I migliori registratori di cassa per piccole imprese

I registratori di cassa furono inventati alla fine del XIX secolo, con il primo brevetto rilasciato nel 1878 a James Ritty, proprietario di un saloon di Dayton, Ohio. Il primo modello commerciale fu chiamato "Ritty's Incorruptible Cashier" e funzionava tramite una manovella che azionava gli ingranaggi interni della macchina per registrare la vendita. Lo scopo principale dei primi registratori di cassa era controllare i furti dei dipendenti: da qui la campanella, che avvertiva il proprietario dell'apertura del cassetto portadenaro.

Oggi i registratori di cassa moderni hanno ampliato enormemente il loro ruolo negli affari. Possono scansionare ed elaborare codici a barre UPC, monitorare vendite e promozioni, permettere di offrire programmi fedeltà e, naturalmente, accettare pagamenti in contanti, con carta di credito e di debito. Alcuni accettano persino pagamenti mobili tramite smartphone e smartwatch.

Con questi progressi arriva un'abbondanza di scelte tra diverse opzioni di registratori di cassa per piccole imprese. Ecco cosa possono fare i registratori di cassa di oggi e come scegliere quello giusto per la tua piccola impresa.

Cosa sono i registratori di cassa per piccole imprese?

Un registratore di cassa è una macchina meccanica o elettronica che, come minimo, registra ed elabora le transazioni di vendita e produce una prova delle transazioni (cioè gli scontrini). Molti registratori di cassa per piccole imprese includono anche un cassetto portadenaro con serratura per conservare banconote e monete.

Le funzioni più avanzate dei registratori di cassa spaziano dal calcolo delle vendite giornaliere e dei saldi di cassa all'esportazione dei dati di vendita, fino alla fornitura di sistemi di inventario e al calcolo automatico delle mance. I registratori di cassa moderni sono spesso chiamati sistemi punto vendita (POS).

Caratteristiche essenziali di un registratore di cassa per piccole imprese

Tra la miriade di funzioni che i moderni sistemi POS possono offrire, ecco le più importanti da considerare quando cerchi un registratore di cassa per la tua piccola impresa:

• Registrazione delle vendite. Il registratore di cassa dovrebbe essere in grado di calcolare il prezzo totale di ogni articolo venduto, aggiungere l'IVA e fornire l'importo totale dovuto per completare la transazione.
• Elaborazione dei pagamenti. Il tuo registratore dovrebbe essere in grado di elaborare diversi tipi di pagamento, come pagamenti in contanti, con carta di debito e di credito, pagamenti contactless e buoni regalo. Dovrebbe calcolare il resto dovuto se un cliente paga in contanti.
• Stampa scontrini. Il tuo registratore dovrebbe avere una stampante per scontrini per fornire una ricevuta ai clienti su richiesta, come richiesto dalle leggi locali. In alternativa, la maggior parte dei sistemi POS ti permette anche di inviare scontrini via email.
• Conservazione del contante. Il tuo POS registratore di cassa dovrebbe essere in grado di collegarsi a un cassetto per contanti sicuro per organizzare e conservare banconote e monete necessarie per elaborare le transazioni in contanti.
• Reportistica. Il POS registratore di cassa dovrebbe essere in grado di generare report, inclusi i dati di vendita e il flusso di cassa della giornata. I sistemi POS avanzati possono fornire report più dettagliati per aiutare a monitorare le prestazioni aziendali.

Quali sono i tipi di registratori di cassa per piccole imprese?

