Pensi che il negozio online che hai aperto l'anno scorso per vendere berretti fatti a mano abbia generato un profitto. Tuttavia, con centinaia di spese aziendali diverse, non sai bene quanto devi versare all'Agenzia delle Entrate.
Se dichiari troppo poco, potresti ritrovarti con una multa salata. Se paghi troppo, potrebbero volerci mesi per ottenere il tuo rimborso fiscale, denaro di cui la tua attività potrebbe aver bisogno per sopravvivere. La contabilità può aiutarti a capire esattamente quanto devi.
In questo articolo, ti guideremo attraverso le basi della contabilità che devi conoscere per gestire la tua nuova attività.
Cos'è la contabilità per startup?
La contabilità è il processo di registrazione e organizzazione delle transazioni finanziarie di un'azienda. Ad esempio, se il tuo negozio ecommerce acquista materiale per ufficio, quella spesa verrebbe registrata in un foglio di calcolo o in un programma software, insieme alla data dell'acquisto, al costo e all'impatto del pagamento sui bilanci dell'azienda. I contabili possono anche registrare altre transazioni finanziarie, come prestiti e rendimenti degli investimenti.
Come iniziare la contabilità per la tua startup
Impostare un sistema contabile accurato è essenziale per un'azienda per gestire le proprie finanze e rispettare le normative fiscali. I seguenti passaggi possono essere d'aiuto.
1. Scegli un metodo contabile
Esistono molte opzioni per tenere traccia delle tue transazioni, che vanno dall'inserimento manuale utilizzando registri fisici a diversi tipi di software. La contabilità manuale tende a essere meno costosa, ma richiede tempo ed è soggetta a errori umani.
La contabilità digitale, d'altra parte, può accelerare parti del processo utilizzando fatturazione e ricevute automatizzate. Ad esempio, alcune app di contabilità per startup ti permettono di caricare foto delle ricevute in movimento, digitalizzandole e aggiungendo la spesa ai tuoi libri contabili, riducendo la quantità di inserimenti dati che tu o il tuo contabile potrebbe dover fare.
2. Imposta un piano dei conti
Le aziende ben gestite di solito mantengono un libro mastro generale, che è un registro combinato di tutte le transazioni aziendali. La maggior parte delle aziende trova utile categorizzare tipi simili di transazioni in sottoregistri, come registri separati per i crediti o i debiti.
Un nuovo proprietario di azienda dovrà solitamente impostare un grafico separato per ogni sottoregistro. Questo può significare un libro contabile fisico separato se si utilizza la contabilità manuale, o un foglio di calcolo contabile separato se si utilizza un software di contabilità. Il piano dei conti elenca tutte le diverse categorie di sottoregistri di cui l'azienda tiene traccia.
3. Registra le transazioni
Le aziende registrano le transazioni in partita semplice o in partita doppia. Nella contabilità a partita semplice, una transazione viene registrata solo una volta nel libro mastro generale e non viene contabilizzata nei sottoregistri. Le ditte individuali o le startup molto piccole tendono a utilizzare questo metodo.
Nella contabilità a partita doppia, ogni transazione viene registrata in due conti separati. Ad esempio, se prendi in prestito 1.000 €, i bilanci dell'azienda registreranno sia un aumento nel conto degli attivi che un aumento nel conto delle passività.
Errori comuni nella contabilità
È facile commettere errori contabili, specialmente se non hai mai fatto questo tipo di registrazione prima. Ecco alcuni errori comuni da tenere d'occhio:
- Non mantenere registri accurati. Piccoli errori nell'inserimento dei dati possono portare a grandi problemi. Lievi errori di calcolo di profitti e perdite potrebbero scatenare controlli dell'Agenzia delle Entrate e carenze nelle buste paga che potrebbero limitare la tua capacità di indebitamento.
- Mescolare finanze personali e aziendali. A volte, le piccole imprese non sono diligenti nel separare le spese aziendali da quelle personali. Questo può compromettere altri calcoli contabili e rendere difficile monitorare come sta andando la tua attività.
- Non rimanere aggiornati con la contabilità. I proprietari di piccole imprese, specialmente quelli che fanno la contabilità da soli, sono inclini a rimanere indietro con la registrazione. Recuperare può essere molto più difficile che rimanere aggiornati, rendendo più difficile assicurarsi che la tua attività sia conforme alle tasse e che i registri di pagamento e fiscali dei dipendenti siano aggiornati.
Contabilità e ragioneria: somiglianze e differenze
Sia la contabilità che la ragioneria coinvolgono il monitoraggio delle finanze di un'azienda. Tuttavia, i ragionieri tendono a concentrarsi maggiormente sull'analisi delle transazioni commerciali mentre i contabili si occupano più della registrazione. Quale decidi di assumere per la tua attività dipende in definitiva dalle esigenze della tua azienda. Ecco le differenze tra contabili e ragionieri da tenere a mente mentre inizi il tuo percorso con i numeri.
