Cos’è un ERP e come scegliere il sistema giusto (2026)

I grandi brand di ecommerce oggi hanno accesso a tantissimi dati.

Esistono molti modi per sfruttare questi dati, e il management deve comprenderne il maggior numero possibile. Ognuno offre opportunità uniche per ottenere vantaggi competitivi e profitti, dai miglioramenti della supply chain ai nuovi flussi di ricavi e alle previsioni della domanda di mercato. 

E un modo fondamentale per un'organizzazione di unificare i dati dando loro un senso è attraverso la pianificazione delle risorse aziendali (enterprise resource planning - ERP).

In questo articolo, tratteremo le basi dell'ERP, le migliori soluzioni ERP e come scegliere il software ERP giusto per la tua attività.

Cos'è un ERP?

La pianificazione delle risorse aziendali si riferisce al software e ai sistemi che un'azienda utilizza per gestire i processi aziendali fondamentali. Raccoglie dati da tutti i reparti, come supply chain, vendite, risorse umane, produzione, approvvigionamenti, contabilità e gestione dei progetti.

L'ERP fornisce a un'intera organizzazione maggiore visibilità e dati in tempo reale, sempre e ovunque.

Come funziona l'ERP?

L'ERP ha origine negli anni '60 come sistema di pianificazione dei fabbisogni di materiali (material requirements planning - MRP). I produttori utilizzavano il software MRP per pianificare, programmare e gestire l'inventario durante il processo di produzione. Vent'anni dopo, i fornitori svilupparono un sistema di pianificazione delle risorse di produzione (MRP-II), che offriva nuovi modi per centralizzare ed elaborare informazioni su programmazione, gestione dell'inventario e controllo dei costi nella produzione.

L'idea alla base dell'ERP è aiutare le organizzazioni più grandi a diventare più agili ed efficienti, oltre a prendere decisioni basate sui dati che portano a migliori risultati aziendali. I dati compilati in un sistema ERP sono spesso presentati in una dashboard che i vertici aziendali possono utilizzare per monitorare e gestire le loro attività in tempo reale.

Con un valore stimato di 49,5 miliardi di dollari entro il 2027 (pagina in inglese), le aziende si affidano sempre più all'ERP per gestire le attività commerciali. Questi sistemi continuano a evolversi per incorporare nuove tecnologie e supportare diverse funzioni. Ma l'obiettivo rimane lo stesso: migliorare i processi aziendali e aumentare la redditività.

Cos'è un sistema ERP?

Un sistema ERP raggruppa tutti questi dati in un database comune affinché gli stakeholder possano stabilire parametri di riferimento aziendali, trovare benchmark e fissare obiettivi per avanzare. Questo avviene attraverso integrazioni ERP che consentono il flusso di informazioni tra i vari software, in modo che possano essere utilizzati simultaneamente.

Ma cosa spinge un'organizzazione a creare un software di pianificazione delle risorse aziendali?

Tra le ragioni principali troviamo:

• Migliorare le prestazioni aziendali.
• Favorire la crescita aziendale.
• Ridurre il capitale circolante.
• Servire meglio i clienti.
• Semplificare la vita dei dipendenti.

Vantaggi dell'ERP

Pensa alle tue attività aziendali come alle parti di un motore. La possibilità di guardare sotto il cofano mentre il motore è in funzione può essere preziosa quando si tratta di decidere se fermarsi e fare manutenzione preventiva, portarlo in officina per una riparazione immediata o continuare a guidare il più a lungo possibile perché tutto funziona bene.

Il software ERP fornisce un sistema di dati centralizzato di cui ogni organizzazione ha bisogno per favorire una migliore comunicazione e collaborazione interna. Un'integrazione del sistema ERP può aiutare la tua azienda a raggiungere questo obiettivo.

