Co je systém pro správu objednávek? Software a klíčové funkce (2026)

Pro mnoho firem, a zejména pro rychle rostoucí e-shopy, je řízení a vyřizování objednávek napříč několika prodejními kanály a expedičními místy pořádně tvrdý oříšek. Mezi přijetím objednávky a jejím doručením číhá moře výzev, od udržení přehledu o skladových zásobách přes správu dat až po řešení vrácení.

Existuje však řešení, které tyto problémy odbourá: systém pro správu objednávek (OMS).

Tento systém sleduje stav zásob napříč všemi sklady, sjednocuje data o objednávkách z různých kanálů, zefektivňuje proces expedice (fulfillment), zajišťuje rychlé odeslání zboží, řídí vratky i výměny a centralizuje reporting.

V tomto průvodci probereme vše do detailu, od úkolů, které by měl systém pro správu objednávek (OMS) zvládat, až po výhody centrálního přehledu (dashboardu). A pomůžeme vám vybrat přesně takový typ systému pro správu objednávek, který vaše firma potřebuje.

Co je systém správy objednávek?

Systém pro správu objednávek (OMS) je digitální nástroj, který slouží ke sledování prodejů, objednávek, skladových zásob a procesu vyřizování. Zefektivňuje celý životní cyklus objednávky, od jejího přijetí až po doručení, a zajišťuje tak přesnost a efektivitu. Zahrnuje procesy, jako je zadávání objednávek, alokace zdrojů a sledování stavu zásilky.

Například Shopify, přední e-commerce platforma, nabízí vestavěný OMS přímo jako součást své služby. Díky tomuto systému mohou e-shopy zpracovávat objednávky z více kanálů, včetně nákupů v kamenných prodejnách, online prodejů a externích online tržišť, a spravovat je všechny z jediné platformy.

Funkce systému správy objednávek

Systém správy objednávek je komplexní řešení pro zefektivnění celého procesu plnění od zadání objednávky až po doručení. Některé systémy, jako je Shopify, také poskytují distribuovanou správu objednávek pro koordinaci plnění napříč více sklady a lokalitami.

Mezi hlavní funkce patří:

• Dashboard správy objednávek: Centralizované centrum pro dohled nad objednávkami. Filtrujte, třiďte, vyhledávejte, označujte a přidávejte poznámky k objednávkám. Sledujte stav doručení a umožněte snadné následné kroky u neúspěšných nebo zpožděných dodávek. Snadno prohlížejte a organizujte všechny objednávky v jednom přizpůsobitelném rozhraní podle cílové destinace, stavu plnění, SKU produktů a dalších kritérií pro lepší viditelnost a prioritizaci.
• Chytré směrování objednávek: Prioritizuje a alokuje objednávky do optimálních míst plnění pomocí různých kritérií. Spolupracuje s vašimi zařízeními nebo poskytovateli logistických služeb třetích stran pro efektivnější plnění objednávek.
• Automatizace: Využijte Shopify Flow k automatizaci a zefektivnění procesů plnění, zásob a reklamací. Snižte manuální zásahy, minimalizujte chyby a ušetřete čas automatizací opakujících se úkolů.
• Hromadné operace: Vytvářejte, kupujte a tiskněte více přepravních štítků, balicích listů a formulářů na jednom místě. Provádějte hromadné akce pro plnění, požadavky a storna pro urychlení zpracování.
• Možnost úpravy objednávek: Upravujte jakoukoliv objednávku před odesláním pro zlepšení zákaznické zkušenosti a snížení chyb. Poskytuje flexibilitu při správě požadavků a oprav bez narušení plnění.
• Vytváření návrhů objednávek: Generujte objednávky a faktury odkudkoliv, posílejte je zákazníkům e-mailem pro online nebo osobní platbu. Podporuje různé prodejní scénáře s vyšší flexibilitou při vytváření objednávek.
• Sjednocená správa zásob: Synchronizuje úrovně zásob napříč vašimi lokalitami a prodejními kanály pro prevenci přeplnění skladů nebo nedostatku zboží.
• Analytika objednávek v reálném čase: Přístup k okamžitým přehledům o všech objednávkách, zadaných, otevřených, splněných, doručených a vrácených. Využívejte aktuální data pro informovaná rozhodování a identifikaci oblastí pro zlepšení.
• Integrace s logistikou třetích stran: Integrujte se s předními 3PL partnery a systémy pomocí stovek hotových aplikací vytvořených a udržovaných důvěryhodnými systémovými a integračními partnery.
• ERP integrace: Propojení se systémem back-office (podnikové systémy) pro komplexní finanční provozní přehled.
• Přizpůsobení pomocí API: Využívejte API pro plnění, která vám poskytuje flexibilitu k vytváření vlastních pracovních postupů pro modelování a automatizaci jedinečných a složitých procesů plnění.

