받은편지함에 쌓이는 이메일이 넘치는 오늘날의 비즈니스 환경 속에서는 효율적이고 명확한 형식의 이메일이 필수입니다. 다양한 비즈니스 상황에 맞는 이메일 형식을 익히고, 예시 템플릿을 참고하여 여러분의 비즈니스 이메일이 돋보일 수 있도록 하세요.
전문적인 이메일 작성법
비즈니스 이메일은 간결해야 합니다. 각 문장이 다음 문장으로 자연스럽게 이어져 명확하고 간결한 메시지를 전달하며, 쉽게 답변할 수 있도록 구성해야 합니다. 비즈니스 이메일 구조는 다음과 같습니다.
1. 제목
제목은 이메일의 미리보기입니다. 10단어 이내로 간결하게 작성하되, 수신자가 메일을 열어보고 싶게 만드는 문구를 사용하세요. 질문형이나 내용의 일부를 미리 보여주는 방식으로 관심을 끌면 좋습니다. 단, 스팸 필터에 걸릴 수 있으니 모든 글자를 대문자로 쓰는 것은 피해야 합니다.
효과적인 제목의 예시입니다.
- 영업 통화 후속 이메일: "지난 번에 약속드린 자료 보내드립니다"
- 상사에게 휴가 신청: "휴가 신청: 2025년 3월 10일"
- 잠재 협력업체와의 소개 통화 설정: "㈜리미티드와의 파트너십 가능성 논의 여부"
2. 인사말
대부분의 이메일은 “안녕하세요”로 시작할 수 있습니다.
수신자의 직책은 알지만 이름을 모르는 경우, “도매팀 대리님께”처럼 수신자의 직책을 활용하면 메시지가 적절한 담당자에게 전달될 가능성이 높습니다. 또한, 처음 연락하는 이메일이라면 ‘서면으로 처음 인사드립니다.’와 같은 문구를 넣는 것도 자연스럽습니다. 이메일 수신자와 여러분의 공통 지인 소개로 연락하는 경우, 그런 부분을 인사말에 자연스럽게 언급하는 것도 좋습니다.
이메일 인사말 예시는 다음과 같습니다.
안녕하세요. 김과장님,
저는 전자상거래 뷰티 브랜드 [회사명]을 운영하는 [여러분의 이름]라고 합니다. 과장님의 지인인 [지인 이름]씨의 추천을 받아 이렇게 인사드리게 되었습니다.
3. 본문
수신자의 편의를 고려해 명확하게 작성하세요. 이메일 본문에는 관련 내용만 담는 것이 좋습니다.
이메일에서는 요청이나 정보를 명확하고 구체적으로 전달하는 것이 핵심입니다. 따라서 모호한 표현은 피하고, 필요한 세부 사항을 모두 포함해 수신자가 이메일만 보고도 상황을 충분히 이해할 수 있도록 해야 합니다. 예를 들어, 회의 요청 이메일이라면 날짜, 시간, 장소, 회의 목적 등을 분명하게 제시하는 것이 좋습니다.
또한, 하나의 긴 단락보다는 2~3개의 짧은 단락으로 나누는 것이 읽기 편합니다. 단락은 각각 2~3문장 정도로 구성하고, 하나의 메시지만 전달하도록 하세요.
4. 마무리 및 행동 유도
마무리는 다음 단계를 자연스럽게 제안할 수 있는 부분입니다. 예를 들어 “귀하의 제품에 대해 더 자세히 알고 싶습니다”처럼 부드럽게 이어갈 수도 있고, “이번 주에 10분 정도 통화 가능하신 시간대를 알려주세요”처럼 명확한 행동 유도(CTA)를 제시할 수도 있습니다.
CTA가 구체적일수록 수신자가 여러분이 기대하는 방식으로 응답할 가능성이 높아집니다.
5. 맺음말
비즈니스 이메일의 맺음말은 신뢰감과 전문성을 보여주는 중요한 부분입니다. 맺음말에는 일반적으로 다음 요소가 포함됩니다.
- “감사합니다”, “고맙습니다”, “확인 부탁드립니다”, “좋은 하루 되세요” 등 자연스러운 마무리 인사
- 성명
- 직책 및 회사명
- 연락처 정보(전화번호, 이메일 등)
팁: 이메일 서명에 이름, 직책, 회사명, 연락처, 회사 웹사이트 등을 자동으로 삽입되도록 설정해 두면 매번 입력할 필요가 없어 훨씬 편리합니다.
비즈니스 이메일 형식 예시
비즈니스 이메일 작성을 위한 템플릿입니다.