Un sistema software ERP può far risparmiare denaro alle organizzazioni:

• Controllando i costi IT
• Fornendo trasparenza finanziaria
• Proteggendo tutti i dati aziendali in un unico posto
• Creando un'unica posizione per analisi o reportistica
• Rendendo più facile tracciare accuratamente inventario e vendite
• Semplificando la collaborazione tra dipendenti di diversi reparti
• Migliorando il servizio clienti
• Aumentando l'efficienza della supply chain
• Fornendo business intelligence più efficace

L'ERP aiuta a creare un'unica fonte di informazioni per la tua azienda, il che significa che puoi ottenere insight in tempo reale in un unico posto. Ciò ti aiuta a identificare modelli e prevedere tendenze altrimenti impossibili senza l'aiuto dell'ERP.

Tre tipi di ERP

1. ERP on-premise
2. Integrazione ERP su cloud
3. Due livelli (ibrido)

L'ERP giusto può aiutarti ad aumentare la produttività e migliorare la personalizzazione dell'esperienza del cliente. Tuttavia, non tutti gli ERP sono uguali. Ci sono tre diversi tipi da conoscere, specialmente se sei alle prime armi con l’ERP.

1. ERP on-premise

L'ERP on-premise si verifica quando l'organizzazione possiede il data center. La maggior parte dei sistemi tradizionali sono considerati on-premise. È ancora una pratica raccomandata per le grandi aziende utilizzare ERP on-premise perché hanno i fondi e le risorse per gestire la manutenzione e i cambiamenti infrastrutturali.

Il software on-premise può essere acquistato attraverso una licenza perpetua e può essere ospitato internamente o esternamente.

Il motivo per cui molte organizzazioni esitano a passare al cloud è proprio a causa dei sistemi ERP on-premise. Il passaggio a una nuova infrastruttura e a un nuovo sistema è scoraggiante e può essere costoso.

Ecco le caratteristiche di un sistema ERP on-premise:

• Installato localmente sui computer e server della tua azienda
• Addebitato come tariffa di licenza una tantum
• Più lento da implementare (può richiedere mesi o anni)
• Sei responsabile di hosting, manutenzione, aggiornamenti software e costi operativi
• Richiede un amministratore a tempo pieno
• Limitato nelle soluzioni ecommerce utilizzabili
• Difficile apportare modifiche
• Alcuni sistemi potrebbero necessitare di numerose personalizzazioni
• La sicurezza dei dati è responsabilità dell'azienda

2. Integrazione ERP su cloud

Nel 2023, quasi il 65% delle organizzazioni intervistai (PDF in inglese) ha scelto software cloud rispetto a ERP on-premise. Con l'ascesa dell'Internet of Things (IoT) (articolo in inglese), non sorprende che i fornitori si stiano muovendo verso offerte basate su cloud. Il software cloud è ospitato in data center con fornitori che gestiscono la piattaforma ed è diventato una soluzione aziendale comune.

I sistemi ERP su cloud sono accessibili tramite internet piuttosto che un computer locale o software installato. È ospitato nel cloud e può essere implementato come modello hosted o software as a service (SaaS).

Panorama ha scoperto (PDF in inglese) che quasi il 90% delle aziende che hanno scelto sistemi ERP basati su cloud hanno optato per un modello SaaS. È relativamente più facile da usare ed è interamente gestito dal fornitore, il che equivale a costi di manutenzione IT inferiori.

Le caratteristiche dell'ERP cloud includono:

• Modello in abbonamento
• Include hosting, server, manutenzione e aggiornamenti software
• Può costare fino al 46% in meno rispetto all'on-premise
• Non sono richiesti sviluppatori interni o amministratori IT
• Facile accesso a piattaforme ecommerce come Shopify per le aziende
• Tempi di implementazione più rapidi
• Veloce nell'apportare modifiche ai processi o al software
• Scalabile secondo necessità
• Facile da integrare con sistemi di terze parti tramite connessioni API
• I fornitori cloud hanno protocolli di sicurezza rigorosi per prevenire attacchi informatici

“Dopo aver sincronizzato milioni di record ERP con altri sistemi”, dice Todd Earwood, fondatore di Integrate IQ, “abbiamo individuato tre motivi principali per cui le persone preferiscono il cloud rispetto alle soluzioni on-premise”.

