Ti è mai capitato di iniziare un progetto importante solo per scoprire che i tuoi colleghi hanno idee completamente diverse su come portarlo a termine? Allora sai bene quanto è importante definire le specifiche di lavoro. Stabilire cosa comporta un progetto e i passi necessari per realizzarlo è una parte fondamentale del processo di gestione dei progetti.
Leggi questo articolo per scoprire come le specifiche di lavoro possono aiutarti ad essere in linea con fornitori, partner o dipendenti.
Cosa sono le specifiche di lavoro?
Le specifiche di lavoro vengono inserite in un documento che delinea come porterai a termine il lavoro per un progetto. Un documento sulle specifiche di lavoro ben redatto favorisce l'allineamento tra le parti interessate del progetto, per consentire a tutti di comprendere i risultati attesi, le esclusioni e le tempistiche.
Questo documento di lavoro può essere interno o esterno. I project manager spesso redigono specifiche di lavoro interne per aiutare l'azienda ad allocare le risorse per più progetti. Un documento esterno sulle specifiche di lavoro ti garantisce di essere sulla stessa lunghezza d'onda quando esternalizzi attività a un'altra azienda.
Specifiche di lavoro vs descrizione delle attività
L'acronimo "SOW" può significare sia "scope of work" (specifiche di lavoro) che "statement of work" (descrizione delle attività), ma questi due documenti presentano alcune differenze chiave:
- La descrizione delle attività è un documento legale che descrive brevemente il lavoro che un fornitore esterno ha accettato di svolgere per un'azienda e le principali condizioni contrattuali.
- Le specifiche di lavoro sono uno strumento di gestione dei progetti, non un documento legale. Può essere interno o esterno, e tipicamente fornisce maggiori dettagli riguardo agli obiettivi, alle tappe fondamentali e alle tempistiche associate a un progetto.
Elementi delle specifiche di lavoro
Le specifiche di lavoro possono variare tra aziende e persino per progetti diversi, ma la maggior parte include questi elementi essenziali.
Tempistiche
Senza delle tempistiche definite, un progetto può trascinarsi all'infinito. Definire delle tempistiche realistiche per un progetto può aiutare a stabilire le aspettative fin dall'inizio, prevenendo incomprensioni e delusioni in seguito.
Risultati attesi
I risultati attesi sono prodotti finali misurabili e quantificabili che indicano il progresso verso gli obiettivi del progetto.
Supponiamo che la tua azienda assuma un'agenzia di branding per sviluppare un'identità di marca. Alcuni dei risultati attesi su cui potreste accordarvi possono includere un font personalizzato, il design del sito web, il design del packaging e le linee guida del brand.
Esclusioni
Le tue specifiche di lavoro dovrebbero contenere anche le esclusioni, ovvero attività associate al progetto ma non comprese nelle specifiche di progetto concordate. Ad esempio, mentre la fotografia di prodotto potrebbe essere essenziale per un redesign del sito web, può non rientrare nelle specifiche di lavoro dell'agenzia di branding esterna che hai ingaggiato.
Le esclusioni aiutano a stabilire le aspettative del progetto e prevenire lo "scope creep" (quando le aspettative aumentano dopo l'inizio di un progetto).
Tappe fondamentali
Le tappe fondamentali del progetto suddividono i risultati attesi in porzioni più piccole. Si tratta tipicamente di attività del progetto collegate a scadenze specifiche.
Ad esempio, se assumi un'agenzia per progettare il packaging, potresti suddividere quel processo in tappe fondamentali. Potrebbe iniziare tutto con un meeting di avvio dove l'agenzia presenta diversi concept di design, un design iniziale e l'approvazione del design, per concludersi con la consegna del design finale al produttore.
Anche se il risultato principale è il design finale del packaging, queste tappe costituiscono dei mini risultati e possono aiutare a mantenere un progetto sulla strada giusta. Se semplicemente dici al tuo designer di produrre un design entro la scadenza del produttore, potresti non riceverlo in tempo per completare il tuo processo interno di feedback.
Consigli per scrivere le specifiche di lavoro
Per redigere le specifiche di lavoro in modo efficace è necessario puntare su brevità e specificità. Ecco alcuni consigli.
Entra nei dettagli
Evita futuri malintesi entrando il più possibile nei dettagli nelle tue specifiche di lavoro. Delinea esattamente cosa ti aspetti per evitare interpretazioni errate. Non dare per scontato che la persona o l'azienda con cui stai lavorando sappia cosa vuoi: mettilo per iscritto, anche se avete già discusso il progetto a voce.
Ad esempio, "pulire il bagno" potrebbe essere interpretata come una rapida sistemata da qualcuno e come una pulizia completa da qualcun altro.
Usa un modello
Se cercare di delineare le specifiche di un progetto ti crea un senso di sopraffazione, usa un modello gratuito di specifiche di lavoro. Un modello può organizzare i tuoi pensieri e assicurarti di includere tutti gli elementi necessari.
Inoltre, non dovrai preoccuparti dell’aspetto grafico.
Chiedi feedback
Redigere le specifiche di lavoro dovrebbe essere un processo collaborativo. Una volta che hai una prima bozza ben definita, chiedi a un collega o amico di darci un'occhiata (possibilmente qualcuno che non è coinvolto direttamente nel progetto).
Ci sono ambiguità? Le specifiche di lavoro non dovrebbero lasciare spazio all'interpretazione, quindi assicurati che chi le legge possa capire esattamente cosa ti aspetti da tutte le parti coinvolte.
Specifiche lavoro: domande frequenti
Come si scrivono le specifiche di lavoro?
Il modo più semplice per scrivere le specifiche di lavoro è iniziare con un modello che delinei tutti gli elementi necessari. Può essere utile partire dagli obiettivi del progetto o dai risultati attesi e poi lavorare a ritroso per determinare i passi che porteranno ai risultati desiderati.
Quando si usano le specifiche di lavoro?
Usa le specifiche di lavoro per mappare i compiti, i risultati attesi e le tempistiche associate a un progetto particolare. Le specifiche di lavoro possono aiutare a raggiungere l'allineamento all'interno di un team di progetto o con fornitori esterni.
Quali sono gli elementi che compongono le specifiche di lavoro?
Le specifiche di lavoro elencano i risultati attesi associati a un progetto e i passi fondamentali per raggiungerli. Tipicamente includono il project manager, la programmazione o timeline del progetto, e le tappe fondamentali.