안녕하세요 [이름]님,
[회사명]의 [여러분의 이름]입니다. 지난주 [장소 또는 이벤트명]에서 [주제] 발표를 듣고 많은 영감을 받았습니다.
현재 [이벤트명/세부 사항]의 패널 구성을 진행 중입니다. 혹시 참여에 관심이 있으신지 문의드립니다.
10~20분 정도 통화 가능한 시간을 알려주시면, 전화드리겠습니다.
감사합니다.
[여러분의 이름] 드림
[직책, 회사명]
[전화번호]
비즈니스 이메일 유형별 예시
비즈니스 이메일은 상황과 수신 대상에 따라 달라집니다. 이메일 수신자가 직원인가요? 상사인가요? 또는 고객이나 잠재적인 파트너인가요? 이메일 수신자에 따라 이메일 톤과 내용이 달라져야 합니다. 이메일이 수천 명을 대상으로 하는 단체용인지, 아니면 단 한 사람에게 보내는 개인용인지도 중요합니다. 또한, 칭찬이나 불만 제기와 같은 이메일 내용에 따라서도 스타일이 다릅니다.
아래는 일반적인 비즈니스 이메일 유형들입니다.
콜드 이메일
콜드 이메일은 한 번도 만나지 않은 사람과 처음으로 관계 형성을 시도하는 이메일입니다. 영업 잠재고객에게 연락하기, 공급업체 찾기, 브랜드 파트너십 제안 등과 같은 다양한 목적에 활용됩니다.
콜드 이메일에서는 개인화가 매우 중요합니다. 마케팅 에이전시 Woodpecker에 따르면 콜드 아웃리치의 응답률은 평균 7%에 불과하지만, 이름, 회사명 이상의 세부적인 개인화가 포함되면 응답률이 17%로 상승합니다.
공통된 지인이 추천해준 경우, 소개 부분에서 꼭 언급하세요. 이는 수신자가 더욱 신뢰를 느끼게 하여 응답할 가능성이 높아집니다.
또한, 콜드 이메일은 명확하고 구체적으로 작성해야 합니다. 그래야 이 메시지가 수신자를 위한 맞춤 이메일이며, 수백 명에게 일괄로 보내는 일반적인 안내문이 아니라는 점을 분명히 전달할 수 있습니다.
콜드 이메일의 예시입니다.
안녕하세요 [이름]님,
저는 [지역] 기반 온라인 의류 소매업체 [회사명]을 설립한 [여러분의 이름]입니다. 지역 일러스트레이터들의 오리지널 아트를 활용한 티셔츠 디자인 협업에 관해 연락드립니다.
[출판물명] 잡지에서 선생님의 작품을 보고 큰 감명을 받았고, 이번 저희 회사의 프로젝트와 매우 잘 맞을 것 같다고 생각했습니다.
선생님을 직접 만나 뵙고 프로젝트에 관해 논의하고 싶습니다. 혹시 관심이 있으시면 답장 주시면 감사하겠습니다.
그럼, 좋은 하루 보내세요.
[여러분의 이름] 드림
[직책, 회사명]
[전화번호]
후속 이메일
후속 이메일은 대화나 프로젝트를 진행시키는 역할을 합니다. 회의나 논의 내용을 요약하거나, 질문에 답하거나, 추가 정보를 제공하거나, 이해관계자들에게 다가오는 특정 마감일을 상기시키는 목적의 후속 이메일을 작성할 수 있습니다.
예를 들어, 잠재적 도매업체와 만나 공급망 정보를 요청받았다면, 관련 세부 사항을 포함한 후속 이메일을 보내는 것이 좋습니다.
후속 이메일에서는 마지막으로 나눈 대화를 간단히 요약하고, 필요한 경우 글머리 기호를 이용해 실행 항목을 정리하면 좋습니다. 무언가를 요청할 때는 상대방이 쉽게 행동을 취할 수 있도록 명확한 요청 문구를 포함하세요.
안녕하세요 [이름]님,
오늘 논의한 실행 항목 요약 내용은 아래와 같습니다.
- 금요일까지 봄 컬렉션의 새로운 패턴 5개를 공유 예정
- 월요일까지 사용 가능한 원단 목록과 생산 일정 요청 드림
- 논의한 대로 공급망 관련 세부 사항 파일 첨부 완료
3월 13일 금요일에 다시 논의하기를 기대합니다.
감사합니다.
