Im E-Commerce entscheiden saubere Produktdaten über Umsatz und Kundenerlebnis. Besonders auf wachsenden E-Commerce-Plattformen wie Shopify stehen Händler:innen vor der Herausforderung, Produktmanagement, Bestandsführung und Datenaustausch über mehrere Systeme hinweg zu steuern. Hier kommen PIM und ERP ins Spiel: zwei Systeme mit unterschiedlichen Schwerpunkten, die zusammen das Rückgrat effizienter Onlineshops bilden.
In diesem Beitrag erfährst du, worin sich PIM und ERP unterscheiden, welche Gemeinsamkeiten sie haben, wie sie zusammenspielen und warum ihre Integration zum entscheidenden Erfolgsfaktor für dein digitales Geschäft wird.
Was sind PIM und ERP?
PIM und ERP sind zentrale Systeme im E-Commerce: Während das PIM alle Produktinformationen zentral verwaltet, steuert das ERP alle Geschäftsprozesse im Unternehmen wie z. B. Einkauf, Lager, Finanzen und Vertrieb. Gemeinsam sorgen sie für effiziente Abläufe und eine konsistente Kundenerfahrung.
PIM: Das Herzstück deiner Produktdaten
Ein Product Information Management (PIM)-System ist die zentrale Plattform zur Verwaltung aller produktbezogenen Informationen – von technischen Daten über Marketinginhalte bis hin zu digitalen Assets. Besonders in Onlineshops mit vielen Artikeln oder Vertriebskanälen hilft PIM, Ordnung zu schaffen. Es ermöglicht die einheitliche Pflege, Übersetzung und Verteilung von Produktdaten an Shops, Marktplätze oder Printkataloge.
Ein PIM bündelt Daten aus internen und externen Quellen, reichert sie mit SEO-optimierten Beschreibungen, Bildern oder Videos an und verteilt sie automatisiert an Onlineshops, Marktplätze und Kataloge. Durch diese zentrale Datenhaltung ermöglicht ein PIM konsistente, vollständige und aktuelle Produktinformationen über alle Vertriebskanäle hinweg. Unternehmen profitieren von einer schnelleren Markteinführung, effizienteren Arbeitsabläufen und einer verbesserten Kundenerfahrung – insbesondere bei großen Sortimenten oder internationalem Vertrieb.
Typische Funktionen eines PIM-Systems:
- Verwaltung von Produktdaten, Produktbeschreibungen, Bildern und Attributen
- Versionierung und Freigabeprozesse
- Schnittstellen zu Onlineshops, Marktplätzen oder ERP-Systemen
- Übersetzungsmanagement für internationale Märkte
- Qualitätsprüfungen zur Sicherstellung konsistenter Daten
Für Händler:innen bedeutet das: weniger manuelle Arbeit, kürzere Time-to-Market und höhere Datenqualität.
ERP: Das Rückgrat deiner Geschäftsprozesse
Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System integriert alle zentralen Geschäftsprozesse eines Unternehmens – von Buchhaltung, Einkauf und Lagerverwaltung über Produktion bis hin zu Vertrieb und Personalwesen – in einer gemeinsamen Datenbasis. Dadurch entsteht ein durchgängiger Informationsfluss ohne Datensilos.
Das ERP sorgt für Echtzeit-Transparenz, automatisiert wiederkehrende Abläufe und reduziert manuelle Fehler. Unternehmen profitieren von niedrigeren Betriebskosten, effizienterer Planung und höherer Datensicherheit.
Unabhängig von der Unternehmensgröße ermöglicht ein ERP-System, alle Ressourcen, Prozesse und Abteilungen miteinander zu verknüpfen – für strukturierte, skalierbare und agile Geschäftsabläufe.