Co dělá systém pro správu objednávek?

Systém pro správu objednávek sleduje úrovně zásob podle kanálů, automatizuje proces plnění objednávek, zpracovává zpětnou logistiku, spravuje zákaznické informace a slučuje data objednávek a financí. Stručně řečeno, zajišťuje, že zákazník dostane to, co si objednal, a informuje jak vás, tak zákazníka o tom, kdy objednávka dorazila.

Sledování stavu zásob podle kanálů

Krása moderního podnikání spočívá v tom, že značky mohou oslovit zákazníky prostřednictvím různých kanálů. Zákazníci si mohou koupit zboží v kamenném obchodě prostřednictvím pokladního softwaru (POS), samoobslužně prostřednictvím direct-to-consumer e-commerce obchodu značky, na online tržištích nebo sociálních sítích, nebo dokonce kombinovat online a offline aktivitu s možnostmi doručení, jako například koupit online, vyzvednout v obchodě.

Systém pro správu objednávek pomáhá maloobchodníkům spravovat a synchronizovat zásoby napříč více lokalitami, ze kterých plní zboží, ať už z fyzického maloobchodního obchodu, nebo z plnícího centra či skladu. Je to nástroj navržený pro pomoc e-commerce značkám, které plánují investovat do svého procesu správy zásob v následujících dvou letech.

Se systémem pro správu objednávek můžete:

• Aktualizovat úrovně zásob napříč všemi maloobchodními obchody a místy plnění
• Převádět zásoby mezi maloobchodními obchody a místy plnění
• Automaticky být upozorněni, když jsou SKU málo na skladě, a podle toho doplnit zásoby
• Pochopit, které SKU se nejlépe prodávají podle regionu nebo prodejního kanálu

OMS řešení jako Shopify nabízejí správu zásob na více místech, což umožňuje podnikům sledovat zásoby až v 1 000 skladech, plnících centrech a obchodech. Tyto systémy vám také umožňují vytvářet nákupní objednávky pro dodavatele a převádět zásoby mezi lokalitami, zatímco poskytují komplexní přehled o úrovních zásob a jejich pohybu.

Automatizace procesu vyřizování objednávek

Moderní systém pro správu objednávek zachází s dodavatelským řetězcem jako s propojeným ekosystémem, což umožňuje obchodníkům automatizovat své interní procesy od objednávky po plnění.

Pro protlačení objednávek procesem zpracování, kompletace a expedice v co nejkratším čase se e-commerce obchodníci mohou spolehnout na OMS pro:

• Přijímání plateb bez ohledu na cílovou destinaci nebo měnu objednávky
• Směrování objednávek do nejlepšího místa plnění, včetně skladů spravovaných obchodníkem, maloobchodních lokalit nebo 3PL
• Automatický tisk přepravních štítků a balicích listů, pokud plníte objednávky interně
• Sledování stavu plnění a doručení objednávek u napojených dopravců

Dobrý systém pro správu objednávek by měl směrovat objednávky na nejlepší místo, nejen z hlediska blízkosti zákazníka k vašemu skladu, ale také pro prioritizaci objednávek ve stejném cílovém trhu, minimalizaci rozdělených plnění nebo hodnocení prioritních lokalit.

Zpracování zpětné logistiky

Váš systém pro správu objednávek vám může pomoci vyhnout se rozčilování zákazníků a poskytnout bezproblémovou zkušenost s reklamacemi pro obě strany. Může také podporovat samoobslužné reklamace ve vašem online obchodě, což umožňuje zákazníkům iniciovat reklamace, kdykoli je to pro ně nejvhodnější, bez nutnosti kontaktovat zástupce telefonicky nebo e-mailem.

Může automaticky tisknout vratné štítky v případě, že zákazník potřebuje poslat zboží zpět. Zpáteční adresa se bude lišit podle polohy zákazníka, což vám umožní přijímat a zpracovávat refundace v co nejkratším čase. Zákazníci mohou také kontrolovat stav svých reklamací pomocí online sledování.

Nejen to, ale týmy zákaznického servisu získají okamžité informace o jakémkoli produktu, který zákazník poslal zpět nebo na reklamaci. Všichni zákazníci dostávají stejnou úroveň služeb bez ohledu na to, co si koupili, a jak nebo kde to koupili.