[여러분의 이름] 드림
[직책, 회사명]
[전화번호]
감사 이메일
감사 이메일은 진정성 있게 작성할수록 긍정적인 인상을 오래 남길 수 있습니다. 따라서 형식적 표현보다는 구체적이고 진심 어린 내용을 담는 것이 좋습니다. 또한, 감사 이메일은 후속 정보를 전달하는 용도로도 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 기부에 대한 고마움을 전하는 감사 이메일에는 상대방이 기부한 돈이 어떻게 활용될 예정인지에 관한 정보를 포함하는 것도 좋습니다.
명확한 다음 단계가 있다면, 이메일에서 명확히 언급하세요. 다음 단계가 없다면 “다음 [이벤트명]에서 뵙기를 기대합니다” 또는 “앞으로도 연락하며 지내면 좋겠습니다”와 같은 따뜻한 표현으로 마무리할 수 있습니다.
감사 이메일 예시는 다음과 같습니다.
안녕하세요 [이름]님,
토요일에 시간 내주셔서 정말 감사합니다. 창업자로서의 여정과 경험을 들을 수 있어 많은 도움이 되었습니다. 귀하의 통찰력 덕분에 제 제품 아이디어를 위한 초안 작성을 시작하는 데 큰 도움이 되었습니다. 작성이 완료되면 검토를 요청드리고 싶습니다.
다시 한 번 감사드립니다.
[여러분의 이름] 드림
[직책, 회사명]
[전화번호]
영업 이메일(구매 제안)
구매를 권유하는 내용의 이메일을 작성하는 것은 쉽지 않습니다. 몇 문단의 짧은 글로 수신자의 관심을 끌고, 여러분이 제공하는 제품이나 서비스에 관심을 갖게 해야 하기 때문입니다. 거절 답변이 오거나, 심지어 아무 응답도 받지 못할 가능성도 염두에 두어야 합니다.
대부분의 사람들은 긴 이메일을 읽기 부담스러워하므로, 내용은 짧고 핵심적으로, 그리고 이메일 수신자의 필요에 집중하세요.
이메일은 수신자의 문제를 어떻게 해결할 수 있는지 설명하는 것으로 시작하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 합리적인 비용이 강점인 프리랜서 사진작가라면, 수신자가 비용 때문에 스톡 이미지를 사용하고 있는지 물어보고, 이어서 스톡 사진 가격대로 맞춤 촬영을 제공한다고 설명할 수 있습니다. 마지막으로 자연스럽게 응답을 유도할 수 있는 합리적인 다음 단계를 요청하세요.
제목: 스톡 사진 때문에 고민하고 계신가요?
안녕하세요 [이름]님,
비용이 부담돼서 웹사이트에 스톡 사진을 사용하고 계신가요? 충분히 이해합니다. 많은 사진작가가 1회 촬영에 상당히 높은 금액을 부르기도 하는 게 현실입니다.
저는 기업 고객이 큰 비용 부담 없이 맞춤형 사진을 확보할 수 있도록 돕기 위해 사진 촬영 사업을 시작했습니다. 지금까지 30개가 넘는 중소기업 고객에게 40만 원 이하의 비용으로 첫 번째 기업 이미지 사진 세트 제작을 도와드렸습니다.
궁금하신 점이 있으면, 언제든지 연락 주세요. 항상 친절하게 답변드리겠습니다.
읽어 주셔서 감사합니다.
[여러분의 이름] 드림
[직책, 회사명]
[전화번호]
비즈니스 이메일 작성 모범 사례
- 확실하지 않을 때는 공식적으로 작성하기
- 말하듯 작성하고 나중에 편집하기
- 한 눈에 훑어보기 쉽게 구성하기
- 구체적인 응답 유도하기
- 문법과 맞춤법 재확인
- AI 어시스턴트 활용하기
- 세부 사항 재확인하기
적절한 이메일 흐름에 익숙해졌다면, 이제 글쓰기 실력을 다듬을 차례입니다. 다음은 참고하면 좋은 모범 사례입니다.
확실하지 않을 때는 공식적으로 작성하기
서면 커뮤니케이션에서는 톤이 매우 중요합니다. 어떤 스타일로 쓸지는 수신자에 따라 달라지기 마련입니다. 처음 연락하는 사람이나 권위 있는 위치에 있는 사람에게 콜드 이메일을 보낼 때는 공식적인 톤을 유지하는 것이 좋습니다. 존중이 과한 것보다는 부족한 것이 더 문제가 될 수 있기 때문입니다. 반면, 개인적인 친분이 있는 사람이나 동료에게 쓰는 이메일이라면 자연스러운 비공식적 톤이 더 편안하게 느껴질 수도 있습니다.
