Es gibt viele Gründe, ein Unternehmen zu gründen, im Vordergrund steht aber sicher nicht die Absicht, künftig weniger Zeit zu haben. Eine virtuelle Assistenz ist deshalb oft die erste “Personalentscheidung”, die neue Online-Unternehmer:innen fällen − mit dem Ziel, dass er/sie die täglich anfallenden Aufgaben übernimmt, damit du dich voll und ganz auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.
Eine virtuelle Assistenz ist wie ein zusätzliches Paar Hände, jedoch ohne die Kosten einer Vollzeit-beschäftigten Person. Wenn Probleme, die häufig mit Wachstum einhergehen (wie Stress und mehr Routineaufgaben auf deiner To-do-Liste), auch für dich ein Thema sind, könnte es an der Zeit sein, eine virtuelle Assistenz in Dienst zu nehmen, um zumindest etwas mehr Zeit zur Verfügung zu haben.
Was ist eine virtuelle Assistenz und wie kann sie dir helfen?
Eine virtuelle Assistenz arbeitet remote und übernimmt administrative oder kreative Aufgaben wie E-Mails, Social Media, Buchhaltung oder Recherche. Sie entlastet dich flexibel und kosteneffizient ohne Festanstellung. Durch klare Prozesse kannst du wiederkehrende Tätigkeiten auslagern, dich auf Strategie konzentrieren und gewinnst Zeit für dein Kerngeschäft.
Inhaltsverzeichnis
Was sind die Vorteile einer virtuellen Assistenz?
Für Shopify-Händler:innen ist eine virtuelle Assistenz vor allem wegen der Flexibilität interessant. Du kannst Aufgaben je nach Bedarf auslagern, ohne an feste Stundenzahlen oder langfristige Verträge gebunden zu sein. So passt sich die Unterstützung deinem Arbeitsaufkommen an – von Recherche über Rechnungsstellung bis hin zu Content-Erstellung.
Ein weiterer Vorteil sind die geringeren Kosten im Vergleich zu einer Festanstellung: Lohnnebenkosten, Urlaubs- oder Krankheitsansprüche sowie die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes entfallen. Gleichzeitig erhältst du zuverlässige, ortsunabhängige Unterstützung, die dir Zeit verschafft, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren oder deine Arbeitsbelastung zu reduzieren.
Automatisiere mit Shopify Flow, bevor du einer Outsourcing-Lösung den Vorrang gibst.
Shopify Flow ermöglicht es dir, repetitive Aufgaben zu eliminieren, indem spezifische Prozesse innerhalb deines Shopify-Shops automatisiert werden. Du kannst einen Trigger innerhalb von Shopify oder einer kompatiblen App festlegen, eine Variable auswählen, nach der du suchen möchtest (wie eine bestimmte Zahl oder ein Label), und eine Aktion ausführen, wann immer die Bedingungen erfüllt sind.
Shopify Flow ist in den Shopify Advanced- und Shopify-Plänen verfügbar und kann:
- Deine/n Lieferant:innen oder bestimmte Mitarbeiter:innen benachrichtigen, wenn der Lagerbestand niedrig ist
- Eine handgeschriebene Dankesnotiz an Kund:innen senden, die ihre zweite Bestellung aufgeben
- Bestellinformationen zu einem Google Sheet oder zum Asana-Board hinzufügen
- Verzweigungslogik erstellen, um unterschiedliche Workflows basierend auf dem Szenario auszuführen
Welche Voraussetzungen sollte eine virtuelle Assistenz mitbringen?
Virtuelle Assistenzen übernehmen sehr unterschiedliche Aufgaben, weshalb keine formale Ausbildung zwingend notwendig ist. Ein sicherer Umgang mit PC, Internet und digitalen Tools ist jedoch unerlässlich. Eine Ausbildung im Office-Management oder Erfahrungen im Online-Marketing können hilfreich sein, sind aber nicht zwingend.
Wichtig sind vor allem Selbstorganisation und die Fähigkeit, mehrere Kund:innen gleichzeitig zu betreuen. Viele Auftraggeber:innen arbeiten dich in neue Systeme wie CMS oder Shop-Tools ein – so kannst du dein Wissen Schritt für Schritt erweitern.
Darüber hinaus zählen Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, ein professionelles Auftreten und die Bereitschaft, dich in neue Themen einzuarbeiten. Offenheit und Motivation sind entscheidend, da du oft Aufgaben übernimmst, die deine Kund:innen selbst ungern erledigen.
