Die Einführung der E-Rechnung ist eine wichtige Veränderung für die Rechnungsstellung in Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 greift die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze im Inland schrittweise. Ziel der Bundesregierung ist es dabei, den Rechnungsaustausch zu standardisieren, die elektronische Verarbeitung zu ermöglichen und Umsatzsteuerbetrug wirksamer zu bekämpfen.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt seit Januar 2025 für B2B-Umsätze in Deutschland. Rechnungen müssen dann in einem normierten elektronischen Format nach EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes, da sie nicht maschinenlesbar sind.
Wenn du ein Unternehmen führst, selbstständig bist oder im E-Commerce tätig bist, betrifft dich die E-Rechnungspflicht sehr wahrscheinlich direkt: Im B2B-Bereich werden Rechnungen seit 2025 nicht mehr als PDF oder Papierrechnung akzeptiert.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen beschreibt die gesetzliche Verpflichtung, Rechnungen zwischen Unternehmen künftig elektronisch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format auszustellen. Die rechtliche Grundlage dafür bilden unter anderem § 14 UStG, das Wachstumschancengesetz, sowie mehrere BMF-Schreiben.
Wichtig für dich: Eine E-Rechnung ist nicht einfach irgendeine Rechnung, die du per E-Mail verschickst. Entscheidend ist das Rechnungsformat. Nur Rechnungen, die den Vorgaben der Norm EN 16931 entsprechen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen, gelten als E-Rechnung.
Sonstige Rechnungen wie Papierrechnungen oder eine PDF-Rechnung erfüllen diese Anforderungen deshalb nicht mehr.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht startet offiziell ab dem 1. Januar 2025. Ab diesem Zeitpunkt musst du als Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird über Übergangsregelungen gestaffelt eingeführt, vorübergehend sind also noch andere Rechnungsformate erlaubt. Langfristig gilt jedoch für dich als Unternehmer:in die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich.
Im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 kannst du dich als Rechnungsaussteller:in noch dafür entscheiden, statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Trotz dieser Übergangsfrist solltest du dich jedoch frühzeitig mit den neuen Regelungen auseinandersetzen.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die B2B Umsätze im Inland ausführen. Dazu zählen:
- Unternehmen jeder Größe
- Freiberufler:innen
- Unternehmer:innen im umsatzsteuerlichen Sinn
- Vereine, sofern sie unternehmerisch tätig sind
Ob du Produkte verkaufst, Dienstleistungen anbietest oder im Onlinehandel aktiv bist, spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass du Rechnungen im Business-to-Business-Bereich ausstellst oder empfängst.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Es gibt Ausnahmen, die du kennen solltest. Die E-Rechnungspflicht gilt unter anderem nicht oder nur eingeschränkt für:
- Kleinunternehmer:innen im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG
- bestimmte steuerfreie Umsätze
- Rechnungen für Kleinbeträge bis zu 250 Euro Bruttobetrag nach § 33 UStDV
Trotzdem ist es sinnvoll, sich mit der Einführung der E-Rechnung zu beschäftigen, wenn du dein Unternehmen skalieren möchtest.
Was gilt als elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung muss in einem normierten, strukturierten elektronischen Format vorliegen. Das bedeutet, dass die enthaltenen Daten maschinell lesbar sind und ohne Medienbruch schnell weiterverarbeitet werden können.
Eine E-Rechnung wird dementsprechend im elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie muss der Norm EN 16931 entsprechen und eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Formate, die diese Anforderungen erfüllen, sind etwa XRechnung oder ZUGFeRD, die beide auf einem XML-Format basieren.
Warum eine PDF-Rechnung nicht ausreicht
Auch wenn eine PDF-Datei digital ist, gilt sie nicht als strukturierte elektronische Rechnung. Die Daten sind für Menschen lesbar, aber nicht standardisiert maschinell auswertbar. Genau deshalb ersetzt die E-Rechnung langfristig PDF-Dokumente und Papierrechnungen.
Technische Anforderungen und XML-Format
Im Mittelpunkt der technischen Umsetzung steht die XML-Datei. Sie bildet die Grundlage für strukturierte elektronische Rechnungen. Zu beachten ist für dich dabei, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und das Format deiner Rechnung der DIN-Norm EN 16931 entspricht.