Správa informací o zákaznících

Systém pro správu objednávek může fungovat jako platforma pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), což umožňuje obchodníkům přístup ke všem informacím, které o zákazníkovi mají, včetně předchozích objednávek, životní hodnoty a jejich lokalitě.

S poznatky o zákaznických datech, které získají z OMS, mají obchodníci možnost hyperpersonalizovat jakékoli marketingové zprávy, které zákazníkům posílají při pokusu zajistit další prodej.

Například e-commerce značka může vytáhnout data ze svého systému pro správu objednávek a vytvořit následující zákaznické segmenty:

• Zákazníci se sídlem v Evropě
• Bonitní zákazníci s průměrnou hodnotou objednávky (AOV) vyšší než 1 200 Kč.
• Lidé, kteří si koupili jednu položku a ještě se nevrátili na web

Značka pak vyvine odlišnou marketingovou strategii pro každý zákaznický segment. Ti v Evropě nedostanou stejné marketingové e-maily jako vaše publikum v USA. Drahé položky jsou doporučovány zákazníkům s vysokou průměrnou hodnotou objednávky, tedy těm, u nichž je pravděpodobnější, že nakoupí. Bestsellery budou zase hrát hlavní roli v e-mailech pro jednorázové zákazníky.

Je prokázáno, že personalizace e-mailů, která bere v potaz předchozí nákupy a přináší přidanou hodnotu, zvyšuje konverzní poměr o 10 % až 15 % s automaticky generovanými reporty z OMS je to hračka.

Propojení objednávek a finančních dat

Je sice pěkné vidět všechna data objednávek na jednom centrálním místě. Ale podstatnou částí provozování e-commerce podniku je posouzení, zda skutečně dosahujete zisku, a pokud ano, kde a jak, abyste mohli vydělat ještě víc.

Většina systémů pro správu objednávek má schopnost integrovat se s dalšími back-office funkcemi, zejména s vaším finančním softwarem. Platforma může vytáhnout informace z vašeho účetního softwaru a sloučit data zásob a prodejů. Budete moci získat přehled o pohledávkách a závazcích, stejně jako automatizovat produkci faktur a nákupních objednávek, aniž byste museli manuálně zadávat data.

Nejlepší systém pro správu objednávek

Ať už hledáte svůj první systém pro správu objednávek nebo chcete nahradit svůj stávající, zde jsou čtyři skvělé možnosti k zvážení.

Shopify

Shopify je komplexní e-commerce platforma pro škálující značky. Shopify přichází s vestavěným systémem správy objednávek, se kterým můžete zpracovávat objednávky v obchodě, z vašeho online obchodu nebo z dalších prodejních kanálů a online tržišť.

Můžete také sledovat, spravovat a plnit objednávky z jednoho centrálního dashboardu. Shopify také automaticky směruje objednávky na nejlepší místo plnění na základě pravidel směrování objednávek nastavených obchodníkem.

Systém pro správu objednávek Shopify také nabízí:

• Integraci s předními přepravci jako DHL
• Zvýhodněné přepravní sazby 
• Aktualizace zásob v reálném čase napříč všemi prodejními kanály
• Podporu pro místní doručení a možnosti vyzvednutí v obchodě
• Schopnost spravovat až 1 000 míst plnění
• Řešení pro správu reklamací a výměn

Jedním příběhem úspěchu je Snarky Tea, podnik, který transformoval své fulfillment operace pomocí vestavěného OMS Shopify.

Snarky Tea, založená Jenni-Lyn Williams, vyrostla z malého podniku na direct-to-consumer společnost se stovkami produktů. S rychlým růstem a publicitou od Vogue, Oscarů a Shark Tank čelila společnost výzvám při efektivní správě zásob, plnění a expedici.

Integrací systému pro správu objednávek Shopify dosáhla Snarky Tea:

• Měsíčních úspor 25 000 dolarů (cca 519 000 Kč)  na expedici prostřednictvím zvýhodněných sazeb
• Přesného sledování zásob napříč výrobními zařízeními a plnícími centry
• Bezproblémového plnění objednávek pomocí automatického tisku štítků
• Méně chyb při hromadném tisku, což zvýšilo spokojenost zákazníků
• 360 hodin ročně ušetřených snížením manuálních úkolů a vyhnutím se kontrolám více systémů

Jenni-Lyn popisuje OMS Shopify jako „game changer“ : „Čím více toho mohu dělat uvnitř ekosystému Shopify, tím lépe. Ušetří nám to zbytečné starosti a pomáhá nám to udržet si pořádek.“

Už vás nebaví volit mezi škálovatelností a kontrolou? Spojte se s expertem na e-commerce ještě dnes

ShipHero

ShipHero je další řešení pro správu objednávek určené pro rostoucí e-commerce značky. Tato cloudová platforma je navržena tak, aby firmám pomohla snadněji řídit zásoby, zefektivnit procesy fulfillmentu, snížit chybovost a zvýšit celkovou provozní efektivitu.

