Moderne berufliche Kommunikation erfordert eine professionelle E-Mail-Adresse. Egal, ob du selbstständig bist oder ein eigenes Unternehmen führst, eine gut gewählte E-Mail-Adresse kann zu einem professionellen Image beitragen, einen positiven Eindruck hinterlassen und das Risiko verpasster Nachrichten verringern.
In der heutigen digitalen Ära bedeutet das, als du selbst aufzutreten und klare, prägnante E-Mail-Adressen für dein Unternehmen zu haben.
Warum ist eine professionelle E-Mail-Adresse wichtig?
Eine professionelle E-Mail-Adresse ist wichtig, weil sie Seriosität und Professionalität vermittelt. Sie stärkt das Vertrauen von Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Arbeitgeber:innen und sorgt für einen positiven ersten Eindruck. Außerdem erleichtert sie die klare Zuordnung zu einem Unternehmen oder einer Organisation und vermeidet einen unprofessionellen oder unseriösen Eindruck, den private Adressen hinterlassen können.
Elemente einer E-Mail-Adresse
Obwohl jede E-Mail-Adresse einzigartig ist, folgt sie einem grundlegenden Format:
Lokaler Teil
Der „lokale Teil“ deiner E-Mail-Adresse ist dein Benutzername. Er kann aus Buchstaben, Zahlen und den meisten alphanumerischen Zeichen bestehen.
@
Das „@“-Symbol ist ein fester Bestandteil aller E-Mail-Adressen. Es wurde erstmals 1971 vom E-Mail-Pionier Ray Tomlinson verwendet, um den Namen und das System der vorgesehenen Empfängerin bzw. des vorgesehenen Empfängers voneinander zu trennen. Heute trennt es den Benutzernamen vom Mailanbieter oder vom Standort einer individuellen Domain.
Domain
Deine E-Mail-Domain bezeichnet den Ziel-Webserver, an den deine E-Mails gesendet werden. Bei einem persönlichen Gmail-Konto ist der Domainname beispielsweise gmail.com. Eine professionelle Domain ist typischerweise der Firmenname oder für persönliche Marken oder Portfolio-Websites, dein eigener Name.
Tipps zur Erstellung einer professionellen E-Mail-Adresse
- Halte deine E-Mail-Adresse einfach und einprägsam
- Verwende deinen Namen, nicht deinen Titel
- Verwende Satzzeichen sparsam
- Halte primäre und sekundäre Postfächer getrennt
- Verbinde deine Web-Domain
- Nutze ein allgemeines Postfach
Halte deine E-Mail-Adresse einfach und einprägsam
Geschäftliche E-Mail-Adressen sollten leicht auszusprechen sein. Wenn du in einem Meeting bist oder an einem Networking-Event teilnimmst, sollte deine E-Mail-Adresse so einfach sein, dass jemand sie genau aufschreiben und dich bei Bedarf kontaktieren kann.
Verwende deinen Namen, nicht deinen Titel
Jobtitel kommen und gehen – selbst innerhalb derselben Organisation – weshalb sie in einer geschäftlichen E-Mail-Adresse nicht auftauchen sollten. Informationen wie Jobtitel, Unternehmensinformationen, berufliche Qualifikationen und/oder Abschlüsse sollten eher in deiner E-Mail-Signatur auftauchen.
Obwohl du deinen Jobtitel in deiner E-Mail-Adresse einfügen kannst, könnte es sein, dass sich dieser in Zukunft ändert oder zu ungenau ist. Daher funktionieren E-Mail-Adressen mit Jobtiteln am besten für Berater:innen oder Selbstständige, deren Fähigkeiten ihr Gewerbe sind, wie „janedieautorin@domain.com“ oder „jdoe.recht@domain.com“.
Verwende Satzzeichen sparsam
Punkte und Unterstriche zur Trennung von Namen und Initialen können Tippfehler vermeiden und deine E-Mail-Adresse leichter lesbar machen. Zu viele davon können jedoch das Gegenteil bewirken.
Halte primäre und sekundäre Postfächer getrennt
Aus organisatorischen und Datenschutzgründen ist es keine gute Idee, dieselbe E-Mail-Adresse für persönliche und berufliche Zwecke zu verwenden. Es ist sinnvoll, zwei (oder mehr) E-Mail-Konten getrennt zu führen: eine geschäftliche E-Mail-Adresse und ein separates Postfach für deine persönliche Mail.
Verbinde deine Web-Domain
Die meisten Website-Pakete bieten einige kostenlose geschäftliche E-Mail-Konten, die mit deiner benutzerdefinierten Domain verbunden sind. Die Verwendung deiner eigenen Domain – anstelle von @gmail.com oder @yahoo.com – kann professioneller wirken und zur Markenbekanntheit beitragen. Sobald deine Adressen eingerichtet sind, verbinde sie mit E-Mail-Anbieter:innen (Gmail, Outlook oder einer anderen Mail-App) sowie mit CRM- und Marketing-Software wie Hubspot oder Klaviyo.
