovat neefektivní a pracné provozní procesy.

Právě v tom spočívá kouzlo ERP integrace. Ať už se zabýváte B2B, B2C nebo přímým prodejem, s růstem vašeho podniku poroste i složitost vašich operací. Nakonec budete potřebovat více funkcí, než kolik vám mohou nabídnout izolovaná řešení.

Do systému ERP jsou integrovány i další aspekty e-commerce: správa skladových zásob, nákup a dodavatelský řetězec, CRM, plnění objednávek a informace o prodeji a platbách. Pokud je váš přístup prozatím izolovaný nebo fragmentovaný, bude ve vašem podniku panovat nesoulad.

Výhody ERP integrace

Představte si své obchodní aktivity jako běžící motor automobilu. Možnost nahlédnout pod kapotu při chodu vám pomůže učinit rozhodnutí, zda je čas na údržbu, anebo zda můžete ujet ještě dalších 1 000 kilometrů, než bude potřeba vyměnit olej.

ERP integrace vám pomůže získat přehled o podniku a všech jeho běžících aplikacích. Pomůže vám v reálném čase sledovat klíčové ukazatele výkonnosti, zajistit integritu dat a mnoho dalšího.

Podívejme se proto na některé z hlavních výhod ERP integrace.

Modernizace starších systémů

V dnešním konkurenčním prostředí podniky zjišťují, že opravdu nemají jinou možnost než implementovat moderní ERP systém.

Software zakoupený před několika lety už nemusí podporovat obchodní model společnosti a může bránit provádění inovací. Pro mnoho organizací je provádění včasných inovací velice důležité, přičemž ERP systém jim s tím pomáhá.

E-commerce může expandovat na globální úrovni, anebo může potřebovat více interních postupů. Z uvedených důvodů mohou být starší systémy neefektivní.

Pokud chcete získat konkurenční výhodu, potřebujete přístup k informacím o datech v reálném čase. Tyto poznatky jsou obzvláště důležité, pokud chcete zlepšit zákaznickou zkušenost nebo optimalizovat dodavatelský řetězec.

Pokud například spravujete skladové zásoby pomocí starého systému, tento systém se nemusí integrovat s jinými systémy. Absence integrace dat může ztížit potvrzování a plánování objednávek, protože není možné zjistit, zda je pro danou objednávku k dispozici dostatek zásob. To může způsobit problémy v dodavatelském řetězci (protože nákupčí nemohou vždy zásoby doobjednat atd.)

Moderní ERP integrace disponují pokročilými funkcemi, které mohou poskytovat analytické údaje, jež pomáhají optimalizovat řízení zásob a zlepšovat zákaznickou zkušenost tím, že nikdy nedojde k vyprodání zásob. Mnoho dodavatelů ERP systémů také provádí několik aktualizací ročně, díky čemuž bude váš systém vždy aktuální.

Centralizovaná data

ERP integrace umožňuje centralizovat podniková data a zlepšit komunikaci v rámci celého podniku. Pomáhá vytvořit centrální uzel, v rámci kterého mají všechna oddělení v reálném čase přístup k datům. Díky tomu budou moci jednotlivá oddělení využívat flexibilní a agilní řešení.

Pokud podnik nemá ERP systém, pak má každé oddělení své vlastní záznamy a databáze. Týmy mohou nahrávat data, vytvářet zprávy a sdílet je mezi různými skupinami. Pokud však existují duplicitní data, musí být integrita dat potvrzena, což všem přidává práci a starosti. Starší systémy často používají pro sdílení informací určitého „strážce“, ale ten může být rychle zahlcen žádostmi o poskytnutí informací.

Disponovat velkým množstvím dat je jedna věc. Ale disponovat přesnými daty a být schopen k nim přistupovat, analyzovat je a jednat na jejich základě, je věc druhá. ERP integrace vám pomáhá budovat etické a bezpečné rámce pro správu a používání dat ve vaší firmě.

Automatizované procesy

ERP integrace usnadňuje život organizacím, které neustále přesouvají obrovské množství dat. Pro mnoho organizací je snadné použití jednou z nejdůležitějších věcí, které na obchodní platformě oceňují, přičemž systém ERP v tom může pomoci.