“In primo luogo, l'eliminazione dei software con versioni diverse migliora l'adozione da parte degli utenti e la loro soddisfazione grazie ad aggiornamenti costanti e funzionalità aggiuntive. Le vecchie versioni dei software frustrano gli utenti e costringono gli stakeholder a prendere decisioni finanziarie difficili su quando aggiornare e mantenere il sistema”.

“In secondo luogo, i sistemi basati sul cloud offrono piani di assistenza o una rete di partner in grado di fornire un supporto di alto livello da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Infine, la maturazione del cloud ha rassicurato i responsabili tecnici in materia di sicurezza. La maggior parte dei brand di ecommerce supera i requisiti di sicurezza quando sceglie un'opzione cloud per la propria organizzazione”.

L'unico svantaggio? I fornitori possono modificare i flussi di processo che richiedono una formazione continua e aggiornamenti della documentazione.

3. Due livelli (ibrido)

Le aziende generalmente implementavano un sistema ERP per tutta la loro organizzazione, dalla sede centrale agli uffici regionali e alle filiali. Era un approccio costoso e difficile da implementare. Certe filiali avevano requisiti particolari e non avevano bisogno della suite aziendale completa. Questo approccio "taglia unica" non funziona per molte organizzazioni.

I sistemi ERP a due livelli sono un metodo innovativo per la pianificazione delle risorse aziendali moderne e permettono alle organizzazioni di utilizzare i loro attuali sistemi ERP tradizionali (livello 1), mentre le unità aziendali più piccole utilizzano una soluzione ERP diversa (livello 2), che spesso è basata su cloud. 

L'obiettivo di un sistema a due livelli è spostare i dati in modo sicuro ed efficiente tra i due livelli. Alcune soluzioni cloud ora hanno integrazioni per lavorare con sistemi ERP aziendali.

I vantaggi chiave di un sistema a due livelli sono:

• Più conveniente che configurare un sistema ERP aziendale per funzionare per tutte le unità
• Più facile implementare soluzioni di secondo livello basate su cloud

Come afferma Gartner (articolo in inglese), le organizzazioni dovrebbero "valutare se una strategia ERP a due livelli offrirebbe più vantaggi aziendali di una a livello singolo, specialmente modernizzando piccole unità aziendali potenzialmente in rapida crescita".

Come scegliere il sistema ERP giusto

1. Stabilisci se la tua azienda è pronta per l'ERP
2. Fissa obiettivi e requisiti aziendali
3. Misura il ROI
4. Ottieni la demo
5. Controlla le referenze
6. Ottieni il prezzo reale
7. Determina la continuità del fornitore

Stai cercando un sistema ERP? Per scegliere il prodotto e il fornitore giusti è necessario comprendere le esigenze della tua organizzazione e valutare i sistemi concorrenti.

Ecco cosa considerare quando si sceglie un sistema ERP.

1. Stabilisci se la tua azienda è pronta per l'ERP

Costruire un sistema ERP richiede tempo e denaro, e non è nemmeno la risposta a tutti i tuoi problemi. L’obiettivo è assicurarti di ottenere il massimo dal tuo investimento.

Ogni azienda è diversa, ma ci sono problemi comuni che la maggior parte delle organizzazioni affronta prima di andare a cercare una soluzione.

Se si verificano i seguenti cinque fattori, la tua azienda potrebbe essere pronta per un ERP:

• Hai molti software diversi per processi diversi.
• Non hai facile accesso a informazioni aziendali critiche.
• La contabilità è un processo lungo e difficile.
• L'esperienza dei tuoi clienti non è soddisfacente.
• Il tuo reparto IT è complesso e confuso.

Esamina la tua organizzazione e chiediti onestamente se ha difficoltà a tenere il passo. Se questi criteri riflettono la situazione della tua azienda, potrebbe essere il momento di considerare una soluzione ERP.

2. Fissa obiettivi e requisiti aziendali

Perché ti interessa l'implementazione ERP? Quale problema stai cercando di risolvere?

Delineare obiettivi specifici ti aiuterà a identificare requisiti specifici che il software ERP deve soddisfare e a riassumerli in un elenco. 