Nutze ein allgemeines Postfach
Für Nachrichten, die nicht an eine bestimmte Person gerichtet sind, kannst du ein allgemeines Kontakt-E-Mail-Postfach einrichten, auf das mehrere Mitarbeiter:innen oder Abteilungen zugreifen können. So kannst du eingehende Nachrichten von potenziellen Kund:innen oder Anfragen an das entsprechende Teammitglied weiterleiten.
Einfachheit und Vorhersehbarkeit sind ein wichtiger Bestandteil einer generischen E-Mail-Adresse. Das Ziel ist es, es so einfach wie möglich zu machen, dich zu kontaktieren. Beispiele für ein allgemeines Postfach sind beispielsweise „marketing@deinedomain.com“ oder „kontakt@deinedomain.com“. Ein schlichtes, generisches Vertriebs-Postfach erzeugt oft sogar mehr Leads als eines mit einem cleveren, aber weniger intuitiven Benutzernamen.
Ideen für professionelle E-Mail-Adressen
Viele Unternehmen, selbst in kreativen oder lockeren Branchen, haben ein etabliertes System zur E-Mail-Benennung. Aber eine professionelle E-Mail für dich selbst zu erstellen, kann schon etwas schwieriger sein – insbesondere, wenn dein Name relativ häufig vorkommt und eine zugehörige E-Mail-Adresse bereits vergeben ist.
Hier sind einige Ideen für professionelle E-Mail-Adressen, die du für dich oder dein Team erstellen kannst, zusammen mit ein paar Beispielen, wie du deinen Benutzernamen strukturieren könntest:
Vollständiger Name
Überprüfe zunächst, ob du mit deinem vollständigen Namen (maxmustermann@deinedomain.com) auskommst. Wenn du einen zweiten Vornamen oder ein zweites Initial hast, versuche, das einzubeziehen (maxjmustermann@deinedomain.com). Oder du könntest Satzzeichen verwenden, um dich abzugrenzen und die Lesbarkeit zu verbessern (max.mustermann@deinedomain.com, max.j.mustermann@deinedomain.com).
Teilname
Alternativ könntest du dich entscheiden, nur deinen Nachnamen hervorzuheben und deinen Vornamen mit einem Initial zu kennzeichnen. Dies bewahrt eine gewisse Privatsphäre und bietet mehr Variationen. Kleinunternehmen mit nur wenigen Teammitgliedern könnten sich entscheiden, nur den Vornamen des Nutzers oder der Nutzerin anzuzeigen (max@deinedomain.com). Größere Unternehmen können von einer Strukturierung des lokalen Teils um eine Kombination aus Vor- und Nachnamen profitieren, wie das erste Initial plus das zweite Initial und den Nachnamen (mjmustermann@deinedomain.com).
Team-Postfächer
Als Gründer:in oder Teamleiter:in, die die zentralen Postfächer für dein Unternehmen einrichtet, gibt es einige gemeinsame Adressen, die du je nach deinen geschäftlichen Bedürfnissen einfügen könntest. Allgemeine E-Mail-Postfächer sparen Zeit, indem sie die Zusammenarbeit des Teams beim Überwachen und Beantworten eingehender E-Mails ermöglichen.
- Freelancer-Einreichungen: Wenn du auf Einreichungen von Freelancern oder aus der Community angewiesen bist, ziehe in Betracht, branchenspezifische Schlüsselwörter zu verwenden, wie „pitch@deinedomain.com“ oder „einreichungen@deinedomain.com“.
- Recruiting: Für schnell wachsende Marken oder Recruiting-Teams sind „karriere@deinedomain.com“ oder „jobs@deinedomain.com“ eine einfache, intuitive Möglichkeit, Stellenbewerbungen oder eingehendes Interesse zu verfolgen.
- Allgemeine Anfragen: Für Vertriebs-Postfächer reicht eine einfache Adresse, wie „anfragen@deinedomain.com“ oder „verkauf@deinedomain.com“.
- Kundenservice: „hilfe@deinedomain.com“ ist eine gängige E-Mail-Adresse für den Kundenservice, während „ruecksendungen@deinedomain.com“ für ein generisches Rücksendungs-Postfach funktioniert.
Fazit
Eine professionell gewählte E-Mail-Adresse ist mehr als nur eine Kontaktmöglichkeit – sie ist ein Teil deiner Unternehmensidentität und ein Tool, um Vertrauen aufzubauen. Sie vermittelt Seriosität, sorgt für einen klaren, positiven ersten Eindruck und erleichtert die Kommunikation mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Teammitgliedern. Durch klare Strukturen, einfache Lesbarkeit und die Nutzung eigener Domains oder generischer Postfächer stellst du sicher, dass Nachrichten zuverlässig ankommen und dein Unternehmen professionell wahrgenommen wird. Kurz gesagt: Eine durchdachte E-Mail-Adresse trägt entscheidend zu deinem professionellen Auftritt in der digitalen Welt bei.