Tyto integrace usnadňují automatizovanou obousměrnou výměnu dat mezi vašimi systémy a aplikacemi, čímž eliminují vznik nákladných lidských chyb. Automatizaci lze použít v rámci mnoha kontaktních bodů k zefektivnění obchodních procesů.

Následující aktivity lze předávat mezi systémy, a vytvořit tak inteligentní ERP systém:

• Informace o objednávkách
• Informace o zákaznících
• Podrobnosti o dopravě
• Účetní systémy
• Informace o produktech a cenách
• Stav skladových zásob
• Faktury

ERP systém pomáhá překlenout obchodní a funkční sila. Automatizace zase pomáhá škálovat inovace. Pokud je systém ERP zkombinován s technologiemi, jako je umělá inteligence (Artificial Intelligence, AI) a cloud, nabízí téměř neomezené možnosti pro zlepšování obchodních procesů.

Lepší zákaznická zkušenost

Skvělá zákaznická zkušenost spolu s personalizací je už nějakou dobu v popředí zájmu všech e-commerce podniků. Mnoho společností proto zvýšilo své výdaje na zákaznickou zkušenost.

K udržení konkurenční výhody však nestačí pouze uspokojovat jedinečné potřeby zákazníků na jednom kanálu. Podniky musí porozumět a vytvářet holistickou, vícekanálovou zákaznickou zkušenost.

ERP integrace může podnikům poskytnout hluboké porozumění zákaznickým preferencím. Společnosti, které provedly e-commerce ERP integraci, mají přístup ke všem správným nástrojům, aby své zboží dostaly na trh rychleji a zlepšily zákaznickou zkušenost.

Role obchodních SaaS platforem. Společnost Shopify

Způsob, jakým podniky využívají ERP integrace pro zapojení zákazníků, určí úspěch firmy v nadcházejících letech. Společnosti, které používají ERP systémy pro inteligentní zapojení zákazníků, bez pochyby uspějí.

Běžné problémy a rizika při ERP integraci

Pro připomenutí: co je účelem ERP systému? Pokud jste odpověděli, že automatizovat obchodní procesy a zvýšit efektivitu společnosti, máte pravdu.

Mnoho společností dosáhlo významných výhod a zvýšení efektivity díky hluboké integraci SaaS obchodní platformy do svého podnikání.

Integrace ERP s jinými podnikovými systémy však není vždy snadná. Níže uvádíme několik běžných problémů, které se mohou při integraci ERP vyskytnout.

Překročení rozpočtu

Implementace ERP může stát třikrát až čtyřikrát více, než bylo původně naplánováno. Ale nedělejte si starosti: výhody dalece převyšují náklady na implementaci ERP systému.

Klíčem k vytvoření dobrého ERP systému pro vaši organizaci je nalezení toho nejlepšího partnera poskytujícího ERP integrace. Ten vám nabídne sadu služeb pokrývajících integraci a implementaci, stanoví jasné cíle a zavede systém, který bude vaší společnosti vyhovovat.

Nezabezpečené připojení

Váš ERP systém obsahuje nejdůležitější obchodní informace (včetně citlivých údajů o klientech a proprietárních informací). Ty musí být za každou cenu chráněny.

Zvýšení komplexnosti systému prostřednictvím ERP integrace zvyšuje riziko nezabezpečených připojení, což vaši organizaci vystavuje vyššímu riziku, a to zejména ve chvíli, kdy hackeři útočí na ERP software.

Složitost

Implementace ERP systémů má tendenci trvat déle, než bylo plánováno. Neúspěch je často výsledkem špatné komunikace a nesprávného plánování.

Podniky často musí překonat následující problémy:

• Vnitřní odpor k novým systémům
• Problémy s integrací softwaru
• Špatná kvalita dat

Zaměstnanci se musí naučit správně používat nové systémy. Klíčovými body jsou zde vnitřní přijetí a podpora ze strany vedení. Implementace ERP může po spuštění selhat, pokud zde není interní zastánce nebo pokud chybí správná dokumentace pracovního postupu. Zaměstnanci také musí pochopit, proč dochází ke změně v procesech, aby měli motivaci se učit používat nový systém.

Podniky, které si stanoví jasný plán pro ERP integraci a porozumí požadavkům jednotlivých oddělení, se mohou vyhnout tomu, aby se staly dalším číslem v rámci statistiky neúspěšných ERP implementací.