1. Registratore di cassa elettronico (ECR)
2. Sistema punto vendita (POS)
3. Sistema POS mobile

Come cliente, probabilmente hai sperimentato vari metodi di pagamento: macchine ingombranti, tablet eleganti o piccoli slot per carte sui telefoni. Ecco i tre principali tipi di registratori di cassa per piccole imprese sul mercato:

1. Registratore di cassa elettronico (ECR)

Un registratore di cassa elettronico (ECR), il più vicino a un registratore di cassa meccanico tradizionale, è un semplice dispositivo da banco che usi per raccogliere pagamenti in contanti e con carta di credito, calcolare le tasse, stampare scontrini e registrare le vendite giornaliere. I modelli ECR più avanzati possono supportare un lettore di codici a barre per inserire automaticamente le informazioni sui prezzi.

2. Sistema punto vendita (POS)

Un sistema punto vendita (POS) è un sistema digitale che ti aiuta ad accettare e tenere traccia di pagamenti in contanti, con carta o tramite mobile. Un registratore di cassa POS può aiutare a tracciare l'inventario e raccogliere informazioni sui clienti. Può anche svolgere funzioni fiscali e commerciali come trasferire denaro alla tua banca, monitorare il flusso di cassa, generare report di vendita, visualizzare i dati dei clienti e gestire i dipendenti.

Un sistema POS può essere completamente digitale. I sistemi moderni come Shopify POS mantengono i dati della tua attività al sicuro nel cloud, così puoi accedere e consultarli da qualsiasi dispositivo.

La parte migliore di un registratore di cassa POS è che può essere personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche della tua attività. Ad esempio, se gestisci un negozio fisico e un sito web di ecommerce, puoi impostare il ritiro in negozio per permettere ai clienti di sfogliare e acquistare un prodotto online, poi ritirarlo nel tuo negozio per risparmiare sui costi di spedizione.

3. Sistema POS mobile

Un sistema POS mobile è essenzialmente uguale a un sistema POS, ma è progettato per accettare pagamenti e servire i clienti ovunque si trovino. Alcune opzioni, come Tap to Pay su iPhone per Shopify POS, eliminano completamente la necessità di hardware. Puoi accettare tutti i pagamenti contactless con carta usando solo il tuo iPhone.

Con i pagamenti mobili NFC che crescono in popolarità, molti clienti scelgono di pagare con un semplice tocco della loro carta o portafoglio mobile. Se vuoi accettare contanti, avrai bisogno di un registratore di cassa o di un cassetto per contanti per poter dare il resto.

I sistemi POS mobili sono ideali per i proprietari di piccole imprese che non hanno una sede fissa, come un creatore di gioielli a una fiera d'arte locale.

8 aspetti da considerare nella scelta di un registratore di cassa

1. Dimensioni dell'attività
2. Tipo di attività
3. Fattore di forma
4. Funzionalità
5. Sicurezza
6. Integrazioni e compatibilità
7. Costo
8. Facilità d'uso

Considerare i seguenti fattori può aiutarti a fare la scelta giusta per la tua attività:

1. Dimensioni dell'attività

Le dimensioni della tua attività e il suo flusso di cassa sono i principali fattori determinanti per il tipo di registratore di cassa di cui hai bisogno. Se gestisci una piccola attività di ceramiche con una dozzina di prodotti, un POS registratore di cassa con funzioni di base per aiutarti ad accettare pagamenti di persona, gestire ordini e creare profili clienti è sufficiente. Se hai un negozio al dettaglio e devi gestire personale e inventario, vorrai un sistema POS con funzionalità più robuste.

Considera non solo le dimensioni attuali della tua attività ma anche il suo potenziale di crescita. Scegli un POS registratore di cassa che supporti le tue esigenze ora e mentre la tua attività cresce e le sue necessità cambiano.

2. Tipo di attività

I tuoi requisiti di elaborazione dei pagamenti dipendono dalla natura specifica della tua attività. Stai vendendo beni e devi gestire l'inventario? O stai fornendo un servizio e devi semplicemente accettare pagamenti per lavori specifici svolti? Potresti avere elementi di entrambi.

Più complessa è la tua attività, più complesso è il registratore di cassa che richiede. Nella maggior parte dei casi, un sistema POS avrà diversi piani che includono diverse funzionalità. Scegli un sistema che abbia caratteristiche che supportano il tuo tipo di attività.