Dieser Norm entsprechen die Formate XRechnung und ZUGFeRD, die beide auf dem XML-Dateiformat basieren. Während XRechnung eine reine XML-Anwendung ist, kombiniert ZUGFeRD die maschinenlesbare XML-Datei mit einer visuellen PDF-Version der Rechnung.
Die Bedeutung der Norm EN 16931
Die Norm EN 16931 bestimmt die technischen Daten der E-Rechnungspflicht. Sie legt fest, wie Rechnungsdaten strukturiert sein müssen, damit sie elektronisch verarbeitet werden können.
Für dich bedeutet das, dass du nicht nur die einheitlichen Pflichtangaben bei der Ausstellung deiner Rechnung zur Verfügung stellen musst, sondern außerdem ein einheitliches Datenmodell nutzt, um sicherzustellen, dass deine E-Rechnungen nach IT-Standards maschinenlesbar und europaweit vergleichbar sind.
Unabhängig davon, welches System du nutzt, muss dein Rechnungsformat dieser Norm entsprechen.
E-Rechnungen empfangen und ausstellen
Mit der Einführung der E-Rechnung ändert sich dein Umgang mit Rechnungen. Diese Regeln gelten für dich als Unternehmer:in:
E-Rechnungen empfangen
Seit Januar 2025 musst du in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür brauchst du:
- ein System, das strukturierte Formate wie XML verarbeiten kann
- eine Möglichkeit zur sicheren Archivierung
- klare interne Prozesse für den Rechnungseingang
Der Empfang per E-Mail bleibt möglich, solange das Rechnungsformat den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
E-Rechnungen ausstellen
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen greift zeitversetzt. Während der Übergangsfristen darfst du unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen, etwa mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Langfristig gilt für Unternehmer:innen jedoch: Rechnungen müssen im strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden.
Zustimmung der Rechnungsempfänger:innen
In der Übergangsphase vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 spielt die Zustimmung der Rechnungsempfänger:innen eine wichtige Rolle. Wenn dein:e Auftraggeber:in zustimmt, kannst du Rechnungen vorübergehend weiterhin als PDF-Dokument oder in anderer elektronischer Form ausstellen. Die explizite Zustimmung hat den Grund, dass die Empfänger:innen nicht mit fremden Datenformaten konfrontiert werden sollen. Papierrechnungen kannst du in diesem Zeitraum immer versenden.
Die Regelung erleichtert den Übergang, ersetzt aber nicht die spätere Verpflichtung zur vollständigen E-Rechnung.
Übergangsfristen und Übergangsregelungen
Damit die Einführung der E-Rechnungspflicht praktikabel bleibt, hat die Gesetzgebung Übergangsregelungen beschlossen. Diese betreffen vor allem die Ausstellung von Rechnungen.
Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 kannst du deine Rechnungen noch auf Papier oder in sonstiger Form ausstellen. Wenn du einen Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro erzielt hast, verlängert sich diese Frist bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Wie die E-Rechnung Umsatzsteuerbetrug bekämpfen soll
Ein zentrales Ziel der E-Rechnungspflicht ist die Reduzierung von Umsatzsteuerbetrug. Durch strukturierte Rechnungen können Daten schneller geprüft und in Meldesysteme eingebunden werden.
Die elektronische Verarbeitung ermöglicht bessere Kontrollen und effizientere, IT-basierte Prüfprozesse. Das erspart Zeit und führt zu mehr Transparenz im B2B-Bereich, wovon langfristig die gesamte Wirtschaft profitiert.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist ein zentraler Baustein der Digitalisierung in Deutschland. Auch wenn die Umstellung zunächst Aufwand bedeutet, profitierst du langfristig von effizienteren Prozessen, besserer Datenqualität und weniger Fehlern, besonders bei der Ermittlung deiner Daten für die Steuererklärung.
Wenn du dich frühzeitig mit der Einführung der E-Rechnung beschäftigst, kannst du die Übergangsfristen sinnvoll nutzen und deine Rechnungsstellung damit zukunftssicher aufstellen.
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