Je známá svým uživatelsky přívětivým rozhraním, které umožňuje e-shopům jakékoliv velikosti snadno přizpůsobit pracovní postupy (workflows) svým unikátním potřebám. Navíc ShipHero nabízí robustní sadu nástrojů pro správu více prodejních kanálů, optimalizaci směrování objednávek a automatizaci úkolů, čímž uvolňuje čas a zdroje, které mohou firmy věnovat jiným projektům.

ChannelApe IOMS

ChannelApe IOMS je výkonná platforma pro strategické skladové operace, která pomáhá podnikům sjednotit jejich prodeje, plnění, finance a zákaznický servis. Je prezentována jako „řídící věž pro operativu“ společnosti a nabízí zefektivněný přístup s užitečnými dashboardy pro konsolidaci metrik v reálném čase pro komplexní pohled na výkonnost podniku.

Konkrétně ChannelApe může pomoci podnikům získat lepší viditelnost v dodavatelském řetězci, což jim umožňuje škálovat operace a snížit chyby. Navíc společnosti mohou využít pokročilé nástroje pro správu zásob a objednávek, včetně pravidel pro pozdržení zásilek, směrování, úpravy a detekci podvodů.

Manhattan Associates

Manhattan Associates je poskytovatel softwaru pro dodavatelský řetězec a omnichannel podnikání. Nabízejí řešení, která pomáhají podnikům vytěžit maximum ze svých operací dodavatelského řetězce, správy zásob a procesů plnění objednávek.

Manhattan Associates se zvláště zaměřuje na myšlenku jednotného obchodu a jejich cloudová řešení jsou zaměřena na pomoc podnikům uspět v několika oblastech obchodu: udržení pracovní síly, transformace cloudových technologií, plnění prostřednictvím výloh, doprava a distribuce, ziskové plnění a prognózování zásob. Jsou známí svou expertízou v technologiích dodavatelského řetězce a schopností poskytovat řešení na míru specifickým potřebám jednotlivých podniků.

Výhody kvalitního systému pro správu objednávek

Kvalitní systém pro správu objednávek nabízí několik klíčových výhod:

• Zlepšení přesnosti objednávek: Automatizuje zpracování objednávek, snižuje lidské chyby, které mohou vést k chybám v expedici a nákladným reklamacím
• Rychlejší kompletace, balení a expedice: Identifikuje nejlepší plnící centrum s dostupnými zásobami, zefektivňuje proces pro rychlejší dodací lhůty
• Snížení nákladů na dopravu: Integruje se s předními přepravci globálně, nabízí předem vyjednané zvýhodněné sazby a zjednodušuje tisk štítků
• Centralizace správy kanálů: Konsoliduje objednávky ze všech kanálů do jednoho dashboardu, minimalizuje přehlédnuté nebo duplicitní objednávky a zlepšuje dobu odezvy zákaznického servisu
• Splnění očekávání zákazníků: Poskytuje vestavěné sledovací stránky pro aktualizace objednávek, zvyšuje transparentnost a snižuje negativní recenze vyplývající ze špatné komunikace
• Prevence vyprodání a prognózování zásob: Nabízí komplexní data o prodejních trendech a populárních produktech, umožňuje přesné prognózování zásob pro vyhnutí se přeplnění skladů nebo vyprodání

Systém pro správu objednávek automatizuje proces výběru nejrychlejší metody plnění, což má za následek rychlejší doručení a vyšší spokojenost zákazníků.

Tanner Arnold, prezident a CEO, Revelation Machinery

Nevýhody systému pro správu objednávek

Navzdory všem svým výhodám má systém pro správu objednávek také své nevýhody. Zde jsou tři běžné problémy, kterým maloobchodníci čelí:

• Integrace: Složitá integrace se starými systémy může vést k nesynchronizovaným datům a zpožděním.
• Škálovatelnost: Základní systémy nemusí podporovat růst podniku, což vyžaduje robustnější řešení pro zvýšené objemy objednávek a mezinárodní transakce.
• Přizpůsobení: Adaptace na specifické obchodní procesy může být obtížná, což může potenciálně bránit efektivitě. Například výrobci zakázkového nábytku mohou mít problémy se systémy špatně vybavenými pro složité zakázkové objednávky.