Utilizza ogni risorsa disponibile per definire i tuoi requisiti. Parla con i responsabili degli acquisti e i fornitori. Chiacchiera con il management esecutivo e i team contabili.

Fai creare a ogni gruppo un elenco di requisiti che il sistema ERP dovrebbe avere. Potrebbero essere integrazioni specifiche o moduli ERP, come automazioni del flusso di lavoro o aggiornamenti in gruppo e importazioni CSV per la gestione dei dati.

Fai dividere ai team la loro lista in requisiti indispensabili e desiderabili. Rendi gli indispensabili la priorità assoluta. Questo ti aiuterà a implementare un sistema ERP che soddisfi le richieste di tutti.

Quando identifichi le tue esigenze, ricorda di bilanciarle con la policy aziendale relativa ai dispositivi mobili. Sebbene l'ERP mobile non sia una novità, questa tendenza è nuova e deve essere presa in considerazione quando si valutano i vantaggi dell'utilizzo dell'ERP in mobilità e la necessità di garantire la sicurezza dei dati.

3. Misura il ROI

Quando inizi a ricercare soluzioni ERP noterai che non mancano gli avvertimenti su quanto sia difficile misurare il ROI dell'ERP. Fortunatamente, l’elenco degli obiettivi specifici che hai già compilato ti aiuterà.

Potresti misurare le prestazioni ERP tramite:

• Ridurre il personale del X% in Y mesi
• Aumentare la produttività dei dipendenti del X% in Y mesi
• Ridurre l'inventario del X% che risulta in Y miglioramento contabile
• Migliorare l'accuratezza dei preventivi dei costi di produzione del X% in Y mesi

Quando capisci come misurerai le prestazioni, assicurati di considerare le differenze tra ERP interno e cloud. Mentre l'ERP cloud è spesso user-friendly e può richiedere meno personale interno per la manutenzione, significa anche che i dati sensibili saranno archiviati fuori sede.

Al contrario, un ERP interno può permetterti di archiviare dati sensibili internamente, ma farlo potrebbe richiedere personale aggiuntivo per la manutenzione del sistema. Entrambe le decisioni possono impattare la tua politica IT e il numero di dipendenti.

4. Ottieni la demo

A questo punto del processo, è giunto il momento di vedere le demo dei software.

Potresti fornire uno script della demo che delinei le funzioni aziendali chiave, i flussi di lavoro o le caratteristiche che ti aspetti di vedere durante la demo. Dirigere la demo con precisione ti farà risparmiare tempo e ti aiuterà a determinare meglio se il software soddisfa i tuoi obiettivi.

Un approccio alternativo consiste semplicemente nel fornire ai fornitori un obiettivo e vedere come rispondono.

Ricorda che hai procurato al fornitore diversi obiettivi che ti aspetti che l'ERP ti aiuti a raggiungere:

I fornitori dedicano del tempo a conoscere la tua attività, ponendo domande di approfondimento su come utilizzerai l'ERP e incorporando volontariamente i tuoi obiettivi nella demo?

La demo che ricevi può essere estremamente significativa in termini di che tipo di partner sarà il fornitore nel lungo periodo.

5. Controlla le referenze

Sapendo che probabilmente non otterrai cooperazione da un concorrente diretto, può essere utile parlare con un referente che ha obiettivi simili ai tuoi e può rispondere a domande come:

• Quali promesse sono state mantenute?
• Quali promesse sono state infrante?
• Cosa ti ha sorpreso del fornitore/prodotto?
• Cosa non fa il prodotto che ti era stato detto che avrebbe fatto?
• Stai pagando per moduli/strumenti di cui non hai bisogno?
• Quali scadenze sono stai rispettate e quali no?
• Ci sono stati costi aggiuntivi o a sorpresa?
• Quali errori hai fatto o cosa vorresti aver saputo prima?

Ancora più apprezzabile potrebbe essere chiedere al fornitore qualcosa che probabilmente non è disposto a comunicare: un elenco delle aziende che hanno recentemente scelto un fornitore ERP concorrente. Richiedere questo tipo di informazioni potrebbe non essere una pratica comune, ma la risposta del fornitore alla tua richiesta può essere indicativa.