Kernfunktionen eines ERP-Systems:
- Lagerverwaltung und Bestandsführung
- Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung
- Einkauf und Lieferantenmanagement
- Finanzbuchhaltung und Controlling
- Produktionsplanung und Personalverwaltung
Für Händler:innen bedeutet das: Eine ERP-Integration hilft dabei, Prozesse zu automatisieren und betriebswirtschaftliche Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen.
Die Unterschiede zwischen PIM und ERP
Im E-Commerce sorgen ERP und PIM dafür, dass Produkte, Bestellungen und Daten reibungslos verwaltet werden. Beide Systeme verfolgen unterschiedliche Ziele, decken aber zentrale Geschäftsprozesse ab.
- PIM strukturiert und pflegt alle Produktinformationen zentral – von technischen Daten bis zu Marketingtexten.
- ERP verwaltet Ressourcen wie Warenbestände, Finanzen, Bestellungen und Lieferketten.
Im Zusammenspiel schaffen beide Systeme eine solide Grundlage für effiziente Abläufe und eine konsistente Kundenerfahrung. Obwohl sich PIM und ERP in bestimmten Bereichen überschneiden, haben sie klar definierte Rollen:
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Merkmal |
Product Information Management (PIM) |
Enterprise Resource Planning (ERP) |
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Funktionen |
PIM-Systeme sammeln, verwalten und verteilen produktbezogene Informationen zentral über eine Plattform. Sie bündeln Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. CRM, ERP, Webshops) und spielen diese an Kanäle wie Apps, Marktplätze oder Onlineshops aus. |
ERP-Systeme integrieren mehrere Geschäftsbereiche wie Buchhaltung, Produktion, Lieferkette, HR, Vertrieb und CRM in einem System. Sie dienen der Steuerung und Optimierung aller Geschäftsprozesse und Ressourcen. |
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Umfang |
PIM konzentriert sich auf Produktinformationen und deren Anreicherung für Marketing, Vertrieb und E-Commerce. Es ermöglicht Abteilungen, Produktdaten konsistent und kanalübergreifend zu nutzen. |
ERP deckt alle Unternehmensbereiche ab und verknüpft Abteilungen nahtlos, um die betriebliche Effizienz und Prozessautomatisierung zu verbessern. |
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Datenmanagement |
PIM-Systeme schaffen eine „Single Source of Truth“ für Produktdaten. Sie verarbeiten Spezifikationen, Beschreibungen, Bilder, Videos, Übersetzungen und technische Attribute aus internen und externen Quellen. |
ERP-Systeme verwalten transaktionsbezogene und betriebliche Daten wie Bestände, Rechnungen, Aufträge oder Personalinformationen. Sie sorgen für Datenkonsistenz in allen Abteilungen und vermeiden doppelte Datensätze. |
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Kosten |
PIM-Plattformen sind meist schneller implementiert und kostengünstiger. Sie eignen sich auch für kleine Unternehmen und bieten oft skalierbare oder kostenlose Einstiegslösungen. |
ERP-Systeme sind komplexer und mit höheren Implementierungs- und Lizenzkosten verbunden. Sie werden meist in mittleren bis großen Unternehmen eingesetzt. |
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Ziel |
Verbesserung der Produktdatenqualität, effizientere Content-Erstellung und schnellere Bereitstellung für Vertriebskanäle. |
Ganzheitliche Steuerung aller Geschäftsprozesse, Ressourcennutzung und Datenflüsse im Unternehmen. |
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Datenfokus |
Produktzentriert: Verwaltung von Informationen für Marketing, Vertrieb und Kundenerlebnis. |
Prozesszentriert: Verwaltung von allen Ressourcen und Abläufen im Unternehmen. |
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Bedarf im Unternehmen |
Besonders relevant für Unternehmen mit großen Sortimentsstrukturen, mehreren Vertriebskanälen oder internationalem Geschäft. |
Erforderlich für Unternehmen mit komplexen Strukturen und umfangreichen Prozessen, die Transparenz und Kontrolle über alle Abteilungen benötigen. |
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Integration |
Lässt sich mit ERP-, CRM- oder E-Commerce-Systemen verbinden, um Produktinformationen kanalübergreifend zu synchronisieren. |
Kann über Schnittstellen Daten an PIM-, CRM- und andere Systeme übergeben, um eine einheitliche Datenbasis zu schaffen. |
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Nutzen |
Einheitliche, qualitativ hochwertige Produktdaten, schnellere Markteinführung und geringere Retouren durch korrekte Informationen. |
Verbesserte Prozesssteuerung, höhere Effizienz und Kosteneinsparungen durch automatisierte Abläufe. |
Warum ist die Kombination von PIM und ERP sinnvoll?