Quali sono le somiglianze tra ragionieri e contabili?
- Registrazione. Sia i contabili che i ragionieri mantengono registri meticolosi e svolgono un ruolo importante nel monitorare la salute finanziaria di un'azienda.
- Entrambi utilizzano i principi contabili. Sia i contabili che i ragionieri seguono i principi contabili generalmente accettati per mantenere coerenza nei documenti finanziari e rispettare gli standard contabili.
Quali sono le differenze tra ragionieri e contabili?
- Complessità. I contabili tendono a gestire l'inserimento dei dati e i report finanziari semplici, mentre i ragionieri spesso si occupano di compiti complessi o analisi approfondite che i proprietari di aziende e gli investitori devono comprendere per valutare le prestazioni complessive di un'azienda. La ragioneria aziendale si concentra meno sulle operazioni quotidiane di un'azienda rispetto alla contabilità.
- Formazione. In Italia, chiunque abbia un diploma di scuola superiore può lavorare come contabile. Il processo per diventare ragioniere, tuttavia, è più rigoroso. Di solito richiede una laurea, mentre il superamento dell'esame di dottore commercialista consente a un ragioniere di supervisionare tutti gli aspetti degli affari finanziari di un'azienda.
- Responsabilità. Tra le altre cose, i contabili tengono traccia dei crediti e dei debiti. Preparano anche bilanci come stati patrimoniali, rendiconti dei flussi di cassa e conti economici e si assicurano che le transazioni mensili corrispondano agli estratti conto della carta di credito e bancari di un'azienda. A volte gestiscono anche le buste paga. I ragionieri potrebbero fornire consigli fiscali e preparare dichiarazioni dei redditi, aiutare a richiedere prestiti e dare consigli per guidare decisioni strategiche aziendali. I ragionieri confermano anche l'accuratezza dei documenti finanziari.
Quando considerare l'assunzione di un contabile
Assumere un dipendente per fornire servizi contabili può essere utile per alcune startup, specialmente quando la crescita aziendale porta a un grande aumento del volume delle transazioni. I contabili sono utili perché possono concentrarsi esclusivamente sul mantenere registri accurati e tempestivi, mentre i fondatori di startup spesso devono destreggiarsi tra la contabilità e la gestione di un'azienda. Se la tua attività ha più transazioni di quante tu abbia tempo di tracciare ogni giorno, assumere un contabile è probabilmente una buona idea.
Per assumere un contabile, puoi iniziare contattando studi di ragioneria che offrono servizi di contabilità per startup. Poiché non serve una laurea per fare contabilità, potresti anche assumere un diplomato recente talentuoso e diligente per la semplice registrazione. Se vuoi assumere un contabile più esperto, probabilmente dovrai pagare una tariffa oraria più alta.
Contabilità startup: domande frequenti
Di quali registri finanziari dovrebbero tenere traccia le startup?
Una startup deve tenere traccia di tutte le transazioni. La maggior parte della contabilità per startup coinvolge anche l'organizzazione di registri separati per attivi, passivi, ricavi e spese.
La mia startup dovrebbe assumere un ragioniere o un contabile?
Sia i ragionieri che i contabili possono aiutare le startup, anche se in modi diversi. I contabili sono i migliori per tenere traccia delle transazioni quotidiane. I ragionieri sono i migliori per fornire ai proprietari di piccole imprese analisi finanziarie basate sulle informazioni registrate dai contabili. Più spesso, i ragionieri aiutano le aziende a presentare le loro tasse e richiedere prestiti.
Le startup dovrebbero utilizzare la contabilità di cassa o per competenza?
La contabilità di cassa registra una transazione solo quando il denaro viene ricevuto o pagato. La contabilità per competenza tiene traccia di tutte le transazioni commerciali, anche quando il denaro non è coinvolto. Ad esempio, se un'azienda registra le sue fatture prima che vengano pagate, questo è considerato contabilità per competenza. Il metodo di contabilità di cassa tende ad essere più semplice e conveniente per la maggior parte delle startup. Tuttavia, la contabilità per competenza può essere migliore quando si richiede un prestito bancario per finanziare la propria attività, o può aiutare un acquirente a valutare la propria azienda se prevede di venderla.
In che modo le startup gestiscono le responsabilità fiscali?
Per la maggior parte delle aziende, una contabilità accurata è fondamentale per assicurarsi di pagare l'importo corretto quando arriva la stagione fiscale. Le startup dovrebbero anche considerare di assumere un ragioniere per assicurarsi che tutto sia presentato correttamente.