6. Ottieni il prezzo reale

Per selezionare la soluzione giusta per la tua azienda, capisci esattamente quanto costerà il progetto in ogni fase:

• Costo iniziale
• Manutenzione
• Supporto
• Costi ricorrenti

Avere una discussione approfondita sul prezzo può prevenire sorprese e delusioni future. Può anche aiutarti a dare forma a un contratto con cui entrambe le parti possono essere felici.

La personalizzazione è cruciale per spremere ogni bit di valore dal software ERP. Tuttavia, troppa personalizzazione può risultare in importanti sforamenti di costi e in un’implementazione ritardata. La sovra-personalizzazione può anche risultare in costi di aggiornamento più alti. A meno che una personalizzazione specifica non fornisca un vantaggio competitivo o beneficio misurabile, è meglio risparmiare il tempo e denaro extra che la codifica personalizzata spesso richiede.

7. Determina la continuità del fornitore

Con il consolidamento del settore del software aziendale, le aziende potrebbero non voler supportare tutti i prodotti che acquistano a tempo indeterminato. Gli acquirenti potrebbero decidere di ritirare un prodotto specifico o comunicare ai clienti che non supporteranno più un prodotto dopo una certa data. Questo rappresenta un rischio per chiunque stia valutando l'acquisto di un software ERP.

È importante quindi cercare di capire la visione strategica di un fornitore:

• Il prodotto è stato creato per essere attraente per un potenziale acquirente?
• Chi controlla l'azienda? Stanno cercando di venderla?
• Se sì, qual è l'orizzonte temporale, e a chi stanno cercando di vendere?
• I fondatori hanno già venduto altre aziende di software in passato?
• Il fornitore ERP ha investitori?
• Se sì, che tipo di track record hanno?
• Il prodotto si rivolge a una nicchia specifica o risolve un problema che i fornitori più grandi non hanno considerato o risolto?

Per i fornitori di ERP che non sembrano essere oggetto di acquisizione, è importante esaminare i loro bilanci per poter valutare la loro solidità finanziaria e se sono destinati a rimanere sul mercato a lungo termine.

Le migliori soluzioni software ERP

• Shopify
• Brightpearl
• NetSuite
• Acumatica
• Microsoft Dynamics 365 Business Central

Con oltre 250 fornitori ERP sul mercato, può essere difficile sapere quale sia il più adatto per la tua organizzazione. Per darti un vantaggio, abbiamo ridotto quel numero a un elenco dei cinque migliori sistemi di pianificazione delle risorse aziendali.

Shopify

Con il Programma ERP Globale di Shopify, i partner selezionati di pianificazione delle risorse aziendali possono integrarsi direttamente con un'app dallo Shopify App Store. Shopify ha collaborato con Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica e Brightpearl per rendere l'integrazione ERP più facile.

Puoi accedere a dati accurati e aggiornati su inventario, prodotti, ordini e clienti utilizzando le app del Programma ERP Globale. I tuoi dati proprietari fluiscono senza problemi e in sicurezza tra l'admin di Shopify e l'ERP senza la necessità di connettersi con terze parti.

Con meno requisiti per gestire le operazioni aziendali, puoi implementare automazioni che rendono le loro operazioni più efficienti.

Brightpearl

Brightpearl è un software di gestione aziendale leader per i rivenditori online. Brightpearl ha un'integrazione nativa Shopify costruita e mantenuta internamente.

Permette ai merchant Shopify di gestire meglio le operazioni post-acquisto dagli aggiornamenti dell'inventario in tempo reale ai processi automatizzati di gestione ordini, gestione magazzino multi-location, CRM, reportistica finanziaria integrata e altro ancora.

NetSuite

Oracle NetSuite è classificata come la soluzione ERP cloud numero uno al mondo. Offre una suite di applicazioni ERP basate su cloud, dalla finanza alle HR, gestione inventario e funzionalità ecommerce omnicanale, ed è utilizzata da più di 24.000 aziende in tutto il mondo.