Welcher Stundensatz ist für eine virtuelle Assistenz angemessen?
Die Stundensätze für virtuelle Assistenzen reichen von etwa 10 Euro bei Agenturen bis zu 80 Euro bei erfahrenen Spezialist:innen. Quereinsteiger:innen starten meist zwischen 20 und 40 Euro. Monatspauschalen von 500 bis über 4.000 Euro sind ebenfalls üblich.
Wie hoch dein eigener Tarif ist, hängt von Erfahrung, Qualifikation und Lebenshaltungskosten ab. Denke bei der Kalkulation auch an Steuern, Versicherungen sowie unbezahlte Zeiten für Akquise oder Buchhaltung. Mit wachsender Erfahrung solltest du deine Preise anpassen. Eine transparente Preisliste für unterschiedliche Aufgaben sorgt zusätzlich für Klarheit.
Wo finde ich eine fähige virtuelle Assistenz?
Es gibt verschiedene Wege, eine virtuelle Assistenz zu finden – über Freelancer-Marktplätze, spezialisierte Dienste oder Agenturen.
Freelancer-Marktplätze wie Upwork, Fiverr oder Guru bieten flexible Auswahl und transparente Bewertungssysteme. Preise starten ab 3 € pro Stunde, spezialisierte VAs kosten deutlich mehr.
Time etc vermittelt erfahrene, in den USA ansässige VAs. Ab 310 € im Monat für 10 Stunden übernehmen sie Aufgaben wie E-Mail-Management, Social Media oder Terminplanung.
Wing kombiniert Technik mit virtueller Assistenz. Ab 600 € im Monat für 80 Stunden unterstützt dich eine VA bei E-Mails, Website-Updates oder Rechnungen.
Fancy Hands bietet kostengünstige Unterstützung ab 17,99 € pro Monat. Hier erledigen VAs vor allem kleinere Aufgaben wie Terminplanung, Recherche oder Besorgungen.
So beauftragst du deine erste virtuelle Assistenz
Nicht jede virtuelle Assistenz passt zu deinem Unternehmen. Kläre daher zuerst deine Anforderungen und bereite Ressourcen für die Einarbeitung vor.
1. Prozesse dokumentieren
Bevor du Aufgaben auslagerst, halte Abläufe fest – etwa mit Video-Tools wie Loom, Workflows in Miro oder Checklisten in Notion. So vermeidest du Fehler und erleichterst die Einarbeitung. Für Kundenkontakt sind klare Skripte besonders wichtig.
2. Stellenbeschreibung verfassen
Formuliere eine präzise Ausschreibung mit Aufgaben, benötigten Fähigkeiten, Sprachkenntnissen und Tools (z. B. Shopify, Zendesk). Eine Stellenbeschreibung dient als Filter und hilft dir, die passende Assistenz zu finden.
3. Auswahl und Einarbeitung
Nutze Freelancer-Plattformen oder spezialisierte Dienste, führe Interviews und prüfe Referenzen. Starte mit klar abgegrenzten Aufgaben, bevor du mehr Verantwortung überträgst.
4. Zugänge absichern
Richte eingeschränkte Berechtigungen in Shopify, Social Media oder Kundenservice-Tools ein. Nutze Passwort-Manager oder die Delegationsfunktionen bestehender Apps. Eine Geheimhaltungsvereinbarung schützt deine Daten zusätzlich.
5. Zusammenarbeit optimieren
Nutze Zeit-Tracking-Tools wie Toggl, um Transparenz zu schaffen. Halte regelmäßigen Kontakt, entwickle Workflows weiter und übertrage bei guter Zusammenarbeit zusätzliche Aufgaben.
Fazit
Wenn du länger darüber nachdenkst, ist es nicht das Ziel einer Unternehmensgründung, ein Unternehmen zu besitzen, sondern Teile davon in fähige Hände zu legen, damit dein Unternehmen auch ohne deine volle Aufmerksamkeit funktioniert.
Outsourcing kann sich für Unternehmer:innen, die Kontrolle schätzen, unnatürlich anfühlen. Aber es ist der Schlüssel zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Dieses ohnehin schon anspruchsvolle Ziel ist noch schwieriger zu erreichen, wenn du alles alleine machst.
Eine virtuelle Assistenz ermöglicht es dir, dich auf die Dinge zu konzentrieren, die am wichtigsten sind – dein Unternehmen auszubauen, Zeit mit deiner Familie zu verbringen oder dir einfach auch mal Momente zu gönnen, um durchzuatmen.