Jak vybrat systém pro správu objednávek

Existuje mnoho faktorů, které byste měli zvážit při výběru systému správy objednávek, jak z hlediska pracovních postupů, které může automatizovat, tak z hlediska stávajících platforem, se kterými se integruje.

Zde je krok za krokem proces výběru systému pro správu objednávek, včetně funkcí, které byste měli hledat v platformách, které se dostanou na váš užší seznam.

1. Definujte své cíle a priority

Stejně jako investice do jakéhokoli nového typu softwaru, první fází hledání systému pro správu objednávek je pochopení toho, k čemu ho potřebujete. Uspořádejte schůzku se klíčovými lidmi ve firmě, abyste pochopili funkce, které jsou absolutními požadavky versus těmi, které jsou jen příjemným bonusem.

Během těchto rozhovorů nezapomeňte zohlednit škálovatelnost a budoucí myšlení. Vaše plány na škálování podniku hrají důležitou roli ve vašem rozhodování. Ideálně chcete systém pro správu objednávek, který poroste společně s vaším podnikem.

2. Sepište poptávku (RFP)

Dodavatelé řešení pro správu objednávek vám předloží nabídky, které vám pomohou s vaším výběrem. Cílem každého návrhu je dostat vás a dodavatele na stejnou vlnu z hlediska technických požadavků a omezení systému, který doufáte implementovat.

Vaše poptávka by měla uvádět konkrétní detaily o tom, jak očekáváte, že bude systém pro správu objednávek fungovat. Poskytněte dodavatelům následující informace, aby mohli přizpůsobit návrh vašemu podniku:

• Objemy objednávek
• Počet SKU
• Jakýkoli stávající software nebo hardware, který používáte
• Časový harmonogram pro proces pořízení systému
• Detaily ohledně školení a zprovoznění

Zjistěte více: Bezplatná šablona RFP pro e-commerce + nejdůležitější otázky migrace (2024)

3. Vyhodnoťte své možnosti

Je nepravděpodobné, že najdete perfektní řešení hned napoprvé, proto si sestavte seznam čtyř až šesti potenciálních dodavatelů k vyhodnocení. Oslovte každého dodavatele a domluvte si demo nebo zkušební verzi jejich produktu.

Během tohoto procesu prožeňte každého dodavatele následujícím kontrolním seznamem, který vám pomůže správně se rozhodnout:

• Umožňuje jejich systém eliminovat manuální procesy, jako je vytváření nákupních objednávek pomocí automatizace workflow?
• Umožňuje spravovat prodeje napříč více kanály, měnami a regiony?
• Podporuje více skladových lokací?
• Poskytuje aktualizace zásob v reálném čase?
• Poskytuje reportování a prognózování, které vám umožňuje lépe identifikovat problémy a předvídat změny?
• Poskytuje přístup k API, které vám umožní inovovat vlastním tempem?
• Podporuje nativní a třetí strany integrace do širšího ekosystému dodavatelského řetězce (tj. účetnictví, správa skladů, plnění, 3PL atd.)?
• Je platforma stagnující nebo neustále přidává nové funkce?

Pravděpodobně nenajdete dodavatele, který by vyhovoval na 100 %. Váš finální výběr bude založen na řadě kompromisů.

Funkce samotné by neměly být jediným kritériem výběru. Vezměte v úvahu celkovou povahu obchodního vztahu, do kterého vstupujete. Jsou týmy dodavatele nápomocné? Jsou to experti ve svém oboru? A vyvíjejí platformu neustále tak, aby svým zákazníkům poskytly možnosti pro expanzi a růst?

Ten správný systém pro správu objednávek pro vaši firmu by měl splňovat co nejvíce těchto bodů.

Najděte správný systém pro správu objednávek pro váš podnik

Výběr nového systému pro správu objednávek není rozhodnutí, které byste měli brát na lehkou váhu. Ten správný systém má potenciál ušetřit čas, snížit náklady a doručit zákazníkům lepší zážitky, které je přesvědčí, aby se k vám vraceli zas a znova.

Sestavte si užší výběr, vyhodnoťte, zda mají vaše možnosti ty zásadní funkce, které celý váš tým potřebuje, a požádejte dodavatele o poradenství s implementací.

Může chvíli trvat, než se do toho dostanete a vše si „sedne“. Ale brzy uvidíte pozitivní dopad toho, že máte všechna data o objednávkách na jednom místě, automaticky vyřizujete zásilky a poskytujete zákazníkům aktuální informace o doručení v rámci jedné centralizované platformy.