3. Fattore di forma

Considera la tua necessità di mobilità. La tua attività ha un singolo punto vendita che ti permette di avere un registratore di cassa da banco? O devi essere in grado di accettare pagamenti in movimento? La maggior parte dei sistemi POS ha supporti per una configurazione di checkout da banco. Altri hardware come Shopify POS Go sono portatili e includono un lettore di carte integrato e uno scanner di codici a barre per darti la flessibilità di servire e far pagare ovunque si trovino i tuoi clienti.

4. Funzionalità

Considera tutte le funzionalità che potresti utilizzare oltre ad accettare pagamenti. Un sistema POS completamente funzionale ti permette di gestire informazioni sui clienti, programmi fedeltà, inventario e vendite. Considera un sistema POS se pensi di poter beneficiare di alcune o tutte queste funzionalità.

5. Sicurezza

Un registratore di cassa gestisce un bene aziendale prezioso, il denaro, quindi considerare la sicurezza è un must. Ad esempio, Shopify POS ti permette di controllare quale personale può aprire il registratore di cassa, e ti permette anche di tracciare quale personale elabora le transazioni in contanti o bilancia il tuo cassetto portadenaro.

6. Integrazioni e compatibilità

I sistemi POS intelligenti possono offrire ancora più valore e convenienza se sono integrati con altri software come la tua piattaforma ecommerce, software di contabilità, oppure banca e processore di pagamenti.

In termini di compatibilità hardware, alcuni registratori di cassa vengono con dispositivi utili come uno scanner di codici a barre, lettore di carte, stampante per scontrini e display rivolto al cliente. Alcuni registratori di cassa sono compatibili con tutti questi, e altri non possono usarli affatto, quindi scopri di quale hardware POS avrai bisogno per assicurarti di scegliere il sistema giusto.

7. Costo

I registratori di cassa e i sistemi POS combinano hardware e software, e il costo per acquistare entrambi varia. La maggior parte dei fornitori POS ti permette di pagare mensilmente o annualmente per un abbonamento. Detto questo, la spesa totale varierà a seconda del numero di negozi che hai, delle funzionalità di cui hai bisogno e dell'hardware che acquisti.

8. Facilità d'uso

Anche se i registratori di cassa moderni e i sistemi POS sono progettati pensando alla facilità d'uso, i sistemi più avanzati possono diventare piuttosto complessi da imparare a usare, operare e mantenere. Considera anche quanto sono esperti di tecnologia i tuoi dipendenti.

I migliori registratori di cassa per piccole imprese

Ecco le migliori opzioni di POS registratori di cassa per piccole imprese:

• Shopify. Shopify POS è la migliore soluzione per le attività che hanno sia un negozio fisico che un negozio ecommerce. È flessibile, facile da configurare e ti aiuta a gestire ogni aspetto della tua attività in un unico posto: inventario, clienti, vendite, prodotti e altro. È incluso nel tuo piano Shopify, quindi puoi vendere online e di persona e pagare solo 39€ al mese.
• Royal POS 1500. Il Royal POS 1500 è un registratore di cassa che costa tra i 700 e i 900 euro e può elaborare pagamenti in contanti e digitali. Può anche supportare scanner di codici a barre, pagamenti RFID e stampanti per scontrini.
• Square. Square Register è più conosciuto per il suo sistema POS mobile per piccole imprese e il suo lettore di carte Bluetooth che si collega a uno smartphone o tablet.
• Vend. Vend POS è un'altra opzione che offre sistemi POS tablet per il retail. Il suo modello di abbonamento mensile parte da 69€ al mese.
• Clover. Clover è un altro fornitore POS per attività retail. Aspettati di pagare commissioni di elaborazione pagamenti a partire dal 2,6% + 10¢ per transazione, oltre all'hardware compatibile.