PIM- und ERP-Systeme ergänzen sich, indem sie unterschiedliche Datenströme im Unternehmen miteinander verbinden. Das ERP-System bildet das Rückgrat der internen Abläufe – es verwaltet Lagerbestände, Finanzen, logistische Prozesse und vieles mehr. Das PIM-System hingegen übernimmt die zentrale Verwaltung und Anreicherung der Produktinformationen für alle Verkaufskanäle.
Durch die Integration beider Systeme fließen Stammdaten automatisch vom ERP ins PIM, wo sie mit Inhalten, Bildern und Marketingdaten ergänzt und anschließend an Onlineshops oder Marktplätze verteilt werden. So entsteht ein effizienter, konsistenter Datenfluss vom Backend bis zur Kundenkommunikation.
In der Praxis bedeutet das: Das ERP liefert Stammdaten wie Preise und Artikelnummern, das PIM ergänzt diese um Beschreibungen, Bilder und Attribute. Anschließend werden die angereicherten Informationen automatisch an Onlineshops und Marktplätze weitergegeben – ohne manuelle Eingriffe.
Das Ergebnis: Einheitliche, aktuelle Produktinformationen auf allen Kanälen und effizientere Prozesse im Hintergrund.
Vorteile der PIM-ERP-Integration
- Optimierte Bestandsverwaltung: ERP-Systeme überwachen Lagerbestände und Bestellungen in Echtzeit. Das PIM ergänzt diese Daten um Produktattribute, Beschreibungen und Medien. So bleiben alle Kanäle synchron, und Produktinformationen sind stets aktuell und vollständig.
- Schnellere Datenübertragung: Durch die Integration können Produktdaten – von Preisen bis zu digitalen Assets – automatisiert und in Echtzeit an Händler:innen, Distributor:innen und Vertriebspartner:innen übermittelt werden. Das beschleunigt Marketingkampagnen und die Markteinführung neuer Produkte.
- Preisgenauigkeit und Transparenz: Während das ERP verschiedene Preisstrukturen (z. B. Großhandel, Einzelhandel oder Aktionspreise) verwaltet, sorgt das PIM für die kanalspezifische Aufbereitung dieser Preisinformationen. Das Ergebnis sind konsistente, fehlerfreie Preise auf allen Plattformen.
- Kürzere Time-to-Market: Eine gemeinsame Datenbasis reduziert Abstimmungsaufwand, Korrekturen und Freigabeschleifen. Produktteams, Marketing und Vertrieb arbeiten mit denselben, stets aktuellen Informationen – das verkürzt den gesamten Veröffentlichungsprozess und steigert die Umschlagsgeschwindigkeit neuer Produkte.
- Effiziente Variantenpflege: Produktvarianten werden im ERP angelegt und im PIM um zusätzliche Details wie Bilder, Animationen oder Beschreibungen erweitert. So lassen sich Varianten schneller anlegen und professioneller präsentieren – ein klarer Vorteil für den Kundeneindruck.
- Reduzierte Rückgabequote: Durch den automatischen Abgleich von ERP-Daten wie Produktmaßen oder Gewichten stellt das PIM sicher, dass auf allen Verkaufskanälen korrekte Informationen angezeigt werden. Das verringert Fehlinformationen und senkt Retouren.