말하듯 작성하고 나중에 편집하기
생각을 자연스럽게 풀어내기 위해, 먼저 말하듯이 떠오르는 대로 작성해 보세요. 그런 다음, 초안을 검토하면서 지나치게 비공식적이거나 장황하게 들리는 표현을 다듬는 것이 좋습니다. 공식적인 커뮤니케이션에서는 축약형 대신 완전한 형태의 표현을 사용하는 것이 바람직합니다.
한 눈에 훑어보기 쉽게 구성하기
수신자는 이메일을 처음부터 끝까지 자세히 읽기보다는 훑어볼 가능성이 높습니다. 따라서 굵은 글씨, 단락 구분, 글머리 기호 꼴 등을 적절히 활용하면 수신자가 핵심 메시지를 더욱 쉽게 파악할 수 있습니다.
구체적인 응답 유도하기
구체적인 응답을 요청하면 오해를 줄이고 불필요한 추가 메시지를 방지할 수 있습니다. 아래는 예시 문구입니다.
- “관심이 있으시다면 다음 주에 가능한 시간을 알려주십시오.”
- “참여를 원하시면 1월 20일까지 알려주십시오.”
- “제가 제안한 계획에 관해 우려하는 부분이 있으신가요?”
문법과 맞춤법 재확인
한순간에 신뢰를 떨어뜨리는 것이 무엇일까요? 바로 오타입니다. 맞춤법 실수와 오타를 꼼꼼히 교정하면 이런 난감한 상황을 피할 수 있습니다.
다음은 교정에 도움이 되는 팁입니다.
- 천천히 읽어보세요. 평소보다 읽는 속도를 늦추면 오류를 발견할 가능성이 높아집니다.
- 끝에서부터 시작하세요. 문장을 역순으로 읽으면, 뇌가 자동으로 내용을 보완하거나 특정한 부분에 집중하지 않고, 순수하게 문장 구조에만 집중할 수 있습니다.
- 소리 내어 읽으세요. 어색한 표현이나 부자연스러운 흐름을 파악하는 데 도움이 됩니다.
또한, ‘바른 한글’과 같은 도구를 사용하여 맞춤법과 문법 오류를 검토할 수 있습니다.
AI 어시스턴트 활용하기
글을 작성하다가 막히는 부분이 있거나, 더 간결하게 쓰고 싶다면 ChatGPT 같은 AI 도구가 도움이 될 수 있습니다. 최상의 결과를 얻으려면 충분한 맥락을 담은 구체적인 프롬프트를 제공하세요. AI에게 ‘여러분이 누구인지’, ‘누구에게 쓰는지’, ‘왜 쓰는지’지와 같은 내용을 자세히 알려주면 좋습니다. 첫 초안이 마음에 들지 않으면, 바꾸고 싶은 부분을 명확히 지시해 다시 작성하도록 요청하세요. 또한, AI를 사용할 때는 결과를 직접 검토하고, 문체를 여러분의 스타일에 맞게 편집하는 것이 바람직합니다.
세부 사항 재확인
이메일을 전송하기 전에 다음과 같은 항목을 확인하세요.
- 수신자 이름. 과거 메일의 서명이나 회사 웹사이트, LinkedIn 프로필 등을 확인해 이름 철자를 다시 한번 점검하세요.
- 수신자의 이메일 주소. 유효한 주소가 맞는지 확인하세요. 필요하다면 상대방이 여전히 해당 회사에 재직 중인지도 확인하세요.
- 첨부파일. 본문에 파일을 첨부했다는 내용이 있다면 해당 파일이 첨부되었는지 확인하고, 각 파일을 열어 올바른 파일이 맞는지 확인하세요.
이메일 형식 FAQ
이메일의 적절한 형식은 무엇인가요?
이메일의 기본 형식은 제목, 인사말, 본문, 마무리 문장, 맺음말, 이메일 서명으로 구성됩니다.
비즈니스 이메일에 공식적인 서명을 사용해야 하나요?
공식적인 이메일 서명은 전문성을 높여줍니다. 성명, 직책, 회사명, 연락처 정보를 포함한 서명은 수신자가 필요한 정보를 한눈에 확인할 수 있게 하며, 연락 이유가 명확하고 타당하다는 것을 보여줄 수 있습니다.
공식 이메일이 모바일 친화적인지 어떻게 확인할 수 있나요?
공식 이메일을 모바일에 최적화하는 방법은 여러 가지가 있습니다.
- 표준 글꼴을 사용하세요.
- 긴 단락을 짧은 단락으로 나누세요.
- 훑어보기 쉽도록 글머리 기호나 번호 매기기 형식을 활용하세요.
- 제목을 10단어 이하로 간결하게 작성하세요.