Typy ERP integrací

Typ ERP integrace, který si zvolíte, bude záviset na vašich IT zdrojích a konkrétních obchodních potřebách.

E-commerce

E-commerce integrace zahrnuje propojení vašeho e-commerce systému (např. Shopify) s cloudovým ERP řešením. Ty pak společně pomáhají rozšířit funkcionalitu vašeho e-shopu a vytvořit lepší nákupní zkušenost pro zákazníky.

Data, včetně potenciálních zákazníků, zákazníků, objednávek, dodacích lhůt, daní a zákaznické podpory, jsou sledována prostřednictvím e-commerce ERP integrace. Smyslem integrace je zpřístupnit data všem osobám v organizaci, které spravují e-shop.

Mezi výhody této integrace patří:

• přesná a relevantní front-end data dostupná ve všech odděleních;
• stav skladových zásob v reálném čase ve front-endu i back-endu;
• dynamické cenové možnosti specifické pro jednotlivé zákazníky;
• automatizované finanční audity.

K dispozici je hned několik způsobů, jak integrovat ERP s vaší e-commerce platformou:

• Použijte API e-commerce řešení sami a systém si přizpůsobte. V tomto případě jste ale plně zodpovědní za jeho správu.
• Použijte hotové řešení třetí strany. Pokud ale potřebujete jakékoliv přizpůsobení, budete za to muset zaplatit a spoléhat se na jiný tým, který to udělá za vás.
• Použijte ERP systém s nativní integrací, který integrujete do své e-commerce platformy. ERP s nativními integracemi, jako je software Shopify-NetSuite, představují nejflexibilnější možnost integrace. Společnost poskytující ERP vytvoří nativní integraci pro e-commerce systém. Nativní integrace je poté dostatečně agilní, aby splňovala potřeby vaší organizace, přičemž se dokáže přizpůsobit požadavkům trhu.

E-commerce podniky také mohou (za účelem zlepšení efektivity a úspory nákladů) provést integraci s dalšími platformami, např. s/se:

• platformou pro správu životního cyklu produktu,
• platformou pro správu dodavatelského řetězce,
• systémy pro správu skladů.

Správa vztahů se zákazníky

Každá e-commerce společnost potřebuje standardizovaný způsob správy vztahů se zákazníky (z angl. Customer Relationship Management, CRM). Systémy CRM spravují zákaznická data, jako jsou nákupy a kontaktní informace, které mohou využívat prodejní a marketingové týmy. Podniky tato data používají k získání lepšího přehledu o zákaznících a k tomu, aby mohly provést informované rozhodnutí, pokud jde o interakci se zákazníky.

Například systémy Salesforce a NetSuite od společnosti Oracle, integrace ERP a CRM, si vzájemně předávají data, což společnostem poskytuje 360stupňový úhel pohledu na zákazníky. Ať už se jedná o prodejní, marketingová nebo nákupní data, vaše firma bude mít vše, co potřebuje, na jednom jediném místě. Tato data lze snadno použít k vytváření zkušeností, které zlepší vaše vztahy se zákazníky.

Obchodní inteligence

Software pro obchodní inteligenci (z angl. Business Intelligence, BI) je navržen pro získávání, analýzu a vykazování dat. Software BI je důležitý pro společnosti procházející digitální transformací, protože poskytuje přehled o datech dané firmy. Snadno kompiluje a vizualizuje data, takže zúčastněné strany mohou získat nové poznatky a jednat na jejich základě, aby zlepšily své výsledky.

V některých případech může být funkce BI zabudována do vašeho ERP systému. Poměrně často však tato funkce není dostatečně výkonná pro organizace, které denně přijímají obrovské množství dat.

Když společnost propojí systém BI třetí strany s integrovaným ERP systémem, budou tyto poznatky snadno dostupné pro všechny oprávněné zaměstnance. Personál také získá přístup k pokročilým výkazům, které podniku pomohou maximálně využít všechna obdržená data.