- Verbessertes Merchandising und Planung: Das ERP liefert Verkaufs- und Bestandsdaten, das PIM ergänzt diese um Marketing- und Inhaltsdaten. Gemeinsam ermöglichen sie präzisere Prognosen, fundierte Sortimentsentscheidungen und datenbasierte Kampagnenplanung.
Fazit: Die Integration von PIM und ERP sorgt für mehr Datengenauigkeit, weniger manuelle Arbeit und eine deutlich höhere Effizienz im Produkt- und Informationsmanagement. Unternehmen profitieren von schnelleren Abläufen, konsistenter Kommunikation über alle Kanäle und einer spürbar verbesserten Kundenerfahrung.
So findest du das richtige System für deinen Onlinehandel
Die Wahl des passenden PIM- oder ERP-Systems hängt stark von deiner Unternehmensgröße, deinen Prozessen und deinem digitalen Reifegrad ab. Eine gründliche Analyse deiner Anforderungen verhindert, dass du später mit teuren Anpassungen oder ineffizienten Workflows kämpfen musst.
Bei der Auswahl solltest du auf folgende Punkte achten:
- Systemgröße: Prüfe, ob die Lösung zu deinem Geschäftsvolumen passt. Kleine Unternehmen profitieren oft von modularen Systemen mit Basisfunktionen, während wachsende Händler:innen eher skalierbare Plattformen mit erweiterten Modulen für Reporting oder Automatisierung benötigen.
- Integrationsfähigkeit: Achte darauf, dass das System nahtlos mit deinem Shopify-Store, CRM oder Warenwirtschaftssystem verbunden werden kann. Schnittstellen zu Marktplätzen wie Amazon oder Zalando sind besonders hilfreich, wenn du mehrere Vertriebskanäle nutzt.
- Datenanforderungen: Überlege, wie detailliert deine Produktinformationen sind. Wenn du viele Varianten, technische Daten oder mehrsprachige Inhalte verwaltest, sollte das System leistungsfähig genug sein, um diese Komplexität abzubilden.
- Budget und Skalierbarkeit: Kalkuliere nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch Lizenzgebühren, Wartung und mögliche Erweiterungen. Cloudbasierte Lösungen bieten hier meist mehr Flexibilität, da du Funktionen nach Bedarf hinzubuchen kannst.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Oberfläche spart Einarbeitungszeit und reduziert Fehler. Gerade in Teams mit mehreren Beteiligten ist es entscheidend, dass alle Mitarbeitenden schnell mit dem System arbeiten können.
Praxis-Tipp: Teste Systeme zunächst in einer Cloud-Version oder Demo-Umgebung. So kannst du prüfen, ob Schnittstellen zu deinem Shopify-Store oder Marktplätzen wie Amazon reibungslos funktionieren und wie gut sich das System in deinen Alltag integrieren lässt.
Für viele Shopify-Händler:innen sind Cloud-basierte PIM- und ERP-Systeme die beste Wahl. Sie lassen sich unkompliziert integrieren, sind jederzeit erreichbar und benötigen keine eigene IT-Infrastruktur. Besonders vorteilhaft ist, dass sich Datenänderungen automatisch mit dem Onlineshop synchronisieren – Preise, Bestände oder Beschreibungen bleiben so immer aktuell. Damit schaffst du eine solide Basis für Wachstum, ohne dich mit komplexer Technik aufzuhalten.
Fazit: PIM und ERP – gemeinsam unschlagbar
PIM und ERP sind keine Konkurrenz, sondern zwei Seiten derselben Medaille. Während das ERP für effiziente Abläufe sorgt, stellt das PIM sicher, dass alle Produktinformationen vollständig, korrekt und kanalübergreifend konsistent sind. Wer PIM und ERP intelligent verknüpft, schafft einen kontinuierlichen Datenfluss vom Backend bis zur Kundenerfahrung – die Basis für nachhaltiges Wachstum im digitalen Handel.