NetSuite è una piattaforma solida e può probabilmente fornirti tutto ciò di cui hai bisogno. È completamente personalizzabile e ha un'API aperta così puoi connetterti facilmente con applicazioni di terze parti. NetSuite aggiorna sempre l'ultima versione delle sue applicazioni senza costi extra.

Acumatica

Acumatica è un software as a service progettato per aiutare le organizzazioni a scalare la loro pianificazione finanziaria e delle risorse aziendali. Offre implementazione on-premise o cloud con un'app basata su browser che la rende facile da usare su dispositivi mobili.

I prezzi di Acumatica sono basati sulle risorse invece che sul numero di postazioni, il che lo differenzia dai fornitori ERP tradizionali. Tutte le applicazioni sono integrate nel tuo sistema, e altre possono essere aggiunte in qualsiasi momento. Compra solo quello di cui hai bisogno.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central è una soluzione di gestione aziendale all-in-one per organizzazioni piccole e medie. È ideale per brand che comprendono più settori e unità aziendali, offrendo funzionalità per finanza, operazioni, vendite e servizio clienti.

Rischi dell'ERP

Se hai fatto alcune ricerche sugli ERP, probabilmente hai incontrato molte storie di fallimenti ERP (articolo in inglese), come quella della Dow Chemical che ha speso 1 miliardo di dollari per un sistema ERP che ha richiesto otto anni per essere realizzato. Più recentemente, la società di gestione flotte Leaseplan ha cancellato quasi 100 milioni di dollari di costi di progetto associati a implementazioni ERP fallite.

Le considerazioni che possono influire sui costi, sui tempi di integrazione e sulle funzionalità includono:

• Stai integrando un software esistente con un nuovo software ERP?
• Stai partendo da zero e valutando tra un ERP cloud e un ERP interno?
• Stai integrando un ERP tradizionale esistente con un nuovo ERP cloud?

Le risorse IT necessarie per gli scenari delineati varieranno e quindi influenzeranno anche costo e durata dell'implementazione. Il fornitore che selezioni può implementare il software, collaborare con un consulente di terze parti, o lasciare tutto nelle tue mani.

Ulteriori sfide ERP possono includere:

• Sforamento del budget. La maggior parte delle implementazioni ERP costa tre o quattro volte quello che era stato inizialmente preventivato.
• Rischi di sicurezza e migrazione dati. Le tue informazioni aziendali più vitali si trovano nel tuo sistema ERP. Devono essere protette. In un momento in cui i cybercriminali stanno prendendo di mira il software ERP, più complesso è il tuo sistema, maggiore è la possibilità di essere hackerati.
• Formazione dei dipendenti. Per sfruttare appieno l'ERP, i dipendenti devono usarlo, il che potrebbe richiedere formazione che riduce la produttività e aumenta i costi.
• Dipendenza da un singolo fornitore. Il fornitore che selezioni sarà responsabile degli aggiornamenti e delle personalizzazioni, e deve rimanere in attività per anni perché tu possa raccogliere tutti i vantaggi di un sistema ERP.

Per iniziare nei tempi e nel budget, dovrai:

• Identificare esattamente quali sono i tuoi obiettivi implementando l'ERP
• Valutare l'IT e l'infrastruttura necessari per integrare e mantenere il sistema
• Mappare esattamente come traccerai e misurerai il successo.

Comprendere bene questi elementi in anticipo non solo ti aiuterà a selezionare il fornitore giusto, ma anche a contenere i costi e migliorare le probabilità che l'implementazione non si trascini per anni.

Costruisci subito il tuo sistema ERP

È chiaro che i sistemi ERP moderni possono essere utili per la tua organizzazione. Con la soluzione giusta, migliorerai le prestazioni aziendali, automatizzerai compiti ripetitivi, soddisferai i tuoi clienti e favorirai la crescita della tua azienda. Questo avrà sicuramente un impatto sui tuoi guadagni.

Che tu stia creando un ERP per la prima volta o cercando di aggiornare il tuo sistema esistente, le informazioni che abbiamo delineato in questo articolo ti aiuteranno a trovare il miglior software per soddisfare le tue esigenze aziendali.