Oddělení pro řízení lidských zdrojů

Žádné jiné oddělení nemá více back-endových úkolů než oddělení pro řízení lidských zdrojů (z angl. Human Resources, HR). Máme na mysli mzdy, nábor, hodnocení a pracovní nabídky atd. Nesprávné zacházení s citlivými HR daty je nákladné a pro každý podnik představuje velké bezpečnostní riziko.

HR modul ve vašem ERP systému pomáhá spravovat, digitalizovat a automatizovat procesy HR oddělení. Mezi jeho výhody patří:

• bezpečné ukládání a správa základních databází zaměstnanců,
• zjednodušená správa mezd a kompenzací,
• lepší správa docházky,
• lepší školení a rozvoj zaměstnanců.

Podniky mohou svůj ERP HR modul využívat také kreativním způsobem. Mohou zasílat průzkumy na jednotlivá pracoviště, aby změřily úroveň spokojenosti zaměstnanců, nakonfigurovat automatické výkazy a snadno implementovat a porozumět hodnocení výkonnosti v rámci celé organizace.

Projektové řízení

Stejně jako software BI mohou i některé ERP systémy zahrnovat řešení pro projektové řízení. Mnoho společností, které teprve začíná budovat své ERP systémy, však již používá složitější software pro řízení projektů. Zobrazení stavu projektů v ERP systému je užitečné, a to hned z několika důvodů:

• Můžete zde stanovit náklady na daný projekt.
• Můžete zde vidět aktualizace a procesy daného projektu.
• Můžete zde zjistit, zda projektové metodologie fungují, anebo nikoliv.
• Můžete zde spolupracovat s HR a mzdovým oddělením.

Když ve svém ERP systému vytvoříte modul pro řízení projektu, jakákoliv osoba může vidět, kdo na čem pracuje a kdy to bude dodáno. Porozumění těmto pracovním postupům podporuje zodpovědnost v rámci jednotlivých oddělení a může společnostem pomoci vyřešit malé problémy v rámci projektů dříve, než se nebezpečně zvětší.

Jak integrovat ERP systém se stávajícími softwarovými operacemi

Termín integrace má v e-commerce mnoho významů. Jakékoliv dva systémy s pevnými aplikačními programovými rozhraními (z angl. Application Program Interface, API) by měly být schopny spolu komunikovat nebo být integrovány. Když někdo hovoří o integraci, často má na mysli předem vytvořený konektor. Tato připojení jsou nazývána různě, a to v závislosti na hostitelském softwaru – například společnost Shopify je nazývá aplikacemi.

Stále populárnější integrační strategií je takzvaná integrační platforma jako služba (iPaaS). Jedná se o cloudový přístup k integraci, který umožňuje rychlejší a snadnější synchronizaci aplikací. Nevyžaduje kódování a umožňuje propojit ERP systémy s produkty SaaS.

Mnoho z těchto aplikací, neboli předem připravených konektorů, existuje na platformě iPaaS. Jsou navrženy tak, aby po instalaci zahájily integraci s 50 % až 90 % dokončené práce. K dokončení integrace často vyžadují určité doladění ze strany vývojáře nebo integračního partnera.

Chcete-li integrovat ERP se systémem pomocí integrátoru iPaaS:

• Musíte nakonfigurovat API token pro svůj ERP systém a další systémy, které plánujete integrovat.
• Musíte vytvořit toky, které definují interakce mezi vaším ERP a dalšími aplikacemi. To pokryje způsob, jakým bude integrace přenášet data a jak budou fungovat CRUD operace.
• Musíte nakonfigurovat připojení v propojených systémech.
• Musíte nastavit mapování a modifikátory. Ke konkrétním kontaktům ve vašem CRM můžete například přidat položku Nový zákazník. Poté synchronizujte štítek s vaším e-mail marketing softwarem, abyste spustili uvítací kampaň.
• Musíte nastavit plán a frekvenci synchronizace. Pokud chcete synchronizaci provést v reálném čase, musíte zajistit, aby si ERP systém a další aplikace mezi sebou automaticky přeposílaly aktuální data.

Integrační partneři společnosti Shopify jsou označováni jako „partneři iPaaS“. Důvodem pro toto označení je to, že mnoho předem vytvořených konektorů je hostováno na službách partnerů nebo v cloudu dle jejich výběru. Většina nabídek iPaaS zahrnuje mapy a transformace, které urychlují vývoj integračních toků a obchodních pravidel pro definování interakcí.

Platforma Shopify se integruje s předními ERP softwary, včetně:

• NetSuite
• Acumatica
• Brightpearl
• Microsoft

Například v obchodě Shopify Store si můžete nainstalovat aplikaci NetSuite ERP Shopify a přenášet data do softwaru NetSuite. Poté může implementační tým společnosti NetSuite nebo její certifikovaný partner přidat k implementaci NetSuite přizpůsobení.

Osvědčené postupy integrace ERP systému

Ať už se jedná o vaši první nebo patnáctou ERP integraci, mějte na paměti následující postupy.

Vytvořte si plán integrace

Než se pustíte do integrace ERP, vytvořte si se svým týmem její plán. Projektu by měl velet někdo, kdo rozumí vašim obchodním cílům a interním procesům. Spolupracujte se zúčastněnými stranami a připravte se na případné překážky, které se mohou vyskytnout.

Při vytváření plánu zvažte následující otázky:

• Proč chcete integrovat svůj obchod s ERP systémem?
• Jaké informace chcete posílat z obchodu do ERP systému?
• Jaké informace chcete posílat z ERP systému do obchodu?
• Kde se ve vašich datech o zásobách nacházejí mezery?
• Jaké další systémy, jako správa skladu nebo 3PL, je třeba integrovat a jak bude integrace fungovat?

Plánování pomůže zajistit hladkou integraci ERP systému a snížit pravděpodobnost neúspěchu.

Informujte zaměstnance, partnery a dodavatele o změnách

Podniky, které používají zastaralé systémy, při integraci ERP pravděpodobně narazí na určitý odpor. Integrace může mít vliv na obchodní procesy, pracovní pozice a další aspekty, které jsou pro fungování společnosti kritické, proto počítejte s určitým odporem, který může souviset s jakoukoliv organizační změnou.

Dokonce i organizace, které používají novější cloudové ERP systémy (např. NetSuite), pravděpodobně zaznamenají určité změny v rámci svých procesů. Mohou zjistit, že současné procesy je třeba přizpůsobit e-commerce integraci a specifickým pracovním postupům. Proto je během integračního projektu naprosto klíčová správná komunikace.

Nedostatečné informování personálu ve skladech a logistických centrech by mohlo ve chvíli, kdy do ERP systému začnou přicházet objednávky z e-commerce platformy, způsobit zmatek (a to zejména pokud tento tým nebyl zahrnut do diskusí o integraci a plnění objednávek). Zákaznický servis také může trpět, protože očekávání a nové procesy (po integraci ERP systému) nejsou v rámci celé organizace sladěny.

Provádějte vhodnou správu dat

Vhodná správa dat je doslova páteří ERP integrace. Potřebujete přeci čistá, spolehlivá data, která poskytují přehled o vašich obchodních procesech, protože to má přímý vliv na váš zisk. Proto budete chtít pravidelně:

• čistit data a normalizovat formáty;
• ověřovat data, abyste zajistili jejich přesnost;
• kontrolovat, kdo má k datům přístup a proč;
• eliminovat špatná nebo duplicitní data.

Vhodná správa dat sníží zpoždění integrace a zajistí hladší přechod.

Jak vám může platforma Shopify pomoci s ERP integrací

Je naprosto zřejmé, že ERP integrace je základem úspěšného e-commerce podniku. Mnoho společností již ve svých obchodních operacích disponuje plně integrovanou obchodní platformou SaaS.

Díky Globálnímu programu ERP společnosti Shopify můžete propojit svůj ERP systém se svým obchodem, a to pomocí partnera pro plánování podnikových zdrojů (prostřednictvím obchodu Shopify App Store).

Platforma Shopify se navíc spojila se společnostmi Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica a Brightpearl, aby ERP integraci zjednodušila.

Jakmile se váš obchod a ERP propojí:

• získáte přístup k přesným datům o skladových zásobách, produktech, objednávkách a zákaznících, a to v reálném čase;
• můžete provést automatizaci pro zvýšení efektivity operací;
• můžete se vyhnout časově náročným a drahým implementacím na míru;
• získáte jistotu, že vaše data plynule a bezpečně proudí mezi vaším administrátorským rozhraním Shopify a vaším ERP